RESOLUCIÓN POR LA QUE SE PUBLICA EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO GENERAL Y DE CREACIÓN Y REGULACIÓN DEL REGISTRO
ELECTRÓNICO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID.
RESOLUCIÓN de 8 de enero de 2013, del Rectorado, por la que
se publica el Reglamento de Organización y Funcionamiento del Registro General
y de Creación y Regulación del Registro Electrónico de la Universidad Autónoma
de Madrid. ()
De conformidad con el
Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Universidad Autónoma de Madrid, en su
sesión ordinaria de 14 de diciembre de 2012, este Rectorado, en uso de las
competencias reconocidas en el artículo 20 de la Ley Orgánica 6/2011, de
Universidades, ha dispuesto ordenar la publicación en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid del Reglamento de Organización y Funcionamiento del
Registro General y de Creación y Regulación del Registro Electrónico de la
Universidad Autónoma de Madrid, quedando redactado conforme figura en el Anexo.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DEL REGISTRO GENERAL Y DE CREACIÓN Y REGULACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La aportación más
trascendental y positiva de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, es la consagración de una serie de derechos del ciudadano en sus
relaciones con las Administraciones Públicas, que se reflejan en el propio
texto legal. Dichas previsiones, junto con la nueva regulación de los lugares
de presentación de documentos contenida en su artículo 38, configuran los
pilares básicos del marco en el que ha de desarrollarse en buena medida la
participación de los ciudadanos en la tramitación de los procedimientos y
actuaciones de la Administración que les atañen. En efecto, la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, recoge en su artículo 38 la regulación de los Registros de los
Órganos Administrativos. Esta regulación se ha ido completando, entre otras,
con las contenidas en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, modificado por
Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero, por el que se regula la presentación
de solicitudes, escritos y comunicaciones, la expedición de copias y documentos
y devolución de originales y el régimen de las oficinas de Registro.
El artículo 45 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, estableció que las
Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de técnicas y
medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su
actividad y el ejercicio de sus competencias, posibilitándose de igual forma
que los ciudadanos, cuando sea compatible con los medios técnicos disponibles,
puedan relacionarse con las Administraciones a través de técnicas y medios
electrónicos e informáticos, siempre atendiendo a los requisitos y garantías
previstos en cada procedimiento.
La Ley 24/2001, de 27 de
diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, modificó el
artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, incluyendo un nuevo apartado
9, y acordando, entre otras materias, la posibilidad de crear registros
telemáticos (los que ahora se conocen como registros electrónicos) para la
recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones para facilitar las
comunicaciones entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos.
La Ley 11/2007, de 22 de
junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos,
establece como un derecho de los ciudadanos la posibilidad de relacionarse con
las Administraciones Públicas por medios electrónicos y, correlativamente, se
configura como una obligación para estas Administraciones dotarse de los
elementos técnicos necesarios para hacerlo posible. Dicha Ley recoge en sus
artículos 24, 25 y 26 la obligación para las Administraciones Públicas y los
organismos públicos vinculados o dependientes de crear Registros Electrónicos
para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, así
como los requisitos básicos que han de contener las normas de creación de tales
registros.
Posteriormente, el Real
Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la
Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos, derogó el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, y los
artículos 14 a 18 del Real Decreto 722/1999, de 7 de mayo, que regulaban los
registros telemáticos. Este Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, contiene
un Título IV, con la denominación "Registros
Electrónicos", que regula el establecimiento de
registros de esta índole en todos los departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, regulándose su creación, funciones y la recepción y
emisión de solicitudes, escritos y comunicaciones por parte de los ciudadanos
interesados.
El presente Reglamento tiene
por objeto la regulación del sistema de Registro, así como la creación y
regulación del Registro Electrónico de la Universidad Autónoma de Madrid, para
la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones en formato
electrónico, relacionados con los procedimientos de su competencia y que se
especificarán en su Sede Electrónica.
TÍTULO I
Disposiciones de carácter general
Artículo 1
.- Objeto y ámbito de
aplicación
El presente Reglamento
tiene por objeto regular el sistema de Registro en la Universidad Autónoma de
Madrid, así como la creación y regulación del Registro Electrónico de la
Universidad Autónoma de Madrid (en adelante, Registro Electrónico), para la recepción
y remisión, por vía electrónica, de solicitudes, escritos y comunicaciones, en
la forma prevista en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y en el Real
Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la
citada Ley.
Artículo 2
.- Estructura del
Registro
1. El Registro General será
único para todos los órganos, centros y unidades de la Universidad Autónoma de
Madrid, y dependerá de la Secretaría General de la misma, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 43.3.f) de sus Estatutos, aprobados por Decreto
214/2003, de 16 de octubre, y parcialmente modificados por el Decreto
94/2009, de 5 de noviembre. La Secretaría General dictará las instrucciones de
funcionamiento necesarias para garantizar la calidad de los servicios prestados
por el Registro General.
2. Con el fin de facilitar
la presentación de escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos de
gobierno o administrativos de la Universidad, así como a órganos o entidades de
otras Administraciones Públicas, existirán Registros Auxiliares en los
distintos centros de la Universidad. La gestión en soporte informático
automatizado exige la plena interconexión e integración del Registro General y
de los Registros Auxiliares, existiendo una única numeración correlativa de los
asientos en función del orden temporal de recepción o salida y facilitando
tanto el conocimiento exacto del flujo documental como la localización de los
escritos.
3. El Registro Electrónico
será único para todos los órganos, centros y estructuras administrativas de la
Universidad.
TÍTULO II
Del Registro General de la Universidad
Artículo 3
.- Funcionamiento del
Registro
1. La oficina de Registro
General ejerce funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y
comunicaciones para los órganos, unidades y centros de la Universidad.
Tienen la consideración de
oficinas de Registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas funciones se
encuentran situadas en los distintos centros y servicios de la Universidad.
2. Las oficinas de
Registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las
siguientes funciones:
a) La recepción de solicitudes,
escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano, unidad administrativa o
Centro de la Universidad Autónoma, así como a cualquier otro órgano o entidad
de una Administración con la que se haya suscrito el oportuno Convenio.
b) La expedición de recibos de la
presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 772/1999.
c) La anotación de asientos de entrada
o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo
dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
d) La remisión de solicitudes, escritos
y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias, de acuerdo
con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
e) La expedición de copias selladas de
los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una
solicitud, escrito o comunicación, así como el registro de dicha expedición,
todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Real Decreto
772/1999.
f) La realización de cotejos y la
expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los
interesados. El Registro únicamente procederá a la compulsa de copias de
documentos cuando acompañen a solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos
a la Universidad Autónoma de Madrid o formen parte de un procedimiento o
convocatoria de la misma. Asimismo, procederá la compulsa de aquellos
documentos que se hayan emitido por la Universidad y sean necesarios para su
presentación en cualquier otra entidad pública o privada.
g) Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o
reglamentariamente.
3. De las solicitudes,
comunicaciones y escritos que presenten los interesados en cualquiera de las
oficinas de Registro de la Universidad Autónoma de Madrid, podrán exigir el
correspondiente recibo que acredite la fecha de presentación, admitiéndose como
tal una copia del documento aportada por el interesado, en la que figure la
fecha de presentación anotada por el Registro.
TÍTULO III
Del Registro Electrónico
Artículo 4
.- Dirección del
Registro Electrónico
El acceso de los interesados
al Registro Electrónico estará disponible a través de la dirección de la Sede
Electrónica de la Universidad Autónoma de Madrid.
Artículo 5
.- Órganos competentes
Corresponden a la Secretaría
General las competencias relativas a la gestión del Registro Electrónico, así
como la aprobación y modificación de la relación de solicitudes, escritos y
comunicaciones normalizados, conforme a lo dispuesto en el artículo 24.2.a) de
la Ley 11/2007, de 22 de junio. Esta relación y sus modificaciones posteriores
serán objeto de publicación en el "Boletín
Oficial de la Universidad Autónoma de Madrid" y en su
Sede Electrónica.
Artículo 6
.-Carácter voluntario de
la presentación electrónica
La presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del Registro Electrónico
tendrá carácter voluntario, salvo lo previsto en el artículo 27.6 de la Ley
11/2007, de 22 de junio, y lo previsto en los artículos 14.4 y 32.1 del Real
Decreto 1671/2009.
Artículo 7 .-
Acceso al Registro Electrónico y acceso de los interesados a la información
sobre el estado de tramitación
1. Los interesados en acceder
al Registro Electrónico de la Universidad Autónoma de Madrid deberán hacerlo a
través de la dirección de su Sede Electrónica.
En dicha dirección se encontrará una
relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones susceptibles
de presentación.
2. En los términos previstos
en el artículo 37 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de
los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en la medida en que lo permita la
implantación electrónica en los distintos Servicios, Unidades y Centros, se
habilitará la posibilidad del seguimiento de los procedimientos tramitados por
vía electrónica a través del portal de Internet de la Universidad Autónoma de
Madrid o de su Sede Electrónica, previa la identificación segura de los
interesados.
3. Los requisitos técnicos
mínimos necesarios para el acceso y utilización del Registro Electrónico son
los recogidos en el documento de requisitos técnicos accesible en la Sede
Electrónica de la Universidad Autónoma de Madrid.
Artículo 8
.- Anotaciones en el
Registro
1. La presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones dará lugar a los asientos
correspondientes en el Registro Electrónico, utilizándose medios electrónicos
seguros para la realización de los asientos y la recuperación de los datos de
inscripción.
2. El sistema de
información que soporte el Registro Electrónico garantizará la constancia de
cada asiento que se practique y de su contenido, estableciéndose un registro
por asiento en el que se identifique la documentación presentada, que se
asociará al número de asiento correspondiente.
3. Cada presentación en el
Registro Electrónico se identificará con los siguientes datos:
a) Un número o código de registro
individualizado.
b) La identidad y datos
de localización del interesado. El Registro Electrónico recogerá su nombre y
apellidos, documento nacional de identidad, NIF, NIE, pasaporte o equivalente,
dirección postal y, en su caso, electrónica. En el caso de personas jurídicas,
denominación social, CIF, domicilio social y, en su caso, dirección
electrónica.
c) Fecha y hora de presentación.
d) Identificación del órgano al que se
dirige el documento electrónico.
e) En su caso, procedimiento con el que
se relaciona.
f) Contenido del formulario.
Artículo 9
.- Acreditación de la
identidad
1. Las solicitudes,
escritos y comunicaciones podrán ser presentados ante el Registro Electrónico
por los interesados, en los términos definidos en los artículos 30 y siguientes
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
2. El firmante del
documento podrá acreditar su identidad ante el Registro Electrónico mediante
firma electrónica o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el
procedimiento previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
3. La Sede Electrónica
informará sobre los sistemas de representación y de autenticación y firma
utilizables para la presentación de escritos ante el Registro Electrónico a
través de sus aplicaciones gestoras, con especificación, en su caso, de los
servicios, procedimientos y trámites a los que sean de aplicación.
Artículo
10 .- Sistemas de
identificación, autentificación y firma
Se admitirán los sistemas de
firma electrónica que sean conformes con lo establecido en el artículo 10 del
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los
Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Artículo
11 .- Documentos
admitidos
1. El Registro Electrónico
admitirá a través de las aplicaciones informáticas habilitadas al efecto,
solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los procedimientos y asuntos
que sean competencia de la Universidad Autónoma de Madrid susceptibles de ser
tramitados por medios electrónicos, conforme al catálogo publicado al efecto en
su Sede Electrónica, hasta un tamaño máximo de 4 MB por documento y de 10 MB
por expediente.
Asimismo, se dispondrá de
un formulario genérico que permita la presentación de solicitudes, escritos o
comunicaciones no asociados a procedimientos normalizados, conforme a lo
previsto en el artículo 24.2.b) de la Ley 11/2007.
2. Por motivos de seguridad
del sistema, el Registro Electrónico de la Universidad Autónoma de Madrid solo
aceptará los documentos emitidos en formato PDF, y siempre que no superen la
capacidad especificada en el apartado 1 del presente artículo.
3. El Registro Electrónico
podrá rechazar los documentos electrónicos que se encuentren en alguna de las
circunstancias previstas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6
de noviembre, en la forma establecida en el mismo. En su caso, la notificación
al remitente se hará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de dicha
norma.
Artículo
12 .- Documentación
complementaria
Toda la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones podrá incorporar como documentación
complementaria:
a) Los documentos electrónicos que
cumplan los requisitos técnicos a que hace referencia el artículo 9 de este
Reglamento.
b) Los documentos no disponibles en
formato electrónico y que, por su naturaleza, no sean susceptibles de
aportación, utilizando el procedimiento de copia digitalizada previsto en el
artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, podrá incorporarse a través de
las vías previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
en el plazo de diez días desde la presentación del correspondiente formulario
electrónico. El incumplimiento de este plazo para la aportación de la
documentación complementaria podrá dar lugar a su requerimiento conforme a lo
dispuesto en el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
c) Siempre que se realice la
presentación de documentos electrónicos separadamente al formulario principal,
el interesado deberá mencionar el número o código de registro individualizado
que permita identificar el expediente en el que haya de surtir efectos.
Artículo
13 .- Acuse de recibo
Tras la recepción de una
solicitud, escrito o comunicación, el Registro Electrónico emitirá
automáticamente un recibo firmado electrónicamente, que se podrá imprimir, en
el que constarán los datos proporcionados por el interesado, la fecha y hora en
que tal presentación se produjo, el número de registro de entrada y otros
contenidos acordes con lo establecido en el artículo 30.3 del Real Decreto
1671/2009, de 6 de noviembre. ()
Artículo
14 .- Cómputo y plazos
para la presentación de documentos
1. El Registro Electrónico
permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las
veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las
interrupciones previstas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6
de noviembre, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u
operativo, de las que se informará en el propio Registro y en la Sede
Electrónica con la antelación que resulte posible.
2. A los efectos oportunos
la Sede Electrónica mostrará en lugar igualmente visible:
a) El calendario de días inhábiles
relativo a sus procedimientos y trámites.
b) La fecha y hora oficial, que será la
que conste como fecha y hora de la transacción en el Registro Electrónico y
cuya sincronización se realizará según lo dispuesto en el artículo 15 del Real
Decreto 4/2010 por el que se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
3. El cómputo de plazos se
realizará conforme a lo dispuesto en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de
la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los
Servicios Públicos:
- La fecha y hora de referencia serán
los vigentes en el momento de la recepción o salida de la correspondiente
solicitud, escrito o comunicación, en o desde el sistema de información que dé
soporte al Registro Electrónico.
- La entrada de solicitudes, escritos
o comunicaciones recibidas en días inhábiles se entenderán efectuadas en la
primera hora del primer día hábil siguiente. A estos efectos, constará en el
asiento de entrada correspondiente la fecha y hora en que efectivamente se ha
recibido la solicitud, escrito o comunicación presentada pero se indicará en el
mensaje de confirmación las cero horas y un minuto del siguiente día hábil.
- Se consideran días inhábiles, a
efectos de cómputo de plazos, los fijados por la Administración General del
Estado para todo el territorio nacional, así como por la Comunidad de Madrid
para su ámbito territorial, conforme al artículo 48.7 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común, incluyendo los días declarados inhábiles en
el municipio de Madrid. La Secretaría General de la Universidad Autónoma de
Madrid podrá fijar determinadas fiestas académicas como días inhábiles a
efectos de cómputo de plazos mediante resolución publicada en la Sede
Electrónica de la Universidad.
Artículo
15 .- Interoperabilidad
y seguridad
1. El Registro Electrónico
dispondrá de los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la
interoperabilidad y seguridad de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto
3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad;
en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, así como en el Reglamento de Desarrollo de Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
2. Cuando por razones
técnicas se prevea que el Registro no puede estar operativo, se deberá informar
a los ciudadanos con la máxima antelación posible y mientras dure esta
situación. Esta información se publicará en la Sede Electrónica.
Artículo
16 .- Responsabilidad
Los usuarios asumen con
carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos
necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el
establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma
electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso
indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será
responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que
le sean devueltos por el Registro Electrónico como acuse de recibo.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Primera
En coherencia con el valor
asumido de la igualdad de género, todas las denominaciones que en este
Reglamento hacen referencia a órganos de gobierno unipersonales, de
representación y de miembros de la comunidad universitaria y se efectúan en
género masculino, cuando no hayan sido sustituidos por términos genéricos, se
entenderán hechas indistintamente en género femenino según el sexo del titular
que los desempeñe.
Segunda
1. La aprobación y
modificación de la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones
normalizados, correspondientes a servicios, procedimientos y trámites
específicos, conforme a lo previsto en la letra a) del número 2 del artículo 24
de la Ley 11/2007, de 22 de junio, le corresponde a la Secretaría General. Se
habilita a la Secretaría General de la Universidad Autónoma de Madrid para
incluir nuevos procedimientos, trámites y comunicaciones a los que será de
aplicación lo dispuesto en este Reglamento. En todo caso, dicha inclusión será
difundida a través de su Sede Electrónica.
2. Se habilita a la
Secretaría General para la adaptación de los requisitos técnicos exigidos en el
artículo 11 para la admisión de documentos a los cambios derivados de avances
en el estado de la ciencia y la tecnología. Asimismo, corresponde a la
Secretaría General la interpretación y desarrollo de la presente norma,
dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Única
Quedan derogadas cuantas
disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en este
Reglamento.
DISPOSICIÓN FINAL
Única .- Entrada
en vigor
La presente Orden entrará
en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín oficial de la
Comunidad de Madrid.
