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Consejería de Presidencia, Justicia y Administración Local
Comunidad de Madrid

DECRETO 99/2002, de 13 de junio, de regulación del procedimiento de elaboración de disposiciones de carácter general de creaci

DECRETO DE REGULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE FICHEROS QUE CONTIENEN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, ASÍ COMO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE FICHEROS DE DATOS PERSONALES

 

Decreto 99/2002, de 13 de junio, de regulación del procedimiento de elaboración de disposiciones de carácter general de creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal, así como su inscripción en el Registro de Ficheros de Datos Personales.([1])

 

 

La Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid, regula las competencias de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre los ficheros de datos de carácter personal creados o gestionados por las Instituciones de la Comunidad de Madrid y por los Órganos, Organismos, Entidades de Derecho Público y demás Entes Públicos integrantes de su Administración Pública, de los Entes que integran la Administración Local y de las Universidades Públicas de su ámbito territorial, así como los ficheros de datos de carácter personal de las Corporaciones de Derecho Público representativas de intereses económicos y profesionales de la Comunidad de Madrid siempre y cuando dichos ficheros sean creados o gestionados para el ejercicio de potestades de derecho público. Quedan exceptuadas de dicho ámbito las sociedades mercantiles a que se refiere el artículo 2.2.c) 1 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.

El artículo 4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley se realizará mediante disposición de carácter general que será publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid o diario oficial correspondiente.

En este sentido, el presente Decreto regula en su Capítulo I el procedimiento de elaboración de la disposición de carácter general de creación, modificación y supresión de los ficheros de datos de carácter personal de todos los entes aludidos con anterioridad y que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 8/2001, de 13 de julio, así como el contenido de la misma.

A este respecto, se señala que la competencia para aprobar las disposiciones de carácter general vendrá determinada, en cada caso, por el ordenamiento jurídico, pudiendo citar a este respecto y por lo que al ámbito de aplicación de la Ley 8/2001, de 13 de julio, se refiere, la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid; la Ley 1/1984, de 19 de enero, Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid; la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local y el texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local aprobado Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril; la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades; la Ley 19/1997, de 11 de julio, de Colegios Profesionales en la Comunidad de Madrid; la Ley 10/1999, de 16 de abril, de la Cámara de Comercio e Industria de Madrid, y la Ley 6/1998, de 28 de mayo, de la Cámara Agraria de Madrid.

Dentro del Capítulo II se regula el procedimiento de inscripción de ficheros en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, cumpliendo así con lo dispuesto en el artículo 18.3 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, que dispone que por vía reglamentaria se regulará el procedimiento de inscripción de los ficheros en el Registro de Ficheros de Datos Personales, el contenido de la inscripción de creación, su modificación, cancelación, reclamaciones y recursos contra las resoluciones correspondientes.

Asimismo, en la parte dispositiva del Decreto, se prevé una situación extraordinaria derivada de la posibilidad legal regulada en la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, consistente en un cambio de estructura orgánica acordado por el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, o por su Presidente. Dicho cambio puede generar que varíen los responsables de ficheros declarados a la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid. En estas situaciones, en las que por ejemplo, una Consejería cambiaría de denominación, o las competencias atribuidas a dos o más Consejerías se refundirían en una sola, o por el contrario las competencias atribuidas inicialmente a una Consejería se repartirían entre dos o más, pueden existir ficheros de datos, como por ejemplo, los de personal, proveedores, etcétera, que permanecerían inalterables en cuanto al contenido de sus apartados, variando únicamente aquel que se refiere al responsable de los ficheros.

Para esta previsión legal y en aras del respeto al principio de simplificación administrativa, que pretende la supresión de trámites innecesarios, así como de los principios de calidad, eficacia, coordinación, cooperación y colaboración que deben regir toda la actuación administrativa, se contempla que el Decreto por el que se acuerde el cambio de estructura orgánica, sea a su vez la disposición de carácter general que habilite para realizar los cambios necesarios en el Registro General de Protección de Datos. Todo esto dentro del Plan Estratégico de Simplificación de la Gestión Administrativa aprobado por el Consejo de Gobierno el 2 de agosto de 2001.

Por otra parte, teniendo en cuenta que la sociedad actual se encamina a lo que se ha denominado Sociedad de la Información, se establece la posibilidad del uso de la firma electrónica conforme a la regulación de la legislación vigente con el objeto de proceder a la declaración de las notificaciones de inscripción de ficheros, dado que dicha previsión es necesaria contemplarla para tener, a estos efectos, habilitación normativa, debiendo, no obstante, quedar enmarcada dentro del Plan Estratégico señalado anteriormente.

Con la asunción de nuevas competencias y haciendo uso de la habilitación de la Disposición Final Primera de la Ley 8/2001, de 13 de julio, que autoriza al Gobierno a dictar cuantas disposiciones de aplicación y desarrollo sean necesarias, se dicta el presente Decreto a los efectos de adecuación de los procedimientos regulados en el mismo a los principios de eficacia, celeridad, economía y servicio a los ciudadanos.

A iniciativa de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, a propuesta de la Consejería de Justicia y Administraciones Públicas, y previa deliberación del Gobierno de la Comunidad de Madrid en su reunión de 13 de junio de 2002,

DISPONGO

CAPÍTULO I

Procedimiento de elaboración de disposiciones de carácter general de creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal

 

Artículo 1.- Objeto

El presente Decreto tiene por objeto regular el procedimiento de elaboración de las disposiciones de carácter general de creación, modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal, así como su inscripción en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con lo previsto en la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación

Lo dispuesto en el presente Decreto será de aplicación a las disposiciones de carácter general que creen, modifiquen y supriman ficheros que contienen datos de carácter personal, a los que se refiere el artículo 2 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid; así como al procedimiento de inscripción de dicha creación, modificación y supresión.

Artículo 3.- Disposiciones de carácter general

De conformidad con lo previsto en el artículo 4.1 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, la creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal incluidos en su ámbito de aplicación, se realizará mediante disposición de carácter general que será publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, o en el diario oficial que corresponda.

Artículo 4.- Aprobación de disposiciones de carácter general

La aprobación de las disposiciones de carácter general reguladoras en cada caso de los ficheros de datos de carácter personal de aquellas Instituciones, Órganos, Corporaciones, Entes y Organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 8/2001, de 13 de julio, vendrá determinada por la propia Ley y por el resto del ordenamiento jurídico de aplicación en el que se establece:

1. Corresponde a la Mesa de la Asamblea de Madrid, de conformidad con lo previsto en los artículos 2.1 y 78.1 del Reglamento de Régimen Interior de la Asamblea de Madrid, la competencia para la creación, modificación y supresión de sus ficheros, por medio de disposición de carácter general aprobada mediante Acuerdo de la Mesa.

2. En el ámbito de la Administración General de la Comunidad de Madrid y de conformidad con lo previsto en el artículo 4.1 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, así como en el artículo 50.3 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, la aprobación de la disposición será por Orden del Consejero respectivo.

3. Asimismo, por lo que se refiere a los Organismos Autónomos, los Órganos de Gestión y demás Entidades de Derecho Público previstas en la Ley 1/1984, de 19 de enero, Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid, así como a aquellos Entes del sector público de la Comunidad dotados de especial autonomía e independencia, y los previstos en el artículo 6 de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, la competencia para la aprobación de la disposición se ajustará a lo previsto en el artículo 4.1 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, así como en la Ley 1/1984, de 19 de enero, o en la normativa específica de creación o regulación de dichos Entes.

4. Corresponde a cada uno de los Entes que integran la Administración Local del ámbito territorial de la Comunidad de Madrid la competencia para la creación, modificación y supresión de sus ficheros, mediante la aprobación de la correspondiente ordenanza municipal o cualquier otra disposición de carácter general, en los términos previstos en la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Régimen Local y, en su caso, en la legislación autonómica.

5. Las Universidades Públicas, en los términos señalados en el artículo 2 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, crearán, modificarán y suprimirán sus ficheros, mediante resolución del órgano competente para aprobar disposiciones de carácter general, de acuerdo con lo establecido en sus propios Estatutos.

6. Los Colegios Profesionales incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 8/2001, de 13 de julio, crearán, modificarán y suprimirán sus ficheros mediante disposición de carácter general que elaborarán de conformidad con lo previsto en la Ley 19/1997, de 11 de julio, de Colegios Profesionales de la Comunidad de Madrid.

7. La Cámara de Comercio e Industria de la Comunidad de Madrid creará, modificará y suprimirá sus ficheros mediante Orden del Consejero de Economía e Innovación Tecnológica, de conformidad con la previsión contenida en el artículo 33.1 de la Ley 10/1999, de 16 de abril, de la Cámara de Comercio e Industria en Madrid.

8. La Cámara Agraria de la Comunidad de Madrid creará, modificará y suprimirá sus ficheros mediante Orden del Consejero de Economía e Innovación Tecnológica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 6/1998, de 28 de mayo, de la Cámara Agraria de Madrid.

Artículo 5.- Iniciativa para la tramitación de las disposiciones de carácter general

1. Salvo que el ordenamiento jurídico específico señalado en el artículo anterior, pueda establecer un procedimiento distinto, la iniciativa en la tramitación del procedimiento de elaboración del proyecto de las disposiciones de carácter general de creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal corresponderá al órgano titular de la función específica en que se concrete la competencia sobre la materia a cuyo ejercicio sirva instrumentalmente el fichero.

2. El proyecto de disposición de carácter general, deberá ir acompañado de un informe sobre la necesidad y oportunidad de aquél, así como de una memoria económica que contenga la estimación del coste a que dará lugar. Durante el proceso de elaboración del proyecto se solicitarán además de los informes y dictámenes previos preceptivos, cuantos estudios y consultas se estimen convenientes para garantizar la oportunidad y legalidad del texto del proyecto.

Artículo 6.- Proyecto de disposición de carácter general de creación de ficheros

Las disposiciones de carácter general de creación de ficheros, deberán indicar en todo caso, para cada uno de ellos, los siguientes apartados:

1. El órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero.

2. El órgano, servicio o unidad ante el que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (este apartado se cumplimentará sólo en el caso de que sea diferente al responsable del fichero).

3. El nombre y la descripción del fichero que se crea.

4. El carácter informatizado o manual estructurado del fichero.

5. El sistema de información al que pertenezca el fichero (si se trata de un fichero informatizado).

6. Las medidas de seguridad que se apliquen. Si el fichero es informatizado habrá que indicar si las medidas de seguridad son de nivel básico, medio o alto.

7. Los tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el mismo.

8. La descripción detallada de la finalidad del fichero y los usos previstos del mismo.

9. Las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos o que resulten obligados a suministrarlos.

10. La procedencia o el procedimiento de recogida de los datos.

11. Los órganos y entidades destinatarios de las cesiones previstas, indicando de forma expresa las que constituyan transferencias internacionales.

Artículo 7.- Proyecto de disposición de carácter general de modificación de ficheros

Para cada uno de los ficheros que se modifiquen, el proyecto de disposición de carácter general deberá contener principalmente:

1. El nombre del fichero que se modifica y el número de registro con el que figura inscrito en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid.

2. El apartado de la inscripción que se modifica, sea uno o varios de los once que se recogen en la disposición de carácter general de los ficheros.

3. El contenido íntegro de cada uno de los apartados que se modifiquen.

Artículo 8.- Proyecto de disposición de carácter general de supresión de ficheros

Para cada uno de los ficheros que se supriman, el proyecto de disposición de carácter general deberá contener:

1. El nombre del fichero que se suprime y el número de registro con el que figura inscrito en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid.

2. El motivo por el que se suprime el fichero y el destino de los datos contenidos en el mismo.

3. Si se va a destruir el fichero, las previsiones que se adopten para su destrucción.

Artículo 9.- Fase de alegaciones

Una vez elaborado el proyecto de disposición de carácter general y, salvo que el ordenamiento jurídico específico en cada caso, prevea un procedimiento distinto, se abrirá, de conformidad con lo previsto en el artículo 5.5 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, una fase de alegaciones durante un plazo no inferior a quince días hábiles, con el objeto de que las organizaciones o asociaciones legalmente constituidas y con intereses legítimos en el proyecto, se pronuncien sobre el mismo.

Este trámite no será necesario, si las organizaciones o asociaciones referidas, ya hubieran informado el proyecto en la fase previa de redacción.

Artículo 10.- Informe preceptivo de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid

1. El proyecto de disposición de carácter general, junto con el documento expreso indicativo de haber llevado a efecto, en su caso, el mencionado trámite de alegaciones y las alegaciones formuladas, se remitirán a la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid para informe preceptivo.

2. Junto a la documentación detallada en el punto anterior, deberán adjuntarse los impresos de notificación de inscripciones de creación, modificación o supresión de ficheros de datos personales normalizados, cumplimentados para cada uno de los ficheros contenidos en el proyecto de disposición de carácter general.

3. La Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid podrá recabar del responsable del fichero cuanta información estime necesaria al objeto de comprobar la adecuación del proyecto de disposición de carácter general a la normativa vigente en materia de protección de datos. A tal efecto, efectuará los requerimientos necesarios estableciéndose un plazo de quince días para que el responsable realice las subsanaciones o aportaciones de información solicitadas.

4. La falta de información, el no aportar toda la documentación indicada, o la no realización de las subsanaciones requeridas en plazo, será motivo de emisión de informe no favorable al proyecto de disposición de carácter general que se esté tramitando.

5. Una vez se disponga de la documentación indicada, la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid emitirá el informe preceptivo que se le asigna como función en el artículo 15.g) de la Ley 8/2001, de 13 de julio, en el plazo máximo de quince días, notificándoselo al órgano encargado de la tramitación del proyecto de disposición de carácter general procediendo a devolverle toda la documentación.

Artículo 11.- Informe preceptivo de la Secretaría General Técnica

Posteriormente, se remitirá toda la documentación a la Secretaría General Técnica de la Consejería correspondiente, o a la Dirección General de los Servicios Jurídicos en los casos en que proceda, para que emitan el informe preceptivo de conformidad con el artículo 5.7 de la Ley 8/2001, de 13 de julio, fijándose a tal efecto un plazo máximo de quince días.

Artículo 12.- Aprobación de la disposición de carácter general

Concluido el procedimiento de elaboración del proyecto de la disposición de carácter general, se procederá, en los términos señalados en el artículo 4 del presente Decreto, a su aprobación por el órgano competente para ello, publicándose a continuación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid o en el diario oficial que corresponda.

CAPÍTULO II

Procedimiento de inscripción de creación, modificación o supresión de ficheros en el Registro de Ficheros de Datos Personales

 

Artículo 13.- Procedimiento de inscripción

1. A los efectos de iniciar el procedimiento de inscripción de ficheros, los responsables de los mismos, una vez haya sido publicada en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, o en el diario oficial que corresponda, la disposición de carácter general por la que se crean, modifican o suprimen los ficheros vendrán obligados a comunicarla al Registro de Ficheros de Datos Personales, disponiendo para ello de un plazo de quince días.

2. Asimismo, el procedimiento de inscripción de ficheros se podrá iniciar de oficio por el Registro de Ficheros de Datos Personales, si se ha tenido conocimiento directamente de la publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, o en el diario oficial que corresponda de la disposición de carácter general por la que se crean, modifican o suprimen ficheros que contengan datos de carácter personal.

3. Para efectuar la inscripción se utilizará la documentación generada en el procedimiento para elaborar el proyecto de la disposición de carácter general.

Artículo 14.- Iniciativa para la declaración de nulidad de la disposición de carácter general

1. Si publicada la disposición de carácter general, se comprueba que en su tramitación, se ha omitido el informe preceptivo de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y dicha disposición, incumple la legislación en materia de Protección de Datos, el titular del Registro de Ficheros de Datos Personales propondrá al Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, que se inicien las actuaciones correspondientes para declarar la nulidad de la mencionada disposición, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 62.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. Si el contenido de la disposición de carácter general publicada difiere sustancialmente del que fue objeto de informe preceptivo de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, y del mismo se deriva un incumplimiento de la legislación en materia de protección de datos, el titular del Registro de Ficheros de Datos Personales elevará propuesta al Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, en los mismos términos del apartado anterior.

Artículo 15.- Resolución de inscripción de ficheros

Una vez concluidas todas las comprobaciones y realizadas las subsanaciones que pudieran resultar necesarias, el titular del Registro de Ficheros de Datos Personales elevará propuesta de resolución al Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, para que proceda a la inscripción de las creaciones, modificaciones o supresiones de ficheros que contenga la disposición de carácter general publicada.

Artículo 16.- Notificación de la resolución

La resolución de inscripción de creación, modificación o supresión de ficheros, se notificará al responsable del fichero, junto con el código de registro asignado a los ficheros que sean objeto de creación, en el plazo de los diez días siguientes a que se dicte.

Artículo 17.- Recursos

Contra las resoluciones del Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid relativas a la inscripción de creación de ficheros, o en su caso, de modificación o supresión, podrá interponerse, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid en el plazo de un mes desde el día siguiente a su notificación, o, directamente, recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Cambio de responsable de fichero

Si de conformidad con lo previsto en el artículo 19.3 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, se acuerda, mediante Decreto del Presidente de la Comunidad de Madrid o del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, el cambio de estructura orgánica de las Consejerías, dicho cambio puede implicar una modificación en los responsables de los ficheros declarados al Registro de Ficheros de Datos Personales, o también puede generar la creación o supresión de ficheros con los subsiguientes cambios de responsable, derivados a su vez de la creación de nuevas Consejerías o la supresión de las ya existentes.

Una vez se produzcan los cambios estructurales descritos en el apartado anterior, y únicamente, para aquellos ficheros que dispongan de un idéntico contenido variando solamente en cuanto a su responsable, el Decreto de estructura aprobado, será a su vez la disposición de carácter general prevista en el artículo 3, que habilite para realizar las nuevas inscripciones o supresiones, o las correspondientes modificaciones de responsables en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid. Para ello, será necesario que, por los nuevos responsables se proceda a través del impreso oficial de notificación de inscripciones, a la declaración de la creación o supresión de ficheros, o de la modificación de los responsables declarados, debiendo acompañar necesariamente copia del Decreto de modificación de la estructura orgánica. Para poder realizar tales actuaciones, la Agencia podrá solicitar del nuevo responsable del fichero cuanta información considere necesaria.

Segunda.- Transferencias internacionales

Si el proyecto de disposición de creación o modificación de inscripción de un fichero, contemplara la posibilidad de transferencias internacionales de datos, será necesario que, con carácter previo al informe preceptivo de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, se pronuncie la Agencia de Protección de Datos del Estado en los términos previstos en el artículo 37.l) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Aprobación de modelos de impresos de notificación

Los modelos de impresos de notificación de inscripciones serán aprobados por resolución del Director de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid. Dichos modelos podrán ser cumplimentados indistintamente en soporte papel, magnético o telemático pudiendo en este último caso, utilizar la firma electrónica avanzada cuando su uso estuviera disponible y regulado de conformidad con el Ordenamiento Jurídico, para las Instituciones, Órganos, Corporaciones, Entes y Organismos responsables en cada caso de los ficheros de datos de carácter personal.

Segunda.- Entrada en vigor

La entrada en vigor del presente Decreto se producirá al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.



[1].- BOCM 20 de junio de 2002.

Téngase en cuenta, en relación con la vigencia de este Decreto, que la Ley 8/2012, de 28 de diciembre, de Medidas Fiscales y Administrativas, extinguió la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y su Registro de Ficheros de Datos Personales (art. 61), y derogó la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid (Disposición Derogatoria).