Resolución ELI/2/2023, de 4 de octubre, del Director
General de Patrimonio Cultural, por la que se aprueba la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales de titularidad de las
Entidades Locales Madrileñas. ()
El
apartado 1, del artículo 55 de la Ley
6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
establece que, la eliminación de los documentos tiene el carácter de un procedimiento
administrativo especial consistente en la exclusión y destrucción física de los
documentos, tanto en soporte tradicional como electrónico, en su condición de
bienes de dominio público. En cualquier caso, los documentos custodiados en los
archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid no
podrán ser destruidos mientras subsista su valor probatorio de derechos y
obligaciones de las personas o de las entidades públicas; así como tampoco
cuando se considere que puedan tener en el futuro valor informativo o
histórico. Asimismo, el apartado 2 del artículo 55 de la Ley 6/2023, de 30 de
marzo, determina que la eliminación de los documentos sólo podrá realizarse
conforme a los criterios establecidos en las Tablas de Valoración dictaminadas
favorablemente por la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la
Comunidad de Madrid.
El
artículo 56.1.b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que los dictámenes
sobre la autorización de eliminación de documentos de la Comisión de Acceso y
Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid serán preceptivos y
vinculantes, debiendo ser aprobados, salvo en los ámbitos previstos en las
letras c), d) y e) de dicho apartado, mediante Resolución de la persona titular
de la Dirección General competente en materia de Archivos, Gestión de
Documentos y Patrimonio Documental.
El
artículo 24.3.c) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, establece que es función de
la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid
emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la autorización de eliminación de
aquellos documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y
obligaciones, carezcan de interés para la Comunidad de Madrid, de acuerdo con
el procedimiento que reglamentariamente se establezca.
Además,
de conformidad con las previsiones del apartado 2 de la Disposición Transitoria
Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, conformado y articulado conforme al Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el
Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, asumirá, durante el plazo máximo e
improrrogable de dos años establecido en el apartado 1, las funciones
establecidas en el artículo 24.3 para la Comisión de Acceso y Valoración de
Documentos de la Comunidad de Madrid.
En
cumplimiento de lo establecido en los apartados 1 y 2 del artículo 55 y en el
artículo 56.1.b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de
la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 24.3.c) y
en el apartado 2 de la Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023, de 30
de marzo, visto el certificado del acta de la sesión extraordinaria del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid de 25 de septiembre de 2023 (Acta número
13/2023, del Libro de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid del
año 2023), elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid y de acuerdo con el dictamen preceptivo y vinculante aprobado por este
órgano colegiado,
DISPONGO
Primero. Aprobación de la autorización de la
eliminación de determinadas fracciones temporales de series documentales de
titularidad pública
1. Se
autoriza la eliminación de las fracciones temporales de series documentales de
titularidad pública del Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante el
Pleno del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, cuya propuesta de
dictamen ha sido favorable y cuyo contenido se extracta en el Anexo Único,
conforme a lo aprobado en la correspondiente Tabla de Valoración, en lo que se
refiere a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas, en la Orden
118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo.
2.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la
eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos
tres meses desde la publicación de esta Resolución en el BOLETÍN OFICIAL DE LA
COMUNIDAD DE MADRID y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Resolución adquiera firmeza.
3. La
Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará al
organismo afectado la eficacia de la autorización.
4. Una
vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción
garantizará la seguridad de los documentos, estando protegidos contra
intromisiones externas, y el método de destrucción será el adecuado que
imposibilite la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier
información contenida en ellos.
5. De la
destrucción deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por
triplicado, que deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la
empresa responsable de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de
destrucción, el volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la
misma, de acuerdo con las previsiones del artículo 56.2.a) de la Ley 6/2023, de
30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. Asimismo,
deberá enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación,
uno de los tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación.
Tanto uno de los tres ejemplares del acta como el original de la certificación
mencionada deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por
cada organismo o entidad pública afectado por la presente Resolución como
garantía jurídica frente a terceros.
6.
Efectuada la destrucción física de los documentos, los responsables de la
custodia de las series documentales de titularidad pública procederán a darlos
de baja en los inventarios correspondientes, de conformidad con lo previsto en
el artículo 56.2.d) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo.
7. El
organismo proponente que custodia las fracciones temporales de series documentales
de titularidad pública cuya eliminación se autoriza seleccionará las muestras
de las unidades de instalación o de las unidades documentales que se
conservarán permanentemente como testigos de acuerdo con la Tabla de Valoración
de dicha serie aprobada en la Orden 118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera
de Cultura y Turismo.
8. Contra
esta autorización de eliminación cabe interponer: recurso de alzada ante el
Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, en el plazo de un mes a contar desde
el día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE
MADRID, de acuerdo con lo establecido en los artículos 121 y 122 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de
dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el BOLETÍN
OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Segundo. Publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA
COMUNIDAD DE MADRID
Se ordena
la publicación de esta Resolución en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE
MADRID de acuerdo con lo establecido en los artículos 56.1.b) de la Ley 6/2023,
de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid y 131 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
ANEXO ÚNICO
Relación de fracciones temporales de series documentales de titularidad pública
cuya eliminación se autoriza
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CÓDIGO DE LA PROPUESTA DE ELIMINACIÓN (CACM)
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PE 2023/0011
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ORGANISMO PROPONENTE
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Ayuntamiento de Madrid
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IDENTIFICACIÓN DE LA FRACCIÓN TEMPORAL DE LA SERIE
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I. DENOMINACIÓN DE LA SERIE
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Expedientes sancionadores en materia de protección de la seguridad ciudadana.
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II. PROCEDENCIA (ÚLTIMO ORGANISMO PRODUCTOR)
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Ayuntamiento de Madrid.
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III. ARCHIVO DONDE SE CUSTODIAN LAS UNIDADES DE INSTALACIÓN OBJETO DE ELIMINACIÓN
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Archivo de gestión
de la Subdirección General de Régimen Jurídico
y Personal. Secretaría General Técnica del Área de Gobierno de Portavoz, Seguridad y Emergencias.
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IV. SOPORTE
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Papel.
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V. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS
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Principalmente A-4.
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IDENTIFICACIÓN DE LA TABLA
DE VALORACIÓN APLICADA
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I. CÓDIGO DE LA TABLA
DE VALORACIÓN (T.V.)
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TV 58
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II. ORDEN DE LA PERSONA TITULAR DE LA CONSEJERÍA A LA QUE ESTÁ ATRIBUIDA LA COMPETENCIA
EN MATERIA DE ARCHIVOS, GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE APROBACIÓN DE LA
TABLA DE VALORACIÓN
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Orden 118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y
Turismo, por la que se aprueban y modifican las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de la
Administración de la Comunidad de Madrid y de las Administraciones Locales madrileñas y se autoriza la
eliminación de determinadas fracciones temporales de series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid.
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III. VALORACIÓN APLICADA
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Eliminación Total
(ET)
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IV. MUESTRA QUE SE CONSERVA
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Tipo de muestreo: Aleatorio.
Metodología de muestreo: Eliminación total a los 5 años de la finalización de los expedientes. Se conservará una muestra aleatoria del 1% de los expedientes producidos cada año,
hasta un máximo
de 10 ejemplares anuales.
Total de unidades de instalación a conservar por muestreo: 2 cajas de archivo
de formato 0, 11
cm, equivalente a 0,22
metros lineales.
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RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN
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I. CUANTIFICACIÓN DE LA FRACCIÓN DE LA SERIE
DOCUMENTAL OBJETO DE ELIMINACIÓN
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A. NÚMERO DE UNIDADES DE INSTALACIÓN
661 cajas
de archivo.
B. METROS LINEALES
67,22
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II. FECHAS EXTREMAS DE LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR
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2011 2017
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III. OBSERVACIONES
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No proceden.
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Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
