Orden de 10 de octubre de 2014, del Consejero de Economía y
Hacienda, por la que se regula el Registro Contable de Facturas en el ámbito de
la Administración General de la Comunidad de Madrid, sus organismos autónomos y
entes del sector público integrados en su Sistema de Información
Económico-Financiero. ()
En el marco de la lucha
contra la morosidad de las Administraciones Públicas, la reciente modificación
de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y
Sostenibilidad Financiera, ha redefinido el principio de sostenibilidad
financiera, incluyendo no solo el control de la deuda pública financiera, sino
también el control de la deuda comercial.
Como medio de asegurar
dicho control y erradicar la morosidad, desde el Estado se han puesto en marcha
una serie de reformas estructurales de las Administraciones Públicas, una de
las cuales ha sido la aprobación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de
Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas
en el Sector Público, que pretende agilizar los procedimientos de pago a los
proveedores a la vez que dar certeza de las facturas pendientes de pago
existentes, y que en su disposición final quinta establece su carácter básico
resultando de aplicación para todas las Administraciones Públicas.
La mencionada Ley obliga,
por tanto, a todas las Administraciones Públicas a la creación de un Registro
Contable de Facturas gestionado por el órgano o unidad que tenga atribuida la
función contable y regula un nuevo procedimiento de tramitación de las facturas
con el que se pretende, por una parte, intensificar el seguimiento y control y,
por otra, fortalecer los órganos de control interno al otorgarles la facultad
de acceso a la información contable en cualquier momento.
La Ley dejó pendiente la
definición de los requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable de
Facturas para un futuro desarrollo reglamentario, y con este fin se publicó en
el Boletín Oficial del Estado de 29 de marzo de 2014 la Orden HAP/492/2014, de
27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del
Registro Contable de Facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la
Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y
Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público.
Al igual que en el caso de
la Ley, la Orden HAP/492/2014 tiene carácter básico, salvo en lo que se refiere
a la disposición adicional primera, en la que se regulan los requisitos
específicos del Registro Contable de Facturas de la Administración General del
Estado.
En el resto de las
Administraciones, en el marco de la normativa básica estatal, los aspectos
organizativos concretos de su Registro Contable de Facturas podrán ser
precisados por el órgano que resulte competente de acuerdo con las potestades
de autoorganización que correspondan a cada una de ellas.
Por lo que se refiere a la
Comunidad de Madrid, la Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la
Hacienda de la Comunidad de Madrid, atribuye en el artículo 115 a la Consejería
de Hacienda la organización de la contabilidad pública, correspondiéndole el
ejercicio de cualquier competencia que en esta materia establezcan las
disposiciones vigentes. Por otra parte, su disposición adicional cuarta
autoriza a su titular a organizar todas las unidades que realicen cualquiera de
las funciones de gestión económico-financiera a que se refiere dicha Ley, en
aras de una mayor coordinación y eficacia de la administración financiera.
Los artículos 116 y 117 de
la misma norma atribuyen a la Intervención General de la Comunidad, como centro
directivo y centro gestor de la contabilidad pública, entre otras, las
funciones de inspeccionar la contabilidad, centralizar la información deducida
de la contabilidad y vigilar e impulsar la actividad de las oficinas contables
de todos los servicios, organismos autónomos, empresas y demás entes públicos
de la Comunidad.
La Comunidad de Madrid,
consciente de la importancia del control de la deuda comercial, de la necesidad
de llevar a cabo una gestión eficiente y transparente de los recursos públicos
y de facilitar información puntual y veraz sobre su situación
económico-financiera, fue pionera en la creación de un registro de facturas
(FASDOC) integrado en su Sistema de Información Económico-Financiero.
Asimismo, mediante sendas
Instrucciones de la Intervención General, de 11 de junio y 25 de septiembre de
2012, reguló el procedimiento de tramitación de las facturas y estableció un
sistema de control para garantizar que todas las facturas inscritas en FASDOC
respondieran a una obligación de la Comunidad de Madrid y que en su tramitación
se cumplieran los plazos establecidos en dichas Instrucciones.
Por lo tanto, aunque el
Sistema de Información Económico-Financiero de la Comunidad de Madrid ya cuenta
con un registro de facturas (FASDOC), la publicación de la normativa estatal de
carácter básico hace necesaria la aprobación de la presente Orden, que
desarrolla los nuevos requisitos funcionales y técnicos del Registro Contable
de Facturas previstos en la legislación estatal, adaptándolos a las
singularidades organizativas y procedimentales de la Administración de la
Comunidad de Madrid. Asimismo, da cumplimiento a la obligación de dar
publicidad a la creación de los Registros Contables de Facturas.
La presente Orden tiene por
objeto regular el Registro Contable de Facturas de la Administración General de
la Comunidad de Madrid, de sus organismos autónomos y de aquellos entes y
empresas públicas de la Comunidad de Madrid incluidos en el ámbito subjetivo de
aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura
Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público,
que estén integrados en su Sistema de Información Económico-Financiero. La
regulación conjunta de estas entidades, entes y organismos, a pesar de su
diversa naturaleza jurídica, resulta conveniente por razones de coordinación y
eficiencia.
La Orden se estructura en
cuatro capítulos, cuatro disposiciones adicionales y tres disposiciones finales.
El capítulo I "Disposiciones Generales"
describe el objeto de la norma, su ámbito de aplicación, el órgano competente
para la gestión del Registro Contable de Facturas, la obligatoriedad de
anotación en el mismo, y las facultades del órgano de control interno.
En el capítulo II "Procedimiento para la tramitación de facturas" se regula la presentación, distribución y grabación de las
facturas, así como las anotaciones relativas a la conformidad, rechazo y
anulación de las mismas.
El capítulo III "Suministro de información sobre el estado de las facturas" señala que el Sistema de Información Económico-Financiero
facilitará información del estado de las facturas anotadas en el Registro
Contable de Facturas y regula el procedimiento de acceso a la información.
En el capítulo IV "Facultades y obligaciones de los órganos de control" se regulan los procedimientos de requerimientos de información y
emisión de informes por los órganos contables y de control interno que
realizarán el seguimiento del cumplimiento de la normativa en materia de
morosidad.
La disposición adicional
primera "Publicidad del ámbito del Registro
Contable de Facturas" establece los medios por los que se dará
publicidad al ámbito del Registro.
En la disposición adicional
segunda "Facturas Electrónicas" se establece la necesidad de que la normativa específica en
materia de facturación electrónica en la Comunidad de Madrid regule los
requisitos técnicos que permitan la anotación de las facturas electrónicas en
el Registro Contable de Facturas.
La disposición adicional
tercera "Compatibilidad de los sistemas
informáticos" asegura que exista una adecuada
compatibilidad entre los sistemas informáticos del Registro Contable de
Facturas y del Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid.
La disposición adicional
cuarta "Entes sometidos a derecho privado" hace referencia a los entes y empresas que, en virtud de su
actividad, se encuentran en el ámbito de aplicación de la normativa estatal en
materia de Registro Contable de Facturas, por lo que deberán adaptar su
funcionamiento a lo dispuesto en la presente Orden, sin perjuicio de su
sujeción al Plan General de Contabilidad de la Empresa Española.
La disposición adicional
quinta "Protección de datos de carácter personal" garantiza el respeto a lo establecido en la normativa en esta
materia con la utilización del fichero "Terceros
de la Comunidad de Madrid".
En cuanto a las
disposiciones finales, la primera recoge los preceptos que amparan el dictado
de la presente norma y la segunda habilita al Interventor General a dictar
disposiciones en esta materia.
Por último, la disposición
final tercera dispone que la Orden entrará en vigor el día siguiente al de su
publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
La Orden se ha sometido al
informe previo de la Agencia Española de Protección de Datos, en virtud del
artículo 37.h) de la Ley Orgánica, de 13 de diciembre, de Protección de Datos
de Carácter Personal.
La presente Orden se dicta en el ejercicio
de las competencias del artículo 43 de la Ley
1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de
Madrid; de los artículos 9.2.c), 115, 116 y 117 y disposición adicional cuarta
de la Ley
9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de
Madrid, y de los apartados ñ) y o) del artículo 22 del Decreto 22/2014, de
20 de febrero, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura
orgánica de la Consejería de Economía y Hacienda.
En su virtud, el Consejero
de Economía y Hacienda
DISPONGO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto
La presente disposición
tiene por objeto:
a) Regular la anotación y
el procedimiento de tramitación de las facturas en el Registro Contable de
Facturas de la Comunidad de Madrid, integrado en su Sistema de Información
Económico-Financiero.
b) Establecer las actuaciones de control y
seguimiento de la tramitación de las facturas anotadas en el Registro por parte
de los órganos competentes.
Artículo 2. Ámbito
de aplicación subjetivo
La regulación prevista en la presente
Orden será de aplicación a la Administración General de la Comunidad de Madrid,
a sus organismos autónomos y a los entes y empresas públicas de la Comunidad de
Madrid incluidos en el ámbito subjetivo de aplicación de la Ley 25/2013, de 27
de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro
Contable de Facturas en el Sector Público, que estén integrados en su Sistema
de Información Económico-Financiero.
Artículo 3. Órganos
competentes en la gestión del Registro Contable de Facturas
El órgano competente para
la gestión del Registro Contable de Facturas será la Intervención General, a
quién corresponderá la definición de las funcionalidades del mismo, así como la
determinación de la integración en el Sistema de Información
Económico-Financiero de la Comunidad de Madrid.
Cada uno de los órganos y entidades
incluidos en el ámbito de aplicación de la presente Orden, que tenga atribuida
la función de contabilidad, será responsable de la anotación e inscripción de
la información correspondiente a las facturas por operaciones realizadas en su
ámbito respectivo.
Artículo 4. Obligatoriedad
de anotación en el Registro Contable de Facturas
Con carácter general se
anotarán en el Registro Contable de Facturas las facturas que se reciban en el
Registro Administrativo, incluidas las facturas electrónicas presentadas en el
correspondiente punto general de entrada de facturas electrónicas.
La anotación será un requisito necesario
para la tramitación del reconocimiento de las obligaciones y las propuestas de
pago que deriven de las mismas.
Artículo 5. Facultades
del órgano de control interno
La Intervención General de la Comunidad de
Madrid tendrá acceso en cualquier momento a la documentación justificativa, a
la información que conste en el Registro Contable de Facturas y a la
contabilidad.
Capítulo II
Procedimiento para la tramitación de
facturas
Artículo 6. Presentación,
distribución y anotación de las facturas
1. Las facturas recibidas
en el Registro Administrativo serán anotadas de forma inmediata en el Registro
Contable de Facturas.
Cuando se trate de facturas
electrónicas presentadas en el punto general de entrada de facturas
electrónicas, serán remitidas electrónicamente mediante un servicio automático
proporcionado por dicho punto al Registro Contable de Facturas.
En el caso de las facturas
en papel, las Oficinas de Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid que
las reciban, las pondrán a disposición de los órganos destinatarios de las
mismas de forma inmediata y, en todo caso, en los términos establecidos en la
normativa en materia de registros.
Para ambos tipos de
facturas, la distribución se realizará en función de los códigos establecidos
para las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras, basados
en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) que gestiona la
Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que deberán constar en las
facturas emitidas.
2. Para cada una de las
facturas electrónicas recibidas, la información objeto de registro será la
propia factura electrónica, la referencia del asiento registral asignado en el
registro asociado al punto general de entrada de facturas electrónicas y la
fecha y hora de dicho asiento registral.
3. Para cada una de las
facturas en papel recibidas se generará una anotación en el Registro Contable
de Facturas. Dicha anotación contendrá, al menos, la siguiente información, que
habrá de constar en las facturas presentadas o en la documentación adjunta a
las mismas:
a) Número de referencia del
asiento de entrada en el Registro Administrativo.
b) Fecha y hora del asiento
de entrada en el Registro Administrativo.
c) Número y, en su caso,
serie de la factura.
d) Fecha de la factura.
e) Nombre y apellidos,
razón o denominación social completa del expedidor de la factura.
f) Número de identificación
fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro
Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el
obligado a expedir la factura.
g) Breve descripción de las
operaciones o identificación del tipo de bienes entregados o de servicios
prestados.
h) Importe de la operación,
incluido IVA, o impuesto equivalente.
i) Unidad monetaria en la
que está expresado el importe, de acuerdo con la codificación ISO 4217 Alpha-3.
j) Código del órgano o
unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad,
codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas,
gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
k) Código del órgano
gestor, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades
administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas.
l) Código de la unidad
tramitadora, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades
administrativas, gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas.
4. La grabación de los
datos de las facturas en papel en el Registro Contable de Facturas se
realizará, bien por las oficinas contables directamente, o bien, por las
unidades tramitadoras bajo el control y supervisión de los órganos o unidades
administrativas que tengan las competencias en materia de contabilidad.
5. La anotación de la
factura dará lugar a la asignación de una referencia de identificación de dicha
factura en el Registro Contable de Facturas. En el caso de las facturas
electrónicas dicha referencia será comunicada al punto general de entrada de
facturas electrónicas.
6. No se anotarán en el Registro Contable
de Facturas las que presentaran errores u omisiones que impidieran su
tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las
cuales serán devueltas al Registro Administrativo de procedencia con expresión
del motivo de dicho rechazo.
Artículo 7. Anotación
de la aceptación o rechazo de las facturas
Cuando proceda la
aceptación de la factura, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable
de Facturas dicha aceptación, dejando constancia de la fecha en la que se ha
producido la misma.
En el caso de que respecto
a una factura anotada en el Registro Contable de Facturas no proceda su
aceptación o, aun habiendo sido aceptada, se verifique con posterioridad en el
procedimiento de gasto que no reúne los requisitos exigidos por la normativa de
facturación o que presenta errores u omisiones que justifiquen su devolución al
proveedor, la unidad tramitadora anotará en el Registro Contable de Facturas el
rechazo de la factura y su devolución, dejando constancia de la fecha en la que
se ha producido dicho rechazo.
Tanto las facturas en papel como las
facturas electrónicas, serán devueltas al proveedor a través del Registro
Administrativo que las remitió con indicación del motivo de la devolución.
Artículo 8. Anotación
en relación con la conformidad, reconocimiento de la obligación y pago
De la conformidad de la
factura se dejará constancia en el Registro Contable de Facturas, con
indicación de la fecha en la que se haya producido la misma.
Cuando, aun habiéndose dado
la conformidad a una factura, se verifique con posterioridad, ya sea por la
propia unidad tramitadora o por los órganos de control interno, que presenta
errores u omisiones que justifiquen su rechazo, se llevará a cabo la devolución
de la misma al proveedor en los términos establecidos en el artículo anterior,
dejando anotado en el Registro Contable de Facturas el rechazo y la fecha del
mismo.
Para aquellas facturas que
se vayan a tramitar por el procedimiento ordinario de gasto a las que se haya
prestado la correspondiente conformidad y aprobación del reconocimiento de la
obligación, el propio Sistema de Información Económico-Financiero en el que
está integrado el Registro Contable de Facturas asociará de forma automática el
número de documento contable y las fechas de dicha obligación y del pago
posterior. A estos efectos, tanto la anotación de la obligación reconocida como
la del pago material, identificarán la factura o facturas asociadas mediante
las correspondientes Referencias del Registro Contable de Facturas.
Cuando las facturas se tramiten como
anticipos de caja fija o pagos a justificar, el propio Sistema de Información
Económico-Financiero en el que está integrado el Registro Contable de Facturas
asociará de forma automática la fecha de pago de la factura y el número de
libramiento de pagos a justificar, respectivamente.
Artículo 9. Anotación
en relación con la solicitud de anulación
Cuando en el Registro
Contable de Facturas se reciba, a través del Registro Administrativo o, en el
caso de las facturas electrónicas, a través del punto general de entrada de
facturas electrónicas, una solicitud de anulación del presentador de una
factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el Registro
Contable de Facturas, siempre que esa factura ya estuviera anotada en dicho
Registro. Si la factura no constara inscrita, será rechazada la solicitud y
devuelta al Registro Administrativo que la remitió.
Las solicitudes de anulación de las
facturas que se hubieran anotado en el Registro Contable de Facturas serán
comunicadas a los correspondientes órganos competentes para su tramitación, a
efectos de que, o bien procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la
factura a través del Registro Administrativo en el que se hubiera presentado la
solicitud de anulación, o bien, procedan a su rechazo. En el caso de
devolución, se anularán las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho
Registro en relación con la factura.
Capítulo III
Suministro de información sobre el estado
de las facturas
Artículo 10.
Procedimiento de consulta
La aplicación informática
del Registro Contable de Facturas facilitará en los términos previstos por la
normativa estatal, el estado de las facturas anotadas en el mismo, a través del
portal madrid.org, sin perjuicio de que en el caso de las facturas
electrónicas, los proveedores puedan acceder a la información a través del
registro correspondiente al punto general de entrada de facturas electrónicas.
Se informará sobre los
estados de tramitación siguientes:
a) Anotada en el Registro
Contable de Facturas.
b) Contabilizada la
obligación reconocida.
c) Pagada.
d) Anulada.
e) Rechazada.
Capítulo IV
Facultades y obligaciones de los órganos
de control
Artículo 11.
Requerimientos mensuales de información
Las intervenciones
delegadas o las unidades administrativas que tengan atribuida la función de
contabilidad en las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de esta
Orden, efectuarán requerimientos mensuales de información a los órganos
competentes, a través de las Oficinas Presupuestarias o unidades equivalentes.
El requerimiento se
formulará dentro de los cinco primeros días del mes siguiente y se solicitará
la siguiente información, que deberá ser remitida antes del día 15 del mes:
a) Facturas con entrada en
el Registro Administrativo que se encuentren pendientes de anotar en el
Registro Contable de Facturas, con indicación del motivo del retraso en su
inscripción.
b) Facturas anotadas en el Registro
Contable de Facturas para las que hayan transcurrido más de treinta días desde
su registro administrativo y se encuentren pendientes de reconocimiento de la
obligación, con indicación del motivo del retraso en su tramitación.
Artículo 12.
Requerimientos trimestrales de información
La Intervención General
efectuará requerimientos trimestrales de información a los órganos competentes,
a través de las Oficinas Presupuestarias o unidades equivalentes.
El requerimiento se formulará dentro de
los cinco días siguientes a la finalización del trimestre natural y se
solicitará la siguiente información, que deberá ser remitida en un plazo máximo
de cinco días: Facturas para las que hayan transcurrido más de tres meses desde
su anotación en el Registro Contable de Facturas y se encuentren pendientes de
reconocimiento de la obligación, con indicación para cada una de ellas de la
causa que motiva el retraso en su tramitación.
Artículo 13.
Requerimientos anuales de información
La Intervención General
efectuará requerimiento anual de información a las Tesorerías, Intervenciones
Delegadas y unidades equivalentes de las entidades incluidas en el ámbito de
aplicación de la presente Orden.
El requerimiento se
formulará dentro de los quince días siguientes a la finalización del ejercicio
presupuestario y deberá ser remitida antes del 15 de febrero. Se solicitará
información sobre el número e importe de las facturas que hayan sido anotadas en
el Registro Contable de Facturas durante el ejercicio presupuestario,
distinguiendo:
a) Facturas pagadas en
plazo.
b) Facturas pagadas fuera
del plazo.
c) Facturas pendientes de
pago a 31 de enero.
El plazo de pago será el previsto en la
metodología vigente para el cálculo del período medio de pago a proveedores.
Artículo 14.
Informes de la Intervención General de la Comunidad de Madrid
La Intervención General de
la Comunidad de Madrid emitirá los siguientes informes:
a) Informe trimestral con
la relación de las facturas con respecto a las cuales hayan transcurrido más de
tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento
de la obligación por los órganos competentes. Este informe se dictará por la
Intervención General en su condición de órgano competente en materia de
contabilidad y se emitirá dentro de los quince días siguientes a la
finalización del trimestre natural.
b) Informe anual sobre cumplimiento de la
normativa en materia de morosidad. Este informe se dictará por la Intervención
General en su condición de órgano de control interno y se emitirá durante el
primer trimestre del ejercicio siguiente.
Disposición Adicional Primera. Publicidad del ámbito del Registro
Contable de Facturas
En el portal madrid.org se publicará la
relación completa y actualizada de cada una de las oficinas contables
responsables del Registro Contable de Facturas, así como de los órganos
gestores y unidades tramitadoras.
Disposición Adicional Segunda. Facturas electrónicas
La normativa reguladora de la factura
electrónica contendrá las previsiones necesarias a efectos de establecer y
facilitar su anotación en el Registro Contable de Facturas.
Disposición Adicional Tercera. Compatibilidad de sistemas informáticos
Se velará porque exista la adecuada
compatibilidad entre el sistema que dé soporte al Registro Contable de Facturas
y el propio del Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid, de manera
que se facilite el intercambio de información.
Disposición Adicional Cuarta. Entes sometidos a derecho privado
Los entes sometidos a derecho privado que
se encuentren en el ámbito de aplicación de la presente Orden adaptarán el
funcionamiento de sus Registros Contables de Facturas a lo dispuesto en la
misma, teniendo en cuenta su sujeción al Plan General de Contabilidad de la
Empresa Española.
Disposición Adicional Quinta. Protección de datos de carácter personal
Los datos de carácter personal que figuren
en el Registro Contable de Facturas respetarán lo establecido en la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y
normas que la desarrollan, de acuerdo con el régimen de protección de tales
datos implantado en el Sistema de Información Económico-Financiero de la
Comunidad de Madrid a través del fichero automatizado de datos de carácter
personal "Terceros de la Comunidad de Madrid".
Disposición Final Primera. Título competencial
La presente Orden se dicta en el ejercicio
de las competencias del artículo 43 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de
Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid; de los artículos 9.2.c),
115, 116 y 117 y disposición adicional cuarta de la Ley 9/1990, de 8 de
noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid, y de los
apartados ñ) y o) del artículo 22 del Decreto 22/2014, de 20 de febrero, del
Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la
Consejería de Economía y Hacienda.
Disposición Final Segunda. Habilitación
Se habilita al Interventor General de la
Comunidad de Madrid, en el ámbito de sus competencias, a dictar las
disposiciones y adoptar las medidas para la aplicación y ejecución de lo
dispuesto en la presente Orden.
Disposición Final Tercera. Entrada en vigor
La presente Orden entrará
en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid.
