Orden 622/2022, de 11 de mayo, de la Consejera de Cultura, Turismo y
Deporte, por la que se autoriza la eliminación de determinadas fracciones
temporales de series documentales de la Administración de la Comunidad de
Madrid y de las Administraciones Locales madrileñas. ()
El artículo 16.3 de la
Ley 4/1993, de 21 de abril (), de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid establece que, una vez identificadas las series documentales,
señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia, se someterán a la
aprobación de la persona titular de la Consejería competente en materia de
Archivos y Patrimonio Documental, previo informe del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos
oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y
servicios que se contemplan en la Ley 4/1993, de 21 de abril. Asimismo, el
artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, determina que, una vez valoradas
las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y
eliminación de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus otros
valores carezcan de valor histórico.
La letra e) del artículo
2 del Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16 de
octubre, del Consejo de Gobierno, en cumplimiento de lo dispuesto en la letra
e) del artículo 12.2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, establece que son
funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid informar las
propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
El artículo 13.4 del
Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, creó la Comisión
Evaluadora de Documentos de Archivo como comisión sectorial del Consejo de
Archivos. Así, de conformidad con lo previsto en el apartado 1 del citado
artículo 13, el Pleno del Consejo de Archivos aprobó por el Acuerdo de 4 de
junio de 2019 sus funciones, composición, organización y funcionamiento.
Además, por otro Acuerdo de 4 de junio de 2019, el Pleno del Consejo estableció
delegar la función de informar las propuestas de las series documentales que
deberán ser destruidas en la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo.
En cumplimiento de lo
establecido en la letra e) del artículo 12.2, en el artículo 16.3 y en el
artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como en la letra e) del
artículo 2 del Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16
de octubre, del Consejo de Gobierno, y visto el certificado del acta de la
sesión extraordinaria de la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo de 26
de abril de 2022 (Acta número 9/2022 del Libro de Actas del Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid del año 2022) elevado por la Secretaria de la
Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo y de acuerdo con los informes
preceptivos aprobados por este órgano colegiado y con la propuesta elevada por
la Directora General de Patrimonio Cultural,
DISPONGO
Primero.- Autorización de la eliminación de determinadas
fracciones temporales de series documentales
1. Se autoriza la
eliminación de todas las fracciones temporales de series documentales del
Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante la Comisión Evaluadora de
Documentos de Archivo, que tiene dicha función delegada por el Pleno del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, cuya propuesta de informe ha
sido favorable y cuyo contenido se extracta en el Anexo I, conforme a lo
aprobado en las correspondientes Tablas de Valoración, en lo que se refiere a
los plazos, muestreos y demás formalidades previstas, en: la Orden
118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo; la Orden
13/2022, de 10 de enero, de la Consejera de Cultura, Turismo y Deporte; y
la Orden
2958/2015, de 22 de diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno.
2. Conforme a lo
previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la
eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos
tres meses desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Orden adquiera firmeza.
3. La Secretaría del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los centros
directivos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una vez producida
la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la
seguridad de los documentos, estando protegidos contra intromisiones externas,
y el método de destrucción será el adecuado que imposibilite la reconstrucción
de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en
ellos.
5. De la destrucción
deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por triplicado, que
deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la empresa responsable
de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el
volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la misma. Asimismo,
deberá enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación,
uno de los tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación.
Tanto uno de los tres ejemplares del acta como el original de la certificación
mencionada deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por
cada centro directivo afectado por la presente Orden como garantía jurídica frente
a terceros.
6. Efectuada la
destrucción física de los documentos, los responsables de la custodia de las
series documentales procederán a darlos de baja en los inventarios
correspondientes.
7. Los organismos
proponentes que custodian las fracciones temporales de series documentales cuya
eliminación se autoriza seleccionarán las muestras de las unidades de
instalación o de las unidades documentales que se conservarán permanentemente
como testigos de acuerdo con la Tabla de Valoración de dichas series aprobadas
en: la Orden 118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo;
la Orden 13/2022, de 10 de enero, de la Consejera de Cultura, Turismo y
Deporte; y la Orden 2958/2015, de 22 de diciembre, del Consejero de
Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno.
8. Contra esta
autorización de eliminación cabe interponer: recurso de reposición ante la
Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, en el plazo de un mes a contar desde
el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de
dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Segundo.- Publicación
en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid
Se ordena la
publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de
acuerdo con lo establecido en el artículo 131 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre.
ANEXOS
(Véanse en formato pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
