Resolución ELI/1/2025, de 9 de enero, del Director General de
Patrimonio Cultural y Oficina del Español, por la que se aprueba la eliminación
de determinadas fracciones temporales de series documentales de titularidad
pública de la Administración de la Comunidad de Madrid y de las Entidades
Locales Madrileñas. [1]
El apartado 1 del
artículo 55 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos
de la Comunidad de Madrid establece que, la eliminación de los documentos tiene
el carácter de un procedimiento administrativo especial consistente en la
exclusión y destrucción física de los documentos, tanto en soporte tradicional
como electrónico, en su condición de bienes de dominio público. En cualquier
caso, los documentos custodiados en los archivos que forman parte del Sistema
de Archivos de la Comunidad de Madrid no podrán ser destruidos mientras
subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de
las entidades públicas; así como tampoco cuando se considere que puedan tener
en el futuro valor informativo o histórico. Asimismo, el apartado 2 del
artículo 55 de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que eliminación de los
documentos sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en las
Tablas de Valoración dictaminadas favorablemente por la Comisión de Acceso y
Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.
El artículo 56.1.b)
de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que los dictámenes sobre la
autorización de eliminación de documentos de la Comisión de Acceso y Valoración
de Documentos de la Comunidad de Madrid serán preceptivos y vinculantes,
debiendo ser aprobados, salvo en los ámbitos previstos en las letras c), d) y
e) de dicho apartado, mediante Resolución de la persona titular de la Dirección
General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio
Documental.
El artículo 24.3 c)
de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, establece que es función de la Comisión de
Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid emitir dictamen
preceptivo y vinculante sobre la autorización de eliminación de aquellos
documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones,
carezcan de interés para la Comunidad de Madrid, de acuerdo con el
procedimiento que reglamentariamente se establezca.
Además, de
conformidad con las previsiones del apartado 2 de la Disposición Transitoria
Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, conformado y articulado conforme al Decreto 217/2003, de
16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de
composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, asumirá, durante el plazo máximo e improrrogable de dos
años establecido en el apartado 1, las funciones establecidas en el artículo
24.3 para la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de
Madrid.
Por último, el
artículo 13.4 del Reglamento de composición, organización y funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, creó la Comisión
Evaluadora de Documentos de Archivo como comisión sectorial del Consejo de
Archivos. Así, de conformidad con lo previsto en el apartado 1 del citado
artículo 13, el Pleno del Consejo de Archivos aprobó por el Acuerdo de 4 de
junio de 2019 sus funciones, composición, organización y funcionamiento.
Asimismo, por el Acuerdo de 15 de diciembre de 2023, el Pleno del Consejo
estableció delegar la función de emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre
la autorización de eliminación de documentos de titularidad pública en la
Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo, es decir, la función que, en
virtud del apartado 2 de la Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023,
de 30 de marzo, antes citado, tiene atribuido el Pleno del Consejo de Archivos
de conformidad con lo establecido en el artículo 24.3 c) de la precitada Ley
6/2023, de 30 de marzo.
En cumplimiento de lo
establecido en los apartados 1 y 2 del artículo 55 y en el artículo 56.1 b) de
la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de
Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 24.3 c) y en el apartado
2 de la Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, visto
el certificado del acta de la sesión ordinaria de la Comisión Evaluadora de
Documentos de Archivo de 27 de noviembre de 2024 (Acta número 13/2024 del Libro
de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid del año 2024)
elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid y
de acuerdo con los dictámenes preceptivos y vinculantes aprobados por este
órgano colegiado,
DISPONGO
Primero. Aprobación de la
autorización de la eliminación de determinadas fracciones temporales de series
documentales de titularidad pública
1. Se autoriza la
eliminación de todas las fracciones temporales de series documentales de
titularidad pública del Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante el
Pleno del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, cuya propuesta de
dictamen ha sido favorable y cuyo contenido se extracta en el Anexo Único,
conforme a lo aprobado en las correspondientes Tablas de Valoración, en lo que
se refiere a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas, en: la Orden 1360/2013, de 25 de
marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 5599/2015, de 9 de
junio, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 118/2021, de 10 de
febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo; la Orden 462/2014, de 24 de
enero, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 2958/2015, de 22 de
diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del
Gobierno; y la Orden 2305/2019, de 30 de
diciembre de 2019, de la Consejera de Cultura y Turismo.
2. Conforme a lo
previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la eficacia de la
autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos tres meses
desde la publicación de esta Resolución en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD
DE MADRID y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Resolución adquiera firmeza.
3. La Secretaría del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los organismos o
entidades públicos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una vez producida
la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la
seguridad de los documentos, estando protegidos contra intromisiones externas,
y el método de destrucción será el adecuado que imposibilite la reconstrucción
de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en
ellos.
5. De la destrucción
deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por triplicado, que
deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la empresa responsable
de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el
volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la misma, de
acuerdo con las previsiones del artículo 56.2.a) de la Ley 6/2023, de 30 de
marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. Asimismo, deberá
enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en
el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación, uno de los
tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación. Tanto uno de
los tres ejemplares del acta como el original de la certificación mencionada
deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada organismo
o entidad pública afectado por la presente Resolución como garantía jurídica
frente a terceros.
6. Efectuada la
destrucción física de los documentos, los responsables de la custodia de las series
documentales de titularidad pública procederán a darlos de baja en los
inventarios correspondientes, de conformidad con lo previsto en el artículo
56.2.d) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.
7. Los organismos o
entidades públicos proponentes que custodian las fracciones temporales de
series documentales de titularidad pública cuya eliminación se autoriza
seleccionarán las muestras de las unidades de instalación o de las unidades
documentales que se conservarán permanentemente como testigos de acuerdo con la
Tabla de Valoración de dichas series aprobadas en: la Orden 1360/2013, de 25 de
marzo; la Orden 5599/2015, de 9 de junio; la Orden 118/2021, de 10 de febrero,
de la Consejera de Cultura y Turismo; la Orden 462/2014, de 24 de enero; la
Orden 2958/2015, de 22 de diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno; y la Orden 2305/2019, de 30 de diciembre de 2019, de
la Consejera de Cultura y Turismo.
8. Contra esta
autorización de eliminación cabe interponer: recurso de alzada ante el
Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, en el plazo de un mes a contar desde
el día siguiente al de su publicación en el «BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE
MADRID», de acuerdo con lo establecido en los artículos 121 y 122 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de
dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN
OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Segundo. Publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Se ordena la
publicación de esta Resolución en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
de acuerdo con lo establecido en los artículos 56.1.b) de la Ley 6/2023, de 30
de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid y 131 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
ANEXO ÚNICO
Relación de fracciones temporales de series documentales de titularidad pública cuya eliminación se autoriza
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CÓDIGO
DE LA PROPUESTA DE ELIMINACIÓN (CACM)
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PE 2024/0008
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ORGANISMO PROPONENTE
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Consejería de Economía, Hacienda y Empleo
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IDENTIFICACIÓN DE LA FRACCIÓN TEMPORAL DE LA SERIE
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I. DENOMINACIÓN DE LA SERIE
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Copias básicas de contratos laborales
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II. PROCEDENCIA (ÚLTIMO ORGANISMO PRODUCTOR)
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Consejería de Economía, Hacienda y Empleo. Viceconsejería de
Economía y Empleo. Dirección General
del Servicio Público de Empleo. Subdirección General de Fomento del Empleo.
Oficinas de Empleo de la Comunidad de Madrid
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III. ARCHIVO DONDE SE
CUSTODIAN LAS UNIDADES DE INSTALACIÓN
OBJETO DE
ELIMINACIÓN
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Archivo Central de Empleo
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IV. SOPORTE
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Papel
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V. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS
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DIN
A4
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IDENTIFICACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN APLICADA
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I. CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
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TV 2
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II. ORDEN
DE LA PERSONA TITULAR DE LA CONSEJERÍA A LA QUE ESTÁ ATRIBUIDA LA COMPETENCIA EN MATERIA DE ARCHIVOS, GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE APROBACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN
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Orden 1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo,
Turismo y Cultura, por la que se aprueban
las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de la
Administración de la Comunidad de
Madrid y se autoriza la eliminación de determinadas fracciones temporales de
series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid
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III. VALORACIÓN APLICADA
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Eliminación Total (ET) sin conservación de muestra
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IV. MUESTRA QUE SE CONSERVA
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Metodología de muestreo:
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Eliminación total
a los cinco
años sin muestra.
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Desde un punto
de vista formal, las Copias básicas de contratos laborales son duplicados de los contratos de trabajo y, desde el punto
de vista de la información que contienen, sólo poseen los datos
esenciales.
-
Las Copias
básicas permanecerán 5 años (1 en Archivo
de Oficina + 4 en Archivo Central) y una vez
transcurridos, se procederá a su eliminación total sin conservación de muestra.
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