Resolución de 22 de enero de 2004, por la que se aprueban nuevas tablas
de valoración y acceso de series documentales de la
Universidad Complutense de Madrid. ()
Los artículos 55.1 y 58 de la
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, facultan a las
administraciones competentes para la eliminación de bienes del Patrimonio
Documental mediante la constitución de la correspondiente Comisión Calificadora
de Documentos. Por su parte, la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (),
en su artículo 34 y en su Disposición Transitoria Cuarta, prohíbe la
destrucción de los documentos producidos por las Universidades públicas
madrileñas, salvo que exista un procedimiento reglamentario para ello.
Finalmente, el artículo 2.2 de la
Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, reconoce la
autonomía universitaria para elaborar sus propias normas de régimen interno,
aspecto que venía siendo igualmente reconocido por el artículo 3.2 de la
Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria.
En consecuencia, la
Universidad Complutense de Madrid, mediante Acuerdo de la
Comisión Permanente de su Junta de Gobierno de 22 de junio de 2001, creó en su
seno una Comisión Calificadora de Documentos, con carácter asesor en materia de
valoración y eliminación documental. Por tanto, a la vista de los acuerdos de
la citada Comisión Calificadora en su reunión de 17 de diciembre de 2003, y a
propuesta del ilustrísimo señor Secretario General de esta Universidad, vengo
en resolver la aprobación de las tablas de valoración y acceso de series
documentales que se incorporan como Anexo.
ANEXO
TABLAS DE VALORACIÓN Y ACCESO DE SERIES DOCUMENTALES
DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID ()
Serie:
Cuestionarios de los cursos de verano
de la Fundación General
Organismo productor: Departamento de Análisis y
Planificación.
Acceso: Libre. Los cuestionarios con completamente
anónimos, por lo que no incurren en ninguno de los motivos legales de
restricción a su acceso.
Valoración: Eliminación total al año siguiente de la
celebración del curso.
Serie:
Expedientes de sesiones ordinarias del Claustro
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Las funciones encomendadas al Claustro
en los diferentes Estatutos excluyen, en general, el tratamiento de asuntos que
afecten a alguno de los supuestos de exclusión de consulta pública señalados en
la legislación.
Valoración: Conservación permanente.
Serie:
Expedientes de sesiones electorales del Claustro
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Las funciones encomendadas al Claustro
en los diferentes Estatutos excluyen, en general, el tratamiento de asuntos que
afecten a alguno de los supuestos de exclusión de consulta pública señalados en
la legislación.
Valoración. Conservación permanente.
Serie:
Expedientes de sesiones de la Junta o Consejo de Gobierno
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Parcialmente restringido. En las sesiones del
Consejo de Gobierno no sólo se toman decisiones de carácter normativo o
general, sino también decisiones nominales; en consecuencia, en la
documentación que se aporta pueden incluirse datos de carácter personal,
protegidos por el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histórico Español; el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, y los artículos 10 y 11 de la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal. Por otro lado, se constata que la
Asesoría Jurídica de la UCM publicita con regularidad los acuerdos de la
Junta de Gobierno de carácter normativo o general. Por tanto, se restringirá
el acceso a los documentos que contengan datos personales, quedando libre el
acceso al resto; la liberalización total del acceso a estos expedientes será a
los cincuenta años de su producción.
Valoración: Conservación permanente.
Serie:
Expedientes de sesiones de la
Comisión Permanente de la
Junta o Consejo de Gobierno
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Parcialmente restringido. En las sesiones de la
Comisión Permanente del Consejo de Gobierno no sólo se toman decisiones de
carácter normativo o general, sino también decisiones nominales; en
consecuencia, en la documentación que se aporta pueden incluirse datos de
carácter personal, protegidos por el artículo 57 de la
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el artículo 37
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal. Por otro lado, se constata que la
Asesoría Jurídica de la UCM publicita con regularidad los acuerdos de la
Junta de Gobierno de carácter normativo o general. Por tanto, se restringirá
el acceso a los documentos que contengan datos personales, quedando libre el
acceso al resto; la liberalización total del acceso a estos expedientes será a
los cincuenta años de su producción.
Valoración: Conservación permanente.
Serie:
Expedientes de elecciones al Claustro
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Las funciones encomendadas al Claustro
en los diferentes Estatutos excluyen, en general, el tratamiento de asuntos que
afecten a alguno de los supuestos de exclusión de consulta pública señalados
por la legislación.
Valoración: Conservación permanente.
Serie:
Expedientes de actos académicos no reglados
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Salvo algunas comunicaciones con
particulares, muy escasas, no contiene datos que deban ser restringidos.
Valoración: Conservación permanente sólo de las
minutas de las cartas de invitación a autoridades, así como del protocolo,
discursos y documentos finales, en su caso.
Serie:
Expedientes de actos académicos de graduación
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Sólo las comunicaciones con
particulares pueden incluir datos de carácter personal.
Valoración: Conservación permanente sólo de las
minutas de las cartas de invitación a autoridades civiles, y del protocolo del
acto.
Serie:
Expedientes de actos académicos de apertura de curso
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Sólo las comunicaciones con
particulares pueden incluir datos de carácter personal.
Valoración: Conservación sólo de los documentos con
valor informativo, científico o político: Minutas de cartas de invitación a
autoridades, discursos, protocolos, memoria del curso anterior.
Serie:
Expedientes de investidura de doctores "Honoris causa"
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Parcialmente restringido. Las comunicaciones
con los interesados suelen contener datos de carácter personal, protegidos por
el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, y los artículos 10 y 11 de la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter
Personal. Por tanto, el acceso a estos documentos será restringido, quedando
libre el resto. La liberalización total del acceso a estos expedientes se
producirá a los cincuenta años.
Valoración: Eliminación, al término de su valor
administrativo, de los documentos de trámite (notas o cartas sobre detalles del
acto), salvo las cartas cruzadas con el interesado. Eliminación, al término de
su valor administrativo, de las copias y borradores, excepto los borradores de
los discursos.
Serie:
Expedientes de actos académicos del día
de Santo Tomás de Aquino
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Libre. Salvo algunas comunicaciones con
particulares, no contiene datos que deban ser protegidos.
Valoración: Conservación sólo del protocolo del acto,
de las cartas de invitación a autoridades civiles y de los resúmenes del número
de doctores por curso y Facultad.
Serie:
Expedientes de concesión de la Medalla de Honor
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Parcialmente restringido. En general, sólo las
comunicaciones con el interesado y las comunicaciones de acuerdos de la
Comisión Permanente del Consejo de Gobierno pueden contener datos personales,
protegidos por el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histórico Español; el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, y los artículos 10 y 11 de la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a
los cincuenta años.
Valoración: Conservación sólo del Decreto rectoral,
protocolo del acto, cartas de invitación a autoridades civiles, discursos (en
su caso) y correspondencia con el interesado.
Serie:
Expedientes de concesión de la Medalla
de Servicios Prestados
Organismo productor: Servicio de Coordinación y
Protocolo.
Acceso: Parcialmente restringido. El expediente
incluye informe individualizado de servicios prestados, que incluye datos de
acceso restringido, de acuerdo con el artículo 57 de la
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el artículo 37
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los artículos 10 y 11 de la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal. El resto de la documentación será de acceso libre. La liberalización
total del acceso a estos expedientes se producirá a los cincuenta años.
Valoración: Conservación permanente, salvo las copias
y minutas.
Serie:
Índices de entrada
Organismo productor: Servicio de Registro General.
Acceso: Libre. Los índices no contienen datos personales
ni de ninguna otra índole que deban ser restringidos.
Valoración: Eliminación total al año siguiente de su
producción.
Serie:
Índices de salida
Organismo productor: Servicio de Registro General.
Acceso: Libre. Los índices no contienen datos personales
ni de ninguna otra índole que deban ser restringidos.
Valoración: Eliminación total al año siguiente de su
producción.
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
