INSTRUCCIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE LOS RECIÉN NACIDOS EN LOS CENTROS ASISTENCIALES QUE INTEGRAN LA RED SANITARIA ÚNICA DE UTILIZACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD DE MADRID
INSTRUCCIÓN 1/2009, de 17 de diciembre de 2009, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre el tratamiento de datos personales de los recién nacidos en los centros asistenciales que
integran la red sanitaria única de utilización pública de la Comunidad de Madrid. ()
La Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero,
de Protección Jurídica del Menor, establece que los menores gozarán de los
derechos que les reconoce la Constitución y los Tratados Internacionales de los
que España sea parte, especialmente la Convención de Derechos del Niño de Naciones Unidas y los demás derechos garantizados por el ordenamiento jurídico, sin
discriminación alguna por razón de nacimiento, nacionalidad, raza, sexo,
deficiencia o enfermedad, religión, lengua, cultura, opinión o cualquier otra
circunstancia personal, familiar o social. Los poderes públicos garantizarán el
respeto de los derechos de los menores y adecuarán sus actuaciones a la
presente Ley y a la mencionada normativa internacional.
La Ley 6/1995, de 28 de marzo, de Garantías de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en la Comunidad de Madrid, establece en su artículo 11.1.a) que
todos los niños, niñas y adolescentes de la Comunidad de Madrid tienen el derecho a ser correctamente identificados en el momento de su
nacimiento, de acuerdo con los métodos más avanzados y precisos, mediante un
Documento de Identificación Infantil que se entregará inmediatamente tras el
alumbramiento al padre o la persona designada por la madre. El Documento de
Identificación Infantil será expedido, con las condiciones y requisitos que
reglamentariamente se determinen, por el centro sanitario en el que haya tenido
lugar el parto.
La Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica Reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación
Clínica, dispone en su artículo 23 que los profesionales sanitarios, además de
las obligaciones señaladas en materia de información clínica, tienen el deber
de cumplimentar los protocolos, registros, informes, estadísticas y demás
documentación asistencial o administrativa que guarden relación con los
procesos clínicos en los que intervienen y los que requieran los centros o
servicios de salud competentes y las autoridades sanitarias, comprendidos los
relacionados con la investigación médica y la información epidemiológica.
De acuerdo con la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 son inscribibles los nacimientos en que
concurran las condiciones establecidas en el artículo 30 del Código Civil. La
inscripción se practicará en virtud de declaración de quien tenga conocimiento
cierto de su nacimiento. Esta declaración se formulará entre las veinticuatro
horas y los ocho días siguientes al nacimiento, salvo los casos en que el
Reglamento señala un plazo superior. Conforme al artículo 44 de esta misma
norma, en todo caso, el médico, comadrona o ayudante técnico sanitario que
asista al nacimiento está obligado a dar inmediatamente parte escrito del mismo
al encargado del Registro.
Mediante diferentes Órdenes
ministeriales se han regulado y establecido los modelos oficiales de
cuestionarios para la declaración del nacimiento al Registro Civil. La Orden del Ministerio de Justicia de 10 de noviembre de 1999 ha completado el diseño de los correspondientes modelos, incluyendo, además de la información alfanumérica identificativa
del profesional sanitario que certifica el nacimiento, los datos del
alumbramiento y la identificación del recién nacido, del padre, de la madre y
del matrimonio de ambos y, en su caso, las huellas dactilares tanto de la madre
como del recién nacido.
Por su parte, el Insalud, desde el 1 de marzo de 2000, estableció como obligatoria la cumplimentación del Documento de
Identificación Sanitaria Materno-Filial en todos los centros sanitarios
dependientes del mismo. El documento recoge los datos de identificación de la
madre y del recién nacido, los del profesional sanitario que lo cumplimenta,
los relativos a las circunstancias del nacimiento (fecha, hora, peso, centro
asistencial y número de la historia clínica), así como las huellas dactilares tanto
del recién nacido como de la madre.
Este documento debe rellenarse
inmediatamente después del nacimiento, entregándose parte del mismo a la madre
e incorporando la otra parte a la historia clínica correspondiente. El
documento es utilizado actualmente por algunas Comunidades Autónomas que
asumieron competencias en materia sanitaria que correspondían al Insalud, entre
ellas la Comunidad de Madrid.
La recogida de datos tanto de la madre
como del recién nacido constituye un tratamiento de datos de carácter personal,
estando sometido, por tanto, a la normativa vigente en materia de protección de
datos de carácter personal. Tanto la recogida como la conservación de los
Documentos de Identificación Sanitaria Materno-Filial deberán cumplir los
principios contenidos en el título II de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así
como garantizar el ejercicio de los derechos que se establecen en el título III
de la citada norma y en su desarrollo reglamentario.
El artículo 15.d) de la Ley 8/2001,
de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid, establece como una de las funciones de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid el dictar, en su caso, y sin
perjuicio de las competencias de otros órganos, las instrucciones precisas para
adecuar los tratamientos de datos de carácter personal a los principios
contenidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal.
En su virtud, de conformidad con lo
dispuesto en el transcrito artículo 15.d) de la Ley 8/2001 respecto al tratamiento de datos que supone la recogida y conservación de datos del recién nacido y
de la madre por parte de las instituciones sanitarias públicas del Servicio
Madrileño de Salud,
DISPONGO
Artículo único.- Aprobación de esta instrucción
Se aprueba la Instrucción 1/2009, de 17 de diciembre, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre el tratamiento de datos personales de los recién nacidos en los
centros asistenciales que integran la red sanitaria única de utilización
pública de la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Entrada en vigor
La presente Instrucción entrará en
vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
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Artículo 1.-
Ámbito de aplicación
La presente Instrucción será de
aplicación a todos los tratamientos de datos asociados a la recogida, archivo y
custodia del Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial
correspondientes a los nacimientos producidos en los centros sanitarios
públicos integrados en la Red Sanitaria Única de Utilización Pública de la Comunidad de Madrid.
Artículo 2.-
Regularización de los tratamientos de datos
Los datos recogidos en los procesos de
identificación de los recién nacidos mediante el Documento de Identificación
Sanitaria Materno-Filial, en el caso de ser archivados de forma independiente a
la historia clínica del nacimiento, constituyen un fichero que deberá ser objeto
de creación conforme a lo establecido en el Decreto 99/2002, de 13 de junio, de
regulación del procedimiento de elaboración de disposición general de creación,
modificación y supresión de ficheros que contienen datos de carácter personal,
así como su inscripción en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid.
En el caso de que el Documento de
Identificación Sanitaria Materno-Filial se integre en la historia clínica del
nacimiento, la creación e inscripción del correspondiente fichero, deberá
adaptarse para dar cabida a los tipos de datos que se recogen, así como al
tratamiento que supone la recogida, archivo y custodia del citado documento.
Artículo 3.-Calidad
de los datos recogidos
El Documento de Identificación
Sanitaria Materno-Filial conforme a lo dispuesto en la Ley 6/1995, de 28 de marzo,
de Garantías de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en la Comunidad de Madrid, tiene como finalidad determinada, explícita y
legítima garantizar el derecho del niño a ser correctamente identificado en el
momento de su nacimiento.
Para esa finalidad, los datos que
integran dicho Documento en la actualidad son adecuados, pertinentes y no
excesivos. Dado el procedimiento establecido para la recogida de los datos, una
vez cortado el cordón umbilical, después de prestar al recién nacido los cuidados
que requiera y estando ya estabilizado, deben considerarse los datos
incorporados al mismo como exactos y puestos al día, reflejando con veracidad
la situación actual del recién nacido y de la madre. Cuando, excepcionalmente,
no se pueda seguir el procedimiento establecido, deberá garantizarse la
veracidad y exactitud de los datos tomados.
Los datos personales que sean objeto de
tratamiento deben ser siempre exactos y completos. El artículo 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) indica que si los datos contenidos en el Documento
resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos deberán ser
cancelados y sustituidos, de oficio, por los correspondientes datos
rectificados o completados. Deberá tenerse especial cuidado en la recogida de
las huellas dactilares tanto del recién nacido como de la madre, al constituir
el sistema que permite una identificación inequívoca de ambos, así como para
establecer la correspondencia entre el recién nacido y su madre biológica. Tal
y como establece la Ley 6/1995, de 28 de marzo, de Garantías de los Derechos de
la Infancia y la Adolescencia en la Comunidad de Madrid, deberán utilizarse para la toma de los datos los métodos más avanzados y precisos disponibles,
evitando que los posibles defectos en la toma de las huellas hagan que el
Documento de Identificación carezca de utilidad.
Dada la finalidad para la que se
recogen los datos, estos no podrán ser objeto de cancelación, al seguir siendo
necesarios y pertinentes durante toda la vida del recién nacido y de la madre.
Si los datos recogidos en el Documento de Identificación Sanitaria
Materno-Filial fueran conservados dentro de la historia clínica, estos no
podrán ser objeto de expurgo ni cancelación, aun transcurridos los plazos de
conservación para la historia clínica que se establecen en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica Reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica.
Artículo 4.-
Derecho de información en la recogida de los datos
Al objeto de dar cumplimiento a lo
establecido en el artículo 5 de la LOPD respecto al derecho del interesado a
ser informado con carácter previo a la recogida de los datos, la madre deberá
ser informada de forma expresa, precisa e inequívoca, antes de proceder a la
toma de los datos para cumplimentar el Documento de Identificación Sanitaria
Materno-Filial:
- De que los datos serán incluidos en un fichero,
de que la única finalidad de los mismos es permitir identificar de forma segura
al recién nacido y de que los datos no se cederán a terceros, salvo las
excepciones en que así lo prevea una ley o una norma de derecho comunitario de
aplicación directa.
- De la obligatoriedad de facilitar los datos,
dado el mandato legal impuesto por la citada Ley 6/1995, de 28 de marzo.
- De la posibilidad de ejercitar los derechos de
acceso, rectificación, cancelación y oposición que le reconoce la normativa de
protección de datos.
- De la identidad del responsable del fichero en
el que se conservarán los datos y de la dirección a la que deberá dirigirse
para ejercitar sus derechos.
Aunque en el Documento se recogen datos
del recién nacido, al ser imposible facilitarle la información, deberá
entenderse cumplido el deber de informar al habérsele facilitado dicha
información a la madre, al ser ésta su representante legal.
Por último, ya que en el Documento de
Identificación Sanitaria Materno-Filial también se recogerán datos del
profesional sanitario que realiza la toma de los mismos, este también deberá
ser informado de los mismos extremos que se han enumerado en relación con la
madre.
Puesto que la recogida de la
información se realiza en un documento impreso, que deberá ser firmado tanto
por el profesional sanitario como por la madre, deberá incluirse en este un
texto informativo, claramente legible, con las advertencias que se han
enumerado como contenido de la información a facilitar.
Artículo 5.-
Consentimiento del afectado
La LOPD establece, con carácter general, la necesidad de obtener el
consentimiento inequívoco del afectado para poder proceder a la recogida y
tratamiento de sus datos de carácter personal. No obstante, el propio artículo
6.1 de la LOPD excepciona esta obligación cuando una norma con rango de ley
disponga otra cosa. En virtud del mandato impuesto por el artículo 11.1.a) de la Ley 6/1995, de 28 de marzo, de Garantías de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en la Comunidad de Madrid, implícito en el reconocimiento del
derecho que todos los niños, niñas y adolescentes de la Comunidad de Madrid tienen a ser correctamente identificados en el momento de su nacimiento,
no será necesario el consentimiento para la toma de los datos que integran el
Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial.
La excepción a la necesidad de
consentimiento para la recogida de los datos afecta tanto a la madre como al
profesional sanitario obligado a cumplimentar el Documento.
Artículo 6.-
Datos especialmente protegidos
Ninguno de los datos recogidos en el
Documento de Identificación Materno-Filial tiene el carácter de especialmente
protegido.
Los datos relativos a la toma de las
huellas dactilares del recién nacido y de la madre tienen carácter
identificativo. Para el tratamiento de datos biométricos, la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid viene recomendando realizar un
estudio sobre la proporcionalidad e idoneidad del tratamiento de tales datos,
en relación con la finalidad que se persigue con su tratamiento.
Puesto que la finalidad perseguida con
la recogida de las huellas dactilares es conseguir una identificación y
vinculación madre-hijo lo más inequívoca posible, debe considerarse
proporcionado el tratamiento de esos datos para esa finalidad.
Artículo 7.-
Seguridad de los datos
Conforme a lo establecido en el título
VIII del Reglamento de Desarrollo de la LOPD, aprobado por Real Decreto
1720/2007, de 21 de diciembre, el tratamiento de los datos contenidos en el
Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial deberá tener implantadas
las medidas de seguridad correspondientes a ficheros clasificados como de nivel
básico.
Dado que los datos serán tomados en un
impreso, el fichero específico en que se conserven deberá contar con las
medidas de seguridad correspondiente a los ficheros no automatizados de nivel
básico. Si los soportes originales fueran objeto de cualquier tipo de
automatización, el fichero debería cumplir, además, las medidas de seguridad
correspondientes a los ficheros automatizados.
Si la conservación de los datos se
realizara integrando el Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial en
la historia clínica del nacimiento, al sí contener ésta datos especialmente
protegidos relativos a la salud, tendrá que disponer de las medidas de
seguridad establecidas para los ficheros clasificados como de nivel alto.
Artículo 8.-
Deber de secreto
Todas las personas que intervengan en
la conservación o en el tratamiento de los datos contenidos en el Documento de
Identificación Sanitaria Materno-Filial están sujetas al deber de secreto,
deber que subsistirá aun después de terminada la relación laboral con el centro
sanitario en el que se produjo el nacimiento.
Artículo 9.-
Cesiones de datos
Dada la finalidad específica del
Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial, los datos contenidos en
el mismo no serán cedidos a terceros, menos cuando se cuente con el
consentimiento del interesado, salvo las excepciones en que así lo prevea una
Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa. Podrán cederse
los datos, de acuerdo con la existencia de una habilitación legal expresa, al
Registro Civil.
Los datos podrán cederse en el supuesto
en que el destinatario de los mismos sea el Defensor del Pueblo, el Ministerio
Fiscal o los Jueces o Tribunales en el ejercicio de las funciones que tienen
atribuidas. Tampoco será preciso el consentimiento cuando la cesión tenga como
destinatarios a instituciones autonómicas con funciones análogas al Defensor
del Pueblo.
Artículo 10.-
Derecho de acceso
Cualquiera de las personas sobre las
que se recogen datos en el Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial
podrá ejercer el derecho de acceso que le reconoce la normativa vigente en
materia de protección de datos.
El contenido de la información que se
le facilitará a la persona que ejerza el derecho se ajustará a lo establecido
en el artículo 15 de la LOPD, a la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica
Reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia
de Información y Documentación Clínica, así como al apartado 5 del artículo 180
del Código Civil.
El profesional sanitario que
cumplimentó el formulario y cuyos datos figuran en el mismo es titular del
derecho de acceso sobre sus propios datos.
El recién nacido, conforme a lo
establecido en el Reglamento de Desarrollo de la LOPD, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, cuando se encuentre en
situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio de
este derecho, podrá ejercitarlo a través de su representante legal.
El derecho de acceso sólo podrá ser
ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado
acredite un interés legítimo al efecto.
Artículo 11.-
Derecho de rectificación y cancelación
Cualquiera de las personas cuyos datos
han sido recogidos en el Documento de Identificación Sanitaria Materno-Filial
que detecte la existencia de un dato inexacto o incompleto podrá solicitar su
rectificación, previa acreditación fehaciente del error existente.
Solo será posible el ejercicio del
derecho de cancelación, por cualquiera de los titulares de los datos que
aparecen en el documento, cuando se acredite la existencia de un dato
incorrecto y este no pueda ser sustituido por el dato corregido. En ningún
caso, será posible el ejercicio del derecho de cancelación por haberse cumplido
la finalidad para la que los datos habían sido recogidos, al perdurar esta en
el tiempo, como mínimo, durante la vida del recién nacido y/o de la madre.
En cuanto a la conservación de dichos
datos después del momento del fallecimiento de todos los afectados deberá
estarse a lo dispuesto, con carácter general, tanto por la normativa aplicable
en materia de protección de datos como por la reguladora de la autonomía del
paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación
clínica.
Artículo 12.-
Derecho de oposición al tratamiento de los datos
Dado que la Ley 6/1995, de 28 de marzo, de Garantías de los Derechos de la Infancia y la Adolescencia en la Comunidad de Madrid, garantiza el derecho del niño a ser
correctamente identificado en el momento de su nacimiento, no será disponible
para cualquiera de las personas cuyos datos deben figurar en el Documento de
Identificación Materno-Filial el oponerse al tratamiento de sus datos de
carácter personal contenidos en el mismo.
