DECRETO 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que
aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid ()
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (),
regula en su artículo 12 el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, y
precisa su naturaleza, funciones y composición. El Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid se configura en la Ley como un órgano consultivo y asesor
de deliberación y propuesta, de carácter participativo, con presencia de
representantes de los Archivos de las diferentes Administraciones públicas
madrileñas, así como de los Archivos de titularidad privada y de los restantes
Subsistemas.
Junto a las funciones generales de
consulta propias de los órganos colegiados de esta naturaleza, el Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid tiene cometidos específicos de carácter
técnico en procedimientos previstos en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad, tales como informar las
propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y
acceso a los mismos, así como informar las propuestas de destrucción de series
documentales en el procedimiento de expurgo y eliminación de documentos de
archivo.
Por tanto, en el momento de desarrollar
estos procedimientos en el ámbito de protección del Patrimonio Documental
madrileño, es preciso que el referido órgano esté constituido y en
funcionamiento. En este sentido, el artículo 12.6 de la citada Ley 4/1993, de
21 de abril, remite a desarrollo reglamentario el establecimiento de las normas
de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos.
En su virtud, a propuesta del Consejero de Las Artes,
de acuerdo con el Consejo de Estado, y previa deliberación del Consejo de
Gobierno, en su reunión de 16 de octubre de 2003,
DISPONGO
Artículo
único.- Aprobación del Reglamento
de Composición, Organización y Funcionamiento del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid
Se aprueba el Reglamento de composición, organización
y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, que se
inserta a continuación.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Aplicación supletoria de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común
En defecto de lo previsto en el presente Decreto, será
de aplicación lo previsto con carácter no básico en los artículos 22 a 27 de la
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Segunda.- Habilitación normativa
Se faculta al titular de la Consejería de Las Artes
para dictar las disposiciones necesarias en desarrollo de este Decreto y para
el señalamiento de la fecha para la constitución del nuevo Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con las disposiciones recogidas en este
Decreto.
Tercera.- Entrada en vigor
El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente
al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
REGLAMENTO DE COMPOSICIÓN, ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Artículo
1 .- Naturaleza y adscripción
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid es el
órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos y
Patrimonio Documental. Estará adscrito a la Consejería que tenga atribuida la
competencia sobre dicha materia.
Artículo
2.- Funciones
El Consejo de Archivo de la Comunidad de
Madrid tendrá las siguientes funciones:
a) Proponer actuaciones e
iniciativas dentro del marco de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
b) Canalizar informes sobres
archivos.
c) Emitir informes sobre cualquier
asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la Administración Autonómica
sometan a la consideración del Consejo de Archivos, así como en los supuestos
previstos en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid, y en los casos de adquisiciones a título oneroso o
gratuito.
d) Informar las propuestas de
valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los
mismos, previos los estudios y las propuestas que le sean presentados.
e) Informar las propuestas de las
series documentales que deberán ser destruidas.
f) Informar los Reglamentos de los
Archivos de competencia autonómica.
g) Cualquier otra función que, en el marco de
competencias del Consejo, le atribuyan las normas.
Artículo
3.- Composición del Consejo
La composición del Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid es la siguiente:
a)
Presidente: El titular de la
Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos y
Patrimonio Documental o persona en quien delegue.
b) Vicepresidente: El Director
General al que esté atribuida la competencia en materia de Archivos y
Patrimonio Documental o persona en quien delegue.
c) Doce vocalías, para las que se
nombrará un vocal titular y un vocal suplente, con la siguiente distribución:
─ Dos vocales en
representación de los municipios de la Comunidad de Madrid, designados por la
Federación de Municipios de Madrid.
─ Tres vocales en
representación de los archivos de titularidad privada, designados por el
Director General al que esté atribuida la competencia en materia de Archivos y
Patrimonio Documental.
─ Tres vocales en
representación de los diferentes Subsistemas integrados en el Sistema de
Archivos de la Comunidad de Madrid, designados por el Director General al que
esté atribuida la competencia en materia de Archivos y Patrimonio Documental.
─ Tres personalidades
de especial relieve científico o cultural, designadas por el Director General
al que esté atribuida la competencia en materia de Archivos y Patrimonio
Documental.
d) Secretario: Un funcionario de la Dirección
General de Archivos, Museos y Bibliotecas, con titulación superior, designado
por el titular de la Consejería a la que esté atribuida la competencia en
materia de Archivos y Patrimonio Documental.
Artículo
4.- El Presidente
Corresponderán al Presidente del Consejo
las siguientes funciones:
a) Ostentar la representación del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
b) Acordar la convocatoria de las
sesiones ordinarias y extraordinarias y fijar su orden del día, teniendo en
cuenta, en su caso, las peticiones formuladas por los demás miembros del
Consejo con suficiente antelación.
c) Presidir, abrir, suspender y
levantar las sesiones; moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por
causas justificadas; velar por el mantenimiento del orden; conceder y retirar
el uso de la palabra; someter a votación los asuntos objeto de debate y
proclamar los resultados.
d) Dirimir, con su voto de calidad,
los posibles empates que puedan producirse en el seno del Consejo a la hora de
adoptar cualquier decisión.
e) Proponer la creación de
comisiones y mesas de trabajo en el seno del Consejo.
f) Asegurar el cumplimiento de las
Leyes y de las demás normas del ordenamiento jurídico.
g) Visar las actas y certificaciones
de los acuerdos adoptados por el Consejo.
h) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes
a su condición del Presidente del Consejo.
Artículo
5.- El Vicepresidente
1. El Vicepresidente sustituirá al
Presidente del Consejo en los casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra
causa legal.
2. El Vicepresidente también podrá ser sustituido por
las mencionadas razones. En este caso, el cargo recaerá en el vocal
representante del Subsistema de Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno
y la Administración de la Comunidad de Madrid.
Artículo
6.- Funciones de los vocales
1. Corresponde a los vocales del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid:
a) Recibir,
con una antelación mínima de siete días naturales, la convocatoria conteniendo
el orden del día de las reuniones. La información sobre los temas que figuren
en el orden del día estará a disposición de los mismos en igual plazo.
b) Participar
en los debates de sesiones.
c) Ejercer
su derecho al voto y formular su voto particular, así como expresar el sentido
del mismo y los motivos que lo justifican.
d) Formular
propuestas e iniciativas dentro del ámbito de las competencias atribuidas al
Consejo.
e) Formular
ruegos y preguntas.
f) Obtener
información precisa para cumplir las funciones asignadas.
g) Cuantas
otras funciones sean inherentes a su condición de miembros del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid o les atribuyan las normas.
2. Los vocales del Consejo no podrán atribuirse las
funciones de representación del mismo, salvo que expresamente se les haya
otorgado por una norma o por un acuerdo válidamente adoptado, para cada caso
concreto, por el propio órgano colegiado.
Artículo
7.- Nombramiento de los vocales
1. Corresponderá al titular de la
Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de Archivos y
Patrimonio Documental, mediante Orden, el nombramiento de los vocales titulares
y suplentes del Consejo, a propuesta del Director General competente en dicha
materia, previas las designaciones establecidas en el artículo 4 del presente
Decreto.
2. La duración en el cargo de los
vocales del Consejo será de dos años contados desde la fecha de la publicación
de sus nombramientos en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, salvo
para aquellos vocales que lo sean en función del cargo que desempeñan, que
cesarán como vocales cuando cesen en el mismo.
3. Los vocales que cesaren en su cargo
al haber finalizado el plazo señalado en el apartado anterior podrán ser
propuestos y nombrados para nuevos períodos.
4. En caso de ausencia o de enfermedad
y, en general, cuando concurra alguna causa justificada, los vocales titulares
serán sustituidos por sus suplentes correspondientes.
5. Las vacantes que se produjeran entre
los vocales del Consejo por causa de muerte, incapacidad, renuncia, cese u
otros motivos, serán puestas en conocimiento de la entidad proponente para que
proceda a designar nuevo vocal, dentro del plazo de quince días desde que se
hubiera producido el hecho causante.
6. El cargo de vocal del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid es honorífico.
Artículo
8 .- El Secretario
1. El Secretario del Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid será un funcionario de la Dirección General a la que
esté atribuida la competencia en materia de Archivos y Patrimonio Documental,
con titulación superior. Su designación, cese y sustitución temporal en
supuestos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal, se realizará por
Orden del titular de la Consejería a la que esté atribuida la referida
competencia.
En los supuestos de sustitución
temporal, desempeñará su cargo otro funcionario con titulación superior de la
Dirección General mencionada en el párrafo anterior.
2. El Secretario desempeñará las
siguientes funciones:
a) Asistir
a las reuniones del Consejo con voz, pero sin voto.
b) Efectuar
la convocatoria de las sesiones del Consejo, por orden del Presidente, así como
las citaciones a los miembros del mismo.
c) Levantar
acta de cada sesión, en la cual figurarán necesariamente los asistentes; el
orden del día de la reunión, los datos del lugar y tiempo en que se ha
celebrado; los puntos principales de las deliberaciones; el contenido de los
acuerdos adoptados y todas las circunstancias que sean procedentes para
reflejar fielmente las deliberaciones mantenidas.
e) Preparar
el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de las sesiones.
f) Expedir
certificaciones de las consultas, informes y demás acuerdos adoptados por el
Consejo.
g) Cuantas
otras funciones serán inherentes a su condición de Secretario.
3. El Secretario será responsable del archivo de los
expedientes y de la custodia de las actas, a las cuales únicamente tendrán
acceso los miembros del Consejo y las personas expresamente autorizadas por el
Presidente del mismo.
Artículo
9.- Funcionamiento del Consejo
1. El Consejo funcionará en Pleno,
Comisiones sectoriales y Mesas de Trabajo.
2. El Consejo de Archivos podrá reunirse
en sesiones ordinarias y extraordinarias, en primera o segunda convocatoria.
3. Las sesiones ordinarias se
celebrarán, como mínimo, una vez al año.
4. La sesiones extraordinarias se
llevarán a cabo cada vez que el Presidente las convoque, por propia iniciativa,
o a solicitud de una tercera parte de sus miembros, en cuyo caso los asuntos
que motivaron dicha petición serán preceptivamente incluidos en el orden del
día.
5. Para la válida constitución del
Consejo a efectos de celebración de las sesiones será suficiente la presencia
del Presidente, el Secretario o, en su caso, de quienes les sustituyan, y de la
mitad al menos uno de sus miembros.
6. El Consejo, a través de su Presidente, podrá
recabar la participación en su sesiones de especialistas o técnicos para
informar y asesorar sobre asuntos determinados, que asistirán con voz pero sin
voto.
Artículo
10.- Convocatoria de las sesiones
1.
La convocatoria de las sesiones se realizará por cualquier medio por el que
quede constancia de su recepción por parte del destinatario de la misma,
incluyendo el orden del día, así como la previsión de que, en caso de no
alcanzarse el quórum de asistencia para la primera convocatoria, se realizará
una segunda, una hora después, considerándose válidamente constituido el
Consejo cuando asistan, al menos, cinco de sus miembros.
2.
La convocatoria de las sesiones se efectuará por el Secretario, por orden del
Presidente, con al menos siete días naturales de antelación a la fecha de la
reunión en caso de las de carácter ordinario. El mismo plazo se aplicará para
las sesiones extraordinarias, salvo que, por razones de urgencia debidamente
motivadas, deba celebrarse una reunión de ese tipo, en cuyo caso la
convocatoria se practicará con, al menos, cuarenta y ocho horas de antelación.
Artículo
11.- Adopción de acuerdos
1. No podrá ser objeto de deliberación o
acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que
estén presentes todos los miembros del Consejo y sea declarada la urgencia del
asunto por el voto favorable de la mayoría de los mismos.
Las propuestas de asuntos que deban ser debatidos en
el Consejo serán comunicadas al Secretario del mismo con, al menos, quince días
de antelación con respecto a la convocatoria del Consejo, al objeto de que
puedan ser estudiadas por todos los miembros del Consejo.
2. Los acuerdos se adoptarán por mayoría de votos de
los miembros presentes en cada sesión del Consejo, decidiendo, en caso de
empate, el voto de calidad del Presidente o de la persona que lo sustituya.
Artículo
12.- Actas de las sesiones
1. De todas las reuniones se levantará
la correspondiente acta por el Secretario del Consejo, en la cual se reflejarán
fielmente las deliberaciones y los acuerdos adoptados, de conformidad con lo
establecido en el artículo 27.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común. En las actas figurarán, a solicitud de los respectivos
vocales, el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que
la justifiquen, el sentido de su voto favorable o su voto particular. Asimismo,
cualquier miembro tendrá derecho a solicitar la transcripción íntegra de su
intervención o propuesta, siempre que aporte en el acto, o en el plazo que
señale el Presidente, el texto que corresponda fielmente a su intervención,
haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma.
2. Las actas se aprobarán en la misma o en la
siguiente sesión del Consejo, pudiendo el Secretario, no obstante, emitir
certificación sobre los acuerdos específicos que se hayan adoptado, sin
perjuicio de la ulterior aprobación del acta.
Artículo
13.- Comisiones sectoriales
1. El Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, a propuesta de su Presidente, podrá constituir en su seno
Comisiones sectoriales para diagnosticar y analizar la realidad archivística y
documental en la región y realizar propuestas.
Por acuerdo del Pleno del Consejo se
determinarán las funciones de cada Comisión, así como su composición,
organización y funcionamiento, sin perjuicio de lo establecido en el apartado
siguiente.
2. Las Comisiones sectoriales estarán
presididas por el Director General con competencia en materia de Archivos y
Patrimonio Documental. Tendrán un mínimo de cuatro vocales, entre los cuales
estará siempre el vocal representante del Subsistema de Archivos de la
Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid,
el cual sustituirá al Presidente en caso de vacante, ausencia o enfermedad de
éste. Actuará como Secretario de las Comisiones sectoriales el Secretario del
Consejo, quien, de conformidad con lo establecido en el artículo 8.1, podrá ser
sustituido por otro funcionario con titulación superior de la Dirección General
con competencia en materia de Archivos y Patrimonio Documental.
3. Dichas Comisiones sectoriales podrán
recabar el asesoramiento o la colaboración de organizaciones profesionales
relacionadas con el sector de los Archivos y Patrimonio Documental.
4. Se crea la Comisión Evaluadora de Documentos de
Archivo. Por acuerdo del Pleno del Consejo se regulará su composición,
organización y funcionamiento.
Artículo
14.- Mesas de Trabajo
Las Mesas de Trabajo son los órganos ordinarios a
través de los cuales cumple el Consejo de Archivos sus funciones, sin perjuicio
de las atribuciones del Pleno y de las Comisiones sectoriales. Corresponde al
Pleno del Consejo, a propuesta de su Presidente, determinar las funciones,
composición, organización y funcionamiento de las Mesas de Trabajo que, como
órgano de apoyo técnico, puedan establecerse para el adecuado desempeño de las
atribuciones recogidas en el artículo 2.
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