Orden 13/2022, de 10 de enero, de la Consejera de
Cultura, Turismo y Deporte, por la que se aprueban las tablas de valoración de
determinadas series documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid
y de las Administraciones Locales madrileñas y se autoriza la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales de la Administración
de la Comunidad de Madrid. ()
El
artículo 16.3 de la Ley 4/1993, de 21 de abril (), de Archivos y Patrimonio Documental de
la Comunidad de Madrid establece que, una vez identificadas las series
documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia, se
someterán a la aprobación de la persona titular de la Consejería competente en
materia de Archivos y Patrimonio Documental, previo informe del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las
actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y
eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en la Ley 4/1993, de 21 de abril.
Asimismo, el artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, determina que, una
vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador
preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el
expurgo y eliminación de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus
otros valores carezcan de valor histórico.
La letra
e) del artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento
del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, en cumplimiento de lo
dispuesto en la letra e) del artículo 12.2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril,
establece que son funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
El
artículo 13.4 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, creó la Comisión
Evaluadora de Documentos de Archivo como comisión sectorial del Consejo de
Archivos. Así, de conformidad con lo previsto en el apartado 1 del citado
artículo 13, el Pleno del Consejo de Archivos aprobó por Acuerdo de 4 de junio
de 2019 sus funciones, composición, organización y funcionamiento. Además, por
otro Acuerdo de 4 de junio de 2019, el Pleno del Consejo estableció delegar la
función de informar las propuestas de las series documentales que deberán ser
destruidas en la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo.
En
cumplimiento de lo establecido en la letra e) del artículo 12.2, en el artículo
16.3 y en el artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como en la letra
e) del artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento
del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, y visto el certificado de
las actas de la sesión ordinaria de la Comisión Evaluadora de Documentos de
Archivo de 18 de noviembre de 2021 y de la sesión extraordinaria del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid de 2 de diciembre de 2021 (Actas número
21/2012 y 22/2021 del Libro de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid del año 2021) elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid y de acuerdo con los informes preceptivos aprobados por
este órgano colegiado y con la propuesta elevada por la Directora General de
Patrimonio Cultural,
DISPONGO
Primero. Aprobación de las Tablas de Valoración
de determinadas series documentales
1. Se
aprueban las Tablas de Valoración de determinadas series documentales del
Patrimonio Documental Madrileño que figuran extractadas en el Anexo I.
2. Se
declaran como series documentales comunes de las Administraciones Públicas
correspondientes (Administraciones Locales madrileñas) y, por tanto, de
aplicación al conjunto de organismos que conforman dichas Administraciones
aquellas series en cuya Tabla de Valoración el campo ʺTipología de la
Serieʺ figure indicado con la expresión ʺComúnʺ.
Segundo. Autorización de la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales
1. Se
autoriza la eliminación de todas las fracciones temporales de series
documentales del Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante la Comisión
Evaluadora de Documentos de Archivo, que tiene dicha función delegada por el
Pleno del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, cuya propuesta de
informe ha sido favorable y cuyo contenido se extracta en el Anexo II, conforme
a lo aprobado en las correspondientes Tablas de Valoración, en lo que se
refiere a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas, en: la Orden
1240/2019, de 4 de julio, del Consejero de Cultura, Turismo y Deportes; la Orden
2598/2016, de 11 de julio, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno; la Orden
5599/2015, de 9 de junio, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden
462/2014, de 24 de enero, de la Consejería de Empleo, Turismo y Cultura; la
Orden
26908/2014, de 19 de diciembre, de la Consejera de Empleo, Turismo y
Cultura; la Orden
2305/2019, de 30 de diciembre de 2019, de la Consejera de Cultura y
Turismo; y la Orden
6724/2013, de 25 de septiembre, de la Consejería de Empleo, Turismo y
Cultura.
2.
Conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la
eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos
tres meses desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Orden adquiera firmeza.
3. La
Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los
centros directivos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una
vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción
garantizará la seguridad de los documentos, estando protegidos contra intromisiones
externas, y el método de destrucción será el adecuado que imposibilite la
reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información
contenida en ellos.
5. De la
destrucción deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por
triplicado, que deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la
empresa responsable de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de
destrucción, el volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la
misma. Asimismo, deberá enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la
eliminación, uno de los tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la
certificación. Tanto uno de los tres ejemplares del acta como el original de la
certificación mencionada deberán permanecer en el expediente de eliminación
instruido por cada centro directivo afectado por la presente Orden como
garantía jurídica frente a terceros.
6.
Efectuada la destrucción física de los documentos, los responsables de la
custodia de las series documentales procederán a darlos de baja en los
inventarios correspondientes.
7. Los
organismos proponentes que custodian las fracciones temporales de series
documentales cuya eliminación se autoriza seleccionarán las muestras de las
unidades de instalación o de las unidades documentales que se conservarán
permanentemente como testigos de acuerdo con la Tabla de Valoración de dichas
series aprobadas en: la Orden 1240/2019, de 4 de julio, del Consejero de
Cultura, Turismo y Deportes; la Orden 2598/2016, de 11 de julio, del Consejero
de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno; la Orden 5599/2015, de 9 de
junio, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 462/2014, de 24 de
enero, de la Consejería de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 26908/2014, de
19 de diciembre, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden
2305/2019, de 30 de diciembre de 2019, de la Consejera de Cultura y Turismo; y
la Orden 6724/2013, de 25 de septiembre, de la Consejería de Empleo, Turismo y
Cultura. A continuación, se procederá a la transferencia de dichas muestras al
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, en los casos en los que no se
encuentren ya depositadas en el mismo.
8. Contra
esta autorización de eliminación cabe interponer: recurso de reposición ante la
Consejera de Cultura, Turismo y Deporte, en el plazo de un mes a contar desde
el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de
dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Tercero. Publicación en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid
Se ordena la publicación de
esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo
establecido en el artículo 131 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
ANEXOS
(Véanse en formato pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
