Legislación de la Comunidad de Madrid

ORDEN de 9 de marzo de 2005, de la Consejería de Hacienda, reguladora de pagos a justificar y de anticipos de caja fija. ([1])

 

 

 

La figura de los pagos "a justificar" y anticipos de caja fija viene regulada, en sus aspectos básicos, por la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, en concreto, en su artículo 74.

Es en este mismo artículo donde la configuración de anticipos de caja fija ha sufrido una importante modificación conceptual, al desligarse del concepto de pagos "a justificar" y canalizarse por vía de operación extrapresupuestaria.

En la actualidad, en la Comunidad de Madrid la regulación de los pagos "a justificar" y anticipos de caja fija está contenida en la Orden 1321/1989, de 2 de junio, que ha sido profundamente modificada por la Orden 1022/1990, de 14 de mayo.

Esta Orden, así como su modificación, se dictaron en momentos anteriores a la normativa reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, Ley 9/1990 mencionada, encontrando su apoyo normativo en el Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, existiendo, por tanto, un desajuste normativo que es conveniente enmendar y adecuar al momento actual, así como a las nuevas necesidades, procedimientos y organización, que ha sufrido la Comunidad de Madrid en su estructura y competencias desde la fecha de estas disposiciones.

Asimismo, al objeto de alcanzar una gestión más eficiente de los fondos públicos, evitando su ociosidad, se reguló mediante la Orden 636/1993, de 2 de abril, de la Consejería de Hacienda, el funcionamiento de los anticipos de caja fija mediante cuentas enlazadas con una cuenta principal por medio de asientos automáticos, modificando el sistema de reposición.

Por ello, razones sistemáticas, de claridad y seguridad jurídica, justifican la nueva regulación de los pagos "a justificar" y anticipos de caja fija en el ámbito de la Comunidad de Madrid.

Por otra parte, su consideración de procedimientos singulares de gestión del gasto público, en los que concurren órganos de gasto y pago, además de modalidades especiales de fiscalización, justifican el establecimiento de mecanismos de coordinación y de interrelación en su gestión.

A su vez, se establece una regulación de los anticipos de caja fija que, posibilitando la agilidad en la tramitación por los órganos gestores del gasto, al mismo tiempo garantiza rapidez en la reposición, de modo que los fondos públicos sean gestionados con eficacia, evitando su ociosidad.

El carácter permanente de las provisiones implica, por una parte, la no periodicidad de las sucesivas reposiciones de fondos que se realizarán de acuerdo con las necesidades de Tesorería de cada momento, y por otra, el que no sea necesaria la cancelación de los anticipos de caja fija al cierre de cada ejercicio.

En virtud de lo expuesto, y de conformidad con las atribuciones que me confieren los artículos 41.d) de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración, y 9.2.c) y 74.3) de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid,

 

DISPONGO

 

Capítulo Primero

Ámbito de aplicación y conceptos

 

Artículo 1.  Ámbito de aplicación

 

Las normas que se aprueban en la presente Orden serán de aplicación a la expedición de órdenes de pago "a justificar" y a los anticipos de caja fija que se realicen en el ámbito de la Administración de la Comunidad de Madrid y Organismos Autónomos administrativos y mercantiles, así como en el de los Entes de Derecho Público cuya gestión financiera esté determinada por la dotación de créditos limitativos.

 

Artículo 2.  Concepto de pagos "a justificar"

 

Tendrán el carácter de pagos "a justificar" las cantidades que se libren para atender gastos sin la previa aportación de la documentación justificativa a que se refiere el artículo 73 de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 3.  Concepto de anticipos de caja fija

 

1. Tendrán la condición de anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter permanente que se realicen a Cajas Pagadoras para la atención inmediata y posterior aplicación al capítulo de gastos corrientes en bienes y servicios del Presupuesto del año en que se realicen, de gastos periódicos o repetitivos, tales como dietas, gastos de locomoción, material no inventariable, conservación, tracto sucesivo y otros de similares características.

 

2. Estos anticipos de caja fija tendrán la consideración de operaciones extrapresupuestarias y su cuantía global no podrá exceder para cada Consejería, Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, del 7 por 100 del total de los créditos iniciales del capítulo destinado a gastos corrientes en bienes y servicios del Presupuesto de gastos vigente.

 

Capítulo Segundo

Pagos "a justificar"

 

Artículo 4. Expedición de órdenes de pagos "a justificar"

 

Procederá la expedición de pagos "a justificar" en los supuestos siguientes:

 

a) Cuando los documentos justificativos no puedan aportarse antes de formular la propuesta de pago.

b) Cuando los servicios o prestaciones a que se refieran hayan tenido lugar en territorio extranjero.

c) Cuando por razones de oportunidad, u otras debidamente ponderadas por el Consejero de Hacienda, se considere necesario para agilizar la gestión de los créditos.

d) Cuando se den los supuestos de tramitación de emergencia a que hace referencia el artículo 72 del Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

 

Artículo 5.  Limitaciones de pagos "a justificar"

 

1. Únicamente podrán librarse órdenes de pagos "a justificar" en los supuestos establecidos en el artículo anterior y cuando tales pagos no sean susceptibles de ser tramitados con cargo al sistema de anticipos de caja fija.

 

2. Con cargo a los libramientos efectuados "a justificar" únicamente podrán satisfacerse obligaciones del ejercicio, según previene el artículo 57 de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 6.  Tramitación de propuestas de pagos "a justificar"

 

1. Las órdenes de pago "a justificar" se expedirán a favor de las Cajas Pagadoras en base a la propuesta de la autoridad con competencia para autorizar los gastos a que se refieran, y con cargo a las aplicaciones presupuestarias con el nivel de desagregación con que figuren en los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.

 

2. No podrán expedirse órdenes de pago "a justificar" a una Caja Pagadora cuando, transcurridos los plazos reglamentarios o los de prórroga, en su caso, no se haya justificado la inversión de los fondos percibidos con anterioridad para la misma finalidad, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 de la presente Orden.

 

3. No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando, para evitar daños en el funcionamiento de los servicios, los Consejeros, Presidentes o Directores del Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público afectado propongan la expedición de una orden de pago específica.

 

4. La expedición de órdenes de pagos "a justificar" habrá de acomodarse al Plan que sobre Disposición de Fondos se establezca para cada ejercicio presupuestario.

 

5. La tramitación de las propuestas de pagos "a justificar" se realizarán mediante un documento ADOK u OK "a justificar", expedido a favor de la Caja Pagadora que deba efectuar el pago a los acreedores finales.

 

Artículo 7.  Perceptores

 

1. Los perceptores de este tipo de pago quedarán obligados a justificar la aplicación de las cantidades recibidas y sujetos al régimen de responsabilidad previsto en la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid.

 

2. El plazo de rendición de las cuentas será de tres meses desde la percepción de los correspondientes fondos hasta su remisión a la Intervención para su comprobación, excepto las correspondientes a pagos de expropiaciones y pagos en el extranjero que podrán ser rendidas en el plazo de seis meses.

 

En aquellos Organismos y Entes de Derecho Público no sometidos a fiscalización, el plazo de rendición se computará hasta su remisión al órgano de aprobación.

 

3. El Tesorero General y, en su caso, los Presidentes, Directores o Gerentes de los Organismos Autónomos y Entes de Derecho Público con Tesorería propia podrán, excepcionalmente, ampliar estos plazos a seis y doce meses, respectivamente, cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen, a propuesta del órgano gestor del crédito y previo informe, en su caso, de la correspondiente Intervención Delegada.

 

Artículo 8.  Cuentas justificativas

 

1. Las cuentas justificativas se formarán y rendirán por los Cajeros o Habilitados Pagadores, y se conformarán por los Secretarios Generales Técnicos o responsables de las Unidades Administrativas equivalentes a las que las Cajas estén adscritas, en los plazos estipulados en el artículo 7 de la presente Orden.

 

2. Las cuentas justificativas se formarán con la siguiente documentación:

 

a) Estarán constituidas por las facturas o documentos justificativos originales, conformados y debidamente relacionados, que justifiquen la aplicación definitiva de los fondos librados y el cumplimiento de los requisitos exigidos.

b) Figurará en el Debe de cada cuenta el importe percibido, y en el Haber el de las obligaciones satisfechas con cargo a aquél. La cantidad no invertida será justificada con la carta de pago acreditativa de su reintegro en la Tesorería de la Comunidad de Madrid, Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, en concepto de «Reintegros de pagos "a justificar"».

c) Por las cantidades ingresadas en concepto de «Reintegros de pagos "a justificar"» procederá la reposición de créditos, de acuerdo con lo establecido en la normativa correspondiente.

3. La cuenta se rendirá ante la Intervención Delegada correspondiente en los modelos que se adjuntan como:

a) Anexo 1: Cuenta de pagos "a justificar".

b) Anexo 2: Relación de Justificantes de Gasto.

 

4. La Intervención Delegada llevará a cabo la fiscalización de los gastos examinando las cuentas y documentos que la justifiquen mediante los procedimientos de muestreo que a tal efecto se determinen por la Intervención General, y emitirá el oportuno informe, donde se reflejarán los resultados de la verificación y en el que el interventor manifestará su conformidad con la cuenta o los defectos observados en la misma. La opinión favorable o desfavorable contenida en el informe se hará constar en la cuenta examinada, sin que el mismo tenga efectos suspensivos respecto de la aprobación de la misma.

 

5. Cuando hubiesen transcurrido los plazos establecidos para la rendición de las cuentas sin que ésta se haya producido, la Intervención Delegada, en su caso, podrá manifestarlo en informe que remitirá a la Secretaría General Técnica o Unidad equivalente para que requiera a la Habilitación la rendición de la citada cuenta.

 

6. En el plazo de los quince días siguientes a la fecha del informe de la Intervención, o a la de rendición de la cuenta justificativa, cuando no exista fiscalización, se llevará a cabo su aprobación, en su caso, por la autoridad que dispuso la expedición de las correspondientes órdenes de pago, y se procederá a su archivo y custodia por la Secretaría General Técnica o Unidad equivalente, a disposición de la Cámara de Cuentas.

 

Capítulo Tercero

Anticipos de caja fija

 

Artículo 9.  Limitaciones de los anticipos de caja fija

 

1. Los fondos que tengan la condición de anticipos de caja fija sólo podrán destinarse a satisfacer el pago de obligaciones que reúnan las condiciones siguientes:

 

a) Que correspondan a gastos de carácter periódico o repetitivo, de tracto sucesivo y otros de similares características, en particular los referentes a dietas, gastos de locomoción, material no inventariable, conservación y mantenimiento.

b) Que exista crédito adecuado y suficiente en el Presupuesto correspondiente, de acuerdo con la naturaleza económica de la obligación cuyo pago deba realizarse.

 

2. Cuando el sistema de anticipos de caja fija se haya establecido en una Consejería, Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, no podrán tramitarse libramientos aplicados al Presupuesto a favor de perceptores directos, excepto los destinados a reposición del anticipo, por importe inferior a 600 euros, con imputación a los conceptos presupuestarios que se gestionen por este procedimiento, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12.  ([2])

 

3. Por otra parte, no podrán realizarse con cargo al anticipo de caja fija pagos individualizados superiores a 5.000 euros, excepto los destinados a gastos de teléfono, energía eléctrica, combustibles o indemnizaciones por razón de servicio.

 

4. A efectos de aplicación de estos límites, no podrán acumularse en un solo justificante pagos que se deriven de diversos gastos, ni fraccionarse un único gasto en varios pagos.

 

Artículo 10.  Establecimiento del sistema de anticipos de caja fija

 

1. Los sujetos a los que se refiere el artículo 1 podrán establecer el sistema de anticipos de caja fija mediante Orden o Resolución de sus titulares, que especificará, sin perjuicio de los extremos requeridos en el artículo 15 para el establecimiento de Cajas Pagadoras, los siguientes aspectos:

 

a) El importe del anticipo de caja fija y su distribución por Cajas Pagadoras, siempre dentro del límite del 7 por 100 del total de los créditos iniciales del Capítulo II, tal y como se establece en los artículos siguientes, y el modelo recogido en el Anexo 3.

b) Los órganos que, en su ámbito competencial, acordarán los diferentes actos de gasto, ordenarán los pagos y cuantas actuaciones sean precisas para la reposición de fondos en las cuentas justificativas, así como la aprobación de las mismas.

 

2. Los proyectos de Orden o Resolución a que se refiere el punto primero de este artículo, así como las propuestas de variación del importe de los anticipos, habrán de ser objeto de informe favorable de la Tesorería de la Comunidad de Madrid, o del Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, en su caso, que se pronunciará exclusivamente en relación con la cuantía propuesta del anticipo extrapresupuestario en relación con el Plan de Disposición de Fondos y con la gestión eficiente de los mismos.

 

Artículo 11.  Cuantía del anticipo de caja fija

 

1. La cuantía de los anticipos de caja fija a disposición de cada Consejería, Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, no podrá exceder en ningún momento del 7 por 100 del total de los créditos iniciales del Capítulo II del Presupuesto de gastos vigente en la respectiva Consejería, Organismo Autónomo o Ente.

 

2. Con el límite anterior, y previo informe favorable de la Tesorería de la Comunidad de Madrid, Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, en su caso, y de la Intervención Delegada correspondiente, por las Consejerías, Organismos Autónomos o Entes, podrá adecuarse el importe del anticipo a los pagos que se prevean efectuar, tanto en sus cuantías como en los períodos previsibles, incrementándose o minorándose su importe de acuerdo con las necesidades del Centro Directivo. A tal efecto se acompañará memoria justificativa, interesando de la Tesorería la ordenación y realización de los pagos o mandamiento de ingreso consiguiente respecto a los acuerdos anteriores.

 

Artículo 12.  Tramitación de los anticipos de caja fija

 

1. Los Consejeros y los Presidentes, Directores o Gerentes en los Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público, u órgano en el que deleguen, teniendo en cuenta los importes del anticipo aprobado en los términos señalados en el artículo precedente, interesarán de la Tesorería, una vez puestas en funcionamiento las Cajas Pagadoras establecidas, la ordenación y realización de pagos extrapresupuestarios a favor de las mismas con imputación a la subcuenta extrapresupuestaria que se determine por la Intervención General, acordando los mandamientos de pago extrapresupuestarios.

 

2. Asimismo, al inicio de cada ejercicio, sin perjuicio de su posible modificación a lo largo del mismo, siempre que se establezca el sistema de anticipo de caja fija, por los mismos órganos se determinará la cuantía de los créditos presupuestarios a tramitar por este procedimiento, su distribución por Cajas Pagadoras, así como su imputación a los distintos programas y conceptos presupuestarios, según el Anexo 4.

 

Artículo 13. Reposición de fondos por anticipos de caja fija

 

1. Por el importe de los pagos realizados con cargo al anticipo de caja fija podrá solicitarse la oportuna reposición de fondos, siempre que la cuantía de dichos pagos sea igual o superior al 30 por 100 del importe del anticipo.

 

2. A tal efecto, el Cajero Pagador formará y rendirá las cuentas justificativas de los gastos atendidos con anticipos de caja fija, acompañadas de las facturas y demás documentos originales que justifiquen la aplicación de los fondos, debidamente relacionados, que conformarán los Secretarios Generales Técnicos o responsables de las Unidades equivalentes.

 

3. En función de las cantidades justificadas en las cuentas, se elaborarán y propondrán los documentos contables ADOK de ejecución del Presupuesto de gasto.

 

4. Dichos documentos se expedirán a favor de la Caja Pagadora con imputación a las aplicaciones presupuestarias a que correspondan los gastos realizados.

 

5. Los documentos contables de ejecución del Presupuesto, acompañados de las cuentas y de las facturas y demás documentos originales justificativos, se remitirán a la Intervención Delegada correspondiente, en su caso.

 

6. Fiscalizadas las propuestas de gasto, cuando proceda, y con independencia del resultado del examen fiscal de las cuentas a que se refiere el artículo siguiente, se remitirán, a través de las Secretarías Generales Técnicas o responsables de las Unidades equivalentes, para su aprobación por los Consejeros, Presidentes, Directores o Gerentes, u órganos en que hayan delegado, y posterior contabilización.

 

7. La Tesorería tramitará el libramiento de los fondos solicitados al Cajero Pagador, siempre que lo permitan sus disponibilidades así como el Plan de Disposición de Fondos.

 

Artículo 14. Cuentas justificativas

 

1. Los Cajeros Pagadores rendirán cuentas por los gastos atendidos con anticipos de caja fija a medida que sus necesidades de Tesorería aconsejen la reposición de los fondos utilizados, conforme a lo establecido en el artículo anterior. En todo caso, se procederá a la rendición de cuentas a la finalización de cada ejercicio presupuestario, en los términos y plazo que al efecto se establezcan en las normas reguladoras del cierre de ejercicio.

 

2. Las cuentas estarán constituidas por:

 

a) Las facturas y demás documentos justificativos originales, conformados y debidamente relacionados, que justifiquen la aplicación definitiva de los fondos y el cumplimiento de los requisitos exigidos.

b) Los documentos normalizados que se recogen como:

Anexos 5 y 6. Cuenta Justificativa de anticipos de caja fija.

Anexo 2. Relación de Justificantes de Gasto.

 

3. La Intervención Delegada competente, con independencia de la fiscalización de la reposición de fondos, examinará las cuentas y los documentos que la justifiquen mediante los procedimientos de muestreo que establezca la Intervención General, y emitirá el oportuno informe donde se reflejarán los resultados de la verificación, y en el que manifestará su conformidad con la cuenta o los defectos observados en la misma. La opinión favorable o desfavorable contenida en el informe se hará constar en la cuenta examinada, sin que el mismo tenga efectos suspensivos respecto de la aprobación de la misma.

 

4. Dicho informe, junto con la cuenta, será remitido a los órganos administrativos competentes para su aprobación, en su caso, y archivo, custodia y puesta a disposición de la Cámara de Cuentas.

 

Capítulo Cuarto

Disposiciones comunes

 

Artículo 15.  Establecimiento de Cajas Pagadoras

 

1. Cada Caja Pagadora dispondrá de una cuenta para cada tipo de pago ("a justificar", anticipo de caja fija), y destinará sus fondos a la finalidad para la que fueron creadas.

 

2. Las Cajas Pagadoras se crearán por Orden o Resolución de los titulares de las Consejerías, Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público, en los que se tramiten los procedimientos de pagos "a justificar" y anticipos de caja fija. En la misma deberá constar:

 

a) La creación de las Cajas Pagadoras en la Consejería, Organismo Autónomo o Ente, especificando el tipo de pago que van a gestionar: "a justificar", anticipo de caja fija, o ambos.

b) El nombramiento de los Cajeros Pagadores, especificando en cada caso su nombre y apellido, Caja Pagadora que gestionará, unidad responsable a la que esté adscrita dicha Caja, fecha de habilitación para gestionar los fondos correspondientes y cualquiera otras condiciones o requisitos particulares relativos al funcionamiento de la Caja.

c) El nombramiento del empleado público que, junto con la firma del Cajero, dispondrá mancomunadamente de los fondos, y de los sustitutos de los mismos.

d) En su caso, la autorización a las citadas Cajas para el mantenimiento de existencias de efectivo con el fin de atender necesidades imprevistas y gastos de menor cuantía, estableciéndose los importes máximos.

e) Determinación de los órganos que, en su ámbito competencial, reconocerán obligaciones y autorizarán los pagos, consignando el "páguese" en las órdenes de pago dirigidas a los distintos Cajeros.

3. Las Secretarías Generales Técnicas o Unidades Administrativas equivalentes,  notificarán las Órdenes o Resoluciones aprobadas a la Tesorería de la Comunidad de Madrid para su conocimiento, y solicitarán la apertura de las cuentas restringidas de pago de las correspondientes Cajas Pagadoras, donde se situarán los pagos "a justificar" y anticipos de caja fija, cuyo procedimiento se detalla en el artículo 25 de la presente Orden.

 

4. Todas las órdenes de pago a que se refiere la presente disposición se expedirán a favor de las Cajas Pagadoras que a este efecto se creen.

 

5. Como norma general, en cada Consejería, Organismo o Ente, existirá una Caja Pagadora al frente de la cual habrá un Cajero o Habilitado Pagador con nombramiento expreso para el ejercicio de las funciones inherentes de dicho cargo. No obstante, cuando la dispersión geográfica de los Centros de la Consejería, Organismo o Ente, la autonomía de éstos u otros motivos suficientemente justificados hagan aconsejable la existencia demás de una Caja, podrá acordarse así en la correspondiente Orden o Resolución.

 

6. Dentro de la estructura orgánica de cada Consejería, Organismo Autónomo o Ente, las Cajas Pagadoras que se establezcan se adscribirán a las Secretarías Generales Técnicas o Unidades Administrativas equivalentes que se determinen al efecto, excepto en los Centros separados físicamente de la sede de dichas Unidades, en cuyo caso dependerán de la autoridad o empleado público responsable del Centro en cuestión.

 

7. En las Consejerías, Organismos Autónomos o Entes, que exista más de una Caja Pagadora, los Secretarios Generales Técnicos o responsables equivalentes organizarán su funcionamiento con la finalidad de coordinarlas y canalizar sus relaciones con la Tesorería General y la Intervención General de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 16. Funciones de las Cajas Pagadoras

 

Las Cajas Pagadoras, bajo la supervisión y dirección de los Secretarios Generales Técnicos o responsables equivalentes de los Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público a las que estén adscritas, ejercerán las funciones siguientes:

 

a) Efectuar los pagos que se ordenen conforme a lo preceptuado en la presente disposición.

b) Contabilizar todas sus operaciones en los libros determinados al efecto de acuerdo con las instrucciones y procedimientos determinados por la Intervención General.

c) Verificar que los comprobantes facilitados para la justificación de los gastos y los pagos consiguientes sean documentos auténticos y originales, y que en ellos figure el "páguese" de las unidades administrativas correspondientes.

d) Identificar la personalidad de los perceptores mediante la documentación procedente en cada caso.

e) Custodiar los fondos que se le hubieren confiado.

f) Practicar los arqueos y conciliaciones bancarias que procedan.

g) Formular los "estados de situación de caja y fondos" en las fechas determinadas en el artículo 21 de la presente Orden.

h) Rendir las cuentas que correspondan.

i) Conservar y custodiar los talonarios y matrices de los cheques o, en las transferencias, las relaciones que hubieran servido de base a su expedición por medios informáticos. En el supuesto de cheques anulados deberán proceder a su inutilización y conservación ulterior a efectos de control.

j) Aquellas otras que, en su caso, se les encomiende en las normas dictadas al efecto, así como las particulares que se contengan en las Órdenes o Resoluciones de creación de las Cajas Pagadoras.

 

Artículo 17. Funciones de las Secretarías Generales Técnicas o Unidades equivalentes

 

Las Secretarías Generales Técnicas o Unidades equivalentes tendrán encomendadas las siguientes funciones:

 

a) Coordinar, supervisar y controlar las Cajas Pagadoras.

b) Canalizar las relaciones de las Cajas Pagadoras con la Dirección General de Política Financiera y Tesorería, la Intervención General e Intervención Delegada correspondiente, en su caso, y la Cámara de Cuentas.

c) Llevar y mantener al día un censo de las Cajas Pagadoras y Cajeros Pagadores adscritos a las mismas, así como de los empleados públicos autorizados para firmar cheques y transferencias y de los sustitutos de ambos, con indicación expresa de las fechas de toma de posesión y cese de funciones, sin perjuicio del censo general que corresponde a la Tesorería General.

d) Recibir y examinar la información sobre la situación de la Caja y fondos.

e) Recibir y examinar las cuentas justificativas de la inversión dada a los fondos recibidos y recabar su aprobación de la autoridad que dispuso la expedición de las órdenes de pago.

f) Cuidar que las cuentas justificativas se rindan dentro de los plazos establecidos y bajo su responsabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad del Habilitado.

g) Aquellas otras que se les encomiende en las normas al efecto.

 

Artículo 18. Situación de los fondos

 

1. Los fondos "a justificar", así como los anticipos de caja fija, se librarán siempre a las Cajas Pagadoras o Habilitados pagadores, que podrán mantener existencias en efectivo para atender gastos de menor cuantía cuando así se autorice por los órganos a que se refiere el artículo 15 de la presente disposición, con el saldo máximo que se fije en cada caso.

 

2. Los intereses que produzcan los referidos fondos se ingresarán por los Cajeros Pagadores en la Tesorería de la Comunidad de Madrid o en la de los respectivos Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público, según proceda, con aplicación al correspondiente concepto del Presupuesto de ingresos.

 

Artículo 19. Disposición de los Fondos por las Cajas Pagadoras

 

1. Los gastos y los pagos consiguientes deberán seguir la tramitación establecida en cada caso, de la que quedará constancia documental.

 

2. Los Consejeros y los Presidentes, Directores o Gerentes en los Organismos Autónomos y Entes de Derecho Público, designarán los órganos competentes para ordenar al Cajero Pagador la procedencia de efectuar los pagos materiales. En las facturas, recibos o documentos de naturaleza análoga o, en documento independiente, se consignará el "páguese" del citado órgano, dirigido al Cajero Pagador, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15.2.e).

 

3. En la orden de pago material a que se refiere el apartado anterior habrán de hacerse constar los siguientes extremos:

 

a) La conformidad con la factura presentada.

b) La aplicación presupuestaria a que corresponde el gasto efectuado. En el supuesto de que no sea imputable a anticipos de caja fija, habrá de especificarse el número de libramiento al que justifica.

 

4. La realización de los pagos habrá de hacerse preferentemente mediante transferencia bancaria, si bien, con carácter excepcional, se podrán utilizar las formas de pago cheque nominativo, efectivo o cualquiera otra que se autorice por el titular de la Consejería de Hacienda. ([3])

 

La utilización de cheques nominativos requerirá autorización expresa de la Dirección General de Política Financiera y Tesorería, que establecerá, en su caso, los requerimientos para su uso. El metálico se empleará únicamente para atender necesidades imprevistas y gastos de menor cuantía.

 

Toda disposición de fondos deberá ser autorizada mancomunadamente mediante las firmas del Cajero Pagador y del empleado público nombrado al efecto o de los sustitutos de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15.2.c).

 

5. Las obligaciones adquiridas se considerarán satisfechas desde el momento en que el perceptor suscriba el "recibí" en la orden de pago o desde la fecha en que se hubiera efectuado la transferencia a la entidad y cuenta indicada por el perceptor.

 

Artículo 20.  Prohibiciones

 

1. Los Cajeros o Habilitados Pagadores cuidarán de que en ningún momento puedan tener saldo negativo las cuentas restringidas de pago.

 

2. En ningún caso podrá disponerse la realización de pagos de naturaleza distinta a los regulados en la presente Orden, o sin el crédito presupuestario suficiente que permita su atención, excepto en el supuesto contemplado en el artículo 72 de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

 

3. Serán exigibles las responsabilidades a que se refieren los artículos 129 y siguientes de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, por el incumplimiento de los extremos contemplados en el apartado anterior.

 

4. No se tramitarán en ningún caso, mediante los procedimientos regulados en esta Orden, pagos a favor de terceros que figuren con incidencias en el subsistema de terceros de la Comunidad de Madrid, por embargos y retenciones judiciales o administrativas, debiéndose utilizar en estos supuestos el procedimiento de pagos en firme.

 

Artículo 21. Situación de Tesorería

 

1. Los Cajeros y Habilitados Pagadores a que se refiere la presente Orden, en la primera quincena de cada trimestre, elaborarán la información sobre la situación de caja y fondos, referida al trimestre anterior, y conforme al modelo que se recoge como Anexo 7 "estado de situación de caja y fondos", que comprenderá la totalidad de los pagos e ingresos que se realicen en la Caja pagadora durante el período de referencia.

 

2. Con independencia de lo anterior, los responsables de las Unidades Administrativas a las que estén adscritas las Cajas Pagadoras podrán acordar que se formulen con carácter extraordinario "estados de situación de caja y fondos" referidos a fechas determinadas.

 

3. Los "estados de situación de caja y fondos", una vez cumplimentados, se enviarán por el Cajero Pagador a la Secretaría General Técnica o Unidad equivalente del Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, junto con la siguiente documentación:

 

a) Acta de arqueo de caja de efectivo efectuado el último día del trimestre o período, conforme al modelo que se recoge como Anexo 8 "arqueo de caja".

b) Conciliación bancaria, efectuada en el último día del trimestre o período, conforme al modelo que se recoge como Anexo 9 "operaciones bancarias pendientes de conciliar", modelo a) "apuntes contables" y b) "apuntes reales".

 

4. La Secretaria General Técnica o Unidad equivalente del Organismo Autónomo o Ente de Derecho Público, una vez examinados los referidos "estados de situación de caja y fondos", los enviará con su visto bueno a la Intervención correspondiente y a la Tesorería.

 

5. Si la Intervención no recibiese los estados a que se refiere el apartado anterior en el plazo de un mes desde la fecha en que debieran ser emitidos por la habilitación, podrá proceder a comunicar tal situación a la Secretaria General Técnica o Unidad correspondiente.

 

6. Los Cajeros y Habilitados deberán comprobar que la fecha valor de los cargos realizados en las cuentas bancarias a su cargo coincide con la de la operación realizada. De las discrepancias, informarán a la Tesorería y a la Intervención Delegada, en su caso, advirtiéndolo en los documentos de conciliación bancaria o en los extractos de la cuenta que remitirán a la Tesorería.

 

Artículo 22. Supresión de Cajas Pagadoras

 

1. La supresión de las Cajas Pagadoras, se llevará a efecto por Orden o Resolución de los Órganos a que se refiere el artículo 15, y a propuesta de los Secretarios Generales Técnicos o responsables equivalentes de los Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público a los que las Cajas estén adscritas, que también incluirán, en la misma, la solicitud de cancelación de la correspondiente cuenta corriente.

 

2. La Orden o Resolución adoptada, se notificará a la Tesorería de la Comunidad de Madrid y a la Intervención Delegada, en su caso, en el plazo de dos meses a contar desde la fecha de su adopción.

 

3. Cuando se produzca la supresión de una Caja Pagadora, el respectivo Cajero Pagador o Habilitado deberá reintegrar a la Tesorería de la Comunidad de Madrid, Organismo Autónomo o Ente del que dependa el importe del anticipo recibido, sin que pueda realizarse traspaso directo de aquél a la Caja que, en su caso, asuma sus funciones.

 

4. A estos efectos, el Cajero Pagador procederá a formar y rendir la cuenta justificativa por los gastos atendidos por anticipos de caja fija hasta el momento de la supresión, acompañada de las facturas y demás documentos originales, debidamente relacionados, que justifiquen la aplicación de los fondos, efectuándose los trámites generales que para la reposición de fondos se detallan en el punto tercero del artículo 13 y en el artículo 8 para los pagos "a justificar".

 

5. Las cantidades no invertidas serán justificadas con el correspondiente documento de pago demostrativo de su reintegro a la Tesorería de la Comunidad de Madrid o del Organismo Autónomo o Ente, en concepto de "Reintegro por cancelación de anticipo de caja fija" o «Reintegro de pagos "a justificar"», según corresponda.

 

6. La Intervención Delegada competente examinará, en su caso, en el plazo de quince días a contar desde su recepción, la cuenta y los documentos que la justifiquen, mediante los procedimientos de auditoría o muestreo que establezca la Intervención General, emitiendo el informe que proceda, en el que el Interventor manifestará su conformidad o los defectos observados y que, junto con la misma, remitirá a los órganos administrativos competentes para su aprobación, si procede, archivo, custodia y puesta a disposición de la Cámara de Cuentas.

 

Artículo 23.  Contabilidad y control

 

1. Por la Intervención General de la Comunidad de Madrid se establecerán las normas de contabilidad aplicables a todas las operaciones que se realicen.

 

2. Los Interventores Delegados, por sí o por medio del personal que al efecto designen, podrán realizar en cualquier momento las comprobaciones que estimen oportunas.

 

3. Los Interventores Delegados, cuando observen que alguna Caja Pagadora no tiene en cuenta los principios rectores recogidos en esta Orden habrán de informar de tal incidencia al titular de la Consejería o Presidente, Director o Gerente del Organismo o Ente de Derecho Público, en su caso, a la Intervención General y a la Dirección General de Política Financiera y Tesorería.

 

Capítulo Quinto

Cuentas restringidas de pago

 

Artículo 24.  Conceptos generales

 

1. En las cuentas restringidas de pago, se situarán las cantidades que, con cargo a los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid, se libren "a justificar" o como anticipos de caja fija, a favor de las distintas Cajas Pagadoras de las Consejerías, Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público de la Comunidad de Madrid.

 

2. Dichas cuentas no admitirán ningún tipo de ingreso, salvo los que provengan de la Tesorería de la Comunidad de Madrid o de sus Organismos Autónomos o Entes de Derecho Público, y, en su caso, de los intereses que puedan producir los referidos fondos que, cuando se liquiden por las entidades bancarias, serán reintegrados de modo inmediato por los Habilitados o Cajeros Pagadores a la Tesorería de la Comunidad de Madrid o a la de los respectivos Organismos o Entes, según proceda, con aplicación al concepto oportuno del Presupuesto de ingresos.

 

Artículo 25.  Autorización de apertura de cuentas y condiciones de funcionamiento

 

1. El Consejero de Hacienda de la Comunidad de Madrid, ostenta la competencia para autorizar la apertura de las cuentas restringidas de pago, así como su régimen de funcionamiento.

 

2. La Secretaría General Técnica de la Consejería a la que la Caja Pagadora esté adscrita, o Unidad equivalente en los Organismos Autónomos y Entes de Derecho Público remitirá, a la Dirección General de Política Financiera y Tesorería de la Comunidad de Madrid, solicitud de apertura, que necesariamente habrá de realizarse en cuentas abiertas en entidades de crédito, con indicación de:

 

a) Naturaleza y ámbito de funcionamiento de la cuenta.

b) Denominación de la misma.

c) Nombre, apellidos, DNI y firma del Cajero o Habilitado Pagador designado por el respectivo Consejero o titular del Organismo o Ente para el manejo de los fondos y rendición de la cuenta y del empleado público con firma autorizada que, junto con el Cajero, firmará los cheques nominativos o las transferencias bancarias de forma mancomunada, así como los sustitutos de los mismos, teniendo en cuenta que, en ningún caso, podrá ser una misma persona la que realice ambas sustituciones ni ser uno sustituto del otro.

A la solicitud, se acompañará la tarjeta del NIF de la Caja pagadora y su Orden de creación, en los términos previstos en el artículo 15.

 

3. Una vez autorizada la apertura de la cuenta por Orden del Consejero de Hacienda, el Tesorero de la Comunidad de Madrid procederá al efectivo cumplimiento de la misma, cursando las debidas instrucciones a las entidades financieras.

 

La apertura de la cuenta se autorizará a nombre de la Caja Pagadora.

 

4. Del acuerdo de autorización de apertura que en su caso se otorgue, se dará traslado a la Consejería, Organismo o Ente interesado, notificando, asimismo, el número de cuenta asignado.

 

5. En todo caso, para operar con la Tesorería de la Comunidad de Madrid o de sus Organismos Autónomos y Entes de Derecho Público, las entidades de crédito deberán aceptar previamente las condiciones de funcionamiento de estas cuentas, teniendo en cuenta que:

 

a) Sus fondos son públicos, integrantes de la Hacienda de la Comunidad de Madrid.

b) Se nutren de fondos transferidos exclusivamente por la Tesorería de la Comunidad de Madrid, de sus Organismos Autónomos o de sus Entes de Derecho Público, no pudiendo realizarse, por lo tanto, otra clase de abonos a no ser por liquidación de intereses o corrección de errores.

c) Dichos fondos sólo podrán disponerse por cheque o transferencia bancaria, firmados mancomunadamente por el Cajero Pagador y el empleado público designado, o por los sustitutos de los mismos.

d) En estas cuentas no se admiten descubiertos y en cualquier momento, se podrá recabar del Banco o Caja los documentos o informes que se estimen oportunos.

 

6. Las entidades de crédito en que se abran las citadas cuentas, estarán obligadas a proporcionar a la Tesorería General y a la Intervención General la información que estos Centros les soliciten.

 

Artículo 26.  Modificaciones e incidencias

 

1. Cualquier alteración que se produzca en los elementos identificativos de una cuenta contenidos en la resolución de autorización deberá comunicarse por la Secretaría General Técnica u órgano equivalente a la Dirección General de Política Financiera y Tesorería, al objeto de su autorización, si procede.

 

2. Los nombramientos y remociones de los Habilitados o Cajeros Pagadores, o empleados públicos con firma autorizada, efectuados por los titulares de las Consejerías, Presidentes, Directores o Gerentes de los Organismos Autónomos y Entes de Derecho Público, deberán comunicarse a la Dirección General de Política Financiera y Tesorería, al objeto de proceder al reconocimiento de la nueva firma, quien, a su vez, lo notificará a la entidad de crédito correspondiente. Todo ello, sin perjuicio de la responsabilidad directa de las Consejerías, Organismos y Entes en el seguimiento del personal con firma autorizada.

 

Artículo 27.  Bloqueo o cancelación de cuentas

 

1. La Dirección General de Política Financiera y Tesorería, de oficio o a instancia de la correspondiente Secretaría General Técnica u Órgano equivalente, podrá proponer el bloqueo o cancelación de una cuenta, cuando se produzcan hechos que dificulten o impidan el normal funcionamiento de la misma, o se adviertan incumplimientos o circunstancias que así lo aconsejen.

 

2. El bloqueo o cancelación de una cuenta, cuando se den estas circunstancias, se realizará por Orden del Consejero de Hacienda, en la que se señalarán las condiciones en que habrá de realizarse y, en su caso, las necesarias para determinar el saldo definitivo y el destino del mismo.

 

DISPOSICIONES ADICIONALES

 

Primera.  Modificación de los Anexos

 

Mediante Resolución de la Intervención General de la Comunidad de Madrid se podrá proceder a la modificación de los Anexos de la presente Orden.

 

Segunda.  Excepciones

 

El Consejero de Hacienda, previa solicitud motivada de los órganos competentes para el establecimiento del sistema de anticipos de caja fija, podrá autorizar la excepción a la aplicación del límite establecido en el artículo 9.2.

 

Tercera. Apertura del presupuesto de anticipos de caja fija

 

Una vez concluidas las fases de apertura de la contabilidad en cada ejercicio presupuestario, de acuerdo con lo que se establezca en las Órdenes reguladoras de las operaciones de fin de ejercicio y cierre contable anuales, se procederá a la carga informática del importe de los créditos presupuestarios a tramitar por este procedimiento en los términos indicados en el artículo 12.2.

 

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

 

Primera.  Rendición de cuentas de libramientos pendientes de justificar a la entrada en vigor de la presente Orden

 

Las cuentas justificativas correspondientes a libramientos pendientes de justificar a la entrada en vigor de la presente Orden y que se rindan con posterioridad a la misma, se regirán por lo dispuesto en la regulación de la Orden 1321/1989, de 2 de junio, del Consejero de Hacienda, reguladora de pagos "a justificar" y anticipos de caja fija, modificada por Orden 1022/1990, de 14 de mayo.

 

Segunda. Expedición del primer libramiento extrapresupuestario

 

Sin perjuicio de los límites establecidos en el artículo 11, el primer libramiento extrapresupuestario que se efectúe a las Cajas Pagadoras, no deberá sobrepasar el importe de la media mensual que a cada Cajero se le haya librado en el período anterior a los doce meses precedentes, salvo justificación acreditativa ante la Tesorería de su incremento.

 

Tercera. Adecuación al nuevo procedimiento contenido en la presente Orden

 

Los documentos contables AD que se hayan expedido en concepto de anticipos de caja fija, serán objeto de anulación por el importe de su saldo, una vez aplicado a Presupuestos el total del gasto realizado con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de esta Orden.

 

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

 

Única. Disposiciones que se derogan

 

A la entrada en vigor de esta Orden, quedarán derogadas las disposiciones de igual o inferior rango en aquello que se opongan a lo preceptuado en la misma, y, en especial, la Orden 1321/1989, de 2 de junio, del Consejero de Hacienda, reguladora de pagos "a justificar" y anticipos de caja fija, modificada por Orden 1022/1990, de 14 de mayo, y la Orden 636/1993, de 2 de abril, por la que se regula el funcionamiento de los anticipos de caja fija, mediante cuentas descentralizadas enlazadas con una principal, por medio de asientos automáticos.

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Primera.  Entrada en vigor

 

La presente Orden entrará en vigor el día 1 de mayo de 2005, si bien a esta fecha deberán haberse efectuado todas las actuaciones necesarias para el establecimiento y puesta en funcionamiento del sistema de anticipos de caja fija que en la misma se detallan.

 

Segunda. Liquidación y cierre de las cuentas abiertas y de las Cajas Pagadoras

 

A partir de la entrada en vigor de la presente Orden, quedarán sin efecto las Órdenes preexistentes de nombramiento de los Cajeros Pagadores y de establecimiento de las Cajas Pagadoras dictadas al amparo de la normativa anterior.

 

Por la Dirección General de Política Financiera y Tesorería y la Intervención General de la Comunidad de Madrid, conjuntamente, se dictarán las normas procedentes para la liquidación y cierre de las Cajas Pagadoras, así como de las cuentas corrientes y subcuentas extrapresupuestarias abiertas actualmente para la tramitación de los pagos "a justificar" y anticipos de caja fija, tramitándose en su caso expediente de adecuación de los saldos extrapresupuestarios a la situación de cierre de las cuentas corrientes.

 

Tercera.  Habilitación normativa

 

Por la Intervención General de la Comunidad de Madrid se dictarán las disposiciones necesarias para la aplicación de lo dispuesto en la presente Orden.

 

 

ANEXOS

(Véanse en Formato PDF)