ORDEN 63/2019, de 30 de enero, del Consejero de
Cultura, Turismo y Deportes, por la que se aprueban las Tablas de Valoración de
determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid
y de las Administraciones Locales madrileñas y se autoriza la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales de la Administración
de la Comunidad de Madrid. ()
El artículo 16.3 de la
Ley 4/1993, de 21 de abril,
de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid establece que,
una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y
establecidos los plazos de vigencia, se someterán a la aprobación de la persona
titular de la Consejería competente en materia de Archivos y Patrimonio
Documental, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid,
dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en
cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios que se
contemplan en la Ley 4/1993, de 21 de abril. Asimismo, el artículo 18 de la Ley
4/1993, de 21 de abril, determina que, una vez valoradas las series
documentales, y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y eliminación de los
documentos de archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de
valor histórico.
La letra e) del
artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, en cumplimiento de lo
dispuesto en la letra e) del artículo 12.2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril,
establecen que son funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
En cumplimiento de lo
establecido en la letra e) del artículo 12.2, en el artículo 16.3 y en el
artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como en la letra e) del
artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, y visto el certificado del
acta de la sesión extraordinaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid de 20 de noviembre de 2018 (acta número 2/2018 del Libro de Actas del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid del año 2018) elevado por la Secretaria
del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, y de acuerdo con los
informes preceptivos aprobados por este órgano colegiado y con la propuesta
elevada por la Directora General de Patrimonio Cultural,
DISPONGO
Primero.- Aprobación
de las Tablas de Valoración de determinadas series documentales
1. Se aprueban las
Tablas de Valoración de determinadas series documentales del Patrimonio
Documental Madrileño que figuran extractadas en el Anexo I.
2. Se declaran como
series documentales comunes de las Administraciones Públicas correspondientes
(Administraciones Locales madrileñas) y, por tanto, de aplicación al conjunto
de organismos que conforman dichas Administraciones aquellas series en cuya
Tabla de Valoración el campo "TIPOLOGÍA
DE LA SERIE" figure indicado con la expresión "Común".
Segundo.- Autorización
de la eliminación de determinadas fracciones temporales de series documentales
1. Se autoriza la
eliminación de todas las fracciones temporales de series documentales del
Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid cuya propuesta de informe ha sido favorable y cuyo
contenido se extracta en el Anexo II, conforme a lo aprobado en la
correspondiente Tabla de Valoración, en lo que se refiere a los plazos,
muestreos y demás formalidades previstas en la Orden
1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura.
2. Conforme a lo
previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la
eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos
tres meses desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Orden adquiera firmeza.
3. La Secretaría del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los centros
directivos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una vez producida
la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la
seguridad de los documentos, estando protegidos contra intromisiones externas,
y el método de destrucción será el adecuado que imposibilite la reconstrucción
de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en
ellos.
5. De la destrucción
deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por triplicado, que
deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la empresa responsable
de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el
volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la misma. Asimismo,
deberá enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación,
uno de los tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación.
Tanto uno de los tres ejemplares del acta como el original de la certificación
mencionada deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por
cada centro directivo afectado por la presente Orden como garantía jurídica
frente a terceros.
6. Efectuada la
destrucción física de los documentos, los responsables de la custodia de las
series documentales procederán a darlos de baja en los inventarios
correspondientes.
7. Los organismos
proponentes que custodian las fracciones temporales de series documentales cuya
eliminación se autoriza seleccionarán las muestras de las unidades de
instalación o de las unidades documentales que se conservarán permanentemente
como testigos de acuerdo con la Tabla de Valoración de dicha serie aprobada en
la Orden 1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y
Cultura. A continuación, se procederá a la transferencia de dicha muestra al
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
8. Contra esta
autorización de eliminación cabe interponer: recurso de reposición ante el
Consejero de Cultura, Turismo y Deportes, en el plazo de un mes a contar desde
el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de
dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Tercero.- Publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad
de Madrid
Se ordena la
publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de
acuerdo con lo establecido en el artículo 131 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre.
ANEXOS
(Véanse en formato pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
