Orden 226/2025, de 29 de enero, del
Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, por la que se aprueban y modifican las
Tablas de Valoración de determinadas series documentales de titularidad pública
de la Administración de la Comunidad de Madrid y de las Entidades Locales
Madrileñas.
El
apartado 1 del artículo 54 de la Ley
6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
establece que, la valoración y la selección de los documentos se efectuará de
acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Acceso y Valoración de
Documentos de la Comunidad de Madrid, que será, en su respectivo ámbito de
actuación, la encargada de confeccionar y aprobar las Tablas de Valoración de
las series documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo
la eliminación de los documentos. Asimismo, el apartado 3 del artículo 54 de la
Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que todos los documentos de titularidad
pública serán valorados y seleccionados, para determinar su conservación o eliminación,
de acuerdo con: el interés que presenten desde un punto de vista
administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico; los plazos
de transferencia, conservación o eliminación; así como el régimen de su acceso.
El
artículo 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que los dictámenes
sobre la aprobación de Tablas de Valoración de series documentales de la
Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid serán
preceptivos y vinculantes, debiendo ser aprobados, salvo en los ámbitos
previstos en las letras c), d) y e) de dicho apartado, mediante Orden de la
persona titular de la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de
Documentos y Patrimonio Documental.
El
artículo 24.3.b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, establece que es función de
la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid
emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la aprobación de las Tablas de
Valoración de las series documentales y controlar su correcta aplicación.
Además,
de conformidad con las previsiones del apartado 2 de la Disposición Transitoria
Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, conformado y articulado conforme al Decreto 217/2003, de 16
de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de
composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, asumirá, durante el plazo máximo e improrrogable de dos
años establecido en el apartado 1, las funciones establecidas en el artículo
24.3 para la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de
Madrid.
En
cumplimiento de lo establecido en los apartados 1 y 3 del artículo 54 y en el
artículo 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de
la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 24.3.b) y
en el apartado 2 de la Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023, de 30
de marzo, visto el certificado del acta de la sesión extraordinaria del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid de 11 de diciembre de 2024 (Acta número
14/2024 del Libro de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
del año 2024) elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos y de acuerdo
con los dictámenes preceptivos y vinculantes aprobados por este órgano
colegiado,
DISPONGO
Primero. Aprobación de las Tablas de Valoración
de determinadas series documentales de titularidad pública
1. Se
aprueban las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de
titularidad pública del Patrimonio Documental Madrileño que figuran extractadas
en el Anexo I.
2. Se
declaran como series documentales comunes de titularidad pública de la
Administración de la Comunidad de Madrid y las Entidades Locales madrileñas,
por tanto, de aplicación al conjunto de organismos y archivos que conforman
dichas Administraciones aquellas series en cuya Tabla de Valoración el campo ʺTipología
de la Serieʺ figure indicado con la expresión ʺComúnʺ.
Segundo. Modificación de la Tabla de Valoración
de determinada serie documental de titularidad pública
Se
aprueba la modificación de la Tabla de Valoración de determinada serie
documental de titularidad pública del Patrimonio Documental Madrileño que
figura extractada en el Anexo II.
Tercero. Publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA
COMUNIDAD DE MADRID
Se ordena
la publicación de esta Orden en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de
acuerdo con lo establecido en los artículos 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de
marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid y 131 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
ANEXO
I
Tablas de Valoración aprobadas de series documentales de
titularidad pública
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
|
TV 99
|
|
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD
DE MADRID
|
11/12/2024
|
|
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
Específica
|
|
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
|
2000 2010[2]
|
|
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
Expedientes de licencias por estudios para personal docente no
universitario
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA
INICIAL
|
FECHA
FINAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ORDENACIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE FORMACIÓN DEL PROFESORADO
SERVICIO DE REGISTRO
DE FORMACIÓN
PERMANENTE DEL
PROFESORADO
|
Gestión administrativa de las licencias por estudios
|
09/07/2003
|
04/08/2004
|
|
|
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE ORDENACIÓN ACADÉMICA
SUBDIRECCIÓN
GENERAL DE
FORMACIÓN DEL PROFESORADO
SERVICIO DE REGISTRO
DE FORMACIÓN
PERMANENTE DEL PROFESORADO
|
Gestión administrativa de las licencias por estudios
|
05/08/2004
|
05/07/2007
|
|
|
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
|
DIRECCIÓN GENERAL
DE MEJORA DE LA
CALIDAD
DE LA ENSEÑANZA
SUBDIRECCIÓN
GENERAL DE
FORMACIÓN DEL PROFESORADO
SERVICIO DE REGISTRO
DE FORMACIÓN
PERMANENTE DEL PROFESORADO
|
Gestión administrativa de las licencias por estudios
|
06/07/2007
|
16/06/2011
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I.
|
ACCESO Y
SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
|
Condiciones generales de acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles de protección
(requiere solicitud de acceso).
|
|
|
Plazo en el que la serie será de acceso libre: A los 30 años de finalizar su trámite, como se establece en
la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de
Madrid (Art. 64.4).
|
|
|
El acceso a la serie documental está regulado o afectado por
normativa específica: No.
|
|
|
Contenidos sujetos a un régimen especial de publicidad: No.
|
|
|
Contenidos susceptibles de protección: Sí.
|
|
|
CONTENIDOS AFECTADOS REFERENCIA
NORMATIVA
|
|
|
Datos de carácter personal (DP)
|
DP3: Otros datos de carácter personal susceptibles de
protección (Identificativos, características personales, circunstancias
sociales, profesionales y/o académicos, detalles del empleo, económicos,
financieros y de seguros, o información comercial).
|
Artículos 5 y 25 del Reglamento (UE)
2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril
de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta
al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y
por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección
de datos.
Artículo 15.2 y 15.3 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Artículo 15.2 y 35.3 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de
acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso
parcial): Sí
|
DENOMINACIÓN MEDIDAS
|
|
Anonimización
|
Tratamiento de datos personales
consistente en un proceso de desvinculación de aquellos datos personales
que permiten identificar, directa o indirectamente, a una persona, haciendo
imposible que a través de esos datos anonimizados se pueda identificar o
reidentificar a la misma.
|
|
Seudonimización
|
Tratamiento de datos personales de manera
tal que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información
adicional, siempre que dicha información adicional figure por separado y
esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que
los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o
identificable.
|
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie
documental: No proceden.
|
|
II. SELECCIÓN
|
|
Selección de la serie: Eliminación
Parcial (EP) Metodología de la selección:
1.
Conservación permanente de las actas del órgano colegiado de
valoración (Comisión Seleccionadora), con sus listados definitivos.
2.
Eliminación total del resto de documentos contenidos en los
expedientes a los cinco años de su cierre definitivo.
3.
Se conservará una muestra del 1% de los expedientes
seleccionados para su eliminación.
4.
No se podrán eliminar los expedientes inmersos en
procedimientos judiciales hasta la resolución definitiva de los mismos.
5. Esta selección se aplicará tanto a la documentación generada
en papel como en soporte electrónico.
6.
La muestra seleccionada para su conservación permanente como
testimonio de la serie documental se transferirá al Archivo Regional de la
Comunidad de Madrid.
Tipo de muestra: Muestreo ejemplar (Mu E).
|
|
|
|
|
|
|
Plazos de eliminación:
i.
EN ARCHIVO DE GESTIÓN: No procede.
ii.
EN ARCHIVO CENTRAL: 5 años. iii. EN ARCHIVO
INTERMEDIO: No procede.
Soporte de sustitución: No.
Conservación de la
documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede. Plazos de permanencia:
|
|
PLAZO (años)
|
JUSTIFICACIÓN
|
|
EN ARCHIVO DE GESTIÓN
|
2
|
Artículo 9.2 de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos de la
Comunidad de Madrid. Artículo 51.2 a), de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos
de la Comunidad de Madrid.
|
|
EN ARCHIVO CENTRAL
|
3
|
Artículo 10.2 de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos de
la Comunidad de Madrid. Artículo 51.2 b), de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos
de la Comunidad de Madrid.
|
|
EN ARCHIVO INTERMEDIO
|
|
|
Observaciones: No proceden.
|
|
III.
RECOMENDACIONES AL GESTOR
|
|
Los
expedientes inmersos en procesos judiciales no se cerrarán hasta la
resolución definitiva de los mismos.
|
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
|
TV 100
|
|
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE
ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
|
11/12/2024
|
|
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA
TABLA DE VALORACIÓN
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
Común
|
|
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
|
2021 Actualidad
|
|
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
Expedientes de solicitud y
realización de la prestación de ayuda para morir
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA INICIAL
|
FECHA FINAL
|
|
CONSEJERÍA DE SANIDAD
|
Centros sanitarios
|
Garantizar el derecho de ejercer la
|
08/10/2021[3]
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONSEJERÍA DE
SANIDAD
ENTIDAD PÚBLICA
SERVICIO
MADRILEÑO DE
SALUD (SERMAS)[4]
|
Comisión de Garantía y
Evaluación para la aplicación de la
prestación
de ayuda para morir en la
Comunidad de Madrid
|
prestación de la ayuda para morir
|
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I. ACCESO Y
SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
Condiciones generales de acceso
a la serie documental: la serie incluye
contenidos susceptibles de protección (requiere solicitud de acceso).
Plazo en el que la serie será
de acceso libre: 25 años desde la fecha de
fallecimiento del paciente (Artículo 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histórico Español).
El acceso a la serie documental está regulado o afectado por
normativa específica: Sí.
|
RÉGIMEN
|
|
NORMA REGULADORA
|
|
|
Secreto sanitario
|
|
Ley 14/1986,
de 25 de abril, General de Sanidad
Ley 41/2002, de 14 noviembre, básica
reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en
materia de información y documentación clínica
|
|
|
|
|
Ley Orgánica
3/2021, de 24 de marzo, de regulación de la eutanasia
|
Contenidos sujetos a un régimen
especial de publicidad: No.
Contenidos susceptibles de protección: Sí.
|
|
|
CONTENIDOS AFECTADOS REFERENCIA
NORMATIVA
|
|
|
Datos de carácter personal (DP)
|
DP1:
-
Datos sobre salud y vida sexual.
-
Víctimas de violencia de género.
|
- Art. 15.1 y 15.3 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
- Art. 35.1 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia
y Participación de la Comunidad de Madrid.
- Art. 9 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y
del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas
físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE
(Reglamento general de protección de datos).
-
Art. 9 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
|
|
DP3: Otros datos de carácter
personal susceptibles de protección
(Identificativos,
características personales, circunstancias sociales,
|
- Art. 15.2 y 15.3 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
-
Art. 35.2 y 35.3 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
profesionales y/o académicos, detalles del empleo, económicos,
financieros y de seguros, o información comercial).
|
- Arts. 5 y 25 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y
a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva
95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
|
|
|
DP4: Datos de colectivos de especial vulnerabilidad (menores
de 14 años, personas incapacitadas judicialmente, etc.) y datos de personas
fallecidas.
|
- Art. 15.3 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
- Art. 35.3 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia
y Participación de la Comunidad de Madrid.
-
Arts. 3 y 7 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
|
|
Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de
acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso
parcial): Sí.
|
DENOMINACIÓN MEDIDAS
|
|
Anonimización
|
Tratamiento de datos personales consistente en un proceso de
desvinculación de aquellos datos personales que permiten identificar,
directa o indirectamente, a una persona, haciendo imposible que a través de
esos datos anonimizados se pueda identificar o reidentificar a la misma.
|
|
Seudonimización
|
Tratamiento de datos personales de manera
tal que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información
adicional, siempre que dicha información adicional figure por separado y
esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que
los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o
identificable.
|
|
Exclusión de documentos
|
Retirada de consulta pública de
documentos concretos cuando se pueda ofrecer un acceso parcial al
expediente, sin que resulte una información distorsionada o carente de
sentido.
|
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie documental: Sí.
|
MEDIDA PROPUESTA
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
Separación de los datos identificativos de los de carácter
clínico-asistencial
|
Artículo 15 de la Ley Orgánica 3/2021, de 24 de marzo, de
regulación de la eutanasia
|
|
Medidas específicas de control de acceso
|
|
La que establezca la política de seguridad de la Consejería
de Sanidad y el Esquema Nacional de Seguridad
|
Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el
Esquema Nacional de Seguridad
|
|
|
II. SELECCIÓN
|
|
Selección de la serie: Conservación
Permanente (CP).
Metodología de la selección: No
procede.
Tipo de muestra: No procede.
Plazos de eliminación: No proceden.
|
|
Soporte de sustitución: No.
Conservación de la
documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede. Plazos de permanencia:
|
|
PLAZO (años)
|
|
JUSTIFICACIÓN
|
|
EN ARCHIVO DE GESTIÓN
|
5
|
|
Artículo 9 de la Ley 6/2023 de Archivos y
Documentos de la Comunidad de Madrid.
Artículo 51.2 a), de la Ley 6/2023 de
Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
|
|
EN ARCHIVO CENTRAL
|
10
|
|
Artículo 10 de la Ley 6/2023 de Archivos
y Documentos de la Comunidad de Madrid.
Artículo 51.2 b), de la Ley 6/2023 de
Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
|
|
EN ARCHIVO INTERMEDIO
|
15
|
|
Artículo 11 de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos de la
Comunidad de Madrid.
Artículo 51.2 c), de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos
de la Comunidad de Madrid.
|
Observaciones: No proceden.
|
|
III.
RECOMENDACIONES AL GESTOR
|
|
Sería recomendable que los sistemas de información sanitarios
integraran una aplicación ad hoc que diera soporte a todo el ciclo de
vida del proceso de la prestación de la ayuda para morir, integrada con la
historia clínica electrónica y accesible a los profesionales sanitarios. En
caso de no poder desarrollar esta aplicación, se podría crear un formulario
en la historia clínica electrónica estructurado para cumplir con los
requisitos de intercambio de información con otras entidades[5].
|
|
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
|
TV 101
|
|
|
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS
DE LA COMUNIDAD DE MADRID
|
11/12/2024
|
|
|
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
|
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
Común
|
|
|
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
|
1996 Actualidad
|
|
|
|
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
|
Expedientes de altas, bajas y modificaciones en el padrón
municipal[6]
|
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA INICIAL
|
FECHA FINAL
|
|
|
AYUNTAMIENTO
|
Unidades responsables del
padrón municipal de
habitantes (oficinas de
empadronamiento o estadística)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I.
|
ACCESO Y SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
|
Condiciones generales de acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles de protección (requiere
solicitud de acceso).
|
|
|
Plazo en el que la serie será de acceso libre: 25 / 50 años (Artículo 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de
junio, del Patrimonio Histórico Español)
|
|
|
El acceso a la serie documental está regulado o afectado por
normativa específica: No.
|
|
|
Contenidos sujetos a un régimen especial de publicidad: No.
|
|
|
Contenidos susceptibles de protección: Sí.
|
|
CONTENIDOS AFECTADOS
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
|
Datos de carácter personal (DP)
|
DP3: Otros datos de carácter personal susceptibles de protección
(Identificativos,
características personales, circunstancias sociales,
|
Artículos 5 y 25 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y
a la libre circulación de estos datos y por el que se
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
|
TV 101
|
|
|
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE
ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
|
11/12/2024
|
|
|
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
|
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
Común
|
|
|
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
|
1996 Actualidad
|
|
|
|
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
|
Expedientes de altas, bajas y modificaciones en el padrón
municipal[7]
|
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA INICIAL
|
FECHA FINAL
|
|
|
AYUNTAMIENTO
|
Unidades responsables del
padrón municipal de
habitantes (oficinas de
empadronamiento o estadística)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I.
|
ACCESO Y SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
|
Condiciones generales de acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos susceptibles de protección
(requiere solicitud de acceso).
|
|
|
Plazo en el que la serie será de acceso libre: 25 / 50 años (Artículo 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de
junio, del Patrimonio Histórico Español)
|
|
|
El acceso a la serie documental está regulado o afectado por
normativa específica: No.
|
|
|
Contenidos sujetos a un régimen especial de publicidad: No.
|
|
|
Contenidos susceptibles de protección: Sí.
|
|
CONTENIDOS AFECTADOS
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
|
Datos de carácter personal (DP)
|
DP3: Otros datos de carácter personal susceptibles de
protección
(Identificativos,
características personales, circunstancias sociales,
|
Artículos 5 y 25 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y
a la libre circulación de estos datos y por el que se
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
profesionales y/o académicos, detalles del empleo, económicos,
financieros y de seguros, o información comercial)
|
deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección
de datos).
Artículos 15.2 y 15.3 de
la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información
pública y buen gobierno.
Artículos 35.2 y 35.3 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
|
Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de
acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso
parcial): Sí.
|
DENOMINACIÓN
|
MEDIDAS
|
|
Anonimización
|
Tratamiento de datos personales consistente en un proceso de
desvinculación de aquellos datos personales que permiten identificar,
directa o indirectamente, a una persona, haciendo imposible que a través de
esos datos anonimizados se pueda identificar o reidentificar a la misma.
|
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie
documental: Sí.
|
MEDIDA PROPUESTA
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
Las que establezca la política de
seguridad de la organización y los requisitos mínimos contemplados en el Esquema
Nacional de Seguridad.
|
Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el
Esquema Nacional de Seguridad
|
|
|
II. SELECCIÓN
|
|
Selección de la serie: Eliminación
Parcial (EP). Metodología de la selección:
Eliminación parcial. Se conservarán de forma permanente los
documentos principales de los expedientes de altas y cambios de domicilio en
el padrón municipal de habitantes (hojas padronales).
Se podrán
eliminar los siguientes documentos y expedientes:
-
Expedientes de bajas en el padrón municipal de habitantes, a
los cuatro años de su cierre.
-
Expedientes de otras modificaciones en el padrón municipal de
habitantes, a los cuatro años de su cierre.
-
La documentación acreditativa de la identidad y del domicilio
de las personas interesadas y el resto de los documentos que acompañen a las
hojas padronales en los expedientes de altas y cambios de domicilio en el
padrón municipal de habitantes, a los cuatro años del cierre del expediente.
Además, en los expedientes de altas y cambios de domicilio en
el padrón municipal de habitantes tramitados en contextos de administración
digital, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
-
la documentación acreditativa aportada en papel acompañando a
las hojas padronales se devolverá en el momento a las personas interesadas
una vez digitalizada e incorporada al expediente o, en otro caso, se atenderá
a lo establecido en el artículo 53 del Reglamento
|
|
de actuación y
funcionamiento del sector público por medios electrónicos (Real Decreto
203/2021, de 30 de marzo);
- las hojas padronales en soporte
papel que hubieran sido digitalizadas se podrán mantener por un año, al
objeto de realizar el correspondiente control de calidad de la
digitalización, pudiéndose eliminar a partir de ese plazo.
Tipo de muestra: Muestreo Ejemplar (Mu E) Plazos de eliminación:
i.
EN ARCHIVO DE GESTIÓN: 1 año para las hojas padronales en papel, en caso de
digitalización; 4 años para el resto de la documentación obrante en los
expedientes de altas y modificaciones que no sean hojas padronales.
ii.
EN ARCHIVO CENTRAL: No procede iii. EN ARCHIVO INTERMEDIO: No procede
Soporte de sustitución: No.
Conservación de la
documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede. Plazos de permanencia:
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PLAZO (años)
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JUSTIFICACIÓN
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EN ARCHIVO DE GESTIÓN
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5 100
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[Véase el
apartado Recomendaciones al gestor]
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EN ARCHIVO CENTRAL
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EN ARCHIVO INTERMEDIO
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Observaciones: Las hojas padronales, y la
restante documentación suscrita por los vecinos que el Ayuntamiento reciba
oficialmente podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante
reproducciones de las mismas en forma que se garantice su autenticidad,
integridad, conservación y disponibilidad, de conformidad con lo establecido
en los artículos 60.3 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial
de las Entidades Locales, y 16.5, 27 y disposición transitoria primera de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas).
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III.
RECOMENDACIONES AL GESTOR
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Se recomienda transferir los documentos de conservación
permanente al servicio de archivo en los plazos que se determine en cada
ayuntamiento en función de las necesidades del órgano productor y los medios
del servicio de archivo (por ejemplo, a los cinco años), incluyendo los documentos
electrónicos, que deberían transferirse a un sistema de preservación digital
para garantizar su conservación, autenticidad y disponibilidad a largo plazo.
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CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
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TV 102
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FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
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11/12/2024
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FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA
DE VALORACIÓN
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CÓDIGO DE LA SERIE
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ORGÁNICO
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FUNCIONAL
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TIPOLOGÍA DE LA SERIE
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Específica
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FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
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1990 Actualidad
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DENOMINACIÓN
DE LA SERIE
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Expedientes de tramitación y seguimiento de actuaciones relacionadas con procesos judiciales
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PROCEDENCIA Y UNIDAD
PRODUCTORA
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ORGANISMO
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UNIDAD
ADMINISTRATIVA
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FUNCIÓN
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FECHA
INICIAL
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FECHA
FINAL
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Ayuntamiento de Madrid
|
Unidades encargadas de las
relaciones con los tribunales en la administración municipal
|
Gestionar
las relaciones con los tribunales de justicia en relación con
los procedimientos tramitados en sus
respectivos ámbitos
|
1990
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DICTAMEN DE APROBACIÓN
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I. ACCESO Y SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
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- Condiciones generales de acceso a la serie documental: la serie incluye contenidos
susceptibles de protección (requiere solicitud de acceso).
- Plazo en el que la serie será de acceso libre: Veinticinco años desde la muerte del afectado, si esta es conocida, o cincuenta años desde la
fecha del documento si se desconociese la de fallecimiento (Artículo 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histórico
Español).
-
El acceso a la serie
documental está regulado o afectado por normativa específica: No.
-
Contenidos sujetos a
un régimen especial de publicidad: No.
- Contenidos
susceptibles de protección: Sí.
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CONTENIDOS AFECTADOS
REFERENCIA NORMATIVA
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Información
con limitaciones de
acceso (P)
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[Todas las
categorías]
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-
Artículo 27 y disposición adicional Primera de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de
protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
-
Artículo 14 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la información pública y buen gobierno.
- Artículo
34 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
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Datos de carácter personal
(DP)
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[Todas las categorías]
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-
Artículos 5 y 25 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y
a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva
95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
-
Artículos 3, 7, 9, 10 y 27 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos
digitales.
-
Artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de
transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
-
Artículo 35 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
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|
Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de
acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso
parcial): Sí.
|
DENOMINACIÓN
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MEDIDAS
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Anonimización
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Tratamiento de datos personales consistente
en un proceso de desvinculación de aquellos datos personales que permiten
identificar, directa o indirectamente, a una persona, haciendo imposible
que a través de esos datos anonimizados se pueda identificar o
reidentificar a la misma.
|
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie
documental: Sí.
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MEDIDA PROPUESTA
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REFERENCIA NORMATIVA
|
|
Las que establezca la política de seguridad de la
organización y los requisitos mínimos contemplados en el Esquema Nacional
de Seguridad.
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Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el
Esquema Nacional de Seguridad
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II. SELECCIÓN
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Selección de la serie: Eliminación
Total (ET).
Metodología de la selección:
Eliminación total en el plazo de 2 años a partir del cierre del expediente.
Tipo de muestra: No se contempla la necesidad de mantener testigos. Plazos de eliminación:
i.
EN ARCHIVO DE GESTIÓN: 2 años tras el
cierre del expediente
ii. EN ARCHIVO CENTRAL: No procede iii. EN ARCHIVO INTERMEDIO: No
procede.
Soporte de sustitución: No.
Conservación de la
documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede. Plazos de permanencia:
|
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PLAZO (años)
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JUSTIFICACIÓN
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ANEXO
II
Modificación de la Tabla de Valoración de determinada serie
documental de titularidad pública
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CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
|
TV 73
|
|
|
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE
ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
|
22/06/2022
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|
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN
|
11/12/2024
|
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|
CÓDIGO DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
|
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
Común
|
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FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE VALORADA
|
1983 Actualidad
|
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|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
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|
Historias Clínicas
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|
DICTAMEN DE APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES MODIFICACIONES
|
|
I.
|
SELECCIÓN
|
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Selección de la serie: Eliminación
Parcial (EP)
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Metodología de
la selección:
Teniendo en cuenta que:
- La Historia Clínica puede contener documentación muy variada. - Actualmente está en
funcionamiento la Historia Clínica Única.
Se establece:
1º. Eliminar, con carácter general, la documentación de las
Historias Clínicas con más de 5 años de antigüedad, desde la fecha de
fallecimiento del paciente o desde la última intervención.
2º. Conservar el 1% de las
Historias Clínicas completas con más de 5 años de antigüedad por año, desde
la fecha de fallecimiento del paciente o de desde la última intervención como
muestra, con un máximo de 30 ejemplares.
3º. Eliminar los informes de anatomía patológica con más de 10
años de antigüedad.
|
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
