RESOLUCIÓN de 5 de abril de 2022, del Rectorado de la Universidad
Complutense de Madrid, por la que se publica el Reglamento de Actuación y
Funcionamiento de la Universidad Complutense de Madrid por medios electrónicos,
aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad Complutense de Madrid en
sesión de 29 de marzo de 2022. ()
PREÁMBULO
La Ley 39/2015, de 1
de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público, y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento de Actuación y Funcionamiento del Sector Público por Medios
Electrónicos, diseñan un marco de actuación distinto, en lo que se refiere a la
utilización de medios electrónicos en la actuación administrativa, del que se
derivaba de la ya derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Se ha pasado de un escenario en el
que la tramitación por medios electrónicos era una modalidad más de gestión, a
otro en el que dicha tramitación se convierte en habitual, no solo entre
Administraciones y dentro de ellas, sino también en las relaciones con
determinados sujetos respecto de los cuales se establece la obligación de actuar
por medios electrónicos; así, cuando se trate de personas jurídicas, entes sin
personalidad jurídica o determinados profesionales (notarios, registradores y
quienes requieren colegiación para relacionarse con la Administración).
Además, el artículo
14.2.e) de la Ley 39/2015 establece que los empleados públicos deberán
someterse a la obligación de relacionarse por medios electrónicos con su
Administración cuando así se determine reglamentariamente. A esta previsión,
entre otras, se quiere dar respuesta con el presente Reglamento. La referida
obligación puede extenderse a otros colectivos, en razón de su capacidad
económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos que acrediten la
posibilidad de acceso y la disponibilidad de los medios electrónicos requeridos
(artículo 14.3 de la Ley 39/2015); al amparo de esta posibilidad, se extiende
la obligación a los estudiantes de la UCM, a las personas que quieran acceder a
estudios ofertados por la Universidad para los trámites que deban cumplimentar,
y a quienes participen en procesos selectivos para el acceso a un empleo
público en esta administración universitaria.
Por otro lado, fuera
del ámbito de las personas obligadas, se establece el derecho de los ciudadanos
a relacionarse con la Administración por medios electrónicos, siempre que lo
comuniquen al iniciarse el procedimiento (artículos 14.1 de la Ley 39/2015 y
3.2 del Real Decreto 203/2021).
El presente Reglamento
forma parte de un plan más amplio que busca colocar a la Universidad
Complutense en condiciones de relacionarse con otras Administraciones por
medios electrónicos y de gestionar sus procedimientos conforme a la normativa
vigente, ya aludida, en el Sector Público.
La implantación del
formato electrónico permite la simplificación de los trámites y, en algunos
casos, la automatización de los procesos, lo que supone ahorro de tiempo, de
elementos materiales, de trabajo y de desplazamientos; además, refuerza la
seguridad jurídica, es acorde con el Esquema Nacional de Seguridad, es
presupuesto de la interoperabilidad, facilita la reutilización y la
transparencia, da autonomía a los usuarios, garantiza la seguridad, identidad,
integridad y conservación de los documentos, facilita el teletrabajo y da
respuesta a las exigencias en esta materia de la Unión Europea y de la
legislación nacional. Uno de los retos que la Universidad tiene ante sí es el
de despojar los procedimientos de trámites que, siendo necesarios en la
tramitación tradicional, resultan prescindibles en un procedimiento que está
sometido a un mayor control.
En el marco del plan
más amplio ya mencionado, el Consejo de Gobierno de la Universidad aprobó, el
27 de abril de 2021, el Reglamento por el que se regula el funcionamiento del
Registro de la Universidad Complutense de Madrid, donde se establece un único
Registro y su carácter de electrónico. Se completa así una actuación que se
inició en noviembre de 2019 con la adhesión al sistema GEISER y que ha
permitido, en menos de dos años, pasar de una gestión basada de forma exclusiva
en el papel a otra fundamentalmente digital.
El Registro queda
albergado en la sede electrónica y es plenamente interoperable dentro del
Sistema de Interconexión de Registros (SIR), lo que permite el intercambio de
asientos registrales electrónicos entre Administraciones. La aprobación de
Reglamento del Registro se ha acompañado por la Resolución de la Secretaría
General de la Universidad Complutense de Madrid de 6 de octubre de 2021, por la
que se crea el Registro de Funcionarios Habilitados, a los efectos de asistir a
los ciudadanos en el uso de los medios electrónicos y de contemplar la emisión
de copias auténticas, y por la Instrucción de la Secretaría General de la
Universidad Complutense de Madrid de 6 de octubre de 2021, sobre la emisión de
copias auténticas.
Por otro lado, desde
marzo de 2020 se han puesto en producción numerosos desarrollos electrónicos
específicos, en algunos casos con automatización del proceso; se ha habilitado
el Portafirmas; se ha implantado la política de firma de actas mediante
certificado electrónico; se han iniciado las notificaciones en sede; y se ha
procedido a la actualización o creación de los sellos y del Código Seguro de
Verificación como sistema de firma en la Universidad a través de las
correspondientes Instrucciones de la Secretaría General.
De manera inmediata se
procederá a revisar las políticas de gestión documental y de firma y a adecuar
el Reglamento del Archivo a la tramitación electrónica.
El presente Reglamento
de actuación y funcionamiento de la UCM por medios electrónicos consta de
veintidós artículos, seis disposiciones adicionales, dos disposiciones
transitorias, una disposición derogatoria, dos disposiciones finales y un anexo
de definiciones.
El título preliminar
de este Reglamento define el ámbito de aplicación y su objeto, y establece para
el personal de la Universidad, los estudiantes, y para otros sujetos
capacitados y que se puedan determinar, la obligación de relacionarse con la
Universidad por medios electrónicos. En lo que se refiere a las personas no
obligadas, se contempla la asistencia que pueden recibir a los efectos de
comunicarse por medios electrónicos cuando así lo deseen.
El título I contiene
la regulación aplicable a la Sede Electrónica de la UCM, que constituye la
dirección electrónica, disponible para la ciudadanía a través de redes de
telecomunicaciones.
El título II, dedicado
al Procedimiento administrativo por medios electrónicos, regula la tramitación
de escritos y solicitudes dirigidos a la UCM, la tramitación administrativa
automatizada y el régimen de subsanación.
El título III se
centra en los sistemas de identificación y firma, y regula los sistemas de
identificación y firma en la UCM, los sistemas de identificación y firma de los
interesados en el procedimiento, los sistemas de identificación y firma del
personal al servicio de la UCM y de sus estudiantes, y los sistemas de
identificación y firma con usuario y clave corporativa.
El título IV recoge
las disposiciones en materia de comunicaciones y notificaciones electrónicas.
El título V está
dedicado al Comité de Administración Electrónica de la UCM.
La parte final del
Reglamento consta de seis disposiciones adicionales, dos disposiciones
transitorias, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.
El Reglamento concluye
con un Anexo terminológico que contiene un catálogo de definiciones necesario
ante una materia de especial complejidad, en la que se entrelazan categorías
jurídicas y conceptos tecnológicos que están en permanente evolución.
El Reglamento se
ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre (principios de necesidad, eficacia,
proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia), en tanto que
persigue un interés general al concretar determinados aspectos de la Ley
39/2015, de 1 de octubre y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, que facilitan el
uso efectivo de los medios electrónicos de la UCM, así como el necesario
desarrollo de las citadas leyes. La norma es acorde con el principio de
proporcionalidad, toda vez que recoge la regulación imprescindible para la
consecución de los objetivos previamente mencionados. Igualmente, se ajusta al
principio de seguridad jurídica, en coherencia con el resto del ordenamiento
jurídico, y establece de esta manera un marco normativo estable, integrado y
claro. Asimismo, en cumplimiento del principio de transparencia, quedan,
además, justificados en el preámbulo los objetivos que persigue este
Reglamento. Por último, en virtud del principio de eficiencia, la norma no introduce
ninguna variación, en materia de cargas administrativas, respecto de las leyes
que con esta norma se desarrollan.
Asimismo, el proyecto
ha sido informado favorablemente por el Comité de Interoperabilidad e Impulso
de la Administración Electrónica y por la Comisión de Reglamentos del Consejo
de Gobierno.
El Reglamento se dicta
en ejercicio de la habilitación normativa contenida en el artículo 2.2.a) de la
Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, en virtud de la cual
la autonomía de las Universidades públicas comprende la elaboración de sus
Estatutos, así como de las demás normas de régimen interno. Esta potestad
normativa permite a la UCM desarrollar su potestad de autoorganización en lo
referido a la gestión electrónica de sus procedimientos y a su funcionamiento
electrónico, garantizando así la efectiva aplicación e implantación de las
previsiones que establecen la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y la Ley 40/2015,
de 1 de octubre.
Por lo que al ámbito
competencial se refiere, la competencia para su aprobación por el Consejo de
Gobierno de la UCM está prevista en el artículo 50.1.3) del Decreto
32/2017, de 21 de marzo, por el que se aprueban los Estatutos de la
Universidad Complutense de Madrid, el cual indica que corresponde al referido
Consejo de Gobierno ejercer la potestad reglamentaria de la Universidad, salvo
disposición expresa en contrario, a favor de otros órganos colegiados.
En su virtud, a
propuesta de la Secretaría General, con el informe favorable de la Asesoría
Jurídica, el Consejo de Gobierno de la Universidad Complutense de Madrid, en su
sesión celebrada el día 29 de marzo de 2022, aprueba el siguiente Reglamento de
actuación y funcionamiento de la Universidad Complutense de Madrid por medios
electrónicos.
TÍTULO PRELIMINAR
Disposiciones Generales
Artículo 1.-
Objeto, ámbito de aplicación y principios
1. Este Reglamento
tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad
administrativa de la Universidad Complutense de Madrid (en adelante UCM), en
sus relaciones con la comunidad universitaria, con el resto de los ciudadanos
y, con otras administraciones, así como en las relaciones internas de sus
órganos, servicios y entidades vinculadas a la misma, en el marco de la
legislación vigente y, en particular, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
2. Sus disposiciones
son de aplicación:
a) A todos los
órganos, servicios y unidades administrativas de la UCM.
b) A los miembros de la comunidad universitaria
(estudiantes, personal docente e investigador y personal de administración y
servicios).
c) A cualquier persona física, en los términos
previstos en este Reglamento, y en todo caso a las personas jurídicas, de
naturaleza pública o privada, que se relacionen con la UCM mediante la
presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos en general.
d) En particular, a quienes, teniendo condición de
interesados y capacidad de obrar, realicen trámites, inicien o impulsen un
procedimiento administrativo ante la UCM o sean parte en un procedimiento de
esta naturaleza iniciado de oficio por la UCM.
3. El funcionamiento
electrónico de la administración de la UCM respetará los principios de
neutralidad tecnológica y adaptabilidad, accesibilidad, facilidad de uso,
interoperabilidad, proporcionalidad y personalización y proactividad.
Artículo 2.-
Obligación de relacionarse electrónicamente con la UCM
1. Deberán
relacionarse por medios electrónicos con la UCM, además de los sujetos
obligados por la normativa estatal aplicable, los siguientes colectivos:
a) Los estudiantes matriculados en la Universidad en
cualquiera de los estudios ofertados.
b) Las personas que quieran acceder a estudios de
grado, posgrado y formación permanente, para la realización de los trámites de
acceso a la UCM.
c) El personal docente e investigador y el personal de
administración y servicios de la UCM, cualquiera que sea la naturaleza
funcionarial, laboral o eventual de su vinculación jurídica y la duración,
permanente o temporal, de su relación de empleo, para los trámites y
actuaciones que realicen con la Universidad, tanto por razón de su condición de
empleado público como en su condición de interesado en un procedimiento.
Esta obligación se extiende, además de al personal en
servicio activo, a quienes se encuentren en cualquier otra situación
administrativa en el caso del personal funcionario, y en los supuestos de
suspensión del contrato de trabajo y de excedencia, respecto del personal
laboral.
d) Los profesores e investigadores nacionales o
extranjeros, para los trámites que tengan que realizar relacionadas con las
actividades académicas puntuales que realicen en la UCM.
e) Las personas beneficiarias de contratos o becas de
formación investigadora, tanto predoctorales como posdoctorales y contratadas
en prácticas.
f) Las personas que participen en procesos selectivos
para acceder al empleo público en la UCM como personal funcionario o laboral,
con carácter permanente o temporal, en todas las fases del correspondiente
procedimiento, desde la presentación de solicitudes hasta la elección de
destinos, incluidos, en su caso, las reclamaciones y los recursos
administrativos que pudieran interponer, así como para la firma de los
documentos por los que se vinculen a la UCM.
g) Los empresarios que contraten la prestación de
obras, servicios, suministros o cualquiera de los contratos previstos en la Ley
9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, con independencia
de su condición de persona física o jurídica, y en relación con los
procedimientos sujetos a dicha ley.
h) Las personas físicas o jurídicas que soliciten
subvenciones o ayudas.
2. Por disposición
reglamentaria aprobada en Consejo de Gobierno de la UCM podrá establecerse la
obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos para ciertos
procedimientos, y para ciertos colectivos de personas físicas adicionales a los
anteriores que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación
profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad
de los medios electrónicos necesarios.
3. De forma motivada,
mediante resolución adoptada por la persona titular de la Secretaría General,
se podrá excluir determinados trámites o procedimientos de la modalidad
electrónica. La relación de trámites o procedimientos afectados por esta
circunstancia deberá ser objeto de publicación en la Sede Electrónica de la
Universidad con indicación de la razón de su exclusión, así como del carácter
temporal o indefinido de esta y con la información necesaria para poder
realizar el trámite o iniciar el procedimiento de forma alternativa a la
modalidad electrónica.
Artículo 3.-
Derecho de relacionarse electrónicamente con la UCM
1. Las personas
físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con la UCM
podrán ejercitar su derecho a relacionarse electrónicamente al inicio del
procedimiento y, a tal efecto, lo comunicarán al órgano competente para la
tramitación del mismo, de forma que este pueda tener constancia de dicha
decisión. La voluntad de relacionarse electrónicamente o, en su caso, de dejar
de hacerlo cuando ya se había optado anteriormente por ello, podrá realizarse
en una fase posterior del procedimiento, si bien deberá comunicarse a dicho
órgano de forma que quede constancia de la misma. En ambos casos, los efectos
de la comunicación se producirán a partir del quinto día hábil siguiente a
aquel en que el órgano competente para tramitar el procedimiento haya tenido
constancia de la misma.
2. La presentación por
medios electrónicos de la solicitud o escrito de iniciación del procedimiento
servirá para tener constancia de la comunicación expresa al órgano competente
de la voluntad de relacionarse electrónicamente con la UCM.
Artículo 4.-
Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados
1. La UCM deberá
garantizar que los interesados pueden relacionarse con ella a través de medios
electrónicos, para lo que pondrá a su disposición los siguientes canales de
acceso:
a) Presencial, a través de las oficinas de asistencia
en materia de Registro que se determinen, siempre que el interesado no esté
obligado a relacionarse con la Universidad por medios electrónicos.
b) El portal de
internet de la UCM y su Sede Electrónica.
c) Redes sociales.
d) Telefónico.
e) Correo electrónico.
f) Cualquier otro canal que pueda establecerse de
acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
2. La UCM asistirá en
el uso de medios electrónicos a los interesados no obligados a dicho uso que
así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma
electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico
general y obtención de copias auténticas, en los términos previstos en el
Reglamento del Registro de la UCM.
TÍTULO I
Sede Electrónica
Artículo 5.-
Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la UCM será única, sin perjuicio de la posible creación de sedes
electrónicas derivadas, las cuales habrán de ser accesibles desde la dirección
electrónica de la Sede principal.
2. La dirección
electrónica de referencia de la Sede Electrónica es https://sede.ucm.es
[Por Resolución
de 22 de febrero de 2021, del
Rectorado de la Universidad Complutense de Madrid, se establece la dirección de
la Sede Electrónica de la Universidad Complutense de Madrid]
3. A la Sede Electrónica de la UCM se accede también
desde el portal de internet de la Universidad, que se encuentra en la dirección
electrónica https://www.ucm.es
4. La titularidad de
la Sede Electrónica corresponde a la UCM.
5. El funcionamiento
de la Sede Electrónica se regulará por lo previsto en este Reglamento.
Artículo 6.-
Funcionamiento
1. La Sede Electrónica
de la UCM funcionará con arreglo a los principios de responsabilidad,
integridad, accesibilidad, seguridad, veracidad, interoperabilidad,
neutralidad, disponibilidad, calidad y actualización de la información y los
servicios.
La persona titular de
la Secretaría General garantizará la plena efectividad de los principios
recogidos en este artículo, adoptando para ello las resoluciones e
instrucciones que sean necesarias.
2. A través de la Sede
Electrónica se realizarán todas las actuaciones y trámites referidos a procedimientos
o a servicios que requieran la identificación de la UCM y, en su caso, la
identificación o firma electrónica de las personas interesadas.
3. Para identificarse
y garantizar una comunicación segura, la Sede Electrónica de la UCM utilizará
certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o medio
equivalente.
4. La Sede Electrónica
de la UCM estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro
horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean
imprescindibles, o de aquellas otras producidas por causas no imputables a la
UCM, que serán comunicadas a los usuarios, con la mayor antelación posible, en
la misma Sede Electrónica.
Artículo 7.-
Gestión y Administración
1. El órgano
responsable de la gestión de la Sede Electrónica es la Secretaría General.
Igualmente, le corresponde la coordinación y supervisión de la implantación de
las medidas jurídicas y administrativas que afecten a su funcionamiento.
2. La Secretaría
General ejercerá sus funciones en esta materia con el asesoramiento del Comité
de Administración Electrónica, para cuya composición y funcionamiento se estará
a lo dispuesto en este Reglamento.
3. Las tareas de
administración material y mantenimiento de la Sede Electrónica corresponden al
Vicerrectorado competente en el área de las tecnologías de la información, en
especial, las referidas a la implantación de las medidas de seguridad que
garantizan la accesibilidad e integridad de la información y de los servicios
que se ofrecen en la Sede.
4. Las condiciones y
especificaciones técnicas de la Sede Electrónica de la UCM se harán públicas en
la propia Sede mediante resolución de la Secretaría General, previo informe del
Vicerrectorado competente en el área de las tecnologías de la información.
Artículo 8.-
Contenido y servicios de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la UCM dispondrá del siguiente contenido mínimo a disposición de las
personas interesadas:
a) La identificación de la UCM como titular de la
Sede, así como de los órganos competentes para la gestión de la información,
servicios, procedimientos y trámites ofrecidos en ella, en cada caso.
b) La disposición por la que se crea la Sede
Electrónica y se establece el acceso a la misma, directamente o mediante enlace
a su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad Complutense.
c) La información necesaria para la correcta
utilización de la Sede Electrónica, incluyendo su mapa o información
equivalente, con especificación de la estructura de navegación y las distintas
secciones disponibles, así como la relativa a la propiedad intelectual, la
protección de datos personales y la accesibilidad.
d) La relación de sistemas de identificación y firma
electrónica que sean admitidos en la Sede.
e) La normativa reguladora del Registro, que será
accesible a través de la Sede Electrónica.
f) La fecha y hora oficial, así como el calendario de
días inhábiles a efectos del cómputo de plazos aplicable a la UCM.
g) La información acerca de cualquier incidencia
técnica que se produzca e imposibilite el funcionamiento ordinario del sistema
o de la aplicación que corresponda, así como de la ampliación del plazo no
vencido que, en su caso, pueda acordar el órgano competente debido a dicha
circunstancia.
h) La relación actualizada de los servicios,
procedimientos y trámites disponibles.
i) La relación actualizada de las actuaciones
administrativas automatizadas vinculadas a los servicios, procedimientos y
trámites descritos en la letra anterior. Cada una se acompañará de la
descripción de su diseño y funcionamiento.
2. La Sede Electrónica
pondrá, al menos, los siguientes servicios a disposición de los usuarios:
a) Un acceso a los servicios y trámites disponibles en
la Sede Electrónica o sedes electrónicas derivadas, con indicación de los
plazos máximos de duración de los procedimientos, excluyendo las posibles
ampliaciones o suspensiones que, en su caso, pudiera acordar el órgano
competente.
b) Un enlace para la formulación de sugerencias y
quejas sobre el funcionamiento de la Sede Electrónica.
c) Un sistema de verificación de los certificados de
la Sede Electrónica.
d) Un sistema de verificación de los sellos
electrónicos de los órganos que abarque la Sede Electrónica.
e) Un servicio de comprobación de la autenticidad e
integridad de los documentos emitidos por la UCM que hayan sido firmados por
cualquiera de los sistemas de firma conformes a la Ley 40/2015, 1 de octubre, y
para los cuales se haya generado un código seguro de verificación.
f) El acceso a los modelos normalizados de presentación
de solicitudes que establezca la Universidad.
g) Un acceso a los modelos de uso voluntario que
establezca, en su caso, la Universidad.
h) Un servicio de consulta del directorio geográfico
de oficinas de asistencia en materia de registros.
i) Un listado con los códigos de identificación
vigentes de los órganos, centros o unidades administrativas de la UCM.
TÍTULO II
Procedimiento
administrativo por medios electrónicos
Artículo 9.-
Principios generales
1. La actuación
administrativa electrónica en la UCM se llevará a cabo respetando los
principios de simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos, así como los
principios de racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos
y de las actividades materiales de gestión.
2. En la tramitación
de los procedimientos se adoptarán las decisiones sobre los sistemas de
identificación, firma y aportación de documentos que sean necesarias, siguiendo
criterios de proporcionalidad.
3. No se exigirá la
realización de trámites innecesarios no previstos en la normativa que rija el
procedimiento o la actuación de que se trate.
Artículo 10.-
Desarrollo electrónico de los procedimientos y procesos
1. La UCM desarrollará
sus procesos y procedimientos a través de los sistemas digitales de los que disponga
en cada momento para su tramitación electrónica, no siendo posible su
tramitación en otros soportes, salvo que expresamente se autorice por la
Secretaría General atendiendo a la naturaleza del procedimiento o de la
documentación que se deba tramitar o a razones técnicas u organizativas que lo
aconsejen.
2. Para hacer efectivo
lo previsto en el apartado anterior, la UCM adoptará las medidas legales e
instrumentales necesarias para facilitar el acceso electrónico y la
participación de las personas implicadas en los procedimientos.
Artículo 11.-
Tramitación de escritos y solicitudes dirigidos a la UCM
1. La presentación de
escritos y solicitudes en el Registro Electrónico de la UCM para su tramitación
por los órganos, servicios y unidades de la Universidad se llevará a cabo
conforme a lo previsto en el Reglamento
que regula el funcionamiento del Registro de la Universidad Complutense de
Madrid, de 17 de mayo de 2021.
2. No se registrarán
en el Registro de la Universidad las solicitudes y documentos que el personal y
los estudiantes que pertenezcan a la UCM deban presentar a través de sistemas
de información o desarrollos electrónicos puestos a su disposición por la
Universidad para la realización de trámites en los procedimientos internos.
Excepcionalmente,
previa instrucción de la persona titular de la Secretaría General, la
presentación de escritos y documentos ante los órganos de la UCM por parte de
las personas no pertenecientes a la UCM obligadas al uso de medios electrónicos
podrá realizarse mediante sistemas de información o desarrollos electrónicos
puestos a su disposición por la Universidad.
3. Los sistemas de
información o desarrollos electrónicos mencionados en el punto 2, deberán
reunir los siguientes requisitos:
a) Comprobar la
identidad de la persona y su acceso al sistema.
b) Incorporar la fecha de presentación o envío de la
solicitud, de los documentos o de la realización del trámite o actuación de que
se trate.
c) Incorporar un número de solicitud o trámite que lo
individualice y permita respetar en su tramitación el orden de presentación.
d) Incluir un epígrafe
expresivo de la naturaleza del trámite.
4. El sistema
garantizará la recepción del escrito o solicitud por el órgano o unidad
destinatario, y enviará al usuario un acuse de recibo o un correo electrónico,
que servirá de acreditación de su presentación, al objeto de la defensa de sus
derechos en el procedimiento, lo que, en ningún caso, prejuzgará la resolución
estimatoria o el reconocimiento de un derecho objeto del procedimiento.
5. El sistema
electrónico que se utilice para la presentación de los escritos o solicitudes
no permitirá la modificación de la solicitud una vez enviada a los efectos de
mantener la fecha y hora correspondientes a la presentación, así como el
contenido de lo presentado.
6. El Vicerrectorado
con competencias en el ámbito de las tecnologías de la información reportará a
la Secretaría General la información necesaria para mantener una relación
detallada de los sistemas de información que cumplen los requerimientos
mencionados en el apartado 3 de este artículo.
Artículo 12.-
Tramitación administrativa automatizada
1. Las actuaciones
administrativas que se desarrollen en el marco de un procedimiento
administrativo podrán llevarse a cabo mediante tramitación electrónica
automatizada, conforme a lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1
de octubre, cuando así se determine por resolución del titular del
Vicerrectorado competente por razón de la materia.
Se deberán publicar en
la Sede Electrónica las actuaciones administrativas que se lleven a cabo a
través de este sistema, indicándose para cada una de ellas los recursos
procedentes contra la actuación, el órgano administrativo o judicial ante el
que deban presentarse y el plazo de interposición.
2. En caso de
actuación administrativa automatizada deberá establecerse previamente el órgano
u órganos competentes, según los casos, para la definición de las
especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad
y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente.
3. En el ejercicio de
la competencia en la actuación administrativa automatizada, la persona titular
del Vicerrectorado competente por razón de la materia podrá determinar los
supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:
a) Sello electrónico de Administración Pública o de
órgano, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna
los requisitos exigidos por la legislación en materia de firma electrónica.
b) Código seguro de verificación vinculado a la
Universidad, en los términos y condiciones que se establezcan, permitiéndose en
todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a
la Sede Electrónica de la UCM.
Artículo 13.-
Régimen de subsanación
1. Si existe la
obligación del interesado de relacionarse con la UCM a través de medios
electrónicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del presente
reglamento, y aquel no los hubiese utilizado, el órgano administrativo competente
en el ámbito de actuación requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo
al interesado, o en su caso a su representante, que, de no ser atendido el
requerimiento en el plazo de diez días, se le tendrá por desistido de su
solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite
correspondiente, previa resolución que deberá ser dictada en los términos
previstos en el artículo 21 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Este régimen de
subsanación será asimismo aplicable a las personas físicas no obligadas a
relacionarse a través de medios electrónicos con la UCM que, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 3 del presente reglamento, hayan ejercitado su derecho
a relacionarse electrónicamente con la misma.
Cuando se trate de una
solicitud de iniciación del interesado, la fecha de la subsanación se
considerará a estos efectos como fecha de presentación de la solicitud de
acuerdo con el artículo 68.4 de dicha Ley.
2. En las resoluciones
por las que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 66.6 de la Ley 39/2015,
de 1 de octubre, se aprueben los modelos de solicitudes en relación con los
procedimientos propios del personal al servicio de la UCM y de los estudiantes
UCM que lo requieran, se habrá de indicar de manera expresa y clara la obligación
de su presentación por medios exclusivamente telemáticos y las consecuencias de
su presentación presencial, en cuyo caso la Universidad les requerirá para que
subsanen a través de su presentación electrónica, en los términos y con las
consecuencias previstas en el artículo 68.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
por lo que se considerará a todos los efectos como fecha de presentación de la
solicitud aquella en la que se haya realizado la correspondiente subsanación.
En el caso de que la
UCM haya determinado los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los
documentos presentados por el interesado, si este incumple dicho requisito se
le requerirá para que, en el plazo de diez días, subsane el defecto advertido
en los términos establecidos en los artículos 68.1, cuando se trate de una
solicitud de iniciación, y 73.2, cuando se trate de otro acto, ambos de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, con la indicación de que, si así no lo hiciera, y
previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el
artículo 21 de dicha ley, se le tendrá por desistido de su solicitud, o se le
podrá declarar decaído en su derecho al trámite correspondiente,
respectivamente.
3. En el caso de que
el escrito o solicitud presentada adolezca de cualquier otro defecto
subsanable, por falta de cumplimiento de los requisitos exigidos en los
artículos 66, 67 y 73 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, o por falta de otros
requisitos exigidos por la legislación específica aplicable, se requerirá su
subsanación en el plazo de diez días, en los términos de los artículos 68.1 y
73.1 de la citada Ley. Este plazo podrá ser ampliado hasta cinco días, a
petición del interesado o a iniciativa del órgano, cuando la aportación de los
documentos requeridos, en su caso, presente dificultades especiales, siempre
que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva.
TÍTULO III
Sistemas de identificación
y firma
Artículo 14.-
Sistemas de identificación y firma en la UCM
1. La Universidad, en
sus relaciones por medios electrónicos, admitirá los sistemas de firma
electrónica que sean conformes a lo establecido en la normativa vigente sobre
firma electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de las
personas interesadas y, en su caso, la autenticidad e integridad de los
documentos electrónicos.
2. La UCM podrá
utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para
garantizar el origen e integridad de los documentos electrónicos:
a) Sistemas de
identificación de la Sede Electrónica y de las sedes electrónicas derivadas.
b) Sello electrónico basado en un certificado
electrónico cualificado y que reúna los requisitos exigidos por la legislación
de firma electrónica.
c) Sistemas de firma
electrónica para la actuación administrativa automatizada.
d) Firma electrónica
del personal al servicio de las Administraciones públicas.
e) Intercambio electrónico de datos en entornos
cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las
partes intervinientes.
3. Para la actuación administrativa
automatizada la UCM utilizará sellos electrónicos, en los términos previstos en
el artículo 12 de este Reglamento.
La creación de sellos
electrónicos o la utilización de sistemas de firma basados en código seguro de
verificación para la actuación administrativa automatizada se realizará
mediante resolución de la persona titular de la Secretaría General, en la que
deberán constar las actuaciones y procedimientos en los que podrán ser
utilizados.
Artículo 15.-
Sistemas de identificación y firma de los interesados en el procedimiento
1. La UCM está
obligada a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento
administrativo mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación
o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de
Identidad o documento identificativo equivalente.
2. Los interesados
podrán identificarse electrónicamente ante la UCM a través de los siguientes
sistemas:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la
Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación.
b) Sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la "Lista de
confianza de prestadores de servicios de certificación".
c) Sistemas de clave concertada y cualquier otro
sistema que la Universidad considere válido en los términos y condiciones que
se establezcan, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que
permita garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría
General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y
Transformación Digital.
3. Cuando los
interesados se relacionen por medios electrónicos con la UCM se considerarán
medios válidos de firma los siguientes:
a) Sistemas de firma electrónica cualificada y
avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica
expedidos por prestadores incluidos en la "Lista de confianza de prestadores de servicios de
certificación".
b) Sistemas de sello electrónico cualificado y de
sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos cualificados de
sello electrónico expedidos por prestador incluido en la "Lista de
confianza de prestadores de servicios de certificación".
c) Cualquier otro sistema que la UCM considere válido
en los términos y condiciones que se establezcan, siempre que cuenten con un
registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, previa
autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital del
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
4. La UCM deberá
garantizar que la utilización de uno de los sistemas previstos en las letras a)
y b) de los apartados segundo y tercero del presente artículo sea posible para
todo procedimiento, aun cuando se admita para ese mismo procedimiento alguno de
los previstos en las letras c) de los citados apartados.
Artículo 16.- Sistemas de identificación y firma del personal al
servicio de la UCM y de sus estudiantes
1. El personal al
servicio de la UCM en el ejercicio de sus funciones, así como sus estudiantes
utilizarán como medio de identificación y firma, salvo Instrucción dictada en
contrario por la persona titular de la Secretaría General, los siguientes
sistemas:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la "Lista de
confianza de prestadores de servicios de certificación".
b) El sistema corporativo de clave concertada propio
de la UCM, para aquellos procedimientos en que así se establezca.
2. La UCM
proporcionará información a su personal y a sus estudiantes sobre el
procedimiento para la obtención del sistema de identificación y firma basados
en certificados electrónicos cualificados y el basado en un sistema corporativo
de clave concertada propio.
El personal de la UCM
y sus estudiantes deberán realizar los trámites necesarios para disponer del
sistema de identificación y firma que deba utilizarse en cada caso.
Artículo 17.- Uso general de sistemas de identificación y firma
en los procedimientos y procesos electrónicos de la UCM
1. Los sistemas de
identificación y firma para el acceso a la tramitación electrónica en la
Universidad se establecerán para cada procedimiento.
2. El órgano
competente en cada caso para el procedimiento determinará el sistema de
identificación y firma, atendiendo a criterios de seguridad, proporcionalidad e
interoperabilidad y, así como a cualquier otro que establezca la Política de
Firma de la UCM.
3. El interesado
deberá asegurar el buen uso de los sistemas de identificación y velar para que
el acceso a sus trámites y actuaciones electrónicas únicamente se lleve a cabo
por sí mismo o por tercero autorizado.
Artículo 18.- Uso del sistema corporativo de clave concertada de
la UCM por parte del personal y de los estudiantes de la Universidad
1. Todo el personal y
todos los estudiantes de la UCM están obligados al uso de la cuenta de correo
electrónico corporativa que les asigne la Universidad, tanto en su condición de
sistema corporativo de clave concertada para el acceso y uso de sistemas
electrónicos, como para la recepción de comunicaciones. La obligatoriedad del
uso de la cuenta de correo electrónico corporativa de la UCM alcanza tanto a
las comunicaciones que se reciban por el ejercicio de funciones
administrativas, como las recibidas con motivo de un procedimiento
administrativo en el que se tenga la condición de interesado.
2. En concreto se
deberá utilizar la cuenta corporativa de correo electrónico de la UCM:
a) Para la
identificación y acceso a aplicaciones y sistemas electrónicos.
b) Para la firma de
documentos cuando así esté establecido en el procedimiento.
c) Para la recepción de cualquier comunicación que
emita un órgano o unidad administrativa de la UCM.
d) Para el envío de cualquier comunicación a los
órganos o unidades administrativas de la UCM.
TÍTULO IV
Comunicaciones
y notificaciones electrónicas
Artículo 19.-
Notificaciones electrónicas
1. Las notificaciones
se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando
el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía.
Los interesados que no
estén obligados a recibir notificaciones electrónicas podrán decidir y
comunicar en cualquier momento a la UCM mediante los modelos normalizados que
se establezcan al efecto, que las notificaciones sucesivas se practiquen o
dejen de practicarse por medios electrónicos.
2. Con carácter
general, serán sujetos obligados en la práctica de las notificaciones electrónicas
por parte de la UCM los miembros de la comunidad universitaria y el resto de
sujetos señalados en el artículo 2 del presente reglamento.
3. Por razones
excepcionales y debidamente fundadas, se podrá acordar la exclusión de la
práctica de notificaciones electrónicas obligatorias respecto de procedimientos
específicos o de personas físicas determinadas, en este último caso a instancia
de las mismas, cuando concurran circunstancias singulares que así lo
justifiquen. La adopción de la resolución en que así se acuerde será
competencia de la persona titular de la Secretaría General y será notificada a
los servicios, órganos y unidades gestoras correspondientes.
4. Las notificaciones
electrónicas se practicarán por el sistema de comparecencia en la Sede
Electrónica de la UCM, que garantiza el acceso a las mismas por parte de las
personas destinatarias, veinticuatro horas al día, todos los días del año,
salvo incidencias de índole técnica sobrevenidas.
5. La persona
destinataria de una notificación electrónica recibirá en su dirección de correo
electrónico el aviso de la puesta a disposición de la notificación en la Sede
Electrónica de la UCM. A tales efectos, se empleará la dirección de correo
electrónico que la persona interesada haya comunicado, salvo que se trate de
personal y estudiantes de la UCM, en cuyo caso se empleará la dirección de
correo corporativo. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la
notificación sea considerada plenamente válida.
En el caso de empresas
y entidades con las que se relacione la UCM, la designación del medio para
recibir los avisos se hará en el momento de establecerse inicialmente la
relación con la Universidad, siendo en el caso de licitadores y proveedores, el
de la presentación de sus ofertas y en el caso de entidades colaboradoras, el
de la firma del convenio de colaboración u otro tipo de acuerdos bilaterales
con la Universidad.
6. Cuando la
notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio o haya sido
expresamente elegida por el interesado, se entenderá rechazada cuando hayan
transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la
notificación sin que se acceda a su contenido. En tal caso, se entenderá a
todos los efectos, efectuado el trámite de notificación y se continuará con la
tramitación del procedimiento.
Artículo 20.-
Comunicaciones internas
1. Son comunicaciones
internas aquellas cuyo emisor y receptor sean órganos, servicios o unidades
administrativas pertenecientes a la UCM, así como aquellas que se produzcan
entre estos y los estudiantes.
A estos efectos, se
consideran comunicaciones internas las transmisiones de documentos que se
producen entre los órganos, servicios y unidades administrativas de la UCM como
parte de un procedimiento administrativo y, por lo tanto, de un expediente
administrativo. Se podrán considerar también comunicaciones internas los
escritos de trámites ordinarios intercambiados entre órganos que requieran
constancia de su autoría, envío, entrega y lectura de estos.
2. Las comunicaciones
internas se realizarán por medios electrónicos mediante el correo electrónico
corporativo proporcionado por la UCM, sin que sea necesario el envío físico de
la documentación, ni la intervención del sistema de registro electrónico, salvo
que vayan a surtir efectos en un procedimiento administrativo.
Los empleados públicos
de la UCM y sus estudiantes deberán utilizar como herramienta ordinaria de
trabajo su cuenta de correo electrónico personal corporativa. En su caso,
también están obligados a utilizar las cuentas de correo electrónico
institucional de los órganos o unidades para los que estén autorizados.
3. Tienen plena
validez las convocatorias a reuniones y las comunicaciones dirigidas a los
miembros de la comunidad universitaria en su condición de miembros de los órganos
colegiados o de empleados públicos o estudiantes, que se realicen mediante la
cuenta de correo electrónico corporativo.
TÍTULO V
Comité
de Administración Electrónica de la UCM
Artículo 21.-
Definición y composición
1. El Comité de
Administración de Administración Electrónica será el órgano asesor de la
Secretaría General en materia de interoperabilidad y desarrollo de la
Administración Electrónica.
2. El Comité será
convocado por su secretario a instancia del presidente. La convocatoria se
enviará a las direcciones de correo electrónico corporativo de sus miembros,
con una antelación mínima de cinco días hábiles, salvo que concurra razón de
urgencia, en cuyo caso bastará con una antelación de dos días naturales.
3. El Comité estará
compuesto por:
a) El Secretario
General, que lo presidirá.
b) El Vicerrector competente en tecnologías de la
información o persona en quien delegue.
c) El Gerente o el
Vicegerente en el que delegue.
d) El Decano de la
Facultad de Informática o la persona en la que delegue.
e) El Director de la
Asesoría Jurídica o el letrado en el quien delegue.
f) El Oficial Mayor o
la persona en quien delegue.
g) El Director de los Servicios Informáticos o la
persona adscrita a los mismos en quien delegue.
h) El Director del
Archivo General o la persona adscrita al servicio en quien delegue.
i) Un funcionario adscrito al área de Administración
Electrónica, que actuará de secretario.
Podrán asistir como
invitados del presidente los responsables de las unidades administrativas,
cuando los puntos del orden del día estén relacionados con las funciones que
desempeñan, así como otras personas a los efectos de asesorar al Comité.
Artículo 22.-
Funcionamiento
Corresponde al Comité
asesorar a la Secretaría General sobre la implantación y el desarrollo de la
Administración Electrónica y velar por el cumplimiento de las previsiones del
presente Reglamento. En concreto, son funciones del Comité:
a) Emitir informes acerca de los programas y
aplicaciones gestoras utilizados o que se pretenda utilizar para la tramitación
electrónica de los procedimientos, y sobre la relación de estándares,
herramientas y normas técnicas a adoptar por los diferentes procedimientos
electrónicos, teniendo en cuenta el principio de neutralidad tecnológica e
interoperabilidad técnica previstos en el Esquema Nacional de Seguridad y en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad.
b) Proponer líneas de actuación para la incorporación
de nuevos procedimientos administrativos electrónicos.
c) Informar sobre los planes y programas que sean
necesarios para la adecuación del funcionamiento y de los sistemas de la UCM al
Esquema Nacional de Interoperabilidad y a sus normas técnicas.
d) Promover el establecimiento de acuerdos o convenios
de transferencia de información y conocimientos con otras Administraciones
públicas y, en particular, con los nodos de interoperabilidad previstos en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad, con el objetivo de simplificar la
complejidad organizativa, sin menoscabo de las garantías jurídicas.
e) Informar sobre las acciones necesarias para que se
tenga presente la interoperabilidad de forma integral, desde la concepción de
los servicios y sistemas y a lo largo de su ciclo de vida: planificación,
diseño, adquisición, construcción, despliegue, explotación, publicación,
conservación y acceso o interconexión con los mismos.
f) Cualesquiera otras funciones que le sean
encomendadas por la Secretaría General.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA
Archivo electrónico único
El Reglamento del
Archivo de la UCM, aprobado por el Consejo de Gobierno el 18 de noviembre de
2004, deberá recoger las normas necesarias para la regulación del Archivo
electrónico único.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA
Adhesión a plataformas comunes o de otras
Administraciones públicas
La UCM podrá adherirse
al Punto de Acceso General (PAG), a la Carpeta Ciudadana, o a cualquier
plataforma o solución electrónica de otra Administración Pública o Institución
Pública, que puedan ayudar al mejor desarrollo de la gestión administrativa
electrónica y a la atención a los miembros de la Comunidad Universitaria.
DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA
Interoperabilidad y Seguridad
Las medidas que se
adopten para el desarrollo electrónico de los procedimientos y procesos
administrativos de la UCM respetarán lo previsto en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad y en el Esquema Nacional de Seguridad.
DISPOSICIÓN ADICIONAL CUARTA
Remisión normativa
La actuación y
funcionamiento administrativo de la UCM por medios electrónicos se regulará por
lo previsto en este Reglamento y, en lo no previsto, por la Ley 40/2015, de 1
de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público y su normativa de
desarrollo y por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
DISPOSICIÓN ADICIONAL QUINTA
Comité de Interoperabilidad e Impulso de la
Administración Electrónica
El actual Comité de
Interoperabilidad e Impulso de la Administración Electrónica pasará a
denominarse Comité de Administración Electrónica y se adaptará a lo previsto en
este Reglamento.
Las referencias de
textos anteriores hechas al Comité de Interoperabilidad e Impulso de la
Administración Electrónica se entenderán hechas al Comité de Administración
Electrónica.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEXTA
Igualdad y no discriminación
En coherencia con el
valor asumido de la igualdad y no discriminación por razón de sexo, todas las
denominaciones que en este Reglamento hagan referencia a órganos de gobierno
unipersonales y se expresen en género masculino, se entenderán hechas
indistintamente en femenino o masculino, según el sexo del titular que los
desempeñe.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA PRIMERA
Política de gestión documental
En el plazo de un mes
desde la entrada en vigor del presente Reglamento se someterá a aprobación del
Consejo de Gobierno la Política de Gestión Documental de la UCM.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA
Política de firma
En el plazo de tres
meses desde la entrada en vigor del presente Reglamento se someterá a
aprobación del Consejo de Gobierno la Política de Firma de la UCM.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Derogación normativa
Se deroga el
Reglamento por el que se implantan medios electrónicos que facilitan el acceso
de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad Complutense de
Madrid y se crea la Sede Electrónica, aprobado por Acuerdo del Consejo de
Gobierno de la UCM de 18 de octubre de 2010, junto con sus modificaciones y
cualquier otra norma de igual o inferior rango que resulte contraria a lo
regulado en este Reglamento.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Habilitación normativa.
Se faculta a la
Secretaría General para dictar las instrucciones y adoptar las medidas
necesarias para el desarrollo y ejecución de este Reglamento.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
Entrada en vigor
El presente Reglamento
entrará en vigor el 30 de noviembre de 2022, salvo en lo referido a la
implantación de la administración electrónica en los procedimientos de gestión
económica que se irá ejecutando por fases, debiendo estar totalmente implantada
el 31 de octubre de 2024.
El presente Reglamento
se publicará en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.
A los solos efectos de
dar mayor difusión a este Reglamento, el mismo será publicado en el "Boletín
Oficial de la Universidad Complutense".
ANEXO
DEFINICIONES
Actuación
administrativa automatizada: la que se realiza íntegramente a través de medios
electrónicos en el marco de un procedimiento, sin la intervención de forma
directa de un empleado público.
Archivo electrónico
único de la UCM: Conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión,
custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como
de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los
procedimientos o actuaciones correspondientes.
Autenticación:
Procedimiento de verificación de la identidad digital de un sujeto en sus
interacciones en el ámbito digital, típicamente mediante factores tales como "algo que
se sabe" (contraseñas o claves concertadas), "algo que
se tiene" sean componentes lógicos (como certificados software)
o dispositivos físicos (en expresión inglesa, tokens), o "algo que
se es" (elementos biométricos), factores utilizados de manera aislada o
combinados.
Autenticidad:
Propiedad o característica consistente en que una entidad es quien dice ser o
bien que garantiza la fuente de la que proceden los datos.
Certificado
electrónico: Documento emitido y firmado por la Autoridad de Certificación que
identifica una clave pública con su propietario. Cada certificado está identificado
por un número de serie único y tiene un período de validez que está incluido en
el certificado.
Certificado
cualificado: Un certificado de firma electrónica que ha sido expedido por un
prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple los requisitos
establecidos en el anexo I del Reglamento UE 910/2014 del Parlamento Europeo y
del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y
los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado
interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
Certificado
cualificado de sello electrónico: Certificado de sello electrónico que ha sido
expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple
los requisitos establecidos en el anexo III del Reglamento (UE) número 910/2014
del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la
identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones
electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva
1999/93/CE.
Código Seguro de
Verificación (CSV): Código que identifica a un documento electrónico y cuya
finalidad es garantizar el origen e integridad de los documentos mediante el
acceso a la sede electrónica correspondiente; el carácter único del código
generado para cada documento; su vinculación con el documento generado, de
forma que cualquier modificación del documento generado dará lugar a un nuevo
documento con un código seguro de verificación diferente; la posibilidad de
verificar el documento en la sede electrónica como mínimo por el tiempo que se
establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento;
así como un acceso al documento restringido a quien disponga del código seguro
de verificación.
Dirección
electrónica: Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se
provee de información o servicios en una red de comunicaciones.
Documento
electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica,
archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible
de identificación y tratamiento diferenciado.
Entorno cerrado de
comunicación: Escenario de comunicaciones delimitado, controlado y protegido en
el que los participantes se relacionan a través de medios electrónicos, según
unas garantías y condiciones determinadas que incluyen la relación de emisores
y receptores autorizados, la naturaleza de los datos a intercambiar y las
medidas de seguridad y protección de datos.
Esquema Nacional de
Interoperabilidad: Instrumento que comprende el conjunto de criterios y
recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la
información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en
cuenta por las Administraciones públicas para la toma de decisiones
tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.
Esquema Nacional de
Seguridad: Instrumento que tiene por objeto establecer la política de seguridad
en la utilización de medios electrónicos en el ámbito de la Ley 40/2015, de 1
de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y está constituido por los
principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la
seguridad de la información tratada.
Firma electrónica:
Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados
de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
Firma electrónica
avanzada: La firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el
artículo 26 del Reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del
Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los
servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado
interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
Firma electrónica
cualificada: Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo
cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado
cualificado de firma electrónica.
Identificación:
Procedimiento para reconocer de forma única la identidad de un sujeto que
culmina tras un registro previo con la asignación de un elemento identificador
singular en formato electrónico que representa de forma única a una persona
física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica
para interacción en el entorno digital.
Integridad:
Propiedad o característica consistente en que el activo de información no ha
sido alterado de manera no autorizada.
Interoperabilidad:
Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a
los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de
información entre ellos.
Marca de tiempo: La
asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un
documento electrónico.
Política de firma
electrónica: Conjunto de directrices y normas técnicas aplicables a la
utilización de certificados y firma electrónica dentro de su ámbito de
aplicación.
Política de gestión
de documentos electrónicos: Orientaciones o directrices que define una
organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y
disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades
que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la
organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación,
aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos
a través de su ciclo de vida.
Prestador de
servicios de confianza: Persona física o jurídica que presta uno o más
servicios de confianza, bien como prestador cualificado o como prestador no
cualificado de servicios de confianza, según lo previsto en el Reglamento (UE)
número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014
relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las
transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la
Directiva 1999/93/CE.
Sello electrónico:
Datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o
asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad
de estos últimos.
Sello electrónico
avanzado: Sello electrónico que cumple los siguientes requisitos: 1) estar
vinculado al creador del sello de manera única; 2) permitir la identificación
del creador del sello; 3) haber sido creado utilizando datos de creación del
sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de
un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control, y 4)
estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier
modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Sello electrónico
cualificado: Sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo
cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado
cualificado de sello electrónico.
Sede electrónica:
Dirección electrónica, disponible para la ciudadanía a través de redes de
telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública,
o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el
ejercicio de sus competencias.
Sede electrónica
derivada: Sede electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes de
telecomunicaciones que se crea por razones organizativas o técnicas vinculada a
la sede electrónica de una Administración Pública o a la sede electrónica de un
organismo público o entidad de derecho público.
Sistema de
Interconexión de Registros: Infraestructura básica que permite el intercambio
de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones públicas.
