ORDEN de 5 de marzo de 2021, de la Consejería de
Economía, Empleo y Competitividad, por la que se habilita la legalización
telemática de los libros obligatorios de las cooperativas en el Registro de
Cooperativas de la Comunidad de Madrid. () ()
El Estatuto
de Autonomía de la Comunidad de Madrid, en su artículo 26.1.14, atribuye
competencia exclusiva a la Comunidad Autónoma para legislar en materia de
cooperativas, respetando la legislación mercantil. En su virtud, se dictó la Ley
4/1999, de 30 de marzo, de Cooperativas de la Comunidad de Madrid ().
Dicha Ley determina,
en su artículo 14, la organización y la eficacia del Registro de Cooperativas
de la Comunidad de Madrid y en su artículo 15 establece, entre las funciones
del mismo, la legalización de los libros obligatorios de las cooperativas.
De conformidad con lo
previsto en el artículo 65.2 de la Ley 4/1999, de 30 de marzo, las cooperativas
deberán llevar, en orden y al día, los siguientes libros:
a) Libro Registro de
socios, asociados, colaboradores y aportaciones a capital.
b) Libros de Actas de
la Asamblea general, del órgano de administración y, en su caso, de las Juntas
preparatorias y demás órganos colegiados.
c) Cualesquiera otros
que vengan impuestos por otras disposiciones legales.
El mismo artículo 65,
en su apartado 3, establece que los libros serán diligenciados por el Registro
de Cooperativas antes de su utilización, siendo también válidos los asientos y
las anotaciones realizadas por procedimientos informáticos o por otros
procedimientos adecuados, que posteriormente serán encuadernados
correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán
legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de
cierre del ejercicio.
Por su parte, el
artículo 16 del Reglamento de Organización y funcionamiento del Registro de
Cooperativas de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 177/2003, de 17
de julio, establece, en su apartado 1, que informáticamente se llevará por el
Registro un fichero donde se anotarán las legalizaciones que se efectúen de los
libros obligatorios de las cooperativas, en el que se hará constar la clase de
libro legalizado, el número que hace de los legalizados de la misma clase, la
fecha de la legalización y cualquier otro dato que se considere que permita el
control efectivo del libro legalizado. El mismo artículo, en su apartado 2,
dispone que la legalización podrá realizarse mediante el sellado de todas las
páginas del libro o mediante un sistema mecánico de taladro de las hojas,
pudiendo igualmente utilizarse otros sistemas adecuados al fin perseguido que
vengan impuestos por la implantación de nuevas tecnologías, lo que se
establecerá mediante Orden del Consejero competente.
Por otra parte, de
conformidad con lo previsto en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento administrativo común de las administraciones públicas,
las personas jurídicas están obligadas a relacionarse a través de medios
electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier
trámite de un procedimiento administrativo.
Debe tenerse en
cuenta, además, que, en el entorno actual, la tramitación electrónica debe
constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas, con objeto
de servir mejor a los principios de eficacia y eficiencia y ahorrar costes a
ciudadanos y empresas.
La orden se estructura
en una parte expositiva, una parte dispositiva distribuida en seis artículos,
así como una parte final que consta de dos disposiciones, una transitoria y
otra final.
En la elaboración de
la presente norma se han tenido en cuenta los principios de buena regulación
establecidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En lo que
se refiere a su adecuación a los principios de necesidad y eficacia, la
legalización telemática de los libros obligatorios de la Comunidad de Madrid
redunda de manera favorable en el interés general, ahorrando costes y tiempo a
las cooperativas, además de dar cumplimiento a la normativa que impone la
legalización electrónica de los libros obligatorios de las empresas.
El principio de
proporcionalidad resulta cumplido con su tramitación como orden, dado que es el
instrumento imprescindible para garantizar la consecución del objetivo que se
persigue. Precisamente, su tramitación como orden garantiza el cumplimiento del
principio de seguridad jurídica, básico en nuestro ordenamiento, y en base al
cual se establecen las reglas del juego para todos los operadores jurídicos y
personas implicadas, lo que genera un entorno de certidumbre, incardinándose,
de manera coherente, en el ordenamiento jurídico.
La participación
activa en su elaboración durante el trámite de audiencia e información pública
garantiza durante su tramitación el principio de transparencia.
Por último, el
principio de eficiencia resulta garantizado al reducir la carga administrativa
actualmente existente de presentación física de los libros obligatorios de las
cooperativas.
En el proceso de
elaboración de esta orden se han recabado los informes de impacto por razón de
género, de impacto en la familia, en la infancia y la adolescencia, y en
materia de orientación sexual, identidad o expresión de género. También se ha
recabado el informe de la Abogacía General de la Comunidad de Madrid.
Por otra parte, se ha
realizado el trámite de audiencia e información pública mediante su publicación
en el Portal de transparencia de la Comunidad de Madrid.
El Decreto 52/2019, de
19 de agosto, de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, por el que se
establece el número y denominación de las Consejerías de la Comunidad de Madrid
creó la Consejería de Economía, Empleo y Competitividad. Por su parte, el
Decreto 287/2019, de 12 de noviembre, del Consejo de Gobierno, por el que se
establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía, Empleo y
Competitividad, en su artículo 1, atribuye a la persona titular de la misma,
entre otras competencias, el desarrollo general, la coordinación y el control
de la ejecución de las políticas del Gobierno en materia de economía social.
En virtud de cuanto
antecede, y de acuerdo con las competencias atribuidas en el apartado d) del
artículo 41 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración
de la Comunidad de Madrid,
DISPONGO
Artículo 1.-
Objeto
El objeto de la
presente orden es habilitar la legalización telemática de los libros
obligatorios de las cooperativas, al amparo de lo dispuesto en el artículo 16.2
del Decreto
177/2003, de 17 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de
organización y funcionamiento del Registro de Cooperativas de la Comunidad de
Madrid.
Artículo 2.-
Legalización telemática de los libros obligatorios de las cooperativas
Todos los libros que
obligatoriamente deban llevar las cooperativas inscritas en el Registro de
Cooperativas de la Comunidad de Madrid con arreglo a las disposiciones legales
aplicables se legalizarán telemáticamente.
Artículo 3.-
Presentación de los libros obligatorios de las cooperativas
1. Los libros
obligatorios de las cooperativas se presentarán, después de su cumplimentación,
de manera telemática, y antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a
la fecha de cierre del ejercicio. En el caso de que los libros se presenten
posteriormente, el Encargado del Registro lo hará constar en la correspondiente
diligencia de legalización de los mismos.
2. En cada ejercicio
se deberán legalizar los libros de actas de los órganos sociales del ejercicio
precedente y en cada uno de dichos libros constará la fecha de apertura y
cierre del ejercicio social.
3. No se legalizarán
los libros obligatorios de las cooperativas presentados en blanco.
4. La persona
solicitante deberá ser titular de certificado digital de persona física o de
representante de persona jurídica.
5. Las cooperativas
podrán legalizar libros de actas formados con una periodicidad inferior a la
anual cuando les interese hacer constar de manera fehaciente un hecho o un
acuerdo contenido en alguna de ellas. No se legalizarán libros de actas con una
periodicidad inferior a la semestral salvo que la circunstancia mencionada
anteriormente se produzca en el primer semestre del ejercicio.
Artículo 4.-
Formato de presentación de los libros obligatorios de las cooperativas
El formato a emplear
será el PDF/A con la característica OCR (reconocimiento óptico de caracteres),
es decir, deberá haber sido generado o escaneado con software que permita
obtener como resultado final un archivo en un formato de texto sobre cuyo
contenido puedan realizarse búsquedas y deberá ir firmado electrónicamente por
aquellas personas a quienes corresponda suscribir las certificaciones de los
acuerdos sociales de la cooperativa.
Artículo 5. Formalización
de los libros obligatorios de las cooperativas
En cada libro ha de
constar la fecha de apertura y cierre. Por tanto, deberá iniciarse con una
diligencia de apertura expedida por aquellas personas a quienes corresponda
suscribir las certificaciones de los acuerdos sociales de la cooperativa y
finalizarse con otra de cierre. En ambas diligencias deberá constar la fecha
respectiva.
Artículo 6.-
Certificación electrónica
1. El encargado del
Registro comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la
regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y
certificará electrónicamente su intervención mediante la extensión de una
diligencia acreditativa de la legalización en la que se expresará el libro
legalizado y el correspondiente código de validación.
2. La denegación de la
legalización de los libros obligatorios se realizará mediante resolución dictada
por la persona titular del órgano que ostente las competencias administrativas
en materia de cooperativas de la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA ÚNICA
Régimen transitorio
Las cooperativas que a
la entrada en vigor de la presente orden tengan libros legalizados en papel
deberán realizar una diligencia de cierre de los mismos a fecha de fin del año
2020 o durante el primer cuatrimestre de 2021. Desde ese momento, los libros
obligatorios que deban ser legalizados se llevarán en soporte electrónico. Y
cuando las cooperativas presenten los libros obligatorios para su legalización
deberán aportar una certificación de haberse realizado la mencionada diligencia
de cierre firmada por aquellas personas a quienes corresponda suscribir las
certificaciones de los acuerdos sociales de la cooperativa.
DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA
Entrada en vigor
La presente orden
entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid
Este documento no tiene valor jurídico, solo
informativo. Los textos con valor jurídico son los de la publicación oficial.
