Orden de 14
de enero de 2002, de la Consejería de Hacienda, por la que se regula el
procedimiento de elaboración y gestión de las nóminas del personal al servicio
de la Comunidad de Madrid. ()
Mediante Orden 2086/1997, de 23 de septiembre, de la
Consejería de Hacienda, se procedió a regular el procedimiento de gestión de
nóminas del personal al servicio de la
Comunidad de Madrid, teniendo como objetivos la adaptación de la normativa
entonces vigente en esta materia al sistema informático de gestión de personal,
así como a las modificaciones operadas en los distintos niveles orgánicos,
procedimentales y técnicos.
Sin embargo, el aumento considerable de efectivos al servicio de la
Comunidad debido a las nuevas competencias asumidas en educación o empleo y la
implantación del euro han hecho necesaria la implementación de un nuevo sistema
integrado de información para la gestión de personal por parte de la
Dirección General de Gestión de Recursos Humanos siendo preciso modificar las
fechas del calendario mensual, los documentos que acompañan a la nómina con la
finalidad de lograr que el procedimiento sea más ágil y eficaz, ordenar los
trámites que integran cada fase del procedimiento, así como determinar las
actuaciones a realizar por los órganos competentes en cada caso para asegurar
el exacto cumplimiento de las obligaciones de la
Comunidad de Madrid en materia fiscal como retenedor del impuesto sobre la
renta de las personas físicas y como sujeto responsable de las aportaciones de
los empleados en materia de Seguridad Social.
Además, la presente regulación tiene como finalidad la de clarificar cuestiones
tales como qué debe entenderse por nómina y los conceptos que la misma engloba,
las diferentes funciones de los órganos y unidades que intervienen en el
procedimiento de gestión de nómina y, en particular, de la unidad orgánica de
coordinación de nóminas y retribuciones de la
Dirección General de Gestión de Recursos Humanos y de las unidades encargadas
de la elaboración de la nómina de las diferentes Consejerías y Organismos
Autónomos.
En consecuencia, y desde un punto de vista de técnica normativa, resulta
conveniente, en aplicación del principio de seguridad jurídica, la inclusión de
las modificaciones en una nueva disposición reguladora de la materia.
En vista de cuanto antecede, a propuesta de la
Dirección General de Gestión de Recursos Humanos en aplicación de lo
establecido en el artículo 3 bis, apartado séptimo del Decreto
74/1988, de 23 de junio, por el que se atribuyen competencias entre los
Órganos de la Administración de la Comunidad, de sus Organismos Autónomos, de
sus Órganos de Gestión y empresas públicas en materia de personal y de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 41, apartado d), de la
Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la
Comunidad de Madrid,
DISPONGO:
CAPÍTULO I
De las Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto
y ámbito de aplicación de la norma.
El objeto de la presente Orden es la regulación del procedimiento para la
elaboración y gestión de la nómina del personal al servicio de la
Comunidad de Madrid mediante un sistema integrado de información de personal
bajo la coordinación de la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos de la
Consejería de Hacienda.
Artículo 2. Conceptos.
1. Se entiende por nómina de
la Comunidad de Madrid la relación nominal de empleados públicos que han de
percibir retribuciones devengadas periódicamente, conforme a la normativa de
aplicación en cada caso, con cargo al Presupuesto de la
Comunidad de Madrid.
2. La nómina de la
Comunidad de Madrid se divide en Centros de Nómina.
Cada Centro de Nómina está integrado por el personal comprendido en cada
Organismo y con carácter general se corresponden con una de las Secciones
presupuestarias que integran el Presupuesto de la
Comunidad de Madrid. Cada Sección u Organismo podrá tener excepcionalmente más
de un Centro de Nómina en atención a su organización administrativa o
territorial, al número de empleados o al carácter de las relaciones jurídicas
de dicho personal.
3. La nómina de la
Comunidad de Madrid se elaborará mensualmente y en la misma se incluirán todos
los conceptos retributivos y salariales establecidos en la legislación vigente,
Acuerdos de Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario y Convenios
Colectivos que resulten de aplicación a los empleados públicos al servicio de la
Comunidad de Madrid.
No se incluirán en nómina los pagos por indemnizaciones por razón del servicio,
tales como dietas, gastos de locomoción e indemnizaciones por asistencia a
Tribunales, los que hayan de abonarse en virtud de sentencia judicial recaída
fuera del ámbito de la relación de servicio del personal con la Administración, así como los pagos destinados a remunerar al personal que imparte cursos de
formación y perfeccionamiento, en particular aquellos que estén dentro de los
Planes de Formación del Instituto Madrileño de Administración Pública y del
Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la
Comunidad de Madrid.
4. La nómina mensual se
elabora a partir de la nómina consolidada del mes anterior con las variaciones
que se produzcan respecto a aquél, que deberán estar sustentadas por los actos
administrativos que las aprueben, los cuales deberán ser debidamente
fiscalizados según la normativa que resulte de aplicación.
5. Las variaciones de la
nómina pueden clasificarse en altas, bajas y modificaciones.
5.1.
Un alta en nómina es la inclusión en la misma de un perceptor que no figuraba
en el mes anterior. Las altas en nómina de todo empleado de la
Comunidad de Madrid se justificarán con la documentación que en cada caso se
exija. Procederá el alta en nómina de los funcionarios de carrera de nuevo
ingreso, funcionarios de carrera reingresados al servicio activo procedentes de
otras situaciones, funcionarios en comisión de servicios, reincorporación de
funcionarios procedentes de comisiones de servicios, funcionarios procedentes
de traslado, funcionarios de carrera declarados excedentes forzosos procedentes
de otras situaciones, reincorporación de funcionarios con licencia si ésta
implicó la baja en nómina, funcionarios en prácticas, de empleo eventual y de
empleo interino de nuevo ingreso, contratados laborales de nuevo ingreso,
contratados laborales reingresados, cambio de destino de contratados laborales
procedentes de traslado, reincorporación de contratados laborales con licencia
si ésta implicó la baja en nómina así como en cualquier otro caso en el que se
adopte un acto administrativo que implique el inicio o reinicio de la relación
de servicio del empleado.
5.2.
Una baja en nómina es la exclusión, debidamente justificada, de la nómina de un
perceptor que figuraba en la del mes anterior. Procederá la baja en nómina por
cambio de puesto de trabajo, por cese en el servicio activo para pasar a otra
situación administrativa, por jubilación, por pérdida de la condición de
funcionario, por licencia, por baja de contratados laborales y por cualquier
acto administrativo que implique la extinción o suspensión de la relación de
servicio sin derecho a percibir las retribuciones con cargo a la
Sección Presupuestaria correspondiente.
5.3.
Una modificación en nómina es el aumento o disminución en las retribuciones o
en las deducciones acreditadas en la nómina a cada perceptor, con respecto a
las que figuraban en el mes anterior con la correspondiente regularización del
tipo de retención del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas. Tendrán también esta condición aquellas
alteraciones que, sin llegar a tener trascendencia económica para el perceptor,
supongan cualquier cambio en la aplicación presupuestaria de gastos o bien en
los datos personales, administrativos o del Régimen de Seguridad Social
recogidos en el cuerpo de la nómina. Las modificaciones en nómina procederán
por reincorporación al puesto de trabajo de personal con licencia si ésta no
implicó la baja en nómina, las de carácter personal tales como reconocimiento
de trienios, de grado y de tiempo de servicios, modificación del nivel de
complemento de destino o específico, gratificaciones, ejercicio del derecho de
huelga, reducción de jornada de trabajo, sentencia judicial recaída en el
ámbito de la relación de servicio del personal con la Administración y en cualquier otro caso en el que se adopte un acto administrativo que
implique modificación de la relación de servicio.
Artículo 3. Nómina
extraordinaria.
Excepcionalmente, podrá confeccionarse una nómina extraordinaria, previa
autorización de la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos, en
aquellos casos en los que, por imperativo legal, debido a una norma
convencional o ejecución de sentencia recaída como consecuencia de la relación
de servicio, sea necesario abonar retribuciones, en una fecha determinada y no
puedan incorporarse en la nómina mensual correspondiente, a la totalidad o a un
colectivo de empleados públicos. A estos efectos, se entiende por colectivo un
conjunto de empleados públicos de características similares por pertenecer a un
mismo Cuerpo o categoría profesional, por estar adscritos a un mismo Organismo
o por estar integrados en un mismo Centro de Nómina a los que se les haya
reconocido el derecho a percibir una determinada retribución o prestación
económica.
Artículo 4. De
la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos.
A la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos le compete la
coordinación del tratamiento informático y la fijación de directrices generales
para la elaboración de las nóminas del personal que preste servicios en la
Comunidad de Madrid y, en particular, a través de la unidad orgánica que tiene
encomendadas las funciones de coordinación de nóminas y de las retribuciones,
le corresponde:
a) Coordinar
con las distintas unidades encargadas de la elaboración de las nóminas las
tareas necesarias para el puntual abono de las retribuciones, así como el
seguimiento de las distintas fases de actuación previstas en el calendario.
b) Coordinar
con el Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la
Comunidad de Madrid la modificación y permanente actualización de la
aplicación informática que garantice la elaboración de las nóminas con arreglo
al calendario que figura como Anexo I.
c) Preparar
y tramitar instrucciones y otros documentos de trabajo sobre cuestiones
relativas a la confección de la nómina y sobre retenciones a efectuar como
consecuencia de percepción de retribuciones.
d) Emitir
informes y certificaciones negativas respecto de la percepción de retribuciones
y pensiones, en relación con las Consejerías y Organismos Autónomos incluidos
dentro del Sistema Integrado de Gestión de Empleados Públicos.
e) Elaborar
las nóminas de los funcionarios en prácticas y del personal que se acoja a la
jubilación anticipada.
f) Definir
el modelo oficial del recibo de salarios de la
Comunidad de Madrid.
g) Crear,
modificar y suprimir Centros de Nómina, conceptos de nómina y listados de
nómina.
h) Autorizar
modificaciones del calendario de nóminas.
i) Autorizar la elaboración de las nóminas extraordinarias.
j) Coordinar
las funciones relativas a la afiliación y cotización del Régimen General de la
Seguridad Social del personal al servicio de la
Comunidad de Madrid.
k) Coordinar
la elaboración del resumen anual de las retenciones e ingresos en cuenta
efectuados.
l) Cualquier otra que tenga atribuida por la
normativa vigente.
CAPÍTULO II
De los Órganos que intervienen en el procedimiento de
Elaboración de la nómina
Artículo 5. Secretarías
Generales Técnicas u órganos competentes en materia de personal.
Corresponde a las Secretarías Generales Técnicas de las diferentes Consejerías
u órgano competente en materia de personal, a través de las unidades orgánicas
correspondientes, la elaboración de la nómina de su personal.
Las unidades orgánicas encargadas de la elaboración de las nóminas tendrán a su
cargo las siguientes funciones:
a) Recibir
y ordenar los documentos acreditativos que sustentan las variaciones mensuales
de la nómina.
b) Efectuar
las liquidaciones individuales que correspondan a las variaciones de la nómina.
c) Grabar,
comprobar y corregir los datos que afecten a nómina, generar la misma, y
recepcionar los documentos de nómina.
d) Tramitar
y justificar las propuestas de pago que se expidan para el abono de las
obligaciones devengadas.
e) Tramitar
y resolver, en su caso, las incidencias relativas a los diversos conceptos
incluidos en la nómina.
f) Realizar
las actuaciones necesarias en expediente individualizado para obtener los
reintegros por pagos indebidos, llevando cuenta y razón de dichas actuaciones,
compensándolos en la siguiente nómina o promoviendo el pertinente expediente
cuando no fuera posible dicha compensación.
g) Expedir certificaciones a todo el
personal que perciba sus retribuciones con cargo al Centro Gestor de Personal,
con expresión detallada, por conceptos retributivos, del total percibido
durante el año anterior, indicando los descuentos practicados y líquido
percibido, así como cualquier otra certificación que sobre nóminas le fuera
solicitada.
h) Archivar y custodiar cuantos
documentos sirvan de base para la confección de la nómina, en especial, la
comunicación del personal sobre su situación personal y familiar que influye en
el importe excepcionado de retener, en la determinación del tipo de retención o
en las regularizaciones de éste.
i) Regularizar
el tipo de retención del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas de conformidad con el procedimiento regulado en
la legislación vigente.
j) Elaborar,
comprobar y certificar el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta
correspondiente a su Centro de Nómina.
k) Proponer
con una antelación mínima de dos meses los expedientes de modificación de
crédito que se refieran a gastos de nómina, una vez examinada la proyección de
fin de ejercicio, partida por partida, de todos los programas presupuestarios
de la Consejería u Organismo.
l) Cualquier otra que pudieran tener
atribuida por la normativa vigente.
Artículo 6. Intervención
General.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 de la
Ley
9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la
Hacienda de la Comunidad de Madrid, corresponde a la
Intervención General a través de sus Intervenciones Delegadas la
fiscalización y contabilización de las nóminas en sus fases de autorización,
disposición, reconocimiento de la obligación, propuesta de pago ordenación del
pago, y pago.
Artículo 7. Dirección
General de Política Financiera.
De conformidad con lo establecido en el artículo 111 de la
Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la
Hacienda de la Comunidad de Madrid, corresponde a la
Dirección General de Política Financiera a través de la
Tesorería la ordenación del pago, así como su realización.
CAPÍTULO III
Del procedimiento de gestión de nómina
Artículo 8. Iniciación.
1. Las unidades orgánicas
encargadas de la elaboración de la nómina grabarán las variaciones
correspondientes a la nómina de cada mes de conformidad con los actos
administrativos previamente fiscalizados y aprobados.
2. Una vez validadas todas
las variaciones que hayan de incluirse en nómina, al efecto de garantizar la
existencia de crédito suficiente y adecuado para el reconocimiento de las
obligaciones y propuesta de pago de los gastos de nómina, se procederá a iniciar
el proceso de nómina y de control presupuestario y a solicitar y comprobar la
siguiente documentación:
A) Documentos de trabajo de
nómina:
- Listados de empleados con importes menores a cero.
- Listados de perceptores.
- Listado de variaciones.
- Relación de altas y bajas de contrato incluidos en
nómina.
- Relación de empleados con incidencias pendientes de
incorporar a nómina.
- Listado de préstamos.
- Listado de importes de las cuentas
extrapresupuestarias.
- Listado de cuotas sindicales.
- Resumen económico por programas y partidas.
- Listado general de nómina.
- Listado de incapacidades temporales.
B) Documentos
de control presupuestario:
- Resumen del coste de la nómina por aplicación
presupuestaria.
- Listado de inconsistencias-conceptos
presupuestarios. Nómina mes.
3. La verificación y
corrección de errores tiene como fecha límite el día 11 de cada mes.
4. Las unidades orgánicas
encargadas de la elaboración de la nómina examinarán el resumen del coste de la
nómina por aplicación presupuestaria, así como el listado de
inconsistencias-conceptos presupuestarios-nómina mes, contrastándolo con los
datos de la nómina y la imputación económica de los gastos y créditos
disponibles en las partidas y programas respectivos. Si como consecuencia de la
realización del citado control presupuestario resultaran inconsistencias por
falta de crédito en partidas del presupuesto de gastos de Capítulo I
correspondiente a la Sección, se realizarán cambios de imputación
presupuestaria siempre que sea posible.
5. En caso de no ser posible
los cambios de imputación, las unidades orgánicas encargadas de la elaboración
de la nómina procederán a iniciar la tramitación del expediente de modificación
presupuestaria al efecto de disponer del crédito suficiente y adecuado.
Artículo 9. Elaboración
de documentos contables y remisión a la
Intervención.
1. La unidad encargada de la
elaboración de la nómina, tomando como base la relación de propuestas y
mandamientos de pago e ingreso por programas y conceptos presupuestario,
procederá a solicitar la generación de los documentos contables que derivan de
la nómina hasta el día 16 de cada mes.
2. Los documentos contables
y la documentación que se relaciona a continuación deberán remitirse a la
Intervención Delegada de la Consejería u Organismo para su fiscalización y
contabilización.
A)
Relación nominal de
perceptores, con indicación detallada de:
- Retribuciones íntegras.
- Aplicaciones presupuestarias.
- Deducciones a practicar.
- Líquido a percibir.
- Número de puesto de trabajo (cuando se ocupe).
- Número de registro de personal, cuando sea exigible
su inscripción.
- Tipo de contrato.
-
NIF.
B) Relación nominal de perceptores que tengan
alguna variación en sus retribuciones respecto del mes anterior, indicando las
partidas y conceptos afectados.
C) Relación de propuestas y mandamientos de
pago e ingreso por programas y conceptos presupuestarios.
D) Resumen
económico por programas y partidas.
Artículo 10. Fiscalización
y contabilización.
1. Las Intervenciones Delegadas en los centros verificarán hasta el día 19 de
cada mes el contenido de la nómina en la forma legalmente establecida. En caso
de disconformidad, se formulará nota de reparos sin paralizar la tramitación
posterior de la nómina, si bien en el supuesto de que entre los mismos figure
alguno de los previstos en el artículo 87 de la
Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la
Hacienda de la Comunidad de Madrid, no se procederá al pago de la misma.
2. Sobre la base del
documento contable y la correspondiente justificación o documentación de
soporte que deba acompañarse, la nómina se contabilizará por la
Intervención hasta el día 20 de cada mes.
Artículo 11. Generación
de cinta bancaria y recibos.
Las unidades encargadas de la elaboración de la nómina solicitarán la
generación de la cinta y recibos de la nómina antes del día 21 de cada mes.
Artículo 12. Remisión
a Tesorería.
Las unidades encargadas de la elaboración de la
nómina, una vez que esta haya sido fiscalizada y contabilizada, remitirán a la
Tesorería, al menos con cuatro días de antelación a la fecha prevista de pago,
los documentos contables que componen la nómina.
Paralelamente,
pondrán a disposición del citado centro directivo el fichero de trasferencias bancarias
y la Relación totalizada de perceptores con expresión, para cada uno de ellos,
del NIF, apellidos y nombre, datos bancarios o cheque a emitir y el importe líquido
a pagar. ()
Artículo 13. Ordenación
y realización del pago.
La Tesorería procederá a la ordenación del pago, realizándose la intervención
formal del mismo por la
Intervención Delegada en Tesorería. El pago se realizará, previa intervención
material del mismo, conforme al calendario de pagos fijado por la
Tesorería y, en todo caso, el penúltimo día de cada mes.
Con carácter general, el pago se realizará mediante transferencia a cuentas
abiertas a nombre de los perceptores en entidades de crédito. Excepcionalmente,
cuando el perceptor acredite que no tenga cuenta abierta en ninguna entidad de
crédito o no resulte posible el pago mediante transferencia en la cuenta
abierta a nombre del perceptor en la entidad de crédito se hará constar dicho
extremo en escrito dirigido a la unidad encargada de la elaboración de la
nómina, a la vista del cual, podrá realizarse el pago mediante cheque
nominativo.
Artículo 14. Entrega de recibo individual de
salarios.
Las unidades encargadas de la elaboración de la nómina distribuirán en los
centros de trabajo a los empleados públicos que figuran en nómina recibo
individual de salarios, conforme al modelo que figura como Anexo II, el día de
pago que haya fijado la Tesorería.
Artículo 15. Gestión
de las cotizaciones de Seguridad Social. ()
En los cinco primeros días del mes siguiente al de cierre de cada nómina se
solicitará la carga de las bases de cotización para la elaboración del ʺBoletín de Cotizaciónʺ (TC2. Relación nominal de trabajadores).
Artículo 16. Regularización
mensual del tipo de retención del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas.
En los cinco primeros días del mes siguiente al de cierre de cada nómina, las
unidades encargadas de la elaboración de la nómina procederán, en su caso, a
regularizar el tipo de retención del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas, todo ello sin perjuicio de lo establecido en la
Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas y del Real Decreto 214/1999, de 5 de febrero,
por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas.
Artículo 17. Justificación
del pago.
1. La
Tesorería recabará de la entidad pagadora:
A) En el plazo máximo de cinco días desde
la fecha de pago:
-
Relación de las transferencias cursadas con el detalle de las no realizadas.
- Relación
de los cheques emitidos y de los no realizados.
B) En el momento que se produzcan:
- En el
caso de las transferencias retrocedidas, justificante individualizado de las
mismas en el que indique la cuantía, beneficiario y Centro de Nómina que
corresponde para la posterior comunicación a la unidad encargada de la elaboración
de la nómina.
- En el
caso de los cheques emitidos no pagados por la entidad pagadora y cuando haya
transcurrido el período de validez de los mismos, relación nominativa de los
mismos por Centros de Nómina, así como su ingreso en la cuenta bancaria designada
al efecto.
2. Las unidades encargadas
de la elaboración de la nómina remitirán a la
Tesorería, una vez transcurrido el período de validez de los cheques
entregados, en el plazo máximo de diez días la siguiente documentación:
A) Relación de cheques nominativos
entregados. A los efectos de la justificación de la entrega será suficiente con
la firma del *recibí+ del titular.
B) De los cheques no entregados a sus beneficiarios, se
remitirá conjuntamente con los cheques una relación totalizada de los mismos,
manifestando y diferenciando si son pagos debidos o indebidos.
3. Las unidades encargadas
de la elaboración de la nómina tramitarán en el plazo máximo de tres meses a
contar desde el día del pago la aplicación definitiva sobre las cantidades que
hayan sido objeto de retrocesión sobre las transferencias ordenadas o sobre los
cheques emitidos pendientes de pago.
4. La
Tesorería unirá esta documentación cumplimentada al conjunto de documentos que
componen la nómina, que previamente habrá recibido de las respectivas unidades
orgánicas encargadas de la elaboración de la nómina, y procederá a su archivo a
disposición de la Cámara de Cuentas.
Disposición
Adicional Única.
Cuando por la complejidad de los procesos globales las circunstancias lo
exijan, la Dirección General de Gestión de Recursos Humanos podrá dictar
instrucciones complementarias, adoptando las medidas precisas para garantizar
los procesos de gestión de cada fase en las fechas previstas en el calendario
para no producir retrasos en las sucesivas fases de ejecución.
Disposición Derogatoria
Quedan derogadas todas las disposiciones de igual e inferior rango que se
opongan a lo dispuesto en la presente Orden y específicamente la
Orden 2086/1997, de 23 de septiembre, del Consejero de Hacienda.
Disposición Final Única.
La presente Orden entrará en vigor el día de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid.
ANEXO I
Calendario mensual y unidades
intervinientes en la gestión de las nóminas del personal fijo y eventual de la
Comunidad de Madrid
|
Fechas
|
Denominación
|
|
|
|
|
Hasta el día 11
|
Recepción de documentos,
fiscalización, grabación en base de datos de personal, nómina provisional,
control presupuestario y verificación y corrección de errores
|
|
|
|
|
Hasta el día 16
|
Nómina definitiva, control
presupuestario y remesa de documentos contables
|
|
|
|
|
Hasta el día 20
|
Fiscalización y contabilización
|
|
|
|
|
Hasta el día 21
|
Generación de cinta bancaria
|
|
|
|
|
Hasta el día 30
|
Cierre de nómina
|
|
|
|
|
Con arreglo al calendario de pagos
fijado por la Tesorería y, en todo caso, el penúltimo día del mes
|
Pago
|
ANEXO II
(Véase en versión pdf)
