Circular 1/1997, de 26 de junio, de la Intervención
General de la Comunidad de Madrid, por la que se dictan instrucciones sobre la
comprobación material del gasto en contratos, convenios y subvenciones. ()
La normativa en materia de contratación
administrativa (Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las
Administraciones Públicas), así como la de subvenciones (Ley
2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid) y muy en
especial el Decreto
45/1997, de 20 de marzo, por el que se desarrolla el régimen de control
interno y contable ejercido por la Intervención General de la Comunidad de
Madrid, regulan los aspectos relativos a la comprobación material del gasto.
La presente circular tiene como objeto
conseguir la necesaria homogeneización de criterios y una adecuada y correcta
aplicación de la referida normativa, en materia de comprobación material del
gasto relativo a contratos, convenios y subvenciones que financia la Comunidad
de Madrid. Atendiendo a dicha finalidad, esta Intervención General tiene a bien
dictar las siguientes
INSTRUCCIONES
Primera. Objeto.
El Decreto 45/1997 de 20 de marzo, por el
que se desarrolla el régimen de control interno y contable ejercido por la
Intervención General de la Comunidad de Madrid (Boletín Oficial de la Comunidad
de Madrid de 3 de abril) entró en vigor al día siguiente de su publicación,
según lo dispone el propio Decreto en su disposición final tercera. Ello
implica que desde el 4 de abril, de acuerdo con el artículo 25.1 del Decreto,
todos los gastos susceptibles de comprobación material, pendientes del
reconocimiento de la obligación o propuesta de pago, han quedado sometidos al
nuevo régimen de control interno, independientemente de la fecha de su
aprobación o de la publicación de las bases reguladoras de las respectivas
convocatorias de subvenciones.
Segunda. Solicitud de designación de delegado de la
Intervención General.
1. La Administración no puede proceder al
abono de una prestación o servicio hasta que el acreedor haya cumplido
íntegramente o garantizado el cumplimiento de su obligación y conste
debidamente documentada la realización de la misma (artículos 39.2 y 73 de la Ley
Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid.
Por ello la Administración, con carácter
previo al pago, habrá de comprobar si la realidad física de la inversión se
ajusta al proyecto, a las prescripciones técnicas y a las demás condiciones
establecidas en el correspondiente expediente de gasto.
2. El artículo 25.4 del Decreto 45/1997,
impone a los gestores la obligación de solicitar de la Intervención General de
la Comunidad de Madrid la designación de representante para su asistencia a la
comprobación material de la inversión, con una antelación de veinte días a la
fecha prevista para su recepción, cualquiera que sea el tipo de contrato (obra,
suministro, gestión de servicios públicos, servicios, consultoría y asistencia,
y trabajos específicos y concretos no habituales), así como para las
subvenciones, siempre que su importe exceda de cinco millones de pesetas.
La obligación se hace extensiva a los
convenios por importe superior al indicado, según se infiere de una correcta
interpretación del punto 1 del citado artículo 25, que se refiere a "negocio‑jurídico"
con la finalidad de evitar cualquier interpretación restrictiva de la norma.
El límite de cinco millones queda
reducido a dos millones cuando, tratándose de contratos de servicios,
consultoría y asistencia, y trabajos específicos y concretos no habituales, el
contratista sea una persona física.
3. Las solicitudes de designación podrán
ser suscritas por el Secretario General Técnico, por el Director General
responsable del centro gestor o por el Jefe del Servicio correspondiente.
4. Las solicitudes de designación de
representante deberán referirse a actuaciones concretas y determinadas, cuyo
objeto esté definido en proyectos, pliegos de prescripciones técnicas
particulares, cláusulas convencionales o normas reguladoras de subvenciones, y
pueda ser susceptible de inspección física.
5. No será necesaria la solicitud de
representante de la Intervención General cuando el objeto del gasto no sea
tangible, es decir, susceptible de inspección física en el acto de recepción o
comprobación material, circunstancia que concurre, entre otros, en los
contratos de servicios (limpieza, vigilancia, mantenimiento, etc.) y de gestión
de servicios públicos, así como en las subvenciones a una actividad (acciones
formativas, generación de puestos de trabajo, financiación de gastos
corrientes, etc.).
6. Corresponderá al Interventor Delegado
del centro gestor o, en su caso, a la Intervención General valorar las dudas
que puedan surgir acerca de la tangibilidad del objeto de la recepción.
7. Cuando se realicen entregas parciales,
cada una de ellas sea cual fuere su importe, será objeto de solicitud y
recepción independientes, siempre que el coste global del contrato o convenio
exceda de los límites correspondientes.
No obstante, tratándose de bienes cuyo
suministro se realice de forma parcial y periódica para su inmediata distribución,
la Intervención General podrá acordar la designación (o no designación) de
representante por una sola vez para todas las entregas parciales del contrato,
estableciendo en el escrito de designación las condiciones específicas que, a
efectos de la recepción, habrán de cumplir las entregas.
8. En los supuestos de resolución de
contratos (artículo 112 de la Ley de Contratos de las Administraciones
Públicas) se deberá solicitar designación de representante para el acto de
recepción de la parte de la obra o trabajo efectivamente realizado, suministro
entregado, etc., siempre que el importe final supere los límites del artículo
25 del Decreto 45/1997. Igual regla se seguirá para los supuestos de resolución
de convenios, en cuanto sea aplicable.
9. Las solicitudes deberán formularse en
los modelos que figuran en los anexos 1, 2 y 3. En el supuesto de contratos
cuya tramitación se haya realizado en el Sistema de Información de la
Contratación Administrativa (SICA), la solicitud será facilitada por el propio sistema
informático.
10. Los centros gestores cursarán la
solicitud de designación de representante una sola vez. Si por cualquier
circunstancia se produjera un doble nombramiento de representantes de la
Intervención, únicamente será válido el primero, ello sin perjuicio de la
obligación del centro gestor de comunicar tal circunstancia a la Intervención
General.
Tercera. Nombramiento de asesores técnicos facultativos.
1. Cuando sean necesarios conocimientos
técnicos para realizar la comprobación material, el interventor designado será
asesorado por un facultativo con formación en la materia a que corresponda la
obra, servicio, suministro, adquisición u objeto de la subvención.
2. El nombramiento recaerá en personal
que no haya participado en ninguna de las fases del procedimiento de
tramitación del expediente correspondiente y, siempre que sea posible, esté
adscrito a un centro directivo distinto del que gestiona el gasto.
3. La designación del personal asesor es
competencia exclusiva del Interventor General de la Comunidad de Madrid.
Si del examen de los documentos que
integran el expediente objeto de comprobación material, el interventor
designado como representante considerase necesario el asesoramiento de un
facultativo, cuando no haya sido designado, o el cambio del mismo, será preciso
que se dirija a la Intervención General para efectuar la designación o
sustitución del técnico facultativo correspondiente.
4. La Intervención General mantendrá
activa una base de datos del personal adscrito a los distintos cuerpos técnicos
de la Comunidad de Madrid, que puedan prestar funciones de asesoramiento a los
interventores actuantes en el momento de formalizar las comprobaciones.
5. La labor de asesoramiento para la
comprobación material de la inversión por los empleados a que se refieren los
párrafos anteriores, se considerará parte integrante de las funciones del
puesto de trabajo en el que están destinados.
6. Si por circunstancias ineludibles el
asesor no pudiera acudir al acto de comprobación material para el que ha sido
nombrado, lo notificará por escrito de forma razonada a la Intervención General
con la antelación suficiente a efectos de su sustitución en ese acto.
Cuarta. Actuación y responsabilidad de los asistentes al acto
de recepción o comprobación material.
1. El responsable y sujeto activo del
acto de recepción o comprobación material es la persona que actúa como
representante de la Administración.
2. Tratándose de contratos, el Director
Técnico comparece como responsable directo de su ejecución.
3. La función del representante de la
Intervención consiste en la fiscalización material de los fondos públicos.
4. La función del asesor es la de
informar al interventor acerca del estado aparente del objeto de la
comprobación material, es decir, su concordancia formal o externa con el
proyecto, pliegos de prescripciones correspondientes, cláusulas convencionales
o requisitos técnicos del objeto subvencionado, así como la constancia
documental (normalmente mediante certificado) de aquellos aspectos no
susceptibles de comprobación en el momento de la recepción (obra oculta,
calidades de material, certificaciones preceptivas para determinadas
instalaciones, etc.); debiendo contestar, asimismo, a cuantas preguntas le
formule el interventor.
De acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 25.6 del Decreto 45/1997, de 20 de marzo, los asesores deberán
suscribir el acta de recepción o comprobación, al igual que el resto de los que
asistan al acto.
5. Cada miembro de la comisión receptora
comparecerá con su respectiva acreditación, que podrá ser requerida por
cualquiera de los miembros.
Quinta. Documentación.
1. Tanto el interventor designado como el
facultativo técnico que le asesore, deberán disponer de la documentación
necesaria con antelación suficiente para su adecuado estudio.
Una vez recibido el nombramiento, el
centro gestor pondrá a disposición de ambos la documentación que estimen
pertinente.
2. Entre la documentación necesaria para
dicha comprobación, podrá figurar cualquiera de los documentos que formen parte
del expediente: proyecto, presupuesto, relación valorada que acompaña la última
certificación; bases reguladoras de las subvenciones, programa de actuación o
normativa en que se base la concesión, solicitud de ayuda acompañada de la
memoria y anexos, informe técnico favorable, resolución individualizada de
concesión, justificantes del gasto presentados por el beneficiario, etcétera.
Sexta. Resultado de la comprobación material.
1. Al acto de comprobación material
deberá asistir inexcusablemente el representante de la Administración.
2. En las recepciones relativas a
contratos, no podrá actuar la misma persona como representante de la
Administración y como Director Técnico.
3. Cuando el objeto de que se trate se
encuentre en buen estado y con arreglo a las respectivas prescripciones, el
interventor designado suscribirá el acta que se levante, acreditativa del
resultado de la comprobación material (anexos 4, 5 y 6).
4. De observarse deficiencias de escasa
entidad que no impidan la entrega del bien al uso o servicio al que esté
destinado, podrá realizarse la recepción o comprobación material, pero se harán
constar en el acta para su subsanación con anterioridad a la tramitación de la
propuesta de pago.
Dicha subsanación se acreditará mediante
un certificado expedido por el Director Técnico o por el representante de la
Administración.
5. Si no se encuentra en buen estado o no
se ajusta a las condiciones previstas, se harán constar en el acta los defectos
observados, así como las medidas a adoptar, concediéndose un plazo para su
subsanación. Expirado el plazo concedido, será necesario efectuar un nuevo
reconocimiento para comprobar si se han subsanado (anexos 4, 5 y 6).
6. En los contratos en los que, según lo
previsto en el primer párrafo del artículo 25.7 del Decreto 45/1997, no sea
preceptiva la comprobación material o la Intervención General no designe
representante, la comprobación de la inversión se justificará bien con una acta
de conformidad o bien con una certificación expedida por el Jefe de la unidad
responsable del gasto (anexo 7).
Séptima. Comprobaciones materiales durante la ejecución de
contratos.
1. En el supuesto de que el Interventor
General, al amparo de lo dispuesto en el artículo 25.5 del Decreto 45/1997,
acordare la realización de comprobaciones materiales durante la ejecución del
contrato, se redactará un sucinto informe de cada una de las actuaciones,
haciendo constar en el mismo los hechos y circunstancias relevantes de dicho
acto, así como las posibles desviaciones observadas respecto del proyecto o
condiciones establecidas en el contrato. De existir desviaciones, dicho informe
se remitirá al centro gestor y a la Intervención Delegada correspondiente.
2. Los interventores delegados, siempre que
lo estimen oportuno, podrán solicitar a la Intervención General la realización
de comprobaciones materiales durante la ejecución de contratos de obras,
servicios y suministros.
3. Estos actos de control son
independientes de la recepción formal, a la que en ningún caso sustituirán.
Octava. Convalidación de actuaciones.
1. La omisión del acto fiscal relativo a
la comprobación material, deberá ser objeto de convalidación, por omisión de
fiscalización previa, conforme a lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto
45/1997.
2. Cuando el Consejo de Gobierno deba
convalidar algún expediente del gasto relativo a contrataciones, convenios o
subvenciones susceptibles de comprobación material, habrá de incluirse entre la
documentación preceptiva, a efectos de la convalidación, un acta de
comprobación material en la que se describa con detalle suficiente la situación
y circunstancias concurrentes en el objeto del gasto, siempre que el
interventor tenga elementos de juicio o documentación válida para tal comprobación.
Una vez convalidado el gasto, no será necesario levantar acta de recepción o
nueva acta de comprobación material, salvo que así se haya previsto en el acta
primera.
Novena. Seguimiento de designaciones y actas.
1. Los interventores designados para
efectuar la comprobación material, deberán remitir a la Intervención General,
con periodicidad mensual, un ejemplar original de las actas de recepción
levantadas durante ese período de tiempo.
2. Por la Intervención General se
efectuará un seguimiento de las designaciones efectuadas y de las actas
recibidas. Transcurridos tres meses desde la fecha de designación, sin que se
hubiera recibido el acta correspondiente, se reclamará al interventor designado
la remisión de dicha acta, y se le hará la indicación de que en caso de que no
se hubiera formalizado la recepción comunique a la Intervención General los
motivos que han provocado su retraso, al objeto de conocer si la demora está
justificada o, por el contrario, debe adoptarse alguna medida al respecto.
Décima. Peculiaridades relativas al contrato de suministro.
1. El acto de recepción tendrá lugar en
dependencias de la Comunidad de Madrid, antes de la distribución o entrega al
uso público de los bienes objeto del suministro; de omitirse dicho trámite, se
procederá a la convalidación del gasto, de acuerdo con lo establecido en la
instrucción octava de esta circular.
2. La Intervención General podrá acordar,
a petición del centro gestor, la no designación de representante para ninguna
de las recepciones parciales de aquellos contratos en los que no resulte viable
la recepción por tratarse de bienes fungibles cuya entrega se realice de forma
parcial y periódica para satisfacer necesidades de consumo inmediato. A tal
efecto los órganos gestores presentarán, preferentemente en el momento de la
adjudicación del contrato y siempre con veinte días de antelación a la primera
entrega de bienes, la oportuna solicitud de representante acompañada de una
memoria justificativa señalando los extremos que hacen aconsejable la no
designación de representante: periodificación y cuantificación de las entregas
parciales, importe de cada una de ellas, caducidad de los productos, problemas
de conservación, mantenimiento, almacenamiento u otros que planteen (anexo 8).
Justificada la concurrencia de las
circunstancias señaladas, la Intervención General declarará, si procede, la no
designación de representante.
El acuerdo no tendrá en ningún caso
carácter genérico, refiriéndose exclusivamente al contrato correspondiente.
Undécima. Peculiaridades en la comprobación material de los
convenios.
1. Todo convenio con contenido económico
debe suponer una contraprestación para la Administración.
2. Dada la analogía existente entre los
convenios y los contratos, la presente circular será de aplicación a los
convenios en todo en cuanto resulte aplicable, en función del tipo de
contraprestación de que se trate.
3. Las cláusulas convencionales
reflejarán con la mayor claridad posible la contraprestación a favor de la
Administración, con el fin de facilitar la comprobación material cuando sea
tangible.
Duodécima. Peculiaridades en la comprobación material de las
subvenciones.
1. Lo dispuesto en la presente circular
será aplicable a todas las subvenciones concedidas con cargo a los presupuestos
de la Comunidad de Madrid, excepción hecha de las subvenciones nominativas
destinadas a las universidades públicas y al sector público de la Comunidad de
Madrid.
2. Cuando el objeto de una subvención
tenga carácter mixto en cuanto a su tangibilidad, de modo que lleve aparejado
inversión tangible y fomento a una actividad, se solicitará designación de
representante de la Intervención General siempre que el importe de la
subvención correspondiente al objeto tangible supere los cinco millones de
pesetas, debiendo acreditarse la realización de la actividad mediante el
certificado del artículo 25.7, apartado b) del Decreto 45/1997, de 20 de marzo.
3. La designación de representante se
solicitará a la Intervención General una vez entregada la totalidad de la
documentación justificativa del cumplimiento del objeto de la subvención y tras
su estudio y valoración por los servicios técnicos del órgano gestor.
4. A efectos de determinación de la
cuantía para solicitar la designación de representante, se considerará el
importe final a percibir por beneficiario y línea de subvención, o, en su caso,
por expediente de gasto, tras el examen de la documentación justificativa.
5. De existir abonos a cuenta, conforme a
lo establecido en el artículo 10.a) de la Ley 2/1995, de 8 de marzo, de
Subvenciones de la Comunidad de Madrid, se deberá solicitar designación de
representante para cada uno de los abonos a cuenta, sea cual fuere su importe,
siempre que la subvención total concedida o, en las mixtas, la subvención
correspondiente al objeto susceptible de comprobación material supere los cinco
millones de pesetas.
Se exceptúan las subvenciones concedidas
para la realización de obras cuando la justificación se acredite mediante
certificaciones de obra, en cuyo caso la designación se solicitará únicamente
con carácter previo a la tramitación de la última propuesta de pago.
6. Sin perjuicio de lo establecido en la
instrucción primera y en el artículo 25.1 del Decreto 45/1997, de 20 de marzo,
cuando los anticipos a cuenta estén afianzados según lo previsto en el artículo
10.b) de la Ley 2/1995 citada, la verificación material del objeto de la
subvención tendrá lugar con posterioridad a la propuesta de pago, pero antes de
la devolución de las garantías aportadas para percibir el anticipo a cuenta.
7. La presente circular no será de
aplicación a las subvenciones gestionadas a través de entidades colaboradoras,
reguladas en el artículo 5.3 de la Ley 2/1995, de 8 de marzo, las cuales
quedarán sometidas al control financiero que corresponde ejercer a la
Intervención General.
ANEXOS
(Véanse en formato pdf)
