ORDEN
REGULADORA DE PAGOS A JUSTIFICAR Y DE ANTICIPOS DE CAJA FIJA
Orden 1321/1989, de 2 de junio, de la Consejería de
Hacienda, reguladora de pagos a justificar y de anticipos de caja fija. ()
La figura de los pagos a justificar viene
regulada, en sus aspectos básicos, por la Ley
General Presupuestaria de 4 de enero de 1977, modificada
posteriormente a través de sucesivas Leyes anuales de Presupuestos, hasta la
redacción actual contenida en el texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de diciembre En
concreto, las figuras en cuestión se recogen en el artículo 79, que a su vez ha
sido nuevamente modificado a través de la Ley de
Presupuestos Generales del Estado para el ejercicio de 1989 .
La configuración de los Anticipos de Caja Fija ha sufrido con esta reforma un
cambio conceptual importante, al desligarse del concepto de Pagos a Justificar
y canalizarse por vía extrapresupuestaria.
La
Disposición Adicional 8.ª de la Ley 4/1988, de 22 de
diciembre, de Presupuestos Generales
de la Comunidad, dispone que el Consejero de Hacienda establecerá las normas
que regulan la expedición de órdenes de pago a justificar y anticipos de caja
fija, determinando los criterios generales, límites cuantitativos y conceptos
presupuestarios a los que sean de aplicación.
La
regulación de dichas figuras, que contiene la presente Orden, atiende al
mencionado mandato y se coordina con la normativa estatal, que se configura con
carácter supletorio.
[Véase el artículo 74 de la Ley 9/1990, de 8 de noviembre,
reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid]
En
su virtud y a propuesta de la Intervención General y de la Tesorería General,
dispongo:
I
Ambito de aplicación y conceptos
Artículo 1. Ámbito de aplicación.
Las normas que se aprueban en la presente
Orden serán de aplicación a la expedición de órdenes de pago "a
justificar" y a los Anticipos de Caja Fija que se realicen en el ámbito de
la Administración de la Comunidad, Órganos de gestión sin personalidad jurídica
y Organismos autónomos de carácter administrativo.
Artículo 2. Concepto de pagos a justificar.
Tendrán el carácter de "pagos a
justificar" las cantidades que se libren para atender gastos sin la previa
aportación de la documentación justificativa a que se refiere el artículo 78
del texto refundido de la Ley General Presupuestaria.
Artículo 3. Concepto de Anticipos de Caja Fija. ()
Tendrán la condición de Anticipos de Caja
Fija las provisiones de fondos de carácter permanente que se realicen a Cajas
Pagadoras para la atención de gastos periódicos o repetitivos, de tracto
sucesivo y otros de similares características, en particular los referidos a
dietas, gastos de locomoción, material no inventariable, conservación y
mantenimiento, así como para los centros docentes en cualquier gasto.
II
Pagos
a justificar
Artículo 4. Expedición de órdenes de pago a justificar.
Procederá la expedición de órdenes de pago a
justificar en los supuestos siguientes:
a) Cuando los documentos justificativos
no puedan aportarse antes de formular la propuesta de pago.
b) Cuando los servicios o prestaciones a
que se refieran hayan tenido lugar en territorio extranjero.
c) Cuando por razones de oportunidad u
otras debidamente ponderadas se considere necesario para agilizar la gestión de
los créditos. Su apreciación corresponderá al Consejero de Hacienda. ()
Artículo 5. Limitaciones de "pagos a justificar".
Únicamente podrán librarse órdenes de pago
a justificar en los supuestos establecidos en el artículo anterior y cuando
para tales pagos no se aplique el sistema de Anticipo de Caja Fija. ()
Artículo 6. Tramitación de propuestas de "pagos a justificar".
1. Las órdenes a que se refiere la
presente Orden se expedirán en base a la orden o resolución de autoridad con
competencia para autorizar los gastos a que se refieran y se aplicarán a los
correspondientes créditos presupuestarios.
2. No podrán expedirse órdenes de pago
"a justificar" para una finalidad concreta, cuando transcurridos los
plazos reglamentarios o los de prórroga, en su caso, no se haya justificado la
inversión de los fondos percibidos con anterioridad por la misma finalidad,
conforme a lo dispuesto en el artículo 7 de la presente Orden. No obstante, la
cantidad no invertida de una orden de pago "a justificar" podrá incorporarse
como pendiente de justificar a la siguiente propuesta de pago que se solicite
para la misma finalidad de gasto, debiendo figurar expresamente en la cuenta
justificativa correspondiente. ()
3. La fiscalización de las órdenes de pago
"a justificar" se referirá a los extremos siguientes:
a) Si la propuesta se autoriza por el
órgano competente a que se refiere el apartado 1) del presente artículo.
b) Si existe crédito y el propuesto es el
adecuado.
c) Si se adapta a las normas a que se
refieren los artículos 4 y 5 de la presente Orden.
d) La situación de las Cajas pagadoras a
cuyo favor se libre la orden de pago, en relación con lo preceptuado en el
apartado 2 del presente artículo.
Artículo 7. Perceptores.
Los perceptores de estas órdenes de pago
quedarán obligados a justificar la aplicación de las cantidades recibidas y
sujetos al régimen de responsabilidades previsto en el texto refundido de la
Ley General Presupuestaria. El plazo de rendición de cuentas será de tres
meses, excepto las correspondientes a pagos en el extranjero, que podrán ser
rendidas en el plazo de seis meses. El Director General de Planificación
Financiera podrá excepcionalmente ampliar estos plazos, a propuesta del Organo
gestor del crédito, con informe de la correspondiente Intervención Delegada.
Artículo 8. Cuentas justificativas.
1. Las cuentas justificativas se formarán
y rendirán por los cajeros o habilitados pagadores y se conformarán por los
Secretarios Generales Técnicos o responsables de las Unidades administrativas
equivalentes, en los plazos estipulados en el artículo 7 de la presente Orden.
2. Las cuentas justificativas se formarán
con la siguiente documentación:
a) Estarán constituidas por las facturas
o documentos originales, debidamente relacionados, que justifiquen la inversión
de los fondos y el cumplimiento de los requisitos exigidos.
b) Figurará en cada cuenta, en el Debe el
importe percibido y en el Haber el de las obligaciones satisfechas con cargo a
aquél. La cantidad no invertida cuya incorporación no se realice según se
establece en el artículo 6.2, se ingresará en la Tesorería de la Comunidad en
concepto de "Reintegros de Pagos a Justificar", incluyéndose la
correspondiente carta de pago como justificante en la referida cuenta. ()
c) Por las cantidades ingresadas en
concepto de Reintegros de pagos a justificar, procederá la Reposición de
créditos, de acuerdo con lo establecido en la normativa correspondiente.
Recibidas las cuentas justificativas por
la Intervención Delegada, se procederá a su fiscalización mediante
procedimientos de auditoría o de muestreo, emitiendo el informe que proceda,
enviándose a las Secretarías Generales Técnicas o Unidades equivalentes.
4. Por la autoridad que dispuso la
expedición de las correspondientes órdenes de pago se efectuará, si procede, la
aprobación de las cuentas justificativas, enviándose en su caso a la Tesorería
General.
III
Anticipos
de Caja Fija
Artículo 9. Limitaciones de los Anticipos de Caja Fija.
Los fondos que tengan la condición de Anticipos de
Caja Fija sólo podrán destinarse a satisfacer el pago de obligaciones con las
condiciones siguientes:
a) Que correspondan a gastos de carácter
periódico o repetitivo, de tracto sucesivo y otros de similares
características, en particular los referentes a dietas, gastos de locomoción,
material no inventariable, conservación y mantenimiento, o bien cualquier
gasto de centros docentes.
b) Que exista crédito adecuado y
suficiente en el presupuesto correspondiente, de acuerdo con la naturaleza
económica de la obligación cuyo pago deba realizarse. ()
Artículo 10. Cuantía del Anticipo de Caja Fija.
La cuantía del Anticipo de Caja Fija se
determinará por la Dirección General de Planificación Financiera en cada caso,
en función del gasto anual autorizado, así como el número de períodos en los
que se prevea su reposición.
Artículo 11. Determinación de Anticipos de Caja Fija.
Las Secretarías Generales Técnicas o
Unidades equivalentes a las que las Cajas estén adscritas, formularán
propuestas razonadas de la cuantía de los gastos que dentro de los conceptos
autorizados por la presenta norma y asimismo, dentro de las respectivas
dotaciones presupuestarias, se prevea ascenderán las necesidades a atender como
Anticipo de Caja Fija por cada una de las Cajas Pagadoras adscritas, y será
precisamente la cuantía de aquellas propuestas, una vez autorizadas por la
Dirección de Planificación Financiera, la determinante del importe de la
cuantía anual que por cada Caja Pagadora se espere gestionar por este
procedimiento, realizándose las reposiciones de fondos a medida que las
necesidades de Tesorería aconsejen, teniendo en cuenta, siempre, que la
frecuencia de las reposiciones habrán de ajustarse al Plan de disposición de
fondos de la Tesorería General.
Artículo 12. Gestión de los anticipos de Caja Fija.
1. Determinada la cuantía anual del
Anticipo de Caja Fija según el artículo 11, por la Intervención Delegada se
practicarán en el presupuesto las retenciones de crédito correspondientes.
2. La Tesorería, una vez recibida
certificación de las retenciones, realizará contra el concepto extrapresupuestario
de la rúbrica "Operaciones de la Tesorería Deudores: Anticipos a Caja
Fija" las órdenes de pago que se librarán a favor de las Cajas Pagadoras.
()
Artículo 13. Reposición de Fondos por Anticipos de Caja Fija.
1. Por el importe de los pagos realizados
con cargo al Anticipo de Caja Fija, podrá solicitarse la oportuna reposición de
fondos siempre que la cuantía de dichos pagos sea igual o superior al 30 por
100 de la cuantía del anticipo.
2. La reposición de fondos se podrá hacer
de oficio por la Tesorería de acuerdo con lo determinado en los artículos 10 y
11. Los procedimientos relativos a los flujos de fondo se establecerán por el
Tesorero General. ()
3. La Tesorería General librará los fondos
solicitados en la medida que lo permita sus disponibilidades así como el Plan
de disposición de fondos.
4. La Dirección General de Planificación
Financiera podrá suspender el libramiento de fondos solicitado cuando se aprecien
irregularidades en su aplicación, o incumplimiento de las normas que se
contienen en la presente Orden, sin perjuicio de actuaciones a que hubiere
lugar por exigencia de responsabilidades.
Artículo 14. Cuentas justificativas.
1. Las cuentas justificativas se formarán
y rendirán por los Cajeros Pagadores y se conformarán por los Secretarios
Generales Técnicos o Jefes de las Unidades equivalentes a las que las Cajas
estén adscritas.
2. El plazo de rendición de cada cuenta
será de tres meses desde la recepción de los correspondientes fondos pudiéndose
prorrogar mediante autorización expresa de la Dirección General de
Planificación Financiera a propuesta razonada de los Cajeros Pagadores. Para el
cierre de ejercicio se estará a lo dispuesto en las normas reguladoras de tales
operaciones.
3. Las cuentas estarán constituida por:
a) Las facturas y documentos originales
debidamente relacionados, que justifiquen la aplicación definitiva de los
fondos y el cumplimiento de los requisitos exigidos.
b) El documento normalizado que figura
como Anexo III de la presente Orden.
4. La Intervención Delegada realizará la
intervención de la inversión examinando las cuentas y los documentos que lo
justifiquen mediante procedimiento de Auditoría o muestreo, emitiendo el
informe que proceda. Examinadas las cuentas se devolverán a las Secretarías
Generales Técnicas correspondientes con el informe a que se refiere el párrafo
anterior.
5. Recibidas las cuentas por las
Secretarías Generales Técnicas, se recabará, si procede la aprobación de las
mismas por la autoridad que dispuso la expedición de las correspondientes
órdenes de pago. Una vez aprobadas se enviarán a la Tesorería General para su
archivo y custodia a disposición del Tribunal de Cuentas.
Artículo 15. Administración de los Fondos.
Los gastos que hayan de pagarse con
Anticipos de Caja Fija deberán seguir la tramitación establecida en cada caso,
y de la que quedará constancia documental. El "Páguese" del órgano de
gestión correspondiente deberá figurar, como mínimo, en las facturas, recibos o
cualquier otro justificante que refleje la reclamación o derecho del acreedor,
así como la aplicación presupuestaria que le corresponda. ()
IV
Normas
comunes
Artículo 16. Establecimiento de Cajas Pagadoras.
1. Todas las órdenes de pago a que se
refiere la presente disposición se expedirán a favor de las Cajas Pagadoras que
a este efecto se creen.
2. Al frente de cada Caja Pagadora habrá
un cajero o Habilitado Pagador con nombramiento expreso para el ejercicio de las
funciones inherentes de dicho cargo, previa autorización de la Dirección
General de Planificación Financiera.
3. Dentro de la estructura orgánica de
cada Consejería u Organismo Autónomo, las Cajas Pagadoras que se establezcan se
adscribirán a las Secretarías Generales Técnicas o Unidades administrativas
equivalentes que se determinen al efecto, excepto en los Centros separados
físicamente de la sede de dichas Unidades, en cuyo caso dependerán de la
autoridad o funcionario responsable del Centro en cuestión.
4. En las Consejerías u Organismos
Autónomos que exista más de una Caja Pagadora, los Secretarios Generales
Técnicos o responsables equivalentes organizarán su funcionamiento con la
finalidad de coordinarla y canalizar sus relaciones con la Tesorería General y
la Intervención General de la Comunidad.
Artículo 17. Funciones de las Cajas Pagadoras.
1. Las Cajas Pagadoras, bajo la
supervisión y dirección de los Secretarios Generales Técnicos o responsables
equivalentes y de la Tesorería General ejercerán las funciones siguientes:
a) Efectuar los pagos que se ordenen
conforme a lo preceptuado en la presente disposición.
b) Registrar las operaciones como
consecuencia de la utilización de los fondos en los libros determinados al
efecto.
c) Verificar que los comprobantes
facilitados para la justificación de los gastos y pagos consiguientes sean
documentos auténticos y originales.
d) Identificar la personalidad de los
perceptores mediante la documentación procedente en cada caso.
e) Custodiar los fondos que se le
hubieren confiado.
f) Proceder a las justificaciones y
practicar las conciliaciones bancarias que procedan.
g) Facilitar la situación de Caja y
fondos en las fechas que se determinen.
h) Rendir las cuentas que correspondan.
i) Conservar y custodiar los talonarios y
matrices de los cheques o, en su caso, las relaciones que hubieran servido de
base a su expedición por medios informáticos. En el supuesto de cheques
anulados deberán proceder a su inutilización y conservación ulterior a efectos
de control.
j) Aquellas otras que, en su caso, se les
encomiende en las normas dictadas al efecto, así como las particulares que se
contengan en las Resoluciones de creación de las Cajas Pagadoras.
2. Las Cajas Pagadoras se crearán por
resolución de la Tesorería General a propuesta de las Unidades a que se refiere
el artículo 16, apartado 3.
Artículo 18. Funciones de las Unidades a las que las Cajas estén
adscritas.
Las Secretarías Generales Técnicas o
responsables equivalentes a que se refiere el artículo 14 de la presente Orden
tendrán encomendadas las siguientes funciones:
a) Coordinación y supervisión de las
Cajas Pagadoras.
b) Canalizar las relaciones de las Cajas
Pagadoras con la Dirección General de Planificación Financiera, la Intervención
General e Intervención Delegada.
c) Llevar y mantener un censo de las
Cajas Pagadoras y Cajeros Pagadores adscritos a las mismas y de los
funcionarios autorizados para realizar los pagos con indicación expresa de las
fechas de toma de posesión y cese de funciones, sin perjuicio del censo general
que corresponde a la Tesorería General.
d) Recepción y examen de la información
sobre la situación de la Caja y fondos.
e) Recepción y examen de las cuentas
justificativas de la inversión dada a los fondos recibidos y recabar su
aprobación de la autoridad que dispuso la expedición de las órdenes de pago,
una vez intervenidas.
f) Cuidar que las cuentas a que se
refieren los artículos 8 y 14 de la presente Orden se rindan dentro de los
plazos establecidos.
g) Aquellas otras que se les encomiende
en las normas al efecto.
Artículo 19. Naturaleza de los fondos.
Los fondos librados con el carácter de
"a justificar" y como anticipos de Caja Fija tienen la consideración
de fondos públicos, formando parte integrante de la Tesorería de la Comunidad.
Artículo 20. Criterios de gestión de los fondos.
1. Los fondos "a justificar",
así como los anticipos de Caja Fija, se librarán siempre a las Cajas Pagadoras
o Habilitados Pagadores quedando autorizados al mantenimiento de existencias en
efectivo para atender gastos de menor cuantía, con el saldo máximo que fije en
cada caso el Director General de Planificación Financiera.
2. Con carácter general, los fondos a que
se refiere la presente Orden se situarán siempre en cuentas abiertas en
Entidades de Crédito. La apertura de las cuentas se realizará de acuerdo con
las normas vigentes sobre la materia.
Artículo 21. Realización de los pagos.
1. La realización de los pagos habrá de
hacerse mediante cheques nominativos o transferencias bancarias, autorizadas
con las firmas mancomunadas del Cajero Pagador y del funcionario que se designe
por el Secretario General Técnico o responsable equivalente.
2. Las obligaciones adquiridas se
considerarán satisfechas desde el momento en que el perceptor suscriba el
"recibí" en la Orden de Pago o desde la fecha en que se hubiere
efectuado la transferencia a la Entidad y cuenta indicada por el perceptor.
Artículo 22. Prohibiciones.
1. Los Cajeros o Habilitados Pagadores
cuidarán de que en ningún momento puedan tener saldo deudor las cuentas a que
se refiere el artículo 20.
2. En ningún caso podrá disponerse la
realización de pagos de naturaleza distinta a los regulados en la presente
Orden, o sin el crédito presupuesto suficiente que permita su atención.
3. Serán exigibles las responsabilidades a
que se refieren los artículos 60, 140 y siguientes del texto refundido de la
Ley General Presupuestaria, por el incumplimiento de los extremos contemplados
en el apartado anterior.
Artículo 23. Información sobre la situación de Tesorería.
1. Los Cajeros y Habilitados Pagadores, a
que se refiere la presente Orden en la primera quincena de cada mes, elaborarán
la información sobre la situación de Caja y fondos según el modelo que figura
en el Anexo IV, que comprenderá la totalidad de los pagos e ingresos que se
realicen en la Caja Pagadora, durante el mes o período anterior.
2. Los estados de situación de Caja y
fondos, una vez cumplimentados, se enviarán por el Cajero Pagador a la Secretaría
General Técnica o Unidad responsable, para su tramitación posterior a la
Tesorería General, junto con la siguiente documentación:
a) Acta de Arqueo de Caja efectuado el
último día del mes o período, conforme al modelo que se aprueba como Anexo V.
b) Conciliación bancaria, efectuada en el
último día del mes o período, conforme al modelo que se aprueba como Anexo VI.
3. Los Cajeros y Habilitados Pagadores de
pagos a Justificar deberán comprobar que la fecha valor de los cargos
realizados en las Cuentas bancarias a su cargo coincide con la de operación
realizada. De las discrepancias, informará a la Tesorería, advirtiéndolo en los
documentos de conciliación bancaria o en los extractos de la cuenta que
remitirá a la Tesorería.
Artículo 24. Contabilidad y control.
1. Por la Intervención General de la
Comunidad se establecerán las normas de Contabilidad aplicables a todas las
operaciones que se realicen.
2. Los Interventores Delegados, por sí o
por medio del personal que al efecto designen, podrán realizar en cualquier
momento las comprobaciones que estimen oportunas.
3. Los Interventores Delegados, cuando
observen que alguna Caja Pagadora no tiene en cuenta los principios rectores
recogidos en esta Orden habrán de informar de tal incidencia al titular de la
Consejería o Gerente del Organismo, en su caso, a la Intervención General y a
la Dirección General de Planificación Financiera.
DISPOSICION
ADICIONAL
Con el nombramiento de los Cajeros
Pagadores se especificará en cada caso el nombre y apellidos, Caja Pagadora que
gestionará, unidad responsable a la que está adscrita dicha caja, fecha de
habilitación para gestionar los fondos correspondientes, así como cualesquiera
otras condiciones o requisitos particulares relativos al funcionamiento de la Caja
Pagadora.
DISPOSICION
TRANSITORIA
Las cuentas que correspondan a
libramientos a justificar efectuados con anterioridad a la entrada en vigor de
esta disposición y pendientes de rendir a dicha fecha, se tramitarán de
conformidad con lo preceptuado en esta Orden.
DISPOSICION
FINAL
La presente Orden entrará en vigor el día
siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
ANEXOS I Y II ()
ANEXOS III a VI
(Véanse en versión PDF)
