Orden 134/2011, de 26 de enero, de la Consejería de
Empleo, Mujer e Inmigración, por la que se aprueban las normas de justificación
de subvenciones en materia de cooperación al desarrollo otorgadas por la
Comunidad de Madrid ()
▼
Derogada por Orden 1523/2017, de
26 de septiembre, de la Consejería de Políticas
Sociales y Familia (BOCM 2 de octubre de 2017)
I
La Ley 13/1999, de 29 de abril, de
Cooperación para el Desarrollo de la Comunidad de Madrid, establece en su
artículo 4 que la política de cooperación se articulará a través de planes
generales y anuales.
Dichos planes expresan los objetivos y
los principios, así como las acciones de la Comunidad de Madrid en dicha
materia durante sus respectivos períodos de vigencia.
El Plan General de Cooperación al
Desarrollo 2009-2012 de la Comunidad de Madrid incluye, como objetivo
específico del mismo, mejorar la calidad, la gestión y el impacto de la ayuda
de la Comunidad de Madrid. Uno de los aspectos que contribuyen a la mejora,
tanto de la gestión como de los resultados de la ayuda, es asegurar una
utilización adecuada y eficiente de los recursos públicos que la Comunidad de
Madrid dedica a la cooperación al desarrollo. La disposición de una normativa
clara en este terreno y accesible a todas las entidades que colaboran con la
Comunidad de Madrid en la realización de su política de cooperación es, sin
duda, un elemento esencial para facilitar una gestión rigurosa y transparente.
El artículo 2 de la Ley 4/2005, de 14
de diciembre, de la Agencia Regional para la Inmigración y la Cooperación
(), señala como fin de esta el diseño, elaboración,
planificación, gestión, cumplimiento y evaluación de las políticas de inmigración
y cooperación al desarrollo y el artículo cita entre sus funciones, en el
apartado f), "Todas aquellas que,
directa o indirectamente, contribuyan a la consecución de los objetivos básicos
o al mejor desarrollo de las funciones que se establecen en la presente Ley".
II
El tratamiento de las subvenciones en
materia de cooperación para el desarrollo, sin perjuicio del respeto de los
principios generales establecidos en la legislación sobre subvenciones,
presenta peculiaridades que la propia Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General
de Subvenciones, refleja en su disposición adicional decimoctava. Fruto de la
previsión recogida en dicha disposición adicional es el Real Decreto 794/2010,
de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de
la cooperación internacional.
El hecho de que las acciones
subvencionadas en este terreno se desarrollen en otros países y que lo hagan a
menudo en condiciones adversas o de inestabilidad, debido a factores
económicos, políticos o medioambientales, hace necesaria esta consideración
especial.
Por otra parte, la posibilidad de pago
anticipado y sin aportación de garantías de estas subvenciones, contemplada
tanto en la normativa sobre subvenciones como en la Ley 13/1999, de 29 de
abril, de Cooperación al Desarrollo de la Comunidad de Madrid, permite a las
entidades beneficiarias disponer de los recursos necesarios para la realización
de las actividades, de manera previa a su inicio.
Esta circunstancia exige de las
entidades beneficiarias el máximo rigor en la utilización de los fondos
públicos para asegurar que se destinen al fin, propósito, actividad o proyecto
específicos para el que fueron otorgados, tal como señala el artículo 1 de la
Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid.
Esta responsabilidad abarca el ciclo
completo de los proyectos, desde la formulación a su justificación final, ya
que el objetivo de los mismos no debe ser solo alcanzar los resultados
previstos, sino hacerlo con el menor coste posible y mediante una gestión
transparente.
Por todo ello, se hace necesario un
documento que recoja con claridad criterios presupuestarios, administrativos y
contables que faciliten la tarea de la gestión global de los proyectos
subvencionados. Dicha gestión comprende la elaboración ajustada y acertada del
presupuesto, el control y la adecuada imputación de los gastos, así como la
justificación de los mismos.
Esta necesidad aparece ya reflejada en
el Plan Anual 2010 de Cooperación al Desarrollo de la Comunidad de Madrid, aprobado
por Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid de 18 de febrero
de 2010. Dicho Plan señala en su capítulo II, dedicado a la "Gestión de la ayuda",
que "se publicará una actualización de
la normativa de justificación de las subvenciones, conforme a las novedades que
se han ido introduciendo tanto en las bases reguladoras de convocatorias de
subvenciones como en los convenios de colaboración. Al mismo tiempo, dichas
normas de justificación se alinearán, siempre que sea posible, con las aprobadas
por la AECID (Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo) ".
A estos efectos, para la elaboración de
las presentes normas, se ha tenido en cuenta la Resolución de 24 de marzo de
2009, de la Presidenta de la Agencia Española de Cooperación Internacional para
el Desarrollo, por la que se aprueban las normas de seguimiento y justificación
de proyectos y convenios de cooperación al desarrollo subvencionados a las
organizaciones no gubernamentales de desarrollo (Boletín Oficial del Estado
número 93, de 16 de abril de 2009).
III
Estas normas vienen a complementar las
pautas generales aplicables a la justificación de las subvenciones, en el
terreno técnico como en el económico, contenidas tanto en la legislación
aplicable (Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, y Ley
2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid) como en las
bases reguladoras de las subvenciones y en las cláusulas de los convenios, que
hacen, asimismo, las veces de bases reguladoras de las subvenciones otorgadas
mediante concesión directa.
La justificación económica recibe una
atención especial. En dicha materia se especifican los gastos subvencionables y
no subvencionables, los requisitos de los justificantes de los gastos, así como
la estructura del presupuesto por partidas, los criterios de imputación y la
forma de justificación en cada uno de estos epígrafes.
Carece de sentido reproducir de manera
literal artículos de la legislación vigente en materia de subvenciones. Por
este motivo, las entidades beneficiarias deberán prestar una particular
atención a lo que establece la legislación en esta materia en lo tocante a la
responsabilidad del beneficiario, reintegro de fondos y régimen sancionador.
Igualmente, tanto de cara a la
elaboración del presupuesto como a su gestión y a la justificación final,
deberá prestarse especial atención a las normas que la ley establece en los
casos de contratación de obras, suministros y servicios y a la subcontratación
de actividades. En este último caso (artículo 29 de la Ley 38/2003, de 17 de
noviembre, General de Subvenciones), se deberán tener en cuenta las
limitaciones relativas a la cuantía y a las personas o entidades con las que se
subcontrate, así como a los requisitos y autorizaciones previas para realizar
la subcontratación.
En virtud de ello,
DISPONGO
Primero
Dictar las normas de justificación del
gasto de subvenciones en materia de cooperación al desarrollo, cuyo texto se
inserta a continuación.
Segundo
Las normas que aquí se dictan serán de
aplicación a las acciones en materia de cooperación para el desarrollo y
educación para el desarrollo subvencionadas por la Comunidad de Madrid, cuyo
plazo de presentación de informe final no haya concluido a la fecha de entrada
en vigor de la presente Orden. Asimismo, se aplicarán a aquellas acciones
subvencionadas cuyos informes finales hayan sido presentados a la fecha de
publicación de esta Orden y se encuentren en fase de revisión, si ello les
resultara más favorable.
Tercero
Se autoriza a la Dirección de Cooperación
al Desarrollo a dictar cuantas instrucciones sean necesarias para la correcta
aplicación y cumplimiento de la presente Orden.
DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA
La presente Orden entrará en vigor al día
siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
NORMAS DE JUSTIFICACIÓN DE SUBVENCIONES EN MATERIA DE
COOPERACIÓN AL DESARROLLO OTORGADAS POR LA COMUNIDAD DE MADRID
ÍNDICE
I.
Justificación técnica.
I.1. Informe.
I.2. Documentación complementaria.
II.
Justificación económica.
II.1. Informe.
II.2. Documentación complementaria.
II.2.1. Justificación de la aplicación de recursos
ajenos a la Comunidad de Madrid.
II.2.2. Vinculación de bienes inmuebles y bienes
muebles duraderos.
II.3. Requisitos de los justificantes de gasto y pago.
II.3.1. Requisito general.
II.3.2. Idioma.
II.3.3. Compulsa.
II.3.4. Diligencia.
II.3.5. Numeración.
II.3.6. Facturas.
II.4. Supuestos excepcionales.
II.4.1. Recibos de caja.
II.4.2. Otros supuestos.
II.5. Gastos no subvencionables.
II.6. Gastos subvencionables.
II.6.1. Costes directos.
II.6.1.1. Gastos de inversión.
II.6.1.1.1. Adquisición de terrenos
y/o inmuebles.
II.6.1.1.2. Construcción y/o reforma
de inmuebles e infraestructuras.
II.6.1.1.3. Equipamiento.
II.6.1.2. Gastos corrientes.
II.6.1.2.1. Elaboración de línea de base y
evaluación externa.
II.6.1.2.2. Personal.
a) Personal local.
b) Personal expatriado.
c) Personal en sede.
II.6.1.2.3. Funcionamiento.
a) Materiales y suministros no inventariables.
b) Mantenimiento de equipos y suministros.
c) Viajes, alojamientos y dietas.
d) Servicios técnicos y profesionales.
e) Arrendamientos.
f) Gastos financieros.
II.6.1.2.4. Fondo rotatorio.
II.6.1.2.5. Imprevistos.
II.6.2.
Costes indirectos.
I. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA
En la justificación técnica se
especificarán con el máximo detalle los objetivos alcanzados, los resultados
obtenidos y las actividades realizadas, junto con sus correspondientes fuentes
de verificación.
I.1. INFORME
El informe final técnico deberá
cumplimentarse de acuerdo con el modelo correspondiente, según la modalidad de
acción subvencionada que figurará en la página web www.madrid.org y en todos
sus apartados.
I.2. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA
Junto con dicho informe se entregarán:
- Copia de las evaluaciones externas de los
programas de desarrollo y de otro tipo de modalidades de subvención, cuando se
hayan imputado a la subvención gastos correspondientes a aquellas, de acuerdo
con sus bases reguladoras.
- Material gráfico y/o impreso donde quede
claramente acreditada la participación de la Comunidad de Madrid en el
desarrollo de la acción.
- Fuentes de verificación: El beneficiario
aportará fuentes de verificación objetivas (en papel y/o formatos electrónicos)
que aporten datos y pruebas fehacientes acerca de las actividades realizadas y
los resultados alcanzados en relación con los objetivos propuestos. Las fuentes
de verificación habrán de ser coherentes con la naturaleza de la acción
ejecutada y podrán ser, entre otras:
. Estudios
de viabilidad y sostenibilidad, informes técnicos y/o profesionales.
. Material
didáctico y publicaciones.
. Listas
de participantes en las actividades.
. Cartas y testimonios de organismos oficiales, asociaciones
públicas o privadas, beneficiarios, etcétera.
. Convenios de colaboración, compromisos de instituciones oficiales
o privadas de cara a la transferencia del proyecto, acuerdos-marco entre
instituciones, etcétera.
II. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
La justificación económica incluirá la
información relativa al seguimiento y control de los recursos económicos
empleados en la actividad subvencionada.
II.1. INFORME
El informe final económico, complementario
del informe técnico mencionado en el apartado anterior, deberá, asimismo,
cumplimentarse de acuerdo con el modelo correspondiente, según la modalidad de
acción subvencionada que figurará en la página web www.madrid.org. Comprenderá
cuadros que resuman la información económica y financiera relativa a dicha
acción, la lista de facturas o justificantes que refleje los gastos realizados
y los documentos acreditativos de los gastos y pagos efectuados.
Antes de comenzar a cumplimentar los
cuadros económicos de los informes finales, debe verificarse que los justificantes
de gastos están imputados en la partida presupuestaria correcta y que
corresponden a gastos susceptibles de ser subvencionados.
La lista de facturas deberá estar ordenada
por partidas, de acuerdo con el presupuesto de la acción subvencionada, y
dentro de cada una de ellas, por fechas de emisión de las mismas. Cada gasto
deberá figurar en la partida presupuestaria correcta.
Las cantidades desglosadas en los cuadros
presupuestarios deben coincidir con los subtotales de la lista de facturas.
Los justificantes de gastos y/o pagos
reflejarán en su parte superior derecha un número de orden que deberá coincidir
con el que se les haya asignado en la lista de facturas o justificantes para
facilitar su identificación.
El tipo de cambio aplicado se acreditará
mediante justificante del banco o casa de cambio autorizada. No serán
admisibles los cambios de moneda realizados en mercados no oficiales.
II.2. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA
La entidad deberá aportar, junto con la
información relativa a la justificación económica incluida en el modelo de
informe final, la siguiente documentación:
- Copia de los documentos de ingreso de la
subvención en la cuenta de la entidad beneficiaria (o en la cuenta específica
del proyecto en los casos en los que así se requiera en las bases reguladoras).
- Certificaciones bancarias de las cuentas
abiertas para la ejecución de la actuación subvencionada (siempre que se exija
este requisito en las bases reguladoras de la subvención o cláusulas del
convenio) tanto en España como en el país/es de ejecución, con reflejo de los
intereses generados por los fondos.
- Comprobantes
de transferencias bancarias, cambios a divisas y moneda local.
- Certificación/es de la/s contraparte/s y otros
cofinanciadores sobre sus aportaciones a la/s que se alude en el punto II.2.1
del presente documento, con expresión clara de las cantidades y la referencia a
la actuación de que se trate.
- Declaración responsable de que los documentos y
facturas justificativas incluidos en el informe final corresponden a pagos
efectivamente realizados y derivados de la finalidad para la que fue concedida
la subvención (Anexo I).
- Declaración responsable del/de la representante
legal en la que conste si su entidad ha obtenido o no alguna otra subvención de
las Administraciones Públicas o entes públicos o privados, nacionales o
extranjeros, para cada proyecto aprobado y sus cuantías (Anexo I).
- Declaración responsable sobre el lugar de
depósito de las facturas, justificantes de organismos oficiales competentes
(Anexo I).
- Declaración responsable sobre la solicitud de
exención de impuestos indirectos y su recuperación (Anexo I).
- Declaración responsable relativa al respeto de
las normas contempladas en el artículo 29 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre,
General de Subvenciones, en materia de subcontratación (Anexo I).
- Si se han subcontratado actividades, deberá
presentarse bien el contrato celebrado por escrito (cuando sea obligatorio),
bien el documento en el que consten los términos detallados de la
subcontratación (persona o entidad con la que se subcontrata, actividad
subcontratada, cuantía de la misma). Además, se incluirá copia de los pagos
efectuados.
Si alguno de los documentos comprendidos
en este apartado obra ya en poder de la Dirección de Cooperación al Desarrollo,
se especificará la fecha de envío de dichos documentos y no será necesario
adjuntarlos nuevamente.
Cuando junto con el informe final
justificativo deban aportarse otros documentos (contratos, escrituras,
inscripciones registrales, etcétera) cuyos originales estén redactados en
idiomas distintos del castellano o español, deberán aportarse traducciones
oficiales de dichos documentos con el fin de acreditar los términos y la
veracidad de su contenido.
II.2.1. Justificación de la aplicación de recursos
ajenos a la Comunidad de Madrid
La entidad beneficiaria deberá acreditar
la correcta aplicación de todos los fondos, tanto de los propios como de los
procedentes de otras instituciones públicas o privadas, en concordancia con lo
establecido en la Ley General de Subvenciones y en el convenio de colaboración
o el documento de aceptación de la subvención, y en los siguientes términos:
- Aportación
en efectivo de la entidad beneficiaria:
. La
entidad debe acreditar mediante documento bancario la realización del ingreso
por la cantidad que corresponde a su aportación en la cuenta asociada al
proyecto, cuando así se exija en las bases reguladoras de la subvención.
. La
entidad deberá presentar los documentos justificativos del gasto y pago
realizado con cargo a esta aportación, en los mismos términos exigidos para los
justificantes vinculados a la subvención otorgada por la Comunidad de Madrid.
- Aportación de otros cofinanciadores: Las
aportaciones de la contraparte local y de otras entidades se justificarán
mediante certificados emitidos por las mismas. En el caso de fondos procedentes
de otras Administraciones Públicas españolas, será obligatoria, además, la
presentación de las listas de facturas aplicadas a estas fuentes de financiación.
- Elementos valorizados: Las valorizaciones sobre
terrenos, locales, equipos, materiales y mano de obra de los beneficiarios y
sus contrapartes locales que estén directamente vinculadas a la ejecución de
las actividades presupuestadas se aceptarán como parte de las aportaciones de
estos. Para su admisión, deberán acreditarse mediante:
. Certificación
de la entidad que aporte los bienes y/o servicios en la que conste descripción
y cuantificación de la aportación indicando, en su caso, número de unidades,
horas de trabajo y precio unitario. Las valorizaciones deberán ajustarse a los
precios del mercado local y, en el caso de equipos o bienes duraderos, tener en
cuenta su antigüedad (valor contable).
II.2.2. Vinculación de bienes inmuebles y bienes
muebles duraderos
De conformidad con lo establecido en el
artículo 31.4 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones,
en las bases reguladoras de las convocatorias y en las cláusulas de los
convenios, en el caso de adquisición, construcción, rehabilitación y mejora de
bienes inventariables financiados por la Dirección de Cooperación al
Desarrollo, estos deberán quedar formalmente vinculados a los fines de la
acción subvencionada. Esta vinculación será de, al menos, diez años en el caso
de bienes inscribibles en un registro público y de, al menos, dos años el resto
de bienes. Dicho plazo empezará a computarse desde el día siguiente en que
finalice la ejecución del proyecto.
La transferencia efectiva de estos bienes
se realizará preferentemente a los beneficiarios finales o a nombre de
entidades públicas que garanticen la continuidad del proyecto y deberá quedar
reflejo documental de la misma. Si la transferencia no fuera posible en estos
términos, deberá presentarse una propuesta alternativa que habrá de ser
autorizada por la Dirección de Cooperación al Desarrollo.
La transferencia deberá acreditarse
mediante la siguiente documentación justificativa:
- Documentación acreditativa de la transferencia
y compromiso de la entidad receptora de asumir la propiedad que se transfiere.
Inscripción legal en el Registro de la Propiedad.
- Compromiso de afectación de inmueble o del bien
correspondiente al fin que justificó la subvención por el período fijado en las
bases de la convocatoria o, en su caso, en los convenios de colaboración
(mínimo diez años en el caso de bienes inscribibles en un registro público y
dos años el resto de bienes).
- Escritura pública acreditativa de inscripción
de bienes registrables en la que conste la afectación y el importe de la
subvención.
II.3. REQUISITOS DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO Y PAGO
II.3.1. Requisito general
Los gastos se acreditarán con carácter
general mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente
con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa. Los
pagos se acreditarán mediante comprobantes de transferencia bancaria, del pago
mediante cheque nominativo o del pago en metálico o cheque al portador, como se
especifica en el apartado II.3.6. Los documentos que acompañan la justificación
económica se presentarán junto con el informe final y en ningún caso en
informes intermedios.
II.3.2. Idioma
Cuando se aporten justificantes redactados
en un idioma extranjero (salvo inglés, francés, portugués e italiano), deberán
acompañarse de su correspondiente traducción que incluya fecha, importe,
concepto de gasto, receptor y emisor. Habrá de tenerse en cuenta a este
respecto lo señalado en el punto II.2.
II.3.3. Compulsa
La Dirección de Cooperación al Desarrollo
no custodiará originales justificativos del gasto. Si es necesaria una
compulsa, la entidad presentará conjuntamente los documentos originales con su
correspondiente sello-diligencia impreso (según se detalla más abajo) y copia
de los mismos.
Se considerará fotocopia debidamente
compulsada aquella que se presente cotejada y conforme por:
- Cualquier entidad pública española o del país o
países de ejecución.
- Un notario debidamente
acreditado, o figura análoga reconocida, del país de ejecución.
- La representación oficial española en el citado
país.
II.3.4. Diligencia
En todos los documentos originales
acreditativos de gastos y pagos deberá constar un sello-diligencia que los
invalide (el sello deberá estamparse sobre el cuerpo del justificante, no en
los márgenes en blanco, y debe resultar legible), en el que figure:
- Año de concesión de la subvención.
- Referencia a la financiación de la Comunidad de
Madrid (financiado por la CM).
- Número de expediente.
- Título de la acción subvencionada.
- País de ejecución (cuando se
trate iniciativas de desarrollo) o programa/proyecto de sensibilización.
- Porcentaje de imputación del
gasto a la Comunidad de Madrid (y/o a otros financiadores o a la aportación en
efectivo de la propia entidad).
No serán válidas las copias compulsadas
de justificantes originales que no contengan el sello-diligencia.
Si algún documento justificativo de
gasto se imputa a más de un financiador, deberán constar tantos
sellos-diligencia como financiadores, con sus correspondientes porcentajes de
imputación.
En el supuesto de documentos de gasto
en los que, por su tamaño, resulte imposible la impresión del sello-diligencia,
se aportará una relación de aquellos en la que conste el sello-diligencia,
acompañada de las copias compulsadas de todos los documentos incluidos en ella.
Los documentos originales susceptibles
de ser solicitados por otros organismos públicos, tales como los boletines de
cotización de la Seguridad Social (en la actualidad, modelos 110 y 190,
acreditativos de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, y modelos 115 y
180, acreditativos del ingreso del porcentaje correspondiente procedente del
arrendamiento de inmuebles urbanos), también deberán ser debidamente
diligenciados.
II.3.5. Numeración
En los documentos originales y sus
fotocopias compulsadas debe figurar el mismo número de justificante que aparece
en la lista de facturas del informe final.
II.3.6. Facturas
Para ser consideradas como documentos
justificativos válidos, las facturas deben contener:
- Número.
- Datos identificativos del expedidor (nombre y
apellidos, denominación o razón social, número de identificación fiscal y
domicilio).
- Datos identificativos del destinatario, que
deberá ser la entidad beneficiaria o su socio local.
- Descripción detallada, precio unitario y total.
Deberá reflejarse el IVA (impuesto sobre el valor añadido u otros análogos).
Cuando la cuota se repercuta dentro del precio, deberá indicarse "IVA incluido".
- Fecha
y forma de pago de la factura:
. Metálico
(o efectos al portador): La factura deberá estar firmada o sellada por su
emisor y contendrá un sello o inscripción que deje constancia del pago.
. Transferencia bancaria: Deberá aportarse el
comprobante bancario.
. Cheque:
Se adjuntará fotocopia y documentación bancaria acreditativa del cargo.
II.4. SUPUESTOS EXCEPCIONALES
II.4.1. Recibos de caja
Podrán utilizarse recibos de caja emitidos
por la propia entidad que realiza el pago cuando los proveedores o prestadores
de servicios no estén sujetos a la obligación de emitir factura en el país
donde se realiza la acción o cuando, por circunstancias justificadas, no sea
posible la obtención de justificantes formales de gasto.
En las mismas circunstancias, podrán
presentarse recibos emitidos por los proveedores. En todo caso, para
considerarse válidos dichos recibos, deberán contener al menos la información
que figura en el modelo facilitado por la Comunidad de Madrid (Anexo II).
No se admitirán recibos de caja para
gastos efectuados en España.
Procedimiento a seguir:
- La entidad deberá comunicar a la Dirección de
Cooperación, con carácter inmediato, la presencia de estas circunstancias y
solicitar autorización para la justificación excepcional de los gastos a través
de recibo de caja.
- La solicitud deberá estar suficientemente
motivada y habrá de especificar el tipo de bienes o servicios y las cuantías
que se pretenden justificar de esta forma.
- Cuando en el país exista normativa relativa a
la exención de la obligación de emitir facturas, aplicable al caso, deberá
aportarse junto con la solicitud.
- Se llevará un libro de registro de recibos
donde se anotarán cada uno de los gastos realizados y justificados por este
sistema. A estos efectos serán válidas las matrices de los talonarios de
recibos.
II.4.2. Otros supuestos
Cuando se den circunstancias excepcionales
en la ejecución de la acción (crisis humanitarias, conflictos armados, grave
inestabilidad política o social, desastres naturales, etcétera) que
imposibiliten la acreditación del gasto en las formas mencionadas en el
apartado II.3, se podrán aceptar otras formas de justificación previa solicitud
motivada.
En los casos en que alguno de los
requisitos formales exigidos para la documentación justificativa entre en
contradicción con la legislación del país de ejecución será precisa, tras
solicitud razonada y documentada de la entidad beneficiaria, una autorización
previa y expresa de la Dirección de Cooperación al Desarrollo para poder
utilizar otra forma de justificación.
II.5. GASTOS NO SUBVENCIONABLES
No serán subvencionables los gastos
correspondientes a:
- Funcionamiento ordinario de la entidad
beneficiaria o su socio local (salvo los presupuestados como gastos indirectos
con arreglo a lo establecido en las bases reguladoras de la subvención).
- Intereses
deudores de cuentas bancarias.
- Intereses, recargos o sanciones administrativas
y penales. Si algún justificante aportado en la justificación económica incluye
importes por estos conceptos, se deberán descontar de los gastos a imputar y se
hará constar dicha circunstancia en el documento original.
- Gastos
de procedimientos judiciales.
- Gastos
generados por indemnizaciones.
- Gastos correspondientes a atenciones
protocolarias (fiestas, recepciones, almuerzos no imputables a la subpartida de
viajes, regalos, ornamentación, entradas a espectáculos, etcétera).
- Gastos
de promoción genérica de la entidad beneficiaria o su socio local.
- Impuestos
personales sobre la renta.
- Impuestos
indirectos, cuando sean susceptibles de recuperación o compensación.
Si los impuestos se recuperan antes del
fin del plazo de ejecución, los gastos se justificarán por su importe neto, es
decir, sin impuestos.
Si a la finalización del plazo de
ejecución no se hubiera producido la recuperación, los gastos se imputarán por
su importe íntegro y se acompañará a la justificación una declaración
responsable del representante legal de la entidad, relativo a la no
recuperación de dichos impuestos. El certificado incluirá el importe total de
los impuestos pendientes de recuperación e imputados a la subvención en
concepto de anticipo.
Cuando la recuperación se produzca en
los cuatro años siguientes a la finalización del plazo de ejecución de la
acción subvencionada, el beneficiario podrá proponer su aplicación a
actividades vinculadas a aquella. La Dirección de Cooperación al Desarrollo
resolverá la autorización o denegación de la aplicación de los fondos
indicando, en caso de aprobación, el plazo de ejecución y justificación de los
mismos. Si la resolución fuera denegatoria se procederá a la devolución de la
cantidad anticipada para el pago de impuestos.
La obligación de devolver el importe de
los impuestos recuperados subsistirá durante cuatro años desde la finalización
del plazo de ejecución de la actividad, al cabo de los cuales, de no haberse
recuperado aun los impuestos, deberá aportarse nueva declaración responsable
acreditando dicha circunstancia.
Si los impuestos no son recuperables,
los gastos se imputarán por su importe total incluyendo los impuestos. Se
deberá presentar certificación de la Administración Tributaria del país en que
se realiza la acción subvencionada. Caso de que no sea posible obtener esta
certificación, se presentará declaración responsable del representante legal de
la entidad en la que conste que la normativa local no contempla la devolución
de dichos impuestos o de que, siendo posible, la entidad no se encuentra en
situación legal de acceder a ese derecho, o bien de que el proyecto o un
determinado gasto no está exento de dichos impuestos.
II.6. GASTOS SUBVENCIONABLES
Son gastos subvencionables todos
aquellos ligados a la ejecución de las actividades presupuestadas o autorizadas
que cumplan las normas sobre justificación y control contenidas en la
legislación vigente sobre subvenciones (Ley 38/2003, de 17 de noviembre,
General de Subvenciones, y Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la
Comunidad de Madrid) y en las bases reguladoras de convocatorias o cláusulas de
convenios, aplicables en cada caso. Deben figurar descritos y presupuestados en
el documento de aceptación de la subvención, en el convenio firmado o en las
modificaciones posteriores de uno u otro, autorizadas por la Dirección de
Cooperación al Desarrollo.
Según su naturaleza, los gastos
subvencionables tendrán la consideración de costes directos o indirectos.
Se consideran costes directos los
vinculados de manera necesaria al desarrollo de la acción o derivados de ella.
Se consideran costes indirectos los
derivados del funcionamiento de la entidad beneficiaria de la subvención y del
socio o socios locales, caso de existir, que facilitan la ejecución de los
programas o proyectos.
Las bases reguladoras establecerán, en
su caso, restricciones a la imputación de gastos en cada uno de estos ámbitos.
II.6.1. Costes directos
II.6.1.1. Gastos de inversión
Son los gastos en infraestructuras o de
adquisición de bienes duraderos o inventariables. Estos gastos incluyen las
partidas de terrenos, construcción y equipamiento, detalladas en los cuadros
presupuestarios de los documentos de aceptación o los convenios. Deberá tenerse
en cuenta, en todo caso, lo previsto en el apartado II.2.2, Vinculación de
bienes inmuebles y bienes muebles duraderos.
II.6.1.1.1.
Adquisición de terrenos y/o inmuebles.
Se
incluirán todos los gastos necesarios para la adquisición de los terrenos e
inmuebles y los generados por su inscripción legal en los registros de
propiedad, tales como impuestos, tasas, gastos notariales, licencias legales,
etcétera.
Documentación
justificativa:
- Documento acreditativo del contrato de
compraventa en el que conste el precio, la forma de pago y la documentación
probatoria con arreglo a la legislación del país correspondiente. La escritura
debe especificar el régimen de propiedad, la titularidad del inmueble y debe
contener las siguientes cláusulas limitativas:
a) Obligación de destinar el inmueble durante al
menos diez años a la finalidad que sirvió de fundamento a la subvención.
b) Obligación de solicitar autorización a la
Comunidad de Madrid para efectuar cualquier acto de disposición o gravamen
sobre el inmueble adquirido.
c) Certificación de su inscripción en el Registro
de la Propiedad del país donde se realice el proyecto.
d) Certificación del receptor en el que conste la
recepción de lo adquirido y su conformidad.
II.6.1.1.2.
Construcción y/o reforma de inmuebles e infraestructuras.
Se
incluirán en esta partida todos los gastos ligados directamente a trabajos de
construcción y reforma presupuestados, ya sean obras de primer establecimiento,
de reforma (las que suponen ampliación, mejora, modernización, adaptación,
adecuación o refuerzo de un inmueble o infraestructura ya existente) u obras de
gran reparación (las dedicadas a reparar un menoscabo producido en un bien
inmueble o infraestructura por causas fortuitas o accidentales cuando afecten
de manera fundamental a la estructura existente). Asimismo, deben imputarse a
esta partida los gastos vinculados a obras distintas de la construcción o
reforma de inmuebles, tales como sistemas de regadío, construcción de pozos,
puentes, vías de circulación, etcétera.
Los
gastos podrán comprender, entre otros:
- Mano
de obra y traslado de trabajadores.
- Materiales
y su transporte.
- Desescombrado.
- Licencias,
tasas, seguros obligatorios.
- Estudios técnicos previos para la realización
de la inversión, elaboración de planos, asistencias técnicas, dirección de
obra, etcétera.
No
se podrán imputar gastos por reformas o reparaciones en la vivienda del
expatriado, ni tampoco las efectuadas en locales o sedes de la ONGD o entidad
beneficiaria o de la contraparte local.
Documentación
justificativa:
- Cuando el importe del gasto subvencionable
supere la cuantía de 30.000 euros en el supuesto de coste por ejecución de
obra, la ONGD aportará la justificación de haber solicitado como mínimo tres
ofertas de diferentes proveedores con carácter previo a la contratación, salvo
que por las especiales características de los gastos subvencionables se
justifique motivadamente que no existe en el mercado suficiente número de
entidades que lo suministren o presten.
En la
justificación deberá documentarse que la elección entre las ofertas ha sido
conforme a criterios de eficiencia y economía, motivándose expresamente la
elección mediante una memoria cuando no recaiga en la propuesta económica más
ventajosa.
- Copia
del contrato de obras si el importe es superior a 30.000 euros.
- Proyecto de obra visado por el colegio
profesional correspondiente. Si la legislación local no exige este requisito,
deberá aportarse documentación acreditativa de esta circunstancia.
- Certificaciones de obra expedidas por la
empresa constructora que realiza la obra.
- Licencias
de obra.
- Licencias de funcionamiento para la actividad
prevista cuando así lo prevea la legislación local.
Deberá
tenerse en cuenta lo establecido en el apartado II.2.2, en relación con la
afectación, transferencia e inscripción de los bienes.
II.6.1.1.3.
Equipamiento.
Se
imputarán en esta partida los gastos generados por adquisiciones de bienes
duraderos (con una vida útil superior a un año), susceptibles de ser
inventariados, y necesarios para la consecución de los objetivos de la acción.
Incluye:
- Maquinaria
y equipos.
- Mobiliario.
- Vehículos.
- Material
informático (hardware y software).
- Gastos derivados
del envío, instalación y puesta en funcionamiento de los bienes.
Documentación
justificativa:
- Cuando el importe del gasto subvencionable
supere la cuantía de 12.000 euros en el supuesto de suministro de bienes de
equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia
técnica, la ONGD aportará la justificación de haber solicitado como mínimo tres
ofertas de diferentes proveedores, de manera análoga a lo establecido en el
caso precedente de gastos de construcción y reforma. La elección deberá
justificarse de igual modo a aquel.
- Compromiso formal de destinar el bien no
inscribible en registro público durante al menos dos años al fin concreto para
el que se concede la subvención.
- Cuando los equipos o suministros se adquieran
en España o en un tercer país y se envíen al país o países de ejecución del
proyecto, se deberá aportar la documentación aduanera que acredite el envío,
así como una certificación del destinatario sobre la recepción.
Deberá
tenerse en cuenta lo establecido en el apartado II.2.2, en relación con la
afectación, transferencia e inscripción de los bienes.
II.6.1.2. Gastos corrientes
II.6.1.2.1.
Elaboración de línea de base y evaluación externa.
Corresponden
a esta partida los gastos derivados de la formulación de la línea de base en
los programas de desarrollo, siempre que se hayan facturado dentro del plazo
establecido en las bases reguladoras de la subvención y con el límite
presupuestario fijado en ellas.
Asimismo,
se imputarán los gastos derivados de las evaluaciones externas de los programas
de desarrollo y, en su caso, de los proyectos de desarrollo, siempre que se
hayan realizado de acuerdo con los términos de referencia establecidos por la
Dirección de Cooperación al Desarrollo y el gasto no supere el porcentaje de la
subvención determinado en las bases reguladoras de la subvención. La
contratación y justificación de estas actividades se atendrá a lo establecido
para las contrataciones de servicios en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre,
General de Subvenciones, y a las presentes normas de justificación.
II.6.1.2.2.
Personal.
Corresponden
a esta partida los gastos relacionados con la contratación de personas con
dedicación parcial o total por la entidad beneficiaria o contraparte local para
la realización de la acción subvencionada.
Los
gastos imputados a esta partida deben implicar relación laboral, según la
legislación laboral aplicable a cada caso. Los gastos justificables incluyen
salario, seguros sociales a cargo de la entidad y otros seguros suscritos a
nombre del personal, siempre que figuren en el contrato y se presupuesten en la
solicitud de subvención. No serán subvencionables los gastos, en materia de
personal, correspondientes a miembros de los órganos directivos de las entidades.
Las
imputaciones de nóminas podrán ser totales o parciales. En todo caso, deberá
quedar acreditada la vinculación directa del trabajador con la ejecución de la
acción.
a) Personal
local:
Se
entiende por personal local aquel que se contrata según la legislación laboral
del país de ejecución, siempre que sus funciones y tareas estén directamente
relacionadas con la acción subvencionada.
b) Personal
expatriado:
Se
entiende por personal expatriado aquel que se contrata según la legislación
laboral española y que presta sus servicios en el país de ejecución, siempre
que sus funciones y tareas estén directamente relacionadas con la acción
subvencionada. La entidad beneficiaria deberá respetar lo establecido en el
Real Decreto 519/2006, de 28 de abril, por el que se regula el Estatuto de los
Cooperantes.
c) Personal
en sede:
Se
entiende por personal en sede el que se contrata según la legislación laboral
española y que presta sus servicios en España, con independencia de la
posibilidad de desplazamientos ocasionales al país de ejecución.
Documentación
justificativa:
- Certificación que incluya la lista de personas
asignadas al proyecto, con indicación de su dedicación al mismo.
- Copia del contrato de trabajo, modalidad de
contratación, categoría profesional y salario.
- Nómina firmada por el trabajador, orden de
transferencia o copia del cheque y su respectivo reflejo en la cuenta bancaria
del proyecto.
- Impresos de pago de la Seguridad Social o
cotizaciones según la legislación del país de ejecución y, en su caso, facturas
acreditativas del pago de las pólizas.
II.6.1.2.3.
Funcionamiento.
Se
incluirán en esta partida los gastos correspondientes a servicios y bienes no
duraderos, directamente ligados a la consecución de los resultados esperados de
la acción subvencionada.
a) Materiales
y suministros no inventariables:
Entre
otros, tendrán cabida en esta partida los gastos de agua, electricidad,
teléfono, combustibles, material de oficina, compra de materias primas que no
constituyan elementos de inversión, materiales de capacitación u otros que
estén, en todos los casos, directamente relacionados con la realización de la
acción subvencionada. No deberán corresponder a gastos generales de
funcionamiento de las entidades beneficiarias o los socios locales. Dichos
gastos generales tendrán la consideración de costes indirectos y serán
imputables con los límites establecidos en las bases reguladoras de la
subvención.
b) Mantenimiento
de equipos y suministros:
Operaciones
de reparación y mantenimiento de bienes vinculados a la acción subvencionada.
c) Viajes,
alojamientos y dietas:
Se
incluirán los gastos relacionados con viajes, estancias y dietas del personal
contratado (local, expatriado, en sede) y voluntario, vinculado directamente al
desarrollo de la acción, para trabajos concretos de corta duración (no superior
a treinta días) y, en su caso, los que generen los beneficiarios directos del
proyecto, siempre que así se haya presupuestado.
Los
gastos de esta naturaleza vinculados a la elaboración de línea de base o
evaluaciones externas se imputarán en su propia partida.
Personal
voluntario. En el caso de que la entidad ejecute ciertas actividades mediante
voluntarios de sus organizaciones que, de acuerdo con el artículo 3.1 de la Ley
6/1996, de 15 de enero, de Voluntariado, no perciban contraprestación
económica, podrá imputar a esta partida los gastos derivados de pólizas de
seguros de accidente y enfermedad y de responsabilidad civil suscritos a su
favor, así como otros gastos en que pudieran incurrir, que estén previstos en
la formulación o en las modificaciones debidamente autorizadas.
La
justificación se realizará con arreglo a las siguientes normas:
- En el caso de desplazamientos mediante
vehículos que estén previstos en la acción subvencionada y vinculados de manera
directa a esta (de forma total o parcial), serán imputables los gastos de
combustible, seguros y mantenimiento, que se justificarán con las
correspondientes facturas y justificantes de pago. La imputación de gastos de
estos vehículos es incompatible con la de gastos por kilometraje, que estará
reservada a los desplazamientos con vehículos propios no adscritos a la acción
subvencionada.
- Los desplazamientos realizados con vehículo
propio se justificarán mediante la hoja de liquidación de dietas (Anexo III),
por una cuantía máxima de 0,19 euros por kilómetro, por todos los conceptos.
- Cuando los desplazamientos se realicen en
vehículo alquilado, se aportarán los documentos justificativos del alquiler,
junto con los del combustible y la hoja (u hojas) de liquidación de dietas
(Anexo III) correspondiente.
- Los gastos de desplazamiento realizados en
transporte público deberán justificarse mediante facturas y justificantes de
pago y billetes o tiques. Los desplazamientos en avión, tren o autobús serán
imputables únicamente cuando se realicen en clase turista o similar. Será
necesaria la presentación de resguardos de tarjetas de embarque (en el caso del
avión u otros medios de transporte que utilicen este sistema), como acreditación
de que el viaje ha sido efectivamente realizado.
- Los gastos de alojamiento y manutención
individualizados se justificarán mediante la hoja de liquidación de dietas
(Anexo III). La cuantía máxima imputable de la dieta completa por alojamiento y
manutención será de 100 euros por persona y día. La imputación se hará por su
coste real, siempre que este no supere los 100 euros por día. Cuando el
desplazamiento no implique alojamiento, el límite por persona y día será de 40
euros. La entidad beneficiaria será responsable de que los importes imputados
se ajusten a la realidad del gasto realizado y a los precios medios de la zona
en la que se efectúen.
- Desplazamientos de grupos. Los desplazamientos
realizados por un grupo para una misma actividad podrán justificarse por el
importe de sus gastos reales mediante la presentación de una hoja de
liquidación de dietas de grupos (Anexo IV) que refleje los gastos totales
efectuados en concepto transporte, alojamiento y manutención, respetando en
todo caso los límites por persona y día. Dicho resumen deberá contener el
nombre y apellidos de las personas, especificando su relación con el proyecto,
el motivo del desplazamiento y el medio de transporte utilizado.
Documentación
justificativa:
- Hojas de liquidación de dietas, que serán
firmadas por el usuario (en el caso de gastos individualizados) y contarán con
el visto bueno del responsable de control de gastos de la entidad o contraparte
(en todos los casos). Cuando se apliquen las cuantías máximas deberá justificarse
esta circunstancia.
- Facturas correspondientes a títulos de
transporte y sus correspondientes justificantes de pago, tiques o billetes de
transporte, tarjetas de embarque. Facturas y justificantes de pago de alquiler
de vehículos.
- Facturas y/o justificantes de pago de
combustible de vehículos adscritos a los proyectos (de manera total o parcial)
y de alquiler. Facturas y justificantes de pago de servicios de mantenimiento y
de seguros de vehículos adscritos a los proyectos, de manera total o parcial,
por su importe proporcional.
- Personal voluntario. Facturas/justificantes de
gastos y pagos derivados de pólizas de seguros de accidente y enfermedad y de
responsabilidad civil suscritos a su favor, así como de otros gastos previstos
en la formulación o en las modificaciones debidamente autorizadas.
d) Servicios
técnicos y profesionales:
Son
aquellos gastos resultantes de la realización de actividades como
capacitaciones, informes, publicaciones, control de gestión u otras, que no
impliquen relación laboral con los prestadores de los servicios y no puedan
incluirse en otras partidas.
Documentación
justificativa:
- Facturas
y comprobantes de gasto y pago correspondientes.
- Contratos
firmados, cuando se formalicen.
- En el caso de gastos por importe superior a
12.000 euros, deberá aportarse la documentación prevista en el apartado II.2 de
las presentes normas (mínimo de tres ofertas solicitadas de manera previa a
diferentes proveedores y memoria justificativa cuando la elección no recaiga
sobre la oferta más económica).
- Cuando en el abono de este tipo de servicios se
practique una retención en concepto de impuesto personal sobre la renta,
deberán aportarse los comprobantes de ingreso de las cantidades retenidas.
e) Arrendamientos:
Se
incluirán los gastos de alquiler de bienes inmuebles, como terrenos o locales,
directamente vinculados a la realización de la acción subvencionada.
No serán
imputables como costes directos los gastos de alquiler de sedes de la entidad
beneficiaria o su contraparte local, ni de vivienda de expatriados.
No será
imputable el pago de garantías ni indemnizaciones, ni las reparaciones
vinculadas a la reforma de los inmuebles arrendados.
Documentación
justificativa:
- Contrato de arrendamiento y facturas
acreditativas de pago en las que figuren arrendadores, arrendatarios, precio y
forma de pago.
f) Gastos
financieros:
Comprende
los gastos bancarios generados por las cuentas utilizadas exclusivamente para
gestionar los fondos de la acción subvencionada. Asimismo, podrán incluirse
gastos notariales y registrales indispensables para la ejecución del proyecto,
no así los vinculados a gastos de inversión, que se imputarán a las partidas
correspondientes a estos. Se incluyen también gastos derivados de la traducción
de documentos en los casos señalados en el apartado II.2. En ningún caso se
abonarán gastos que deriven de malas prácticas o incumplimientos legales por
parte de la entidad beneficiaria de la subvención y/o sus contrapartes.
Documentación
justificativa:
- En el caso de gastos notariales o registrales o
de traducción, se aportará factura justificativa. Para acreditar los gastos
bancarios se incluirá en la justificación económica certificación del
representante legal en la que figure el importe total de los gastos de esta
naturaleza, sin perjuicio de las actuaciones de comprobación posteriores que la
Comunidad de Madrid pudiera realizar.
II.6.1.2.4.
Fondo rotatorio.
Se
imputarán las cantidades destinadas a conceder préstamos, así como los gastos
de administración y gestión del fondo.
El
fondo, junto con su normativa de funcionamiento prevista, debe figurar en la
formulación de la acción subvencionada.
Cuando
a la conclusión de la acción subvencionada se hayan alcanzado los objetivos del
fondo rotatorio y no fuera necesaria su continuidad, los saldos podrán
aplicarse al proyecto de manera directa, siempre y cuando, por la cuantía o por
la naturaleza de las actividades a financiar, esta aplicación no constituya
modificación sustancial, lo que requerirá la autorización previa de la
Dirección de Cooperación al Desarrollo.
Cuando
se prevea dar continuidad al fondo una vez concluida la ejecución de la acción
subvencionada, la entidad beneficiaria deberá suscribir un acuerdo con la
entidad que asuma la gestión del fondo, relativo al compromiso de incorporar
los beneficios obtenidos a la misma finalidad durante un período no inferior a
tres años.
Documentación justificativa:
- Reglamento regulador del fondo.
- Documentación acreditativa de la concesión de
préstamos y sus condiciones (cuantía, número de beneficiarios, tipo de interés,
período de carencia, plazo de devolución, etcétera).
- Documentación bancaria relativa a los traspasos
de efectivo de la subvención al fondo.
- Memoria
económica relativa a la gestión del fondo.
- Compromiso escrito y firmado por la entidad a
la que se vincula o transfiere la gestión del fondo rotatorio de continuar
incorporando los beneficios obtenidos por el fondo tras la finalización de la
actuación financiada por la Comunidad de Madrid por un período no inferior a
tres años.
II.6.1.2.5.
Imprevistos.
Los
gastos imputados en esta partida deben relacionarse con carácter general con
los indicadores de riesgo establecidos en la formulación del proyecto. Si
responden a circunstancias distintas, estas deberán motivarse y, en su caso, se
deberá solicitar autorización previa de la Dirección de Cooperación al
Desarrollo.
II.6.2. Costes indirectos
Serán imputables con el límite de la
cuantía máxima que establezcan las bases reguladoras de la subvención y de
acuerdo con lo previsto en el presupuesto establecido en el documento de
aceptación de la subvención o en el convenio de colaboración suscrito.
Se imputará la parte de los gastos
generales y administrativos (electricidad, teléfono, otros suministros,
personal administrativo, alquileres, etcétera) en los que incurra la entidad
beneficiaria y, en su caso, el socio local, como consecuencia de la gestión de
la acción subvencionada. En ningún caso podrán incluir gastos de identificación
o evaluación de los proyectos.
Documentación justificativa:
- Deberán
presentarse desglosados en la formulación inicial de la acción.
- Se presentará declaración responsable del
representante legal de la entidad beneficiaria y, en su caso, de la contraparte
local, para justificar la fracción de gasto imputable a costes indirectos.
ANEXOS
(Véanse en formato PDF)
