RESOLUCIÓN
POR LA QUE SE DICTAN INSTRUCCIONES SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA DE LOS CENTROS DOCENTES DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
RESOLUCIÓN de 28 de julio de 2003, de la Viceconsejería de Educación,
por la que se dictan Instrucciones sobre Simplificación de la Gestión
Administrativa de los centros docentes de la Comunidad de Madrid. ()
La Consejería de Educación, en colaboración con el
Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid,
viene desarrollando un conjunto de actuaciones encaminadas a mejorar y
modernizar los procedimientos administrativos de los centros docentes y de las
distintas unidades de gestión dependientes de las unidades orgánicas de la
Consejería.
Con los avances y las dotaciones realizadas en este
ámbito, se dispone en la actualidad de un conjunto de soportes tecnológicos,
redes de comunicación y aplicaciones informáticas que permiten planificar
nuevas actuaciones para la simplificación de procedimientos.
Durante el curso 2002-2003 se ha abordado un trabajo
para el análisis y evaluación de los procedimientos e información que se
requiere a los centros y se utiliza en las unidades orgánicas de la Consejería
de Educación. Fruto de estos trabajos, en los que participaron todas las
unidades con competencias sobre los centros, se elaboraron conclusiones y
propuestas que han sido tomadas en consideración para articular las presentes
Instrucciones.
Conscientes de la importancia de estas medidas,
considerando la necesaria implicación de todas las unidades, y con el objetivo
de conseguir la mejora continua y simplificación de la gestión administrativa
que se realiza entre los centros docentes y las unidades orgánicas de la
Consejería, se dictan las siguientes Instrucciones:
Primera. Objeto y ámbito de aplicación
1. Las presentes Instrucciones tienen por objeto el
conjunto de procedimientos que desarrollarán todas las unidades orgánicas de la
Consejería de Educación, para simplificar la gestión administrativa relativa a
la solicitud y tratamiento de información y datos relativos a procesos
administrativos y de funcionamiento de los centros docentes.
Segunda.
Sistemas de Información. SICE
1. Corresponde a las Direcciones Generales de Centros
Docentes y de Promoción Educativa, en sus respectivos ámbitos de competencia,
promover la creación y puesta en funcionamiento de sistemas de información
horizontales que permitan la gestión administrativa de los centros docentes por
medios informáticos.
2. El Sistema de Información denominado "Sistema
de Información de Centros Educativos, SICE", estará basado en las
tecnologías de la información y la comunicación e incorporará todos los datos
necesarios para la gestión administrativa de los centros. Funcionará a través
de la Intranet de la Consejería de Educación incluyendo aplicaciones
específicas a través de Internet, en el caso de centros privados.
En
este sentido, se desarrollarán las actuaciones necesarias para permitir a los
centros privados utilizar mecanismos de seguridad adecuados, basados en la
utilización de certificados digitales.
Tercera. Características de los Sistemas de Información
El desarrollo de los sistemas de información deberá
verificar los siguientes principios:
-
Utilidad: Las aplicaciones informáticas simplificarán y mejorarán procedimientos,
cubriendo objetivos de gestión de los centros y de las unidades centrales.
- Generalización:
Se tenderá a su uso generalizado, si bien en las fases iniciales se planificará
su progresiva implantación y utilización.
- Mejora
continua: Además de los procesos de revisión internos a que se someterá SICE,
se establecerán mecanismos ágiles para que los usuarios de los sistemas de
información puedan transmitir propuestas para mejorar el funcionamiento.
- Información
sobre la aplicación y atención a usuarios: Se cuidará especialmente la edición
de materiales que faciliten la utilización de SICE y la dotación de recursos
necesarios para un adecuado apoyo y asesoramiento a los centros.
- Procesos
de formación: Se arbitrarán procedimientos de formación, tanto iniciales como
continuos.
- Mejoras
de infraestructuras: Para una adecuada utilización y gestión de la información
se articularán medidas referentes a la mejora de los soportes tecnológicos y
telemáticos utilizados.
Cuarta. Responsabilidades
sobre los Sistemas de Información
1. Las Direcciones Generales de Centros Docentes y de
Promoción Educativa, en sus respectivos ámbitos de competencia, a través de las
Áreas con competencia sobre la gestión de los centros docentes, se
responsabilizarán de la coordinación y desarrollo de SICE en sus distintas
versiones.
2. Las referidas Direcciones Generales, en
colaboración con el Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la
Comunidad de Madrid, y en coordinación con el resto de unidades orgánicas de la
Consejería, planificarán el calendario de desarrollo e implantación de las
distintas versiones SICE, que en todos los casos deberán entrar en
funcionamiento durante el curso 2003-2004.
3. Asimismo, a estas Direcciones Generales les
corresponderá difundir y facilitar el acceso a SICE a las distintas unidades
orgánicas de la Consejería, para que éstas puedan acceder directamente a la
información que precisan sin tener que solicitarla a los centros.
Para cada tipo de centro, la correspondiente versión
SICE incluirá las funcionalidades precisas para que pueda realizarse el
conjunto de gestiones administrativas que éstas realizan y permitirá compartir
y procesar información según requerimientos de las distintas unidades.
La aplicación SICE facilitará de forma automática los
documentos que precisan las unidades orgánicas.
En SICE se establecerán los perfiles de usuario
necesarios para que puedan realizarse procesos administrativos según la
normativa establecida para cada procedimiento.
4. Los responsables de la aplicación SICE velarán por
el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
Quinta. Coordinación
de actuaciones para la utilización de SICE
1. Las referidas Direcciones Generales, a través de
las Áreas correspondientes, establecerán las estructuras de coordinación
necesarias para una adecuada implantación y utilización de SICE.
2. En cada Dirección de Área Territorial el Jefe del
Servicio de Inspección, o persona en quien expresamente delegue, se
responsabilizará de la utilización de la aplicación SICE por parte del Servicio
de Inspección. Autorizará el acceso a la información de cada centro y recogerá
las necesidades y sugerencias de mejora que propongan los centros o el propio
Servicio.
3. Igualmente, el Director de Área Territorial
designará a otro funcionario, preferentemente del Servicio de la Unidad de
Programas, que colaborará en la planificación para una correcta implantación en
los centros docentes y para la adecuada utilización de SICE por las unidades de
la Dirección de Área Territorial.
Sexta. Comisión
Permanente de Simplificación de procedimientos
Considerando que es preciso que las versiones SICE
incorporen todas las funcionalidades precisas necesarias para la adecuada y
eficaz gestión de procedimientos administrativos que los centros desarrollan,
se establecerá una "Comisión Permanente de Simplificación", cuyas
funciones serán:
- Reducir al mínimo
imprescindible los requerimientos de información a los centros en distintos
formatos.
- Promover la utilización
generalizada de SICE por todas las unidades administrativas.
- Estandarizar documentos
y requerir a las unidades que desarrollan SICE que incluyan la información y
modelos requeridos desde las distintas unidades.
- Informar, en su caso, de
la disponibilidad de la información en SICE.
- Colaborar y asesorar
sobre el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
Séptima. Organización
de la Comisión Permanente de Simplificación
1. La Comisión Permanente de Simplificación estará
integrada por:
- El Coordinador del Área
de Tecnologías de la Información y la Comunicación, que ejercerá las funciones
de Presidente de la Comisión.
- Un representante del
Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación, que ejercerá las funciones
de Secretario.
- Un representante de
cada una de las Áreas que coordinan el desarrollo de las correspondientes
versiones SICE.
- Un inspector del
Servicio de Inspección Educativa.
- Un representante de las
Direcciones de Área Territorial, que será rotatorio.
2. En la Comisión Permanente se podrán integrar
representantes de otras unidades orgánicas si así se requiere desde las mismas.
Asimismo, desde la Comisión Permanente se podrá
requerir la participación de otros representantes o de personas que realicen
propuestas de simplificación o modificaciones de los procesos establecidos de
importancia.
Octava. Funcionamiento
de la Comisión Permanente de Simplificación
1. Antes del 10 de septiembre de 2003, todas las
unidades orgánicas de la Consejería de Educación (servicios centrales y
territoriales) deberán remitir a la Comisión Permanente de Simplificación
(e-mail: luisa.puig@madrid.org Fax: 917 200 525. Teléfono: 917 200 120)
aquellos documentos de solicitud de datos a los centros que se precisen durante
el primer trimestre del curso 2003-2004.
Igualmente, se procederá para el segundo y tercer
trimestre del curso, respectivamente antes del 15 de enero de 2004 y antes del
15 de abril de 2004.
En el plazo máximo de diez días naturales desde las
fechas indicadas, a la vista de las funciones que tiene encomendadas, la
Comisión emitirá informe sobre la procedencia de la solicitud de datos, que se
comunicará a las unidades respectivas. En su caso, la Comisión podrá requerir a
las distintas unidades solicitantes que elaboren un documento unificado para
evitar las redundancias.
2. Por razones de urgencia, la Comisión Permanente
desarrollará los procedimientos necesarios para que las funciones encomendadas
a la misma se realicen en los plazos que la gestión administrativa requiera.
3. Como método de trabajo e intercomunicación de las
distintas unidades orgánicas con la Comisión, se utilizarán preferentemente
métodos telemáticos de transmisión de la información, basados en correo
electrónico y fax para acortar, en la medida de lo posible, los plazos de
respuesta.
Novena. Requerimientos
de información a centros desde las distintas unidades orgánicas
Recibido el informe favorable de la Comisión, las
unidades correspondientes podrán requerir a los centros los datos en los
documentos y formatos visados por aquélla. En dichos documentos, por tratarse
de datos que no pueden explotarse directamente de SICE, figurará la leyenda:
"Este documento ha sido sometido a valoración de
la Comisión Permanente de Simplificación establecida en las Instrucciones de la
Viceconsejería de Educación, de 28 de julio de 2003, sobre Simplificación de la
Gestión Administrativa de los centros docentes de la Comunidad de Madrid y
visado favorablemente en fecha .../.../..., habiéndose solicitado su inclusión
en SICE. Está previsto, en consecuencia, que el centro no tenga que
cumplimentarlo en futuras ocasiones ya que la correspondiente información
estará integrada en SICE."
Los centros docentes sólo deberán cumplimentar
aquellos documentos de recogida de datos que hayan sido visados por la Comisión
Permanente de Simplificación.
Décima. Informes
de la Comisión Permanente sobre Procesos de Simplificación
Al objeto de evaluar las transformaciones y alcance de
las actuaciones que se establecen en las presentes Instrucciones, la
participación e implicación de todos los niveles de la organización, el
contraste y la validación de resultados y objetivos alcanzados, la Comisión
Permanente de Simplificación elaborará los correspondientes informes.
Para su realización, la Comisión podrá requerir
información sobre la materia a las distintas unidades orgánicas y a los propios
centros.
Undécima. Desarrollo
de la presente Resolución
Se autoriza a las Direcciones Generales de Centros
Docentes y de Promoción Educativa, en sus respectivos ámbitos de competencia, a
emitir las Instrucciones necesarias para el adecuado desarrollo de la presente
Resolución.
