REGLAMENTO de Administración Electrónica de la Universidad Carlos III
de Madrid, aprobado por el Consejo de Gobierno en sesión de 10 de junio de 2021. ()
TÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1.-
Objeto
Este reglamento tiene
por objeto regular el régimen jurídico del uso de medios electrónicos en la
actividad administrativa de la Universidad Carlos III de Madrid, tanto en sus
relaciones internas como con los miembros de la comunidad universitaria, el resto
de los ciudadanos y otras entidades públicas o privadas.
Artículo 2.-
Ámbito de aplicación
El contenido del
presente reglamento resulta de aplicación:
a) A los órganos y
unidades administrativas de la Universidad Carlos III de Madrid.
b) A los miembros de la
comunidad universitaria (estudiantes, personal docente e investigador y
personal de administración y servicios).
c) A las demás
personas físicas o jurídicas en sus relaciones con la Universidad Carlos III de
Madrid.
Artículo 3.-
Derecho a relacionarse electrónicamente
1. Las personas
físicas que tengan la condición de interesadas tendrán derecho a elegir, en
todo momento, si se relacionan con la Universidad Carlos III de Madrid a través
de medios electrónicos o no para el ejercicio de sus derechos y obligaciones,
salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos
conforme a lo dispuesto en la normativa general aplicable y en el presente
reglamento.
2. Las oficinas de
asistencia al ciudadano en materia de registro asistirán a los ciudadanos en el
uso de medios electrónicos, especialmente en lo referente a la identificación y
firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro
electrónico general y obtención de copias auténticas.
Artículo 4.-
Obligación de relacionarse electrónicamente
Se relacionarán por
medios electrónicos con la Universidad Carlos III de Madrid, conforme a lo
dispuesto en el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
a) Los miembros de la
comunidad universitaria: personal docente e investigador, personal de
administración y servicios y estudiantes de la universidad.
b) Los proveedores de
la Universidad como los contratistas y los perceptores de fondos públicos, en
particular, los beneficiarios de premios, becas y ayudas respecto de cualquiera
de los trámites en que actúen como interesados con la Universidad Carlos III de
Madrid.
TÍTULO II
Organización de la
Administración Electrónica en la Universidad Carlos III de Madrid
Capítulo I
Sede Electrónica
Artículo 5.-
Definición de la Sede Electrónica y del Portal de Internet
1. La Sede Electrónica
de la Universidad Carlos III de Madrid es aquella dirección electrónica,
disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya
titularidad corresponde a la Universidad para el ejercicio de sus competencias.
2. La Sede Electrónica
de la Universidad Carlos III de Madrid será accesible en la dirección https://sede.uc3m.es. En todo caso existirá un enlace a la
Sede en el Portal de Internet de la Universidad.
3. El Portal de
Internet de la Universidad Carlos III de Madrid es el punto de acceso
electrónico cuya titularidad corresponde a la Universidad y permite el acceso a
través de internet a la información publicada por la Universidad así como a su
Sede Electrónica.
4. El Portal de
Internet de la Universidad Carlos III de Madrid será accesible en la dirección https://www.uc3m.es.
Artículo 6.-
Titularidad y gestión de la Sede Electrónica
1. La titularidad de
la Sede Electrónica corresponde a la Universidad Carlos III de Madrid.
2. El órgano
responsable de la gestión y administración de la Sede Electrónica es el
Vicerrectorado con competencias en materia digital, que ejercerá sus funciones
con el asesoramiento de la Comisión de administración electrónica, cuya
composición y funcionamiento se regula en el presente reglamento.
3. La Secretaría
General se encargará de la ordenación de la Sede Electrónica, para lo que podrá
dictar resoluciones para el cumplimiento de los principios de funcionamiento de
la Sede a que se refiere el siguiente artículo.
4. Serán responsables
de los contenidos y servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la
Sede Electrónica los titulares de los órganos administrativos y los jefes de
servicio o responsables de las unidades administrativas correspondientes, de
conformidad con las competencias que cada uno tenga atribuidas por la normativa
vigente.
Artículo 7.-
Principios del funcionamiento de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la Universidad Carlos III funcionará con arreglo a los principios de
transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad,
accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.
2. La Universidad
Carlos III de Madrid es responsable de la integridad, veracidad y actualización
de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de su Sede
Electrónica.
Artículo 8.-
Disponibilidad de la Sede Electrónica
La Sede Electrónica de
la Universidad Carlos III de Madrid estará disponible todos los días del año,
durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones por
razones técnicas que sean imprescindibles y que se anunciarán en la Sede con
antelación siempre que sea posible.
Artículo 9.-
Contenido de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la Universidad Carlos III de Madrid contendrá, como mínimo, la siguiente
información:
a) Información actualizada sobre la Sede Electrónica,
en la que se incluirá un enlace a su normativa reguladora; la identificación
del órgano titular y responsable de la gestión y administración de la misma; y
orientaciones para su correcta utilización, incluyendo su mapa de navegación
con especificación de la estructura y las distintas secciones disponibles, así
como la relativa a propiedad intelectual, protección de datos personales y
accesibilidad.
b) Certificado electrónico que identifica la Sede así
como acceso al sistema de verificación del mismo.
c) Relación de los medios electrónicos disponibles
para comunicarse con la Universidad Carlos III y de los sistemas de firma
electrónica admitidos o utilizados en la Sede para relacionarse con la
Universidad Carlos III de Madrid a través de medios electrónicos.
d) El catálogo de procedimientos administrativos
susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos, así como información
general relativa a cada uno de ellos que, en todo caso, deberá contener las
instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos
del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y
órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.
e) La Carpeta Ciudadana.
f) Un sistema de verificación de documentos
electrónicos generados por la Universidad Carlos III de Madrid a través del
código seguro de verificación.
g) El perfil del contratante y demás servicios
previstos por la normativa de contratos del sector público.
h) El Registro Electrónico de la Universidad Carlos
III de Madrid.
i) El Boletín Oficial Electrónico de la Universidad
Carlos III de Madrid.
j) Un medio a través del cual los usuarios puedan
formular las quejas y sugerencias que estimen conveniente acerca del
funcionamiento de la Sede Electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid.
k) La política de protección de datos y privacidad de
la Universidad Carlos III de Madrid, con identificación de la dirección de
correo electrónico del Delegado de Protección de Datos, así como un enlace con
la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos.
l) Información sobre accesibilidad.
m) La relación de certificados electrónicos
correspondientes a los sellos electrónicos utilizados por la Universidad Carlos
III de Madrid en la actuación administrativa automatizada.
n) Fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede
Electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid.
o) Calendario de días inhábiles establecido a efecto
de cómputo de plazos.
p) Servicios de ayuda y asesoramiento electrónico para
la correcta utilización de la Sede Electrónica.
q) Relación de oficinas de asistencia en materia de
registros y, asimismo, un listado con los códigos de identificación de sus
órganos, centros o unidades administrativas.
r) Cualquier otra información que se determine mediante
Resolución de la Secretaría General.
2. Cuando desde la
Sede Electrónica se acceda mediante enlaces a otras informaciones o servicios
que no formen parte de la misma, se advertirá expresamente al usuario de esta
circunstancia en el momento que abandone la Sede.
Capítulo II
Registro Electrónico
Artículo 10.-
Definición del Registro Electrónico
1. El Registro
Electrónico General de la Universidad Carlos III de Madrid es único y común
para todos sus órganos y unidades administrativas y estará habilitado para la
recepción y remisión por vía electrónica de documentos, haciendo el
correspondiente asiento de todo documento que se reciba o que se remita.
2. El Registro
Electrónico General, que estará disponible en la Sede Electrónica de la
Universidad Carlos III de Madrid, se encuentra adherido al Sistema de
Interconexión de Registros (SIR) de la Administración General del Estado que
tiene como finalidad principal permitir el intercambio de asientos registrales
entre distintas oficinas de registro de documentos de entrada y salida.
3. El órgano
responsable de la ordenación del Registro Electrónico General es la Secretaría
General, que ejercerá sus funciones con el asesoramiento de la Comisión de
administración electrónica. La gestión y administración del Registro
corresponde al Vicerrector con competencias en materia digital que ejercerá sus
funciones igualmente asesorado por la Comisión de administración electrónica.
Artículo 11.-
Documentos admisibles
1. El Registro
Electrónico General de la Universidad Carlos III de Madrid está habilitado para
la admisión de los siguientes documentos:
a) Documentos electrónicos normalizados exigidos en
los procedimientos y trámites que se especifiquen en el catálogo publicado en
la Sede Electrónica, cumplimentados de acuerdo a su correspondiente formulario.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación,
distinta de los mencionados en el apartado anterior, dirigido a cualquier
órgano de la Universidad Carlos III de Madrid, expresada en el correspondiente
formulario de solicitud genérica.
c) Solicitudes, escritos y comunicaciones que los
ciudadanos dirijan a otras Administraciones Públicas a través de la plataforma
del Sistema de Integración de Registros.
2. Podrán aportarse
documentos que acompañen a las anteriores solicitudes, escritos o
comunicaciones siempre que cumplan con los estándares y requisitos de formato,
interoperabilidad y seguridad establecidos por la normativa aplicable.
3. Cuando esos
documentos no cumplan dichos requisitos o no estén disponibles en formato
electrónico y, por su naturaleza, no sean susceptibles de aportación utilizando
el procedimiento de digitalización, se podrá hacer entrega de los mismos por
vía no electrónica presentándolos, en soporte papel, en cualquiera de las
oficinas de asistencia al ciudadano en materia de registro, indicando el número
de registro de entrada asignado por el Registro Electrónico a la solicitud o
escrito a la que debe acompañar.
4. En todo caso, no se
registrarán los documentos electrónicos que presenten alguna de las siguientes
circunstancias:
a) Que no se hayan cumplimentado los campos requeridos
como obligatorios en los documentos normalizados o que la información contenida
presente incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
b) Que sean anónimos o no permitan identificar al
emisor.
c) Que contengan código malicioso o se presenten en un
dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
Artículo 12.-
Funcionamiento del Registro Electrónico
1. El Registro
Electrónico General estará disponible en la Sede Electrónica de la Universidad
Carlos III de Madrid para la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas del día.
2. El Registro
Electrónico General se regirá por la fecha y hora oficial que deberá figurar
visible en la Sede Electrónica.
3. El calendario de
días inhábiles correspondiente a la Universidad Carlos III de Madrid figurará
en la Sede Electrónica.
Artículo 13.-
Expedición de copias auténticas
1. Los funcionarios de
las oficinas de asistencia al ciudadano en materia de registro tienen atribuida
la competencia de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados que se vayan a cursar por el Registro General de la
Universidad.
2. En los supuestos de
solicitud de acceso y obtención de copias de los documentos contenidos en los
expedientes de los procedimientos administrativos en el que se tenga la
condición de interesado, la expedición de estas copias auténticas podrá
realizarse por funcionarios de la unidad encargada de la tramitación de los
correspondientes procedimientos.
Artículo 14.-
Oficinas de Asistencia al Ciudadano en Materia de Registro
1. En cada uno de los
Campus de la Universidad existirá una oficina de asistencia al ciudadano en
materia de registro.
2. La Sede Electrónica
contendrá la información de las oficinas de asistencia al ciudadano en materia
de registro, así como sus horarios de funcionamiento.
3. Las oficinas de
asistencia al ciudadano en materia de registro desarrollarán las funciones
atribuidas por la normativa básica aplicable y, asimismo, las siguientes:
a) Asistencia para la digitalización y presentación
por Registro Electrónico de los documentos presentados de manera presencial por
sujetos no obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con la
Universidad, con la obtención del correspondiente recibo en los que se acredite
la fecha y hora de presentación.
b) Expedición de copias electrónicas auténticas de los
documentos que se incorporen a un expediente administrativo.
c) Registro del apoderamiento "apud acta" mediante
comparecencia personal de los interesados que otorgan el apoderamiento.
d) Notificación personal cuando lo solicite el
interesado o su representante ante las oficinas de asistencia.
e) Facilitar el código de identificación de los
órganos, centros, servicios o unidades administrativas a los que han de dirigir
los interesados sus solicitudes.
Capítulo III
Documentos, expediente y
archivo electrónico
Artículo 15.-
Documentos administrativos electrónicos
1. La Universidad
Carlos III de Madrid emitirá documentos electrónicos en el ejercicio de su
actividad que cumplirán, al menos, con los requisitos mínimos establecidos en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y en el Esquema Nacional de
Seguridad (ENS), incorporando los metadatos que permitan su tratamiento y
gestión y se conservarán en un formato que garantice su autenticidad,
integridad, trazabilidad y consulta.
2. Los documentos
administrativos electrónicos deberán estar expedidos y firmados
electrónicamente, cuando así lo exija la normativa.
3. Los documentos
electrónicos deberán ser clasificados para su incorporación al correspondiente
expediente, de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido por la
Universidad. Asimismo, la eliminación de los mismos se atendrá a la normativa
establecida por la Universidad.
Artículo 16.-
Expediente electrónico
1. El expediente
electrónico estará compuesto por una agregación ordenada que incluye los
documentos electrónicos, el índice electrónico, la firma electrónica y los
metadatos mínimos obligatorios, así como las especificaciones para los
servicios de remisión y puesta a disposición.
2. La formación de
expedientes electrónicos es competencia del órgano o unidad responsable de su
tramitación.
3. Cuando sea preciso
remitir un expediente electrónico en virtud de una norma se atenderá a lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y demás normativa
aplicable.
Artículo 17.-
Copias electrónicas aportadas por los interesados
1. Los interesados
pueden aportar al procedimiento administrativo copias electrónicas de
documentos a través de imágenes u otros medios, cuya fidelidad se corresponda
con el original, siendo responsables de la veracidad de los documentos que
presenten. Las copias electrónicas que aporten solo tendrán eficacia,
exclusivamente, en el ámbito del procedimiento en el que lo aportan.
2. Las copias
electrónicas presentadas por la ciudadanía deberán ajustarse a los formatos y
estándares aprobados para estos procesos en el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, y, en caso contrario, se requerirá para que se subsane el
defecto advertido.
3. La Universidad
podrá requerir en determinados procedimientos, con carácter excepcional, la
presentación de un original en el procedimiento electrónico y, en el caso de
que este se encuentre en formato papel, la persona interesada podrá obtener una
copia auténtica, conforme a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Artículo 18.- Expedición de certificaciones y otras
constancias
1. Corresponde al
Secretario General la competencia para expedir certificados académicos en el
ámbito Universidad Carlos III de Madrid. Asimismo, los Secretarios de las
Facultades y la Escuela Politécnica Superior podrán expedir certificados
académicos relativos a los estudiantes matriculados en su centro.
2. Corresponde al
secretario de cada órgano la expedición de certificados de los acuerdos y otras
actuaciones de los órganos de gobierno, centros y demás órganos colegiados de
la Universidad.
3. Los titulares de
los demás órganos y demás empleados de la Universidad podrán expedir constancias
y acreditaciones en las materias de su competencia.
Artículo 19.-
Archivo Electrónico
La Universidad
mantendrá un archivo electrónico único de los documentos y expedientes
electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos y
condiciones establecidos en la normativa aplicable.
TÍTULO III
Sistemas de identificación
y firma en la Administración Electrónica
Artículo 20.-
Política de identificación y firma
1. La Universidad se
adhiere a la Política de Firma Electrónica y de Certificados de la
Administración General del Estado, de fecha 29 de noviembre de 2012, publicada
en el Boletín Oficial del Estado de 13 de diciembre de 2012, así como las
posteriores modificaciones de la misma que se aprueben en ese ámbito.
2. La gestión y administración
de la política de identificación y firma corresponde al Vicerrectorado con
competencias en esta materia, al que corresponde adoptar las medidas y dictar
las instrucciones necesarias para el desarrollo, ejecución y aplicación de la
mencionada política, así como el mantenimiento, actualización y publicación
electrónica de los criterios de autenticación y firma en el ámbito competencial
de la Universidad.
Capítulo I
Sistemas de identificación
y firma de la Universidad Carlos III de Madrid
Artículo 21.-
Identificación de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la Universidad Carlos III de Madrid se identificará a través de un
certificado específico de dispositivo seguro o medio equivalente. El
certificado de Sede Electrónica tendrá como finalidad exclusiva la
identificación de la misma.
2. A los efectos de la
seguridad e interoperabilidad de la Sede Electrónica, se aplicará lo dispuesto
en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula Esquema Nacional
de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica y en el Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad.
Artículo 22.-
Identificación de la Universidad
1. La Universidad
Carlos III de Madrid utilizará para su identificación un sello electrónico de
Administración Pública basado en un certificado reconocido o cualificado que
reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
2. Este certificado
electrónico incluirá el número de identificación fiscal y la denominación
correspondiente así como, en su caso, la identidad de la persona titular en el
caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos, quedando publicados
en la Sede Electrónica con las características de los certificados electrónicos
y los prestadores que los expiden.
Artículo 23.-
Sistema de firma en actuaciones administrativas automatizadas
La Universidad Carlos
III de Madrid podrá utilizar en sus actuaciones administrativas automatizadas
los siguientes sistemas de firma:
a) Un sello electrónico de Universidad o de órgano
administrativo basado en un certificado reconocido o cualificado que reúna los
requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Se podrá acceder a
sus características técnicas generales y a la verificación del certificado a
través de la Sede Electrónica.
b) Un sistema de código seguro de verificación, en los
términos y condiciones establecidos en la normativa reguladora de esta materia,
permitiéndose, en todo caso, la comprobación de la integridad del documento
mediante el acceso a la Sede Electrónica.
Artículo 24.-
Sistema de firma del personal de la Universidad Carlos III de Madrid
El personal al
servicio de la Universidad Carlos III de Madrid, tanto en el ejercicio de sus
funciones como el ejercicio de sus derechos ante esta, podrá utilizar como
medio de identificación y firma:
a) El certificado de empleado público proporcionado
por la Universidad.
b) Otros sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la "Lista de
confianza de prestadores de servicios de certificación".
c) Sistemas de clave concertada y cualquier otro
sistema que la Universidad Carlos III de Madrid reconozca como válidos en los
términos y condiciones que se establezca mediante resolución del Rector,
siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar
su identidad.
Capítulo II
Sistemas de identificación
y firma de los interesados
Artículo 25.-
Identificación y firma electrónica de los interesados
1. Con carácter
general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento
administrativo es suficiente que las personas interesadas acrediten previamente
su identidad a través de cualquiera de los medios de identificación que prevé
este Reglamento.
2. Solo se requerirá a
los interesados el uso obligatorio de la firma para:
a) Formular
solicitudes.
b) Presentar
declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer
recursos.
d) Desistir de
acciones.
e) Renunciar a
derechos.
Artículo 26.-
Medios de identificación de los interesados
1. Los interesados se
podrán identificar ante la Universidad Carlos III de Madrid empleando cualquier
sistema que disponga de un registro previo como usuario que permita garantizar
su identidad de manera suficiente en atención al nivel de seguridad exigido
para la actuación de que se trate, en los términos establecidos por la
legislación aplicable y, en particular, al Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,
por el que se regula Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica y el Real Decreto 4/2010 en el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad.
2. En particular, los
interesados podrán identificarse por medios electrónicos válidamente ante la
Universidad Carlos III de Madrid a través de:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos
reconocidos o cualificados de firma electrónica o sello electrónico según lo
establecido en la normativa aplicable.
b) Sistemas de firma proporcionadas por la Plataforma
común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación,
autenticación y firma electrónica mediante el uso de claves concertadas.
c) El sistema de clave concertada (usuario y
contraseña) propio de la Universidad, para aquellos procedimientos en que así
se establezca.
d) Cualquier otro sistema que la Universidad considere
válido, en los términos y condiciones que se determinen.
Artículo 27.-
Medios de firma electrónica de los interesados
1. Los interesados
podrán utilizar como medio de firma ante la Universidad Carlos III de Madrid,
cuando resulte legalmente exigible, cualquier medio que permita acreditar la
autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la
integridad e inalterabilidad del documento en los términos establecidos en la
legislación aplicable y, en particular, en el Real Decreto 3/2010, de 8 de
enero, por el que se regula Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el
que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
2. Cuando los
interesados se relacionen por medios electrónicos con la Universidad Carlos III
de Madrid se considerarán medios válidos de firma:
a) Sistemas de firma electrónica cualificada y
avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma
electrónica.
b) Sistemas de firma proporcionadas por la Plataforma
común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación,
autenticación y firma electrónica mediante el uso de claves concertadas.
c) Los miembros de la comunidad universitaria podrán
utilizar los sistemas anteriores y sistemas de clave concertada con usuario
corporativo de la Universidad que garanticen la integridad e inalterabilidad
del documento que, en su caso, estén habilitados para el procedimiento.
Artículo 28.-
Representación de los interesados
1. Los interesados
podrán actuar mediante representante nombrado por los medios admisibles en
derecho, incluido el apoderamiento "apud acta" efectuado por comparecencia personal ante las oficinas
de asistencia o comparecencia electrónica en la Sede Electrónica, así como a
través de la acreditación de su inscripción en el registro de apoderamientos al
que tenga acceso la Universidad.
2. La Universidad
Carlos III de Madrid podrá disponer de un registro electrónico de
apoderamientos en el que se inscribirán los poderes de quien tenga la condición
de interesado en un procedimiento conforme a la normativa aplicable y donde se
inscribirán los poderes otorgados para la realización de trámites específicos.
TÍTULO IV
Procedimiento
Administrativo Electrónico
Artículo 29.-
Actuaciones administrativas automatizadas
1. El sello
electrónico podrá ser utilizado para la identificación y autenticación de la
Universidad Carlos III de Madrid en el ejercicio de su competencia en las
siguientes actuaciones administrativas automatizadas:
a) Intercambio de información con otras
Administraciones Públicas, corporaciones, entidades e instituciones públicas.
b) Procesos de sellado de documentos electrónicos, al
objeto de facilitar su interoperabilidad, conservación y legibilidad.
c) Comunicaciones electrónicas con personas físicas y
jurídicas.
d) Generación y emisión de certificados y documentos
administrativos electrónicos.
e) Generación y emisión de copias electrónicas auténticas
a partir de documentos electrónicos y de documentos en soporte no electrónicos.
f) Inscripciones, anotaciones registrales y archivo de
documentos electrónicos registrales.
g) Generación y emisión de acuses de recibo,
incluyendo los generados por el registro electrónico.
h) Cambios de formato de documentos electrónicos y
posibles refirmas o resellado de documentos.
i) Firma del Boletín Electrónico de la Universidad (Boletín
Oficial del Estado L).
j) Cuantas otras actuaciones determine el órgano titular
del sello.
2. Las actuaciones
administrativas automatizadas se atribuirán al órgano titular del sello a los
efectos de determinar la competencia para conocer de los recursos contra las
mismas y al órgano responsable del desarrollo, mantenimiento, supervisión y el
control de calidad del sistema de información utilizado a los efectos
correspondientes.
Artículo 30.-
Comunicaciones internas
1. Las comunicaciones
internas entre las distintas unidades, servicios y órganos se efectuarán por
medios electrónicos. Dichas comunicaciones se podrán firmar digitalmente
utilizando el certificado de empleado público proporcionado por la Universidad.
Para ello, utilizarán alguna de las funcionalidades existentes en las diversas
aplicaciones con las que trabaja la Universidad.
2. Las comunicaciones
internas no serán objeto de asiento en el Registro Electrónico General ni en
ningún otro, aunque deberá quedar constancia de ellas por medio de aplicaciones
corporativas de uso del personal al servicio de la Universidad Carlos III de
Madrid, siendo responsables de su conservación y custodia aquellos que las
emitan o reciban.
3. Lo dispuesto en
este precepto no será de aplicación a las comunicaciones internas ajenas a todo
procedimiento administrativo y carentes de relevancia jurídica ni a las
notificaciones a los interesados en los procedimientos administrativos.
TÍTULO V
Funcionamiento de los
órganos colegiados a través de medios electrónicos
Artículo 31.-
Funcionamiento a través de medios electrónicos
1. Los órganos
colegiados de la Universidad Carlos III de Madrid se podrán convocar,
constituir, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas a distancia
o de forma no presencial, tal y como prevé el artículo 17.1 de la Ley 40/2015,
de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
2. Se considera como
funcionamiento a distancia o no presencial de los órganos colegiados aquel en
el que sus miembros se encuentren en lugares diferentes y la convocatoria,
constitución, celebración de sus sesiones, adopción de acuerdos, remisión de
actas y consulta de la documentación correspondiente se realicen a través de
medios electrónicos.
3. Serán medios
electrónicos válidos para las sesiones a distancia el correo electrónico
corporativo, los sistemas de telefonía y de mensajería instantánea, la
audioconferencia y la videoconferencia, la plataforma de docencia virtual, así
como cualquier otro que garantice la identidad de los miembros o personas que
los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que estas se
producen, así como la interactividad e intercomunicación entre aquellas y la
emisión de los votos en la forma legalmente establecida, debiendo garantizarse
la disponibilidad de los medios durante toda la sesión del órgano.
Artículo 32.-
Modalidades de las sesiones de los órganos colegiados a distancia
1. Las sesiones de los
órganos colegiados de la Universidad Carlos III de Madrid que se celebren de
forma no presencial a través de medios electrónicos podrán ser:
a) Sesiones de carácter síncrono, cuando todos los
miembros estén conectados simultáneamente.
b) Sesiones de carácter asíncrono, cuando las
intervenciones y votaciones se realicen en un foro virtual disponible durante
de un periodo de tiempo limitado.
2. Cuando la sesión de
un órgano colegiado se lleve a cabo a distancia, se entenderá que la misma se
ha celebrado en su sede o, en su defecto, en el lugar en el que esté ubicada su
presidencia, y en la fecha y hora oficiales en la Sede Electrónica de la
Universidad Carlos III de Madrid.
Artículo 33.-
Convocatoria de las sesiones a distancia
1. Las convocatorias a
reuniones dirigidas a los miembros de los distintos órganos colegiados de la
Universidad se efectuarán mediante su remisión a la cuenta de correo
electrónico corporativo, en caso de disponer de él. Excepcionalmente, se
admitirán otros medios como servicio de mensajería electrónica o medios
similares que se establezcan.
2. En las
convocatorias de los órganos colegiados, además de la puesta a disposición por
vía electrónica de la documentación relativa a los puntos del orden del día, se
especificará la modalidad en que vaya a celebrarse la correspondiente sesión.
3. Se indicará si la
sesión es de carácter síncrono o asíncrono y, en este último caso, se deberá
precisar, además del día y hora de inicio, el día y hora de finalización de la
sesión, sin que su duración máxima pueda ser superior a 48 horas, salvo de
forma excepcional y motivada en la convocatoria, siendo la duración por defecto
de 12 horas.
4. Asimismo, en la
convocatoria se indicarán los medios electrónicos que vayan a utilizarse,
concretando la forma de participar en los debates y deliberaciones, el medio
para emitir el voto y el período de tiempo durante el que se podrá votar.
Artículo 34.-
Desarrollo de las sesiones a distancia
1. Al inicio de la
sesión, la secretaría del órgano deberá verificar y documentar la identidad de
los asistentes y su disponibilidad de los medios electrónicos necesarios para
el adecuado desarrollo de la sesión.
2. Será
responsabilidad de los miembros contar en el lugar en el que se encuentren y
durante el espacio temporal de la sesión con los medios técnicos necesarios
para conectarse a distancia través del sistema o medio indicado en la
convocatoria.
3. La presidencia del
órgano deberá garantizar la participación efectiva de los asistentes en las
deliberaciones y debates, así como en la formación de la voluntad del órgano.
4. Las sesiones a
distancia podrán realizarse de forma síncrona o asíncrona.
5. Las sesiones a
distancia asíncronas se celebrarán en línea mediante intervenciones sucesivas,
sin que las personas integrantes del órgano tengan que coincidir necesariamente
en línea a la hora de efectuar sus intervenciones, aunque sí deberán hacerlo
dentro del periodo temporal que se haya fijado en la convocatoria para las
deliberaciones y adopción de acuerdos.
En las sesiones
asíncronas, los miembros del órgano deberán confirmar su identidad y la
disponibilidad de los medios electrónicos necesarios para desarrollar la sesión
en el momento del inicio. A efectos del quórum, se considerará asistencia
cuando el miembro del órgano confirme su identidad al inicio de la sesión.
A criterio de la
presidencia del órgano, el periodo fijado en la convocatoria para las
intervenciones y las deliberaciones podrá ser común para todos los puntos del
orden del día o bien determinada para cada uno de ellos. Si no se indica otra
cosa, se entenderá que es común y se extiende durante toda la duración de la
sesión.
Artículo 35.-
Adopción de acuerdos en las sesiones a distancia
1. Los acuerdos de los
órganos colegiados serán adoptados por asentimiento o por votación y, en este
último caso, por mera expresión verbal, escrita o pulsada del sentido del voto,
todo ello en función del medio empleado para el desarrollo de la sesión.
2. En las sesiones que
se realicen mediante intervenciones sucesivas, la emisión de los votos se
realizará en el periodo de tiempo que se haya indicado en la convocatoria. A
criterio de la presidencia, podrán someterse a votación al mismo tiempo los
asuntos tratados previamente, debiendo quedar debidamente identificado el
sentido del voto de cada miembro del órgano respecto de cada uno de los asuntos
del orden del día.
3. En el caso de que
el asunto de que se trate se vaya a someter a votación secreta, por la
secretaría del órgano colegiado se habrán debido articular previamente los
sistemas que permitan acreditar la identidad del emisor y la integridad,
confidencialidad, autenticidad y disponibilidad de su voto.
4. Las actas
garantizarán la constancia de las comunicaciones producidas y el medio a través
del cual han participado los miembros asistentes a la sesión, así como el
acceso de los miembros al contenido de los acuerdos adoptados.
5. La grabación de la
sesión, en su caso, podrá acompañar al acta de conformidad con lo dispuesto en
la Ley.
TÍTULO VI
Órganos responsables de la Administración Electrónica
en la Universidad
Carlos III de Madrid
Artículo 36.-
Comisión de Administración electrónica
1. La Comisión de
Administración electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid se configura
como órgano asesor del Rector y del Consejo de Dirección en materia de
administración electrónica. Tendrá como función principal impulsar la
implantación de la administración electrónica en la Universidad, así como velar
por el cumplimiento de los principios y derechos de los ciudadanos recogidos en
la normativa de aplicación.
2. La Comisión de
administración electrónica estará compuesta, al menos, por:
a) El Vicerrector competente en materia de tecnologías
de la información, que la presidirá.
b) El Secretario General, o persona en quien delegue,
que podrá suplir al presidente.
c) El Gerente, o persona en quien delegue.
d) Los responsables de las Vicegerencias.
e) El Director del Servicio de Informática, o persona
en quien delegue.
f) El responsable del área de Administración
Electrónica del Servicio de Informática y Comunicaciones, que actuará como
Secretario de la Comisión.
g) Un miembro del Servicio Jurídico.
h) El Delegado de Protección de Datos de la
Universidad.
i) El responsable de Seguridad de la Información del
Servicio de Informática y Comunicaciones.
Artículo 37.-
Delegado de Protección de Datos
El Delegado de
Protección de Datos de la Universidad Carlos III de Madrid, que cuenta con
plena autonomía funcional y se encuentra adscrito orgánicamente a la Secretaría
General, se encargará de supervisar y proteger los derechos de las personas
físicas en el desarrollo de la administración electrónica, conforme a lo
previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos
Personales y garantía de los derechos digitales, así como en el Reglamento (UE)
2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,
relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
Artículo 38.-
Seguridad de la Información
El responsable de
Seguridad de la Información de la Universidad Carlos III de Madrid, que cuenta
con plena autonomía funcional y se encuentra adscrito al Servicio de Informática
y Comunicaciones, se encargará de velar por la seguridad de la información en
el ámbito de administración electrónica a la que se hace referencia en el
presente reglamento, conforme a lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica.
DISPOSICIÓN
DEROGATORIA
Quedan derogadas las siguientes
normas:
a) Reglamento por el
que se crea la sede electrónica de la Universidad Carlos III de Madrid y se
establecen las condiciones básicas de acceso de los ciudadanos a los servicios
de la Universidad, aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad en
sesión de 9 de diciembre de 2010.
b) Normativa
reguladora del Registro de la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el
Consejo de Gobierno en sesión de 9 de diciembre de 2010 y modificada en sesión
de 14 de noviembre de 2019.
DISPOSICIONES
FINALES
Primera
Se faculta a la
Secretaría General para interpretar y desarrollar el presente Reglamento,
dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación.
Segunda
El presente reglamento
entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid. Asimismo, se publicará en el Boletín Electrónico de la
Universidad Carlos III de Madrid.
