Decreto 1/2021, de 13 de enero, del Consejo de
Gobierno, por el que se crea el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
de la Comunidad de Madrid y se aprueba su Reglamento de Organización, Régimen
Jurídico y Funcionamiento, para la asistencia a los interesados en el uso de
medios electrónicos. ()
I
La Ley 39/2015, de 1
de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas, establece en su artículo 13.b) que las personas tienen derecho a ser
asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las
Administraciones Públicas, disponiendo en su artículo 12.2, párrafo primero, la
obligación a dichas Administraciones de garantizar que los interesados puedan
relacionarse con ellas a través de medios electrónicos, para lo que habrán de
poner a su disposición los canales de acceso necesarios, así como sistemas y
aplicaciones que en cada caso se determinen, de tal manera que, si alguno de
estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, el párrafo
segundo de este último precepto prevé la asistencia de los funcionarios
públicos habilitados para realizar la identificación o firma electrónica de
aquellos en el procedimiento administrativo mediante el uso del sistema de
firma electrónica del que estén dotados estos funcionarios públicos.
Por su parte, el
artículo 14 señala que las personas físicas podrán elegir en todo momento si se
comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y
obligaciones a través de medios electrónicos o no, a excepción de los
colectivos que el propio texto legal determina que habrán de relacionarse
electrónicamente con aquellas, sin perjuicio de que pueda extenderse tal
obligación reglamentariamente a otros colectivos según lo establecido en el
apartado 3 del precepto señalado, así como en el artículo 16.5 de esta misma
Ley.
De este modo, el
citado texto legal no solo consolida el escenario iniciado por la Ley 11/2007,
de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos, derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en cuanto a posibilitar
a los mismos dicho acceso, sino que, consciente de la sociedad cada vez más
digitalizada en la que nos encontramos, da un paso más en la apuesta por la
transformación y modernización de la Administración, asignando a la misma un
papel fundamental a la hora de garantizar este derecho a todos los ciudadanos.
Por ello, en este
contexto, a fin de facilitar dichos medios a los ciudadanos y garantizar su
acceso a los servicios públicos, así como la realización de actuaciones y
trámites procedimentales de su interés, la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
dispone el mandato para las Administraciones Públicas de asistir, a través de
los funcionarios que serán habilitados a tal efecto, a todos aquellos ciudadanos
que soliciten y, en su caso, consientan, de forma expresa, ser asistidos por
los mismos, para que suplan la carencia de medios electrónicos que padecen,
haciendo uso de las firmas electrónicas con las que la Administración dota a
estos últimos.
Para poder acometer
estos servicios de asistencia, el citado texto legal ordena en sus artículos
12.3 y 27.1 la creación de los correspondientes registros o sistemas
equivalentes y permanentemente actualizados, donde serán inscritos los
funcionarios habilitados para la identificación o firma electrónica, así como
para la expedición de copias auténticas, respectivamente, permitiendo la
constitución de un único registro en el que consten estos funcionarios
públicos, sin existir impedimento alguno a que un mismo funcionario tenga
reconocida la habilitación para prestar las asistencias derivadas de ambas
funciones.
Igualmente, la citada
Ley dispone que en dicho registro deben constar, al menos, los funcionarios que
presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro, en
consideración a su experiencia en la atención presencial a los ciudadanos y a
su cualificación en el desempeño de sus funciones, si bien con una diferente
proyección competencial en la estructura administrativa cuando la asistencia se
preste por funcionario habilitado.
Así, las tareas
asociadas a la actividad de registro no requieren de una distribución por
ámbitos competenciales de las consejerías, organismos o entes a los que vayan
referidos los trámites y procedimientos que sean de interés de los ciudadanos,
permitiendo, por ello, que sean atendidos y presenten los escritos que quieran
dirigir a la Administración en cualquier oficina indistintamente.
En cambio, con los
servicios de asistencia que ahora se integran en las tareas ordinarias y
habituales de estos funcionarios habilitados, se logra un avance significativo
en una doble vertiente. Por un lado, se da un paso más acercando la tramitación
electrónica a quienes, de otro modo, solo podrían relacionarse mediante papel
con la Administración, logrando reducir la brecha tecnológica que, de no contar
con esa ayuda, podría situarles en una posición desigual respecto del resto de
la población que posee estos medios y los utiliza de forma autónoma.
Asimismo, frente al
carácter generalista que caracteriza a la actividad registral, al tratarse de
un acto instrumental de entrega documental que, por ello, puede ser realizado
en cualquier oficina a través del proceso automatizado de digitalización
correspondiente, los servicios de asistencia por funcionario habilitado se
encuentran estrechamente vinculados al ámbito material específico y propio de
cada consejería, organismo o ente que tiene atribuidas competencias en la
gestión o trámite sobre el que versa la asistencia que solicita el interesado,
de ahí que se haya de circunscribir la prestación del servicio de asistencia al
de los respectivos ámbitos competenciales, a excepción del tratamiento
específico aplicable a la asistencia relativa a la obtención de copias
auténticas, en virtud de lo dispuesto en el artículo 27, apartados 1 y 4, de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Por este mismo motivo,
si bien con carácter general, los funcionarios públicos adscritos a las
oficinas de asistencia en materia de registro serán inscritos en el Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados, ello no impide que pueda extenderse esa
misma posibilidad a aquellos otros funcionarios que desempeñen sus funciones en
unidades administrativas distintas que así lo requieran, ya sea por motivos
organizativos o de eficacia procedimental que lo aconsejen, y a fin de ofrecer
a los ciudadanos no solo una mayor diversidad geográfica derivada de la
distinta localización de cada una de ellas, sino, igualmente, para
proporcionarles una asistencia personalizada con la máxima eficacia en su
gestión, al ser atendidos por el personal funcionario que, por el ámbito de la
consejería, organismo o ente al que se encuentra adscrito, dispone de un
conocimiento más cercano y detallado de los procedimientos, servicios y
trámites de los respectivos ámbitos competenciales.
II
El Decreto se formula
dentro del ámbito de competencias de la Comunidad de Madrid, dado que el
artículo 26.1.1 del Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid atribuye a
esta la competencia exclusiva en materia de organización, régimen y
funcionamiento de sus instituciones de autogobierno. Por su parte, el apartado
1.3 del citado artículo le otorga competencia exclusiva en materia de
procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización
propia. A su vez, el artículo 27.2 dispone que en el marco de la legislación
básica del Estado y, en su caso, en los términos que la misma establezca,
corresponde a la Comunidad de Madrid el desarrollo legislativo, la potestad
reglamentaria y la ejecución en materia de «régimen jurídico y sistema de
responsabilidad de la Administración pública de la Comunidad de Madrid y los
entes públicos dependientes de ella, así como el régimen estatutario de sus
funcionarios».
Dentro del contexto
descrito, el presente Decreto constituye el instrumento normativo por el que se
da debido cumplimiento al mandato contenido en los artículos 12.3 y 27.1 de la
Ley 39/2015, 1 de octubre. La inexistencia de los registros contemplados en
dichos preceptos, y la posibilidad de agrupar ambos en uno solo, hace
necesaria, por tanto, la creación de un Registro de Funcionarios Públicos
Habilitados de la Comunidad de Madrid, regulando el régimen de habilitaciones
que podrán conferirse a los mismos para asistir a los interesados que carezcan
de medios electrónicos suficientes en todas aquellas actuaciones y trámites que
requieran de su identificación y firma electrónica, y todo ello con las debidas
garantías de seguridad jurídica y transparencia en el servicio que se preste.
El presente Decreto se
estructura en dos artículos, tres disposiciones adicionales, una disposición
transitoria, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales, y se
incluye a continuación el reglamento de organización, régimen jurídico y
funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la
Comunidad de Madrid para la asistencia a los interesados en el uso de medios
electrónicos.
El artículo 1 se
refiere a la creación del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la
Comunidad de Madrid.
El artículo 2 dispone
la aprobación del Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento
del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid
para la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.
En cuanto a las disposiciones
adicionales que contiene este Decreto, la primera de ellas señala el órgano
competente para realizar las tareas de actualización y adaptación de cualquier
formulario que hubiera de elaborarse y que estuviera relacionado con el
funcionamiento y gestión del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y
las habilitaciones para el posterior servicio de asistencia que trajera causa
del mismo, o para modificar, en su caso, el que figura como anexo del presente
Decreto.
Por su parte, la
disposición adicional segunda habilita al dictado de protocolos de actuación
por el órgano competente, en caso de que fuera necesario articular estos
mecanismos de organización interna y de gestión diaria, contemplándose en la
disposición adicional tercera el tratamiento específico que ha de recibir el
servicio de asistencia para los apoderamientos apud acta.
Respecto de la
disposición transitoria única, esta concreta las aplicaciones informáticas que,
dentro de la estructura interna de la Administración autonómica, y con
independencia del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y la
interoperabilidad que ha de garantizarse en este último, darán soporte a los
servicios de asistencia, contemplando la futura implantación de un único
sistema informático para la totalidad de los servicios que vaya a prestarse
bajo esta modalidad de atención.
En cuanto a la
disposición derogatoria única, contempla, por un lado, la pérdida de vigencia
de las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo
dispuesto en el presente Decreto y, por otro, la derogación expresa y concreta
de determinados preceptos que se explicitan.
Por último, la
disposición final primera habilita al posterior desarrollo de las disposiciones
contenidas en el presente Decreto a la consejería competente en materia de
Coordinación General de la Atención al Ciudadano, mientras que, por su parte,
la disposición final segunda señala como fecha de entrada en vigor del presente
Decreto el día 2 de abril de 2021.
Por su parte, el
reglamento aprobado en el artículo 2 del Decreto consta de cinco títulos.
En el título
preliminar se reflejan las disposiciones generales de la norma, determinándose
su objeto y ámbito de aplicación.
El título I recoge el
contenido y las características que ha de reunir el Registro de Funcionarios
Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, debiendo garantizarse la
interoperabilidad interna y externa del mismo y el correcto tratamiento de los
datos personales que contenga, así como las condiciones que deben reunir los
funcionarios que sean dados de alta en dicho registro.
El título II, por su
parte, regula las distintas modalidades de habilitación existentes en función
del ámbito de actuación que comprende cada una de ellas, con especial mención a
las peculiaridades que, a estos efectos y a la vista del carácter transversal
de sus competencias, afecta a la Oficina de Atención al Ciudadano de la
Comunidad de Madrid.
El título III, una vez
definido y detallado en los títulos anteriores el Registro de Funcionarios
Públicos Habilitados y las habilitaciones otorgadas al personal inscrito en el
mismo, desciende a un mayor nivel de concreción, indicando los servicios en los
que tiene cabida la asistencia señalada, y deteniéndose en aquellos que
requieren de alguna precisión, bien sea por peculiaridades intrínsecas a su
propia naturaleza, o bien por ciertos condicionantes normativos que así lo
demanden, disponiéndose a nivel organizativo, para todos ellos, el sistema de
cita previa para la lógica ordenación de la atención y en aras a garantizar la
debida confidencialidad y privacidad en los datos que hayan de facilitar los
interesados al ser asistidos.
El título IV recoge el
procedimiento interno a seguir para formalizar la inscripción en el registro y
conferir las posteriores habilitaciones, destacando la importancia de
publicitar los servicios que pueden prestarse por el funcionario habilitado, a
fin de garantizar su máxima difusión y conocimiento por la ciudadanía, y la
exigencia de mantener esta información permanentemente actualizada.
III
El presente Decreto se
adecúa a los principios de buena regulación previstos en el artículo 129 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, siendo estos los de necesidad, eficacia,
proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.
La necesidad se
justifica en efectuar el correspondiente desarrollo normativo de los mandatos
contenidos en la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, a fin de suprimir las
barreras en el acceso a los medios electrónicos que pudieran encontrarse los
ciudadanos en sus relaciones con la Administración autonómica y, muy
especialmente, para la realización de las actuaciones y trámites que requieran
de la identificación y firma electrónica de los mismos.
Por su parte, el
principio de eficacia se concreta en el efecto directo que el Decreto tiene
sobre el servicio público que ha de prestarse al ciudadano, al que se suman los
principios de proporcionalidad y eficiencia, al contener este texto normativo
las medidas adecuadas e imprescindibles para conseguir el objetivo que se
pretende, que no es otro que garantizar el ejercicio del derecho de los
interesados a ser asistidos en la gestión de aquellos trámites y gestiones de
su interés, que deban realizarse por medios electrónicos de los que carecen y
que, de este modo, se ponen a su plena disposición.
La seguridad jurídica
queda, asimismo, salvaguardada dada la coherencia completa del contenido de
esta norma con el conjunto del ordenamiento jurídico y, en particular, con la
regulación legal que es objeto de desarrollo.
Por último, y en
cuanto al principio de transparencia, se ha posibilitado la participación
activa de los potenciales destinatarios de esta norma mediante el trámite de
audiencia e información pública.
Asimismo, el presente
Decreto ha sido tramitado conforme al procedimiento previsto por la normativa
vigente, habiendo consultado a las secretarías generales técnicas de todas las
consejerías, y solicitado informe a la Dirección General de Presupuestos y a la
Dirección General de Recursos Humanos, adscritas ambas a la Consejería de
Hacienda y Función Pública.
Igualmente, se han
recabado los informes preceptivos correspondientes a su carácter normativo,
concretamente los de impacto de género, impacto en la infancia, la adolescencia
y la familia, impacto por razón de orientación sexual, identidad o expresión de
género, el informe de la oficina de calidad normativa, de la Dirección General
de Función Pública y de la Abogacía General de la Comunidad de Madrid.
El Consejo de Gobierno
de la Comunidad de Madrid es competente para dictar el presente Decreto, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 21.g) de la Ley 1/1983, de 13 de
diciembre, del Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.
En su virtud, a
propuesta del Vicepresidente, Consejero de Deportes, Transparencia y Portavoz
del Gobierno, de acuerdo con la Comisión Jurídica Asesora de la Comunidad de
Madrid y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 13
de enero de 2021,
DISPONE
Artículo 1.-Creación del Registro de Funcionarios Públicos
Habilitados de la Comunidad de Madrid
Se crea el Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid.
Artículo 2.- Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y
Funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la
Comunidad de Madrid
Se aprueba el
Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento del Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados, para la asistencia a los interesados en el
uso de medios electrónicos, que se inserta a continuación.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA
Formularios
Corresponde a la
dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención
al Ciudadano, las tareas de actualización y adaptación del modelo contenido
como anexo, así como de cualquier otro que, en su caso, resultara preciso y que
estuviera directamente relacionado con el funcionamiento y gestión del Registro
de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid y del régimen de
habilitaciones derivados del mismo.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA
Protocolos de actuación
La dirección general
competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano
dictará los protocolos de actuación que pudieran resultar oportunos para la
organización más eficiente del funcionamiento del Registro de Funcionarios
Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, de las habilitaciones
conferidas al personal inscrito en el mismo y de los servicios de asistencia
que hayan de prestar los funcionarios habilitados.
DISPOSICIÓN
ADICIONAL TERCERA
Apoderamiento apud acta
El servicio de
asistencia para el apoderamiento apud acta mediante comparecencia personal del
interesado en las oficinas de asistencia en materia de registro, se hará
efectivo en los términos que vengan determinados por el registro de apoderamientos
que resulte de aplicación en la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA ÚNICA
Desarrollos tecnológicos para la prestación de los
servicios de asistencia
1. La puesta a
disposición de los interesados de los servicios de asistencia contemplados en
el artículo 10 del reglamento, se efectuará en las aplicaciones o sistemas
informáticos que, para cada uno de los servicios, se encuentren operativos a la
entrada en vigor del presente Decreto.
2. Sin perjuicio de lo
anterior, la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid
realizará, en el plazo máximo de seis meses a partir de la entrada en vigor de
este Decreto, los desarrollos tecnológicos precisos para la implantación de un
sistema informático, diferenciado del Registro de Funcionarios Públicos
Habilitados, en el que confluyan la totalidad de los servicios de asistencia
que se presten a los interesados, y todo ello con objeto de garantizar la
centralización de la información derivada de los referidos servicios de
asistencia, así como a fin de disponer del necesario repositorio documental que
proceda de los mismos.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA ÚNICA
Derogación normativa
1. Quedan derogadas
todas las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a
lo dispuesto en el presente Decreto.
2. Quedan derogadas
expresamente las siguientes disposiciones:
a) El artículo 25, apartados 3 y 7, del Decreto
21/2002, de 24 de enero, por el que se regula la atención al ciudadano en la
Comunidad de Madrid.
b) El punto 2 del artículo único del Decreto 40/1993,
de 4 de marzo, por el que se determinan los órganos de la Administración de la
Comunidad de Madrid con competencias para autenticar documentos.
c) Criterio 4.3.c) del Decreto 85/2002, de 23 de mayo,
por el que se regulan los sistemas de evaluación de la calidad de los servicios
públicos y se aprueban los criterios de calidad de la actuación administrativa
en la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Habilitación de desarrollo
Se autoriza al titular
de la consejería competente en materia de Coordinación General de la Atención
al Ciudadano, para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el
desarrollo del presente Decreto.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
Entrada en vigor
El presente Decreto
entrará en vigor el día 2 de abril de 2021.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN,
RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS
HABILITADOS, PARA LA ASISTENCIA A LOS INTERESADOS EN EL USO DE MEDIOS
ELECTRÓNICOS
TÍTULO PRELIMINAR
Disposiciones Generales
Artículo 1.-
Objeto
1. El presente
reglamento tiene por objeto la regulación de la organización, régimen jurídico
y funcionamiento del Registro de Funcionaros Públicos Habilitados de la
Comunidad de Madrid, a los efectos previstos en la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas.
2. Este registro queda
adscrito a la dirección general competente en materia de Coordinación General
de la Atención al Ciudadano.
3. El registro tiene
carácter único para todos los órganos, organismos autónomos y entes públicos de
la Administración de la Comunidad de Madrid incluidos en su ámbito de
aplicación.
Artículo 2.-
Ámbito de aplicación
1. El presente
reglamento será de aplicación al personal incluido en el Acuerdo Sectorial para
personal funcionario de administración y servicios de la Administración de la
Comunidad de Madrid, que sean objeto de inscripción en el Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid y al régimen de las
habilitaciones que, para asistir a los interesados, se confieran en base a tal
condición.
Igualmente, resultará
de aplicación a los órganos de las distintas consejerías y organismos autónomos
y entes públicos dependientes de las mismas, que integran la Administración de
la Comunidad de Madrid, en los términos dispuestos en el artículo 2.3 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre.
2. Las disposiciones
contenidas en este reglamento resultan, asimismo, de aplicación a los
interesados que, no estando obligados a relacionarse electrónicamente con la
Administración, y careciendo de medios electrónicos suficientes para
comunicarse con ella, soliciten ser asistidos por un funcionario público
habilitado a tal efecto, en los términos y condiciones que se especifican en
este reglamento.
3. Quedan excluidos
del ámbito de aplicación del presente reglamento, el resto de entidades que
integran la Administración institucional del sector público de la Comunidad de
Madrid.
TÍTULO I
El Registro de Funcionarios
Públicos Habilitados
Artículo 3.-
Contenido del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
1. En el Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid deberán
inscribirse, en todo caso, los siguientes datos obligatorios, en relación con
cada uno de los funcionarios que estén inscritos en el mismo:
a) Nombre y apellidos.
b) Documento Nacional de Identidad (DNI), Número de
Identidad de Extranjero (NIE) o Pasaporte.
c) Relación jurídica que vincula al empleado con la
Administración y que ha de ser de carácter funcionarial.
d) Consejería, organismo autónomo o ente público
dependientes de la misma, y órgano o unidad administrativa de adscripción.
e) Fecha de inscripción y alta en el registro.
f) Tipo de habilitación conferida.
g) Fecha de inicio de cada habilitación conferida.
h) Duración de la habilitación conferida para cada
servicio de asistencia autorizada, señalando su carácter indefinido o temporal,
indicando, en este último caso, la fecha de finalización de la habilitación.
i) Servicios de asistencia habilitados expresamente a
cada funcionario y, en su caso, los que no le han sido habilitados por
concurrir circunstancias concretas en el mismo que así lo requieran.
j) Fecha de baja en el
registro y motivo que ocasiona la misma.
k) Suspensión de la inscripción en el registro, cuando
proceda, consignándose la fecha de inicio y, en su caso, fin de la misma, así
como el motivo que ocasiona dicha suspensión.
2. El acceso al
contenido de este registro se realizará, en todo caso, por medios electrónicos
y en los términos dispuestos en el artículo 15, garantizándose a cada una de
las consejerías la comprobación, de forma automática y en tiempo real, de los
funcionarios que se encuentran habilitados en sus respectivos ámbitos
competenciales, incluidos los que se hallen adscritos a los organismos y entes
dependientes de las mismas.
Igualmente, se
asegurará la trazabilidad de toda actuación que se realice en la aplicación que
dé soporte a este registro.
3. Los funcionarios
inscritos en el registro tendrán libre acceso al contenido de los datos que
afecten a su situación en el mismo, a las habilitaciones conferidas y a los
términos en los que se han otorgado estas.
4. La información
contenida en el registro se custodiará en los términos que establezca la
legislación aplicable.
Artículo 4.-
Interoperabilidad del Registro
1. La Agencia para la
Administración Digital de la Comunidad de Madrid realizará las integraciones o
interconexiones precisas del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de
la Comunidad de Madrid con aquellas otras aplicaciones de la Administración
autonómica que sean necesarias para facilitar el acceso a la información que
obre en las mismas y garantizar el correcto funcionamiento de aquel, así como
su permanente actualización.
A estos efectos, las
consejerías, organismos o entes que, en su caso, fueran responsables
funcionales de estas aplicaciones informáticas deberán colaborar, en todo caso,
en las actuaciones que deban realizarse para la finalidad indicada.
2. Asimismo, este
registro será plenamente interoperable con aquellos de su misma naturaleza que
correspondan al resto de Administraciones Públicas, garantizándose la
interconexión con los mismos.
Artículo 5.- Condiciones para la inscripción en el Registro de
Funcionarios Públicos Habilitados
1. Únicamente podrá
ser inscrito en este registro el personal funcionario de la Comunidad de Madrid
que, en el momento de solicitarse el alta, se encuentre en situación de
servicio activo y de prestación efectiva de funciones en dicha Administración,
debiendo mantener ambos requisitos mientras permanezca inscrito en el mismo.
A estos efectos, se
entiende por prestación efectiva de funciones el desempeño ordinario y habitual
de las funciones propias del puesto de trabajo dentro de la jornada
correspondiente, incluidos los descansos, vacaciones, permisos y la situación
de incapacidad temporal de corta duración, que no conlleven una interrupción
excepcional o con vocación de permanencia en la prestación efectiva de dichas
funciones.
Por su parte, respecto
de los funcionarios públicos que, estando ya inscritos, incumplieran alguno de
los requisitos descritos por ser declarados en situación administrativa
distinta del servicio activo o, aun manteniendo dicha situación, porque dejaran
de prestar servicios efectivos en la Administración autonómica, deberá
procederse a su baja inmediata en el Registro de Funcionarios Públicos
Habilitados.
En todo caso, se dará
de baja en el registro al funcionario público que se incorpore a un puesto de
trabajo de la misma consejería en el que no haya de mantener su condición de
habilitado o cuando el puesto al que se incorpore se encuentre adscrito a otra
consejería.
El resto de
situaciones o circunstancias no incluidas en los casos anteriores que afectaran
al funcionario habilitado, y que pudieran ocasionar una interrupción temporal
en la prestación de sus servicios, será objeto de suspensión en el registro.
A los efectos
descritos, la consejería a la que se halle adscrito dicho personal deberá
instar la baja o suspensión en el registro del funcionario de que se trate, dirigiendo
a través de la aplicación informática que da soporte al mismo y conforme al
procedimiento establecido en el artículo 15, la oportuna comunicación a la
dirección general a la que está adscrito el citado registro, para que proceda a
cursar dicha baja o suspensión, según los casos.
2. Los funcionarios
públicos inscritos en este registro deberá disponer, en todo caso, de
certificado electrónico de empleado público de la Comunidad de Madrid, sin
perjuicio de que el mismo pueda optar por la utilización del DNI/NIE
electrónico o cualquier otro sistema que, a estos mismos efectos, pudiera
habilitarse por la Administración.
3. Con carácter
general, los funcionarios a los que se practique el alta en este registro y se
les confieran las correspondientes habilitaciones, deberán estar prestando
servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro de la Comunidad
de Madrid.
No obstante, por
motivos organizativos o razones de eficacia procedimental que así lo aconsejen,
la dirección general competente en materia de Coordinación General de la
Atención al Ciudadano podrá inscribir en este registro a los funcionarios
adscritos a otras unidades distintas de las oficinas indicadas, a instancia de
la consejería, organismo o ente del que dependan los mismos y conforme al
procedimiento contemplado en el artículo 15.
Artículo 6.-
Protección de datos
1. Los datos
personales de los funcionarios que consten en el Registro de Funcionarios
Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, serán tratados de conformidad
con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos
personales, siendo el responsable de su tratamiento el órgano competente en
materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano.
2. En relación con el
tratamiento de los datos personales de los ciudadanos que se obtengan al
prestarles la asistencia, se ajustará, igualmente, a la citada normativa,
siendo los responsables de su tratamiento los responsables de las actividades
de tratamiento con las que se correspondan las aplicaciones informáticas a las
que se deba acceder para proporcionar el servicio, y todo ello hasta que se
desarrollen las previsiones contenidas en la disposición transitoria única.
3. En todo caso, será
de aplicación lo previsto en la legislación vigente en materia de protección de
datos.
Igualmente, se
adoptarán las medidas de seguridad necesarias en virtud de lo estipulado en la
normativa vigente aplicable, debiendo garantizar el cumplimiento de las medidas
de seguridad que establece el Esquema Nacional de Seguridad, aprobado por el
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
TÍTULO II
Habilitaciones al personal funcionario inscrito en el
Registro de F
uncionarios Públicos
Habilitados
Artículo 7.-
Régimen y clasificación de las habilitaciones
1. Las habilitaciones
que se confieran a los funcionarios que se determinen, se inscribirán en el
Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y deberán ajustarse a alguna de
las siguientes modalidades:
a) Habilitación de carácter general: esta habilitación
permitirá realizar los servicios de asistencia correspondientes al ámbito
competencial propio de una consejería o de un organismo o ente dependiente de
la misma.
b) Habilitación por unidad orgánica: por medio de la
misma, el funcionario habilitado podrá realizar los servicios de asistencia
correspondientes exclusivamente al ámbito competencial propio de la unidad
orgánica a la que se halle adscrito y de aquellas otras que, dentro de la
estructura organizativa, dependan directamente de la misma.
A estos únicos efectos, se asimilarán a unidad
orgánica las unidades administrativas que dependan de ella, siempre que resulte
preciso que la habilitación conferida quede restringida al ámbito funcional de
estas últimas.
c) Habilitación por procedimiento administrativo: la
extensión de esta habilitación se limitará al procedimiento o procedimientos
administrativos que se indiquen expresamente, dentro del ámbito competencial
propio de cada consejería o del organismo o ente dependiente de la misma.
2. Se exceptúa de los
ámbitos de actuación contemplados en cada una de las modalidades de
habilitación referidas en el apartado anterior, los servicios de asistencia
relativos a la expedición de copias auténticas, que habrán de ajustarse, en
todo caso, a lo dispuesto en el artículo 13.
3. Cada habilitación
que se efectúe deberá indicar los servicios de asistencia para los que
expresamente se confiere la misma, así como el período de tiempo para el que se
otorga.
En caso de no
señalarse fecha de finalización de la habilitación, se entenderá su vigencia
indefinida hasta que se produzca, en su caso, la baja en dicha habilitación o
la baja en el registro, sin perjuicio de las suspensiones que, en su caso, pudieran
producirse.
4. Ningún funcionario
podrá ser habilitado en más de una de las modalidades descritas, sin perjuicio
de las peculiaridades que se hacen constar en el siguiente artículo respecto de
la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid.
5. Las habilitaciones
que se otorguen a los funcionarios, así como la prestación de los servicios de
asistencia que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 10, se deriven de las
mismas, constituyen, en todo caso, parte integrante de las tareas propias de su
actividad ordinaria de trabajo y directamente vinculadas al normal desempeño de
los puestos a los que se hallen adscritos.
Artículo 8.- Régimen especial de habilitación para el personal
funcionario adscrito a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de
Madrid
1. Los funcionarios
públicos destinados en la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de
Madrid podrán ser habilitados, dentro de las modalidades indicadas en el
artículo 7, por el titular de la dirección general que la tiene adscrita, para
asistir a los interesados en las gestiones propias de la unidad orgánica a la
que se encuentre adscrita la misma, y en los servicios de asistencia en
actuaciones y trámites de los descritos en el artículo 10, de cualquier
consejería y organismo o ente dependiente de ella que se determinen
expresamente, tomando en consideración las solicitudes que, a tal efecto,
pudieran dirigir los titulares de las secretarías generales técnicas al titular
del órgano de adscripción de dicha oficina.
2. La determinación de
los servicios de asistencia a los que podrá extenderse la habilitación de estos
funcionarios, más allá de las propias del órgano al que se hallen adscritos, se
efectuará mediante resolución de la dirección general competente en materia de
Coordinación General de la Atención al Ciudadano, que será objeto de
publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, con la
periodicidad que fuera necesaria, en función de los servicios de asistencia a
los que hubiera de darse cobertura en cada momento, sin perjuicio de la
difusión que se realizará, igualmente, a través del Portal de internet de la
Comunidad de Madrid y de cuantos otros medios de publicidad pudieran
considerarse oportunos.
3. Para la
determinación de los servicios de asistencia sujetos a este régimen especial de
habilitación, la citada dirección general, junto a la valoración del impacto
que pudiera ocasionar en la oficina la asunción temporal de estos servicios y
garantizando, en todo caso, que esta podría mantener su correcto
funcionamiento, serán tomados en consideración los siguientes criterios de
decisión:
a) Previsible concurrencia ciudadana masiva en la
actuación o trámite de que se trate, con un volumen ciertamente significativo
de solicitudes o escritos.
b) Complejidad técnica de la actuación o trámite que
requiera de un refuerzo de personal cualificado y especialmente formado para
asistir al interesado en los mismos.
c) Dificultades organizativas internas, de carácter
excepcional, de la consejería, organismo o ente competente por razón de la
materia, que comprometieran la prestación del servicio de asistencia a los
interesados exclusivamente con el personal adscrito a los mismos.
d) Incidencias de carácter tecnológico que
imposibilitaran, temporalmente, el servicio de asistencia ciudadana, en tanto
no fueran resueltas, siempre que no pudiera ser atendida desde otras unidades
de la consejería, organismo o ente afectados.
4. En función de las
necesidades que pudiera requerir el personal funcionario que haya de dar apoyo a
estas consejerías, organismos y entes dependientes de las mismas, en los
servicios de asistencia ciudadana dentro de sus respectivos ámbitos
competenciales, y a la vista de la especialización de la materia de que se
trate en cada caso, aquellos habrán de impartir las sesiones formativas previas
a dicho personal que fueran precisas e, igualmente, deberán dotarles de todos
los recursos materiales y tecnológicos que resultaran imprescindibles para el
correcto desempeño de sus funciones.
TÍTULO III
Servicios de asistencia
ciudadana por funcionarios públicos habilitados
Artículo 9.-
Ámbito del servicio de asistencia
1. Los funcionarios
públicos habilitados asistirán únicamente a aquellas personas físicas que lo
soliciten y que, no estando obligadas a relacionarse electrónicamente con la
Administración, declaren no disponer de medios electrónicos suficientes para la
realización de actuaciones y trámites con la Comunidad de Madrid.
Para ello, el
interesado o, en su caso, su representante, deberá identificarse y otorgar su
consentimiento expreso para el uso de la firma electrónica del funcionario que
vaya a asistirle, cumplimentando, a tal efecto, el formulario que se incorpora
como anexo.
2. Con carácter previo
a iniciar el servicio de asistencia, el interesado presentará, para su
identificación, el DNI o, cuando fuera extranjero, el NIE, o el pasaporte,
todos ellos en vigor en el momento de requerir el servicio de asistencia de que
se trate, debiendo dar posteriormente su consentimiento expreso al uso de la
firma electrónica por el funcionario público habilitado para realizar cada una
de las actuaciones administrativas en las que haya de concretarse dicho
servicio de asistencia.
Estos mismos
requerimientos serán exigidos al representante, que únicamente podrá actuar en
nombre de personas físicas, y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 5 de la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, siendo responsabilidad de las unidades gestoras
de los expedientes o actuaciones que, en su caso, se inicien por este medio, la
verificación de la validez y extensión de dicha representación.
Artículo 10.- Actuaciones y trámites susceptibles de ser
realizados mediante funcionario público habilitado
1. Las actuaciones y
trámites que se indican a continuación, podrán ser efectuados mediante funcionario
público habilitado que asistirá a los interesados en la identificación y firma
electrónica que se requieren para la realización de los mismos:
a) Consulta de la información de los expedientes
administrativos que solicite el interesado, dentro de aquellos que consten en
el sistema de información de expedientes (SIEX), o aportación documental a
expedientes a través de dicho sistema.
b) Obtención de certificados y licencias expedidas a
nombre del interesado, a las que se pueda tener acceso a través del servicio de
respuesta inmediata (SERI).
c) Entrega o, en su caso, rechazo a través del sistema
de notificaciones electrónicas (NOTE), de las notificaciones telemáticas y
postales practicadas al interesado que se encuentren disponibles en sede
electrónica.
d) Presentación de solicitudes a través del registro
electrónico general, siendo necesaria la autenticación fehaciente del
interesado cuando así se disponga expresamente en los mismos.
Este servicio de asistencia podrá comprender la
realización del pago de tasas y precios públicos que, en su caso, pudieran
venir exigidos por la normativa reguladora del procedimiento de que se trate, a
cuyos efectos, los funcionarios habilitados dispondrán de los medios
electrónicos o telemáticos necesarios para hacer efectivo dicho pago.
e) Expedición de copias auténticas que sean
solicitadas por el interesado de documentos que obren en poder de la
Administración y que hayan sido expedidos por esta, o bien de los entregados a
la misma por el propio interesado.
f) Inscripción del apoderamiento apud acta, mediante
comparecencia personal del interesado en las oficinas de asistencia en materia
de registro, en los términos y con el alcance dispuesto, a estos efectos, en la
Ley 39/2015, de 1 de octubre.
g) Cualquier otro trámite o actuación que requiriese
la identificación y firma electrónica del interesado en los términos previstos
en el presente reglamento y que así lo dispusiera la normativa que pudiera
resultar aprobada con posterioridad a la entrada en vigor del presente Decreto.
2. Una vez prestado el
servicio de asistencia, se hará entrega al interesado del correspondiente
justificante, en el que deberá constar, al menos, el número de referencia, la
fecha y el servicio concreto en el que ha sido asistido, facilitándole, asimismo,
una copia del consentimiento expreso firmado por el interesado y por el
funcionario público habilitado.
3. En caso de existir
circunstancias impeditivas de la prestación del servicio de asistencia
solicitado, se informará de dicho extremo al interesado, dejando constancia
motivada mediante la correspondiente diligencia, de la que se facilitará copia
al mismo.
Sin perjuicio de ello,
al interesado que, ante la imposibilidad manifestada, así lo requiera, se le
proporcionará el correspondiente formulario de sugerencias y quejas a los
efectos que, en su caso, considere oportunos.
4. Los funcionarios
públicos habilitados no tendrán responsabilidad alguna ni del contenido de la
documentación aportada por los interesados ni de la veracidad de lo que estos
declaren ni del cumplimiento de los requisitos exigidos en cada una de las
solicitudes, trámites o procedimientos.
Serán las unidades
competentes por razón de la materia o del procedimiento de que se trate las
que, en su caso, deberán efectuar las comprobaciones oportunas, y, todo ello,
sin perjuicio de las responsabilidades penales, civiles o administrativas en la
que pudieran incurrir los interesados por la falsedad de lo aportado o
declarado.
Artículo 11.-
Situación de expedientes
1. Las habilitaciones
que se confieran para acceder a la situación de los expedientes administrativos
que el interesado haya tramitado o se encuentre tramitando con la
Administración de la Comunidad de Madrid, distinguirán entre las que se limiten
a realizar la consulta a uno o varios expedientes, de aquellas otras que se
extiendan a la aportación documental a un determinado expediente, en ambos
casos a través del aplicativo de situación de expedientes.
2. Tanto en la
consulta referida a determinados expedientes, como para la aportación
documental, el interesado deberá identificar expresamente el procedimiento o
procedimientos concretos sobre los que solicita tales actuaciones.
Artículo 12.-
Notificaciones electrónicas
Las notificaciones
electrónicas que, a instancia del interesado o de su representante, sean
entregadas o rechazadas por estos a través de la asistencia de un funcionario
habilitado, producirán, en todo caso, los mismos efectos que los dispuestos
para las notificaciones recepcionadas o rehusadas directamente por el propio
interesado o su representante.
En todo caso, en
cuanto al tratamiento de estas notificaciones, se dará debido cumplimiento a lo
establecido en el artículo 41 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Artículo 13.-
Copias auténticas
1. La expedición de
copias auténticas por funcionario público habilitado se regirá por lo dispuesto
en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
2. Cuando la solicitud
de copia auténtica se efectúe por el interesado ante un funcionario público
habilitado a tal efecto de una oficina de asistencia en materia de registro o,
en su caso, ante una unidad orgánica o administrativa que no se corresponda con
la del órgano que emitió el documento original, dicho empleado solo podrá
expedirla si, a la vista de la solicitud formulada, tiene atribuida esa
potestad por el órgano que emitió el documento original.
De no ser así, el
funcionario público habilitado habrá de limitarse a asistir al interesado en el
uso de medios electrónicos, remitiendo por registro electrónico la solicitud al
órgano que emitió el documento original, quien deberá expedirla en el plazo de
cinco días a contar desde la recepción de la solicitud, todo ello de
conformidad con lo establecido en el artículo 27.4 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre.
3. La copia auténtica
de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por
los titulares de tales datos, debiendo ajustarse, en todo momento, a la
normativa aplicable en materia de protección de datos.
Cuando el documento
contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares,
la copia solo podrá ser solicitada por estos, con sujeción a lo establecido en
el artículo 6 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de
Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en el artículo 9 del
Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril
de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por
el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de
datos).
Artículo 14.-
Sistema de cita previa
1. A través del
sistema de cita previa, que habrá de ponerse a disposición de los interesados
para personarse en las oficinas de asistencia en materia de registro o en las
unidades orgánicas y administrativas correspondientes, se garantizará el
funcionamiento eficiente del servicio prestado a través de funcionario público
habilitado, sin menoscabo del resto de funciones que corresponda a todas ellas.
2. Cada oficina de
asistencia en materia de registro, bajo su criterio y responsabilidad,
procederá a la ordenación interna del servicio de cita previa en función del
personal funcionario habilitado del que disponga, si bien deberá garantizarse,
en cualquier caso, la prestación de la totalidad de los servicios de asistencia
a los interesados señalados en el artículo 10.
Estos mismos términos
resultarán de aplicación en el caso de los servicios que hayan de prestarse por
funcionarios públicos habilitados adscritos a unidades orgánicas o
administrativas, respecto de las asistencias a efectuar en sus respectivos
ámbitos competenciales.
TÍTULO IV
Procedimiento de
inscripción y habilitación en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de
la Comunidad de Madrid
Artículo 15.-
Procedimiento de inscripción en el registro y otorgamiento de habilitaciones
1. Todas las
actuaciones previstas en el presente artículo serán practicadas
electrónicamente a través del propio aplicativo que da soporte a este Registro
de Funcionarios Públicos Habilitados.
2. La competencia para
la gestión centralizada del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados, la
autorización del acceso al mismo, la inscripción del alta y de la habilitación
inicial que comprende la misma, así como de la baja o suspensión en dicho
registro y la coordinación de las actuaciones que deriven del mismo,
corresponde a la dirección general competente en materia de Coordinación
General de la Atención al Ciudadano.
La citada dirección
general se encargará de la inscripción de altas y bajas y, en su caso, de la
suspensión en el registro de los funcionarios, a instancia de la consejería a
la que estén adscritos.
El alta en el registro
que efectúe, en su caso, la referida dirección general, irá inexcusablemente
acompañada de la habilitación inicial del personal funcionario en los términos
y con la extensión que, en cada caso, proceda, a la vista de las solicitudes
que formulen las consejerías, a través de sus respectivos coordinadores de atención
al ciudadano.
3. Las habilitaciones
posteriores que hubieran de practicarse en la gestión ordinaria para modificar
la inicialmente otorgada con el alta, ya sea para ampliar su alcance, o bien a
fin de concretar o restringir los términos de la misma, serán realizadas,
directamente y bajo su responsabilidad, por la consejería a las que se
encuentre adscrito el funcionario público de que se trate en cada caso, a
través de sus respectivos coordinadores de atención al ciudadano.
4. Los coordinadores
de atención al ciudadano de cada consejería serán los responsables de mantener
actualizada la información que conste en el registro, incluida la relativa a
las modificaciones de las características y condiciones de sus funcionarios
públicos habilitados y la adscripción orgánica de los mismos.
Artículo 16.-
Publicidad en el Portal de internet de la Comunidad de Madrid
1. En el Portal de
internet de la Comunidad de Madrid se publicará una relación de las actuaciones
y trámites que puedan efectuarse por funcionarios habilitados, así como las
oficinas y, en su caso, unidades orgánicas y administrativas en las que se
prestarán estas asistencias, con el alcance que corresponda en cada una de
ellas.
Esta información habrá
de encontrarse permanentemente actualizada, siendo responsabilidad de cada
consejería realizar las modificaciones pertinentes para mantener renovada la
misma.
2. En el Portal de Transparencia de la
Comunidad de Madrid, cada consejería habrá de hacer pública la información
correspondiente a los servicios prestados bajo este régimen de habilitación,
con especial referencia al número de asistencias realizadas, y su distribución
por ámbitos competenciales y de actuación.
ANEXO
(Véase en formato pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
