RESOLUCIÓN de 21 de diciembre de 2020, del Rector de la Universidad Rey
Juan Carlos, por la se ordena la publicación en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid del Acuerdo de 18 de diciembre de 2020, del Consejo de
Gobierno de la Universidad, por el que se aprueba el Reglamento de
Administración Electrónica de la Universidad. ()
En el uso de las
competencias atribuidas por el artículo 20 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de
diciembre, y su modificación efectuada mediante Ley Orgánica 4/2007, de 13 de
abril; así como por el artículo 81.1.q) de los Estatutos de la Universidad Rey
Juan Carlos, aprobados mediante Decreto
22/2003, de 27 de febrero, modificados, a su vez, mediante Decreto 28/2010,
de 20 de mayo y, de conformidad con el acuerdo aprobado por el Consejo de
Gobierno de la Universidad Rey Juan Carlos, en sesión celebrada el día 18 de
diciembre de 2020, este Rectorado,
HA DISPUESTO
Ordenar la publicación
en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid del Acuerdo de 18 de diciembre
de 2020, del Consejo de Gobierno de la Universidad, por el que se aprueba el
Reglamento de Administración Electrónica de la Universidad, por lo que se
transcribe a continuación.
ACUERDO DE 18 DE DICIEMBRE
DE 2020, DEL CONSEJO DE GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD, POR LA SE APRUEBA EL
REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE LA UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS
I
Con fecha 21 de
febrero de 2012 se publicó el Reglamento por el que se creaba la sede electrónica
de la Universidad Rey Juan Carlos y, con esta misma fecha, también, se publicó
el reglamento de organización y funcionamiento del registro de la Universidad y
de creación del Registro electrónico. La aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público, insta a que la Universidad se dote de una nueva reglamentación de
Administración Electrónica para adaptarse a los preceptos contenidos en estas
leyes.
El avance progresivo
de las tecnologías de la información y comunicaciones nos dota de nuevas
herramientas informáticas y permiten promover e implantar una cultura de
administración electrónica y, por lo tanto, el progresivo abandono de la
gestión soportada en papel. Esto obliga a esta universidad a concretar cuáles
son los principios del procedimiento electrónico de la Universidad y a dotarse
de aquellos instrumentos técnico-jurídicos que sean precisos para hacer
efectiva esa relación con la Universidad a través de medios electrónicos.
Así lo establece la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas establece en su Exposición de Motivos: "Si bien la
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, ya fue consciente del impacto de las nuevas
tecnologías en las relaciones administrativas, fue la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la que
les dio carta de naturaleza legal, al establecer el derecho de los ciudadanos a
relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la
obligación de estas de dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese
derecho pudiera ejercerse. Sin embargo, en el entorno actual, la tramitación
electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los
procedimientos, sino que debe constituir la actuación habitual de las
Administraciones. Porque una Administración sin papel basada en un
funcionamiento íntegramente electrónico no solo sirve mejor a los principios de
eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que
también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de
documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de
las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual,
ágil y actualizada a los interesados".
Este reglamento tiene
como finalidad generalizar el uso de medios electrónicos en la actividad
administrativa, promoverlos, implantarlos y garantizar la transparencia en el
ámbito de actuación administrativa de la Universidad.
El Ministerio de
Administraciones Públicas, junto con la Conferencia de Rectores de las
Universidades Españolas, ha facilitado mediante un convenio marco de
colaboración, el uso común de soluciones básicas informáticas para la
administración electrónica, cuyo acuerdo de adhesión firmó la Universidad Rey
Juan Carlos, el 1 de diciembre de 2017. Dentro del marco de colaboración con
otras administraciones, se firmó un Convenio con el Ministerio de Hacienda y
Función Pública, a través de la Secretaría General de Administración Digital,
para la utilización de la "Gestión Integrada de Servicios de Registro" (GEISER)
el 21 de junio de 2018.
II
Siendo la vía
electrónica la que debe de primar en las relaciones que la Universidad Rey Juan
Carlos tendrá con sus interesados, en los artículos primero y segundo del
Título I, se disponen los principios generales en los que se asentará dicha
relación. Se identifican cuáles son los ámbitos objetivos y subjetivos de este
Reglamento, siendo su objeto la identificación de los procedimientos
administrativos en los que participa la Universidad en su relación con sus
interesados. También en este título se recogen cuáles son los derechos y
deberes de los ciudadanos en su relación electrónica con la Administración.
III
En el Título II del
presente Reglamento, que lleva por título Normas comunes del Procedimiento
Administrativo Electrónico, se reglamentan, en los Capítulos I y II, las
diversas cuestiones que la Ley de Procedimiento Administrativo recoge en las
relaciones con los ciudadanos interesados como: quiénes tienen la obligación de
relacionarse a través de esta administración electrónica y cuáles podrían ser las
excepciones y cómo se arbitrarán estas, los sistemas de identificación y firma,
la acreditación de la representación, el valor del silencio administrativo, las
notificaciones y su eficacia, la expedición de las copias auténticas, etc.
Es conveniente destacar
que, si bien la referida Ley contempla la posibilidad de excluir a colectivos,
dentro de aquellos de los obligados a relacionarse electrónicamente con la
Administración, en este caso, con la Universidad, este reglamento no va a
contemplar excepción colectiva ninguna, entendiendo que el uso de las
herramientas de las Tecnologías de la Información y Comunicación, las conocidas
como TIC, es una condición mínima y exigible para cualquiera que tenga
intención de formar parte de una comunidad universitaria de una universidad del
s. XXI.
Igual que, hasta
ahora, se contemplan una serie de requisitos para poder formar parte de
cualquiera de los grupos que conforman la comunidad universitaria, y son
requisitos vinculados al conocimiento, el uso, las habilidades en el campo de
las tecnologías de la información y la comunicación, se muestran, en la
actualidad, como un requisito mínimo para poder formar parte, o relacionarse,
con la Universidad. Sí se contempla la posibilidad, en el artículo 4.2 del
presente reglamento, de excepciones individuales, cuyo procedimiento se
arbitrará mediante la pertinente resolución rectoral.
En el Capítulo
Tercero, dentro de este Segundo Título de Normas comunes del Procedimiento
Administrativo Electrónico, se establecen los criterios de un Procedimiento
Administrativo Electrónico, único y común, que se utilizará en las diversas
relaciones que la Universidad Rey Juan Carlos tenga con sus interesados. La Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas regula la obligatoriedad del expediente electrónico y la incorporación
al mismo de los documentos existentes en papel. Este Capítulo recoge,
precisamente, cuáles son los pasos de este procedimiento administrativo
electrónico común, con los anexos I y II.
IV
Los instrumentos en
los que se asienta la administración electrónica en la Universidad Rey Juan
Carlos se recogen en el Título III del presente Reglamento, y son la Sede
Electrónica, el Archivo General, el Registro y la Comisión de la Administración
Electrónica.
La Sede Electrónica,
que fue creada el 21 de febrero de 2012, fecha en la que también se publicó el
reglamento de organización y funcionamiento de registro de la Universidad y de
creación del Registro electrónico, se define como la dirección electrónica que
la Universidad pone a disposición de sus ciudadanos interesados para garantizar
esa relación Electrónica, siendo la puerta para el acceso al Registro
Electrónico, soporte fundamental para la acreditación de la presentación y salida
de documentos, y es también el acceso al inicio del procedimiento
administrativo y a la realización de sus distintos trámites.
El Capítulo Tercero
del Título III regula el Registro Electrónico de la Universidad y fija, al
amparo de la Ley, el sistema de cómputo de plazos, la presentación de
documentos ante este Registro Electrónico y las causas por las que estos podrán
ser rechazados. Se contempla también el derecho reconocido al ciudadano por el
Artículo 53.1.d) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas de no presentar
documentos que ya obran en poder de la Administración.
En el Capítulo Cuarto
del Título III se regulan el documento y el expediente electrónico, así como el
Archivo General de la Universidad.
Así pues, de acuerdo
con la normativa citada y por las consideraciones anteriormente señaladas, se
hace necesario aprobar un reglamento de administración electrónica para la
Universidad Rey Juan Carlos.
El presente reglamento
está compuesto por tres títulos divididos en cuarenta artículos, tres
disposiciones adicionales, dos transitorias, una final y dos anexos. Ha sido
aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad Rey Juan Carlos, oído el
Consejo de Administración Electrónica, y se publicará en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid.
TÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1.-
Objeto de aplicación
Este reglamento tiene
por objeto regular el uso de los medios electrónicos en la actividad
administrativa de la Universidad Rey Juan Carlos (URJC), así como la regulación
de las herramientas que la Universidad pone a disposición de sus ciudadanos
para garantizar esa relación electrónica y la regulación del Procedimiento
Administrativo Electrónico Común.
Artículo 2.-
Ámbito subjetivo de aplicación
Sus disposiciones
serán de aplicación:
a) A todos los órganos
y unidades administrativas de la URJC.
b) A los miembros de
la comunidad universitaria.
c) A las personas físicas o jurídicas que se
relacionen con la URJC como interesados en un procedimiento con la Universidad.
d) A las relaciones entre las unidades y órganos a los
que se refiere el apartado a) anterior, así como entre la URJC y otras
entidades públicas, en el ejercicio de potestades y actuaciones administrativas
con la URJC.
Artículo 3.-
Derechos y deberes de los ciudadanos
1. Los ciudadanos en
general, y los interesados en los procedimientos, tendrán los derechos
reconocidos en la legislación básica correspondiente y en la propia normativa
universitaria.
2. Los interesados en los
procedimientos deberán:
a) Utilizar los medios que la Universidad Rey Juan
Carlos les proporciona, a través de su Sede Electrónica, para presentar sus
solicitudes o cumplir con los trámites a los que esté obligado como interesado,
en su caso, en los procedimientos en los que participe.
b) Relacionarse con el sistema de la Administración
Electrónica de la Universidad de manera prudente y con la diligencia debida,
utilizando los dispositivos de seguridad adecuados cuando utilicen sus
herramientas informáticas en el trato con la Universidad. Los miembros de la
comunidad universitaria deberán mantener actualizados los diferentes programas
y herramientas de seguridad que la Universidad les proporcione gratuitamente a
través de su sede electrónica.
c) Considerando que las notificaciones serán
electrónicas, deberán prestar la debida atención al servicio de notificaciones
de la sede electrónica.
TÍTULO II
Normas comunes del
Procedimiento Administrativo Electrónico
Capítulo primero
Obligados al seguimiento
del procedimiento electrónico, representación y exigencia de firma electrónica
Artículo 4.-
Obligación de relacionarse electrónicamente con la URJC
1. Se relacionarán por
medios electrónicos con la Universidad, además de los sujetos obligados por la
normativa estatal aplicable, artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los
siguientes colectivos:
a) Los estudiantes de la universidad y quienes inicien
cualquiera de los estudios ofertados por la URJC.
b) El personal docente e investigador y el personal de
administración y servicios.
c) Las personas que reúnan la condición de interesados
en procedimientos que puedan dar lugar a su incorporación como miembros de la
comunidad universitaria, o que sean causa de su anterior condición de miembros
de la comunidad universitaria.
d) Los proveedores u otros perceptores de fondos
públicos respecto de la obtención de información sobre los pagos que deban
recibir de la Universidad o, para el resto de los trámites, los proveedores que
deban presentar factura electrónica, incluso en el caso de que la Universidad
haya fijado la obligatoriedad de presentar factura electrónica en límites
inferiores a los previstos legalmente.
2. La Universidad
podrá exceptuar de la obligación de relacionarse con ella por medios
electrónicos a determinadas personas incluidas en los colectivos de este
artículo, a petición de las mismas, cuando se aprecie que carecen de medios
técnicos o posibilidades de conexión y que no pueden utilizar los que la
Universidad ponga a su disposición, o cuando su discapacidad les impida
utilizar los medios necesarios. La Gerencia de la Universidad establecerá el
procedimiento para el reconocimiento de este derecho, que será ejecutado por
los gerentes de campus de la Universidad Rey Juan Carlos. Aprobar este
procedimiento por resolución rectoral explicándolo y aprobando la instancia.
Las personas no
obligadas a relacionarse por medios electrónicos podrán iniciar y tramitar
procedimientos por medios electrónicos con el auxilio de las oficinas de
asistencia en materia de registro.
Artículo. 5.-
Identificación de los interesados
1. Los interesados
podrán identificarse electrónicamente ante la URJC, empleando cualquier sistema
que disponga de un registro previo como usuario que permita garantizar su
identidad de manera suficiente en atención al nivel de seguridad exigido para
la actuación de que se trate, en los términos establecidos por la legislación
aplicable y en particular a los Reales Decretos RD 3/2010, de 8 de enero, por
el que se regula Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica y el RD 4/2010 en el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
2. Se admitirán para
su identificación con la universidad los siguientes sistemas:
a) Sistema de clave concertada (usuario y contraseña)
de la Universidad para los miembros de la Comunidad Universitaria.
b) Sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados o reconocidos de firma electrónica expedido por prestadores
incluidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de
certificación. A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados
certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de representante de
persona jurídica, representantes de entidad sin personalidad jurídica y
certificados para administrador único o solidario.
c) Sistemas de identificación proporcionados por la
plataforma Cl@ve.
d) Cualquier otro sistema que la Universidad Rey Juan
Carlos considere válido conforme a la normativa aplicable.
e) Cualquier otro sistema de identificación admitido
por la Universidad, mediante resolución rectoral.
Artículo 6.-
Firma de los interesados
1. La Universidad Rey
Juan Carlos admitirá como medio de firma cuando los interesados se relacionen
por medios electrónicos y resulte legamente exigible, cualquier medio que
permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y
consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento en los términos
establecidos en la legislación aplicable y, en particular, en el Real Decreto
3/2010, de 8 de enero, por el que se regula Esquema Nacional de Seguridad en el
ámbito de la Administración Electrónica y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
2. Se considerarán
válidos, a efectos de firma, los siguientes sistemas:
a) Sistemas de firma electrónica cualificada y
avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica
expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores
de servicios de certificación.
b) Sistemas de firma proporcionadas por la plataforma Cl@ve.
c) Los miembros de la comunidad universitaria podrán utilizar
los sistemas anteriores y, para determinados procedimientos, podrán
establecerse sistemas de clave concertada con usuario corporativo de la
Universidad Rey Juan Carlos que garanticen la integridad e inalterabilidad del
documento.
d) Mediante resolución del Rector podrán autorizarse
otras modalidades de firma electrónica basadas en sistemas no criptográficos,
siempre que se cumplan el Esquema Nacional de Seguridad para garantizar la
seguridad de los datos y servicios y se garantice la integridad y no repudio,
así como lo referido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad en lo relativo
a los metadatos necesarios para el ulterior archivo de documentos. Se podrán
utilizar otros sistemas de firma electrónica no criptográfica cuando el sistema
de información asociado al procedimiento haya sido categorizado según Esquema
Nacional de Seguridad, de categoría básica y aquellos de categoría media en los
que no sea necesario utilizar la firma cualificada.
3. Solo se requerirá
el uso de la firma para:
a) Formular
solicitudes.
b) Presentar
declaraciones de responsable o comunicaciones.
c) Interponer
recursos.
d) Desistir en
acciones.
e) Renunciar a
derechos.
Artículo 7.-
Representación
El interesado con
capacidad de obrar podrá actuar mediante representante para un procedimiento en
concreto por los medios admisibles en derecho, incluido el apoderamiento "apud acta" efectuado
por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la Sede Electrónica,
así como a través de la acreditación de su inscripción en el registro de
apoderamientos al que tenga acceso la Universidad.
Artículo 8.- Firma electrónica del personal al servicio de la
URJC, como empleado público o como órgano
1. El personal al
servicio de la Universidad Rey Juan Carlos, PDI y PAS, como empleado público o
como órgano, podrá identificarse y firmar, según proceda, a través de:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos
cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la "Lista de
confianza de prestadores de servicios de certificación".
b) Sistemas de clave concertada y cualquier otro
sistema, que la URJC consideren válido en los términos y condiciones que se
establezca mediante resolución rectoral, siempre que cuenten con un registro
previo como usuario que permita garantizar su identidad.
2. Esos sistemas de
firma del personal al servicio de la URJC solo podrán usarse en el desempeño de
las funciones propias del puesto que ocupen los empleados o para relacionarse
con las Administraciones públicas cuando estas lo admitan.
3. La Universidad
podrá adherirse a sistema de identificación y firma basadas en claves
concertadas ofrecidas por otras administraciones públicas, siempre que su nivel
de seguridad resulte suficiente.
Artículo 9.-
Sistemas de Código de Verificación
La Universidad Rey
Juan Carlos puede utilizar sistemas de código seguro de verificación para la
validación y firma de sus documentos, siempre que puedan ser verificados esos
documentos, a través de un acceso en la Sede Electrónica.
Capítulo segundo
Notificación, comunicaciones
internas y expedición de copias auténticas
Artículo 10.-
De las notificaciones
1. Las notificaciones
dirigidas a aquellos obligados a comunicarse a través de medios electrónicos
con la Universidad recogidos en el artículo 4.1 del presente reglamento o de
aquellos que elijan ese medio, se practicarán por medios electrónicos,
preferiblemente mediante comparecencia en la sede electrónica de la
Universidad, o a través de la dirección electrónica habilitada única o ambas
según se establezca. Quedan exceptuados de esta obligación aquellos a los que
se les exceptúe de la misma según lo recogido en el artículo 4.2 del presente
reglamento.
2. Con independencia
de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, se
enviará un aviso a la dirección de correo electrónico corporativa que la
Universidad le ha puesto a su disposición como miembro de la comunidad
universitaria: @urjc.es o @alumnos.urjc.es, informándole de la puesta a su
disposición de la notificación en la carpeta personal en la Sede Electrónica de
la Universidad. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la
notificación sea considerada plenamente válida. Para los no miembros de la
comunidad universitaria, que sean obligados por el artículo 4.1 será la
dirección de correo electrónico que estos hayan aportado. Se puede prever,
también, si se regulase, para todos los referidos en el artículo 4.1 del
presente Reglamento, la posibilidad de que se realice un aviso de esta
notificación a través de otro dispositivo electrónico.
3. La notificación se
entenderá practicada cuando el interesado, o representante, acceda a su
contenido y se entenderá rechazada, cuando sea de carácter obligatorio o haya
sido expresamente elegida, cuando haya transcurrido el plazo de 10 días
naturales, desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a
su contenido. En tal caso, se entenderá, a todos los efectos, efectuado el
trámite de notificación y se continuará con la tramitación del procedimiento.
4. Si el interesado
exceptuado de la administración electrónica, que hubiese manifestado
válidamente su voluntad de recibir la notificación en papel, compareciese en la
Sede Electrónica y accediese al contenido de la notificación electrónica, esta
será válida y surtirá plenos efectos. Cuando el interesado fuera notificado por
ambos cauces, se tomará como fecha de notificación aquella que se hubiera
producido en primer lugar.
Artículo 11.-
Comunicaciones internas
1. Para efectuar
comunicaciones internas, los miembros de la comunidad universitaria deberán
utilizar como herramienta ordinaria su cuenta de correo personal corporativo.
Todas las comunicaciones internas entre las distintas unidades administrativas
se efectuarán por medios electrónicos. Dichas comunicaciones se podrán firmar
digitalmente utilizando el certificado de empleado público que le proporcione
la universidad.
2. También, los
miembros de la comunidad universitaria podrán utilizar como herramienta
ordinaria para efectuar comunicaciones internas, las funcionalidades existentes
en las diversas aplicaciones con las que trabaja de Universidad, según lo
dispuesto en el artículo 44 de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector
Público referido al intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de
comunicación. Esta opción podrá utilizarse, asimismo, cuando estas
comunicaciones se establezcan con empleados de otras administraciones, una vez
se haya suscrito con estas el convenio correspondiente.
3. Las convocatorias a
reuniones dirigidas a los miembros de los distintos órganos colegiados de la
Universidad se efectuarán, preferiblemente, mediante su cuenta de correo
electrónico corporativo, en caso de disponer de él, servicio de mensajería
electrónica o medios similares que se establezcan.
Artículo 12.-
Expedición de copias auténticas
1. La expedición de
copias auténticas de documentos administrativos de la URJC corresponde a las
unidades tramitadoras respecto de los expedientes que estén gestionando, a
través de los funcionarios habilitados.
2. La expedición de
copias auténticas de la documentación que se presente para incorporarla en el
correspondiente asiento registral, corresponde a los funcionarios que prestan
su servicio en la oficina de asistencia en materia de registro.
3. Las copias
auténticas de documentos existentes en el archivo de la Universidad se
solicitarán, a través de las oficinas en materia de registro, mediante
solicitud dirigida a la unidad administrativa que emitió el original, conforme
al art. 27.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Artículo 13.-
Publicación en el Boletín Electrónico de la URJC
1. El "Boletín
Oficial de la Universidad Rey Juan Carlos" (BOURJ) es el medio de información pública de los
acuerdos, resoluciones y disposiciones de carácter general adoptados por los
órganos de gobierno y representación de la Universidad y de los anuncios que
puedan resultar de interés para la Comunidad Universitaria.
2. La coordinación,
elaboración, y publicación en este Boletín corresponde a la Secretaría General
de la Universidad.
3. La edición
electrónica estará disponible en la Sede Electrónica de la Universidad, así
como en el Portal de Transparencia.
4. Los actos
administrativos serán objeto de publicación en el tablón electrónico de la
Universidad cuando venga recogido en sus normas reguladoras del procedimiento,
lo aconseje por razones de interés público, el acto tenga una pluralidad
indeterminada de personas o sea apreciado por el órgano competente, por
tratarse de procedimientos de carácter selectivo o concurrencia competitiva de
cualquier tipo, surtiendo esta publicación el carácter de notificación.
Capítulo tercero
Del procedimiento
administrativo electrónico
Artículo 14.-
Obligatoriedad del procedimiento administrativo electrónico
Todo procedimiento
administrativo que se produzca en la Universidad Rey Juan Carlos será
electrónico, siguiendo el esquema fijado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre,
del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se
adjuntan, como Anexos I y II, ejemplos de flujogramas del Procedimiento básico
administrativo electrónico, único y común, según sea iniciado este de oficio o
a iniciativa del ciudadano.
Artículo 15.-
Procedimientos electrónicos específicos
Además de este
procedimiento básico electrónico único y común, la Universidad Rey Juan Carlos
podrá poner a disposición de los ciudadanos interesados diversos procedimientos
electrónicos en su Sede Electrónica, recogidos en un Catálogo de Procedimientos
habilitado al efecto. Los ciudadanos están obligados al uso de formularios
específicos si su pretensión está relacionada con el objeto de cada uno de
estos procedimientos específicos.
Artículo 16.-
Actualización y mejora continua de procedimientos
1. Los trámites de
cada procedimiento específico serán objeto de análisis continuo y revisión
periódica a fin de eliminar los innecesarios, debiendo incorporarse el
resultado de este análisis y revisión en la memoria anual de las unidades y
órganos responsables de la instrucción del procedimiento.
2. Especial atención
se prestará a la eliminación de informes redundantes de órganos jerárquicamente
dependientes unos de otros. En este supuesto, bastará el informe del órgano o
unidad más especializado.
TÍTULO III
Herramientas del Sistema de
Administración Electrónica
Capítulo primero
Sede Electrónica de la
Universidad Rey Juan Carlos
Artículo 17.-
Sede Electrónica
La Sede Electrónica es
la dirección electrónica que la Universidad pone a disposición de los
ciudadanos para garantizar la interacción y comunicación Electrónica entre
estos y la Universidad a través de sistemas de telecomunicación.
La Sede electrónica de
la Universidad será accesible desde un enlace en el portal de internet de la
Universidad y en la siguiente dirección: https://sede.urjc.es
Artículo 18.-
Principios
La Sede Electrónica de
la Universidad Rey Juan Carlos mantendrá actualizada la información y la lista
de los servicios a los que se puede acceder a través de la misma. Estará sujeta
a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, seguridad,
calidad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad, integridad, veracidad e
interoperabilidad.
Quedará garantizada la
confidencialidad de las comunicaciones que puedan afectar a la seguridad
pública, al honor, la intimidad y seguridad, de acuerdo con su legislación
aplicable sobre protección de datos.
Artículo 19.-
Accesibilidad
El diseño de la Sede
Electrónica deberá observar los requisitos de accesibilidad previstos en la
normativa estatal aplicable, para la igualdad y no discriminación de las
personas usuarias, en particular, de las personas con discapacidad y de las
personas mayores, a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la
sociedad de la información y medios de comunicación social.
Artículo 20.-
Titularidad y Gestión de la Sede Electrónica
1. La titularidad de
la Sede Electrónica corresponde a la Universidad Rey Juan Carlos.
2. El órgano
responsable de la gestión y administración de la Sede Electrónica es la
Secretaria General de la URJC, que ejercerá sus funciones en esta materia, con
el asesoramiento del Consejo de Administración Electrónica, cuya composición y
funcionamiento se regula en el presente reglamento.
3. La Secretaria
General adoptará y modificará mediante resolución las medidas necesarias de
carácter tecnológico, jurídicas y de gestión para asegurar un adecuado acceso a
la información administrativa por parte de las personas que se relaciones con
la URJC. Podrá contar para este fin con el informe previo del órgano
correspondiente por razón de la materia.
4. El mantenimiento y
soporte tecnológico corresponde al área de tecnologías de la información.
5. Serán responsables
de los contenidos y servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la
Sede Electrónica, los titulares de los órganos administrativos y los jefes de
servicio o responsables de las unidades administrativas correspondientes, de
conformidad con las competencias que cada uno tenga atribuidas por la normativa
vigente.
6. Al Comité de
Seguridad de la información le corresponde aplicar en el ámbito de la URJC las
previsiones contenidas en el Esquema Nacional de Seguridad que se han de
emplear en los medios electrónicos.
7. El Delegado de
Protección de Datos de la Universidad le corresponde velar y asesorar por y
para el cumplimiento de la normativa y reglamento sobre protección de datos.
Artículo 21.-
Contenido de la Sede Electrónica
La Sede Electrónica de
la Universidad Rey Juan Carlos contendrá como mínimo los siguientes datos:
a. Identificación de la Sede, que se realizará mediante
un sistema de firma electrónica en un certificado de dispositivo seguro.
b. La estructura o el mapa de navegación.
c. Sistema de verificación de los certificados de la
sede, que estarán accesibles de forma directa.
d. Relación de sistema de firmas electrónicas
admitidas.
e. Información relacionada con la protección de datos
de carácter personal, incluyendo un enlace con la sede electrónica de la
Agencia Española de protección de datos y la política de protección de datos.
f. Información actualizada sobre la sede, en la que se
incluirá su normativa reguladora relativa a la tramitación electrónica, fecha y
hora oficial, y soporte técnico.
g. El registro electrónico de la Universidad Rey Juan
Carlos e instrumentos de verificación de documentos firmados electrónicamente.
h. Catálogo de procedimientos o inventario de
procedimientos susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos, así como
información relativa a cada uno de ellos.
i. Tablón electrónico oficial.
j. Relación de sellos electrónicos utilizados por la
Universidad en la actuación administrativa automatizada.
k. Información sobre accesibilidad.
l. Carpeta ciudadana
m. Calendario de días inhábiles establecido a efecto
de cómputo de plazos.
n. Medio a través del cual los usuarios podrán presentar
sugerencias o quejas.
o. Relación de oficinas de asistencia en materia de
registros y, asimismo, un listado con los códigos de identificación de sus
órganos, centros o unidades administrativas.
p. Boletín Oficial electrónico de la Universidad.
q. Cualquier otra información que se determine
mediante Resolución de la Secretaría General.
Desde la Sede
Electrónica se podrá acceder mediante enlace a otras informaciones o servicios
y se mostrará un mensaje de abandono de la Sede.
Artículo 22.-
Sugerencias y quejas
En la Sede Electrónica
se dispondrá de un formulario de quejas y sugerencias dirigidas a la
Universidad. La presentación de una queja o sugerencia no supondrá el inicio de
un procedimiento administrativo ni interrumpirá los plazos establecidos en la
normativa vigente:
1. Una sugerencia es
la aportación de ideas o iniciativas relativas a las actuaciones de la
Universidad que contribuyan a mejorar la calidad del servicio prestado.
2. Una queja es la
manifestación de insatisfacción con algunas de nuestros servicios de la
Universidad.
No se podrá utilizar
este formulario sino los medios específicos establecidos al efecto para:
a. Quejas y
reclamaciones presentadas ante el Defensor Universitario.
b. Solicitudes de
reclamación de exámenes que se regirán por su normativa.
c. Recursos
administrativos.
d. Reclamación de
responsabilidad patrimonial.
En estos casos, habrán
de utilizarse los medios específicos electrónicos establecidos al efecto.
Artículo 23.-
Disponibilidad
La Sede Electrónica
estará disponible todos los días del año durante las veinticuatro horas al día,
sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles, que se
anunciarán con la antelación que sea posible en la Sede y aquellas no
previsibles cuya incidencia se anunciará, de ser posible, en la web.
Artículo 24.-
Identificación de la Sede Electrónica
1. La Sede Electrónica
de la Universidad Rey Juan Carlos se identificará a través de un certificado
electrónico que contendrá referencia expresa del mismo y estará accesible su
información en la sede electrónica.
2. La Universidad Rey
Juan Carlos se identificará en sus actuaciones mediante el uso de un sello
electrónico basado en un certificado reconocido o cualificado que reúna los
requisitos establecidos por la normativa vigente.
3. La Secretaria
General es la titular del sello electrónico de la Universidad Rey Juan Carlos y
debe autorizar su uso en cualquier procedimiento. Esta autorización deberá
hacerse con carácter previo a la inclusión en el catálogo de procedimientos.
Además, podrá autorizar la creación de nuevos sellos electrónicos que se
realizará mediante resolución. Dicha resolución habrá de señalar las
características técnicas, servicio de verificación y procedimientos en los que
será utilizado, previo estudio de la Comisión de Administración Electrónica.
Los sellos electrónicos creados se publicarán en la Sede Electrónica.
4. Cuando una
actuación administrativa se realice de forma completamente automatizada se
utilizará el sello electrónico vinculado a la Secretaría General basado en un
certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos de
firma electrónica.
Artículo 25.-
Actuación administrativa automatizada en la Universidad Rey Juan Carlos
1. Se entiende por
actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada
íntegramente a través de medios electrónicos en el marco de un procedimiento
administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado
público.
2. Mediante resolución
rectoral, para cada procedimiento, en el caso de actuación administrativa
automatizada, deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes,
según los casos, para la definición de las especificaciones, programación,
mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del
sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano
que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.
3. La Universidad Rey
Juan Carlos se podrá identificar y firmar electrónicamente de forma
automatizada empleando sistemas de sello electrónico avanzado basados en
certificado electrónico cualificado, o de sello electrónico cualificado, que
reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. También
se podrá identificar y firmar electrónicamente de forma automatizada empleando
el código seguro de identificación siempre que cumpla con los requisitos
establecidos en el artículo 42.b de Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público.
Capítulo segundo
Consejo de Administración
Electrónica
Artículo 26.-
Consejo de Administración Electrónica
El Consejo de
Administración Electrónica de la Universidad Rey Juan Carlos será el órgano
colegiado asesor de la Secretaría General en materia de administración
electrónica. El Consejo se reunirá al menos una vez al semestre y será
convocado por la Secretaría General, con antelación de al menos tres días.
Artículo 27.-
Composición
1. El Consejo de
Administración Electrónica estará compuesto, al menos por:
a) El Secretario General, o la persona que ostente las
funciones que actualmente conlleva este cargo, que lo presidirá.
b) El Gerente General, o la persona que ostente las
funciones que actualmente conlleva este cargo, o persona en quien delegue.
c) El Vicerrector competente en el Área de Tecnologías,
o la persona que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o
persona en quien delegue.
d) El Director de la Asesoría Jurídica, o la persona
que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o letrado en
quien delegue.
e) El Director del Área de Tecnologías, o la persona
que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o persona en
quien delegue.
f) El Jefe del Servicio de Registro General, o la
persona que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o
persona en quien delegue.
g) El Director del Archivo General, o la persona que
ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o persona en quien
delegue.
h) El Director del Área de Administración electrónica,
o la persona que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo, o
persona en quien delegue.
i) El Técnico adscrito al Área de Administración
Electrónica, o la persona que ostente las funciones que actualmente conlleva
este cargo, quien actuará como secretario de este consejo.
j) El Delegado de Protección de Datos, o la persona
que ostente las funciones que actualmente conlleva este cargo.
2. El Consejo de
Administración Electrónica se reunirá a instancia de su Presidente y podrán
invitar a expertos o asesores, así como a cualquier otra persona que considere
conveniente para el desarrollo de sus funciones.
3. El Consejo de
Administración Electrónica podrá decidir crear grupos de trabajo para realizar
labores de apoyo y asesoramiento en sus funciones.
Artículo 28.-
Funciones del Consejo de Administración Electrónica
1. El Consejo de
Administración Electrónica tendrá, entre sus funciones en materia de
administración electrónica, que:
a) Proponer y analizar líneas de actuación sobre
nuevas herramientas tecnológicas o instrumentos para el desarrollo del
procedimiento electrónico incluyendo un orden de prioridad para su
implantación.
b) Impulsar la implantación de la administración
electrónica y velar por el cumplimiento de las demás previsiones recogidas en
este reglamento.
c) Realizar informes sobre los programas y
aplicaciones que utilice la universidad para implementar los procedimientos de
administración electrónica.
d) Proponer la realización de formación a los
empleados en materia de administración electrónica.
2. A los efectos de la
gestión del sistema archivístico, el Consejo de Administración Electrónica
actuará como Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, asumiendo
todas las funciones que tenía asignadas la Comisión de Archivo en el anterior
Reglamento del Archivo General de la URJC, aprobado por Acuerdo del Consejo de
Gobierno, de 21 de febrero de 2012.
3. Sus funciones serán
las siguientes:
a) Consulta, apoyo y asesoramiento del Secretario
General y del responsable del Archivo General.
b) Identificación y análisis de todas las series y
tipologías documentales que generen los órganos de gobierno, departamentos,
centros y servicios de la Universidad.
c) Proponer, bajo criterios administrativos, jurídicos
e históricos, los períodos de conservación de los documentos a lo largo de su
ciclo de vida y determinar su accesibilidad y plazos de transferencias.
d) Aprobación de las propuestas de conservación de
documentos en soporte distinto del original del que fueron producidos.
e) Aprobación de calendarios de conservación de series
documentales, presentados por el responsable del Archivo General.
f) Normalizar el procedimiento de expurgo y
eliminación de documentos, según el dictamen del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, con el fin de identificar y diferenciar aquellas
tipologías que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores
informativos y de testimonio, o que son de obligada conservación por ley, de
aquellas otras que se pueden destruir una vez agotado su valor académico o
administrativo.
g) Proceder a la calificación de los documentos
esenciales, fruto del desarrollo de las funciones y actividades universitarias
consideradas de singular relevancia.
4. Todas estas
funciones se llevarán a cabo conforme a la normativa vigente, principalmente de
la Comunidad de Madrid, por formar parte del patrimonio documental madrileño
los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por la
Universidad.
Artículo 29.-
Funcionamiento del Consejo de Administración Electrónica
1. El Consejo de Administración
Electrónica de la Universidad Rey Juan Carlos se regirá, en su funcionamiento,
por las siguientes normas:
a) En las sesiones que celebre este Consejo a
distancia, como se reseña en el art. 17.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre,
de Régimen Jurídico del Sector Público, sus miembros podrán encontrarse en
distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos,
considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de
los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el
momento en que estas se producen, así como la interactividad e
intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios
durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos
válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias.
b) La convocatoria de este Consejo se realizará,
preferentemente, a través del correo electrónico corporativo de la Universidad
y, siempre que sea posible, toda la documentación preparatoria se entregará en
formato digital. En esta convocatoria se hará constar el orden del día junto
con la documentación necesaria para su deliberación cuando sea posible, las
condiciones en las que se va a celebrar la sesión, el sistema de conexión y, en
su caso, los lugares en que estén disponibles los medios técnicos necesarios
para asistir y participar en la reunión.
c) Corresponderá al Secretario velar por la legalidad
formal y material de las actuaciones de este Consejo, certificar las
actuaciones del mismo y garantizar que los procedimientos y reglas de
constitución y adopción de acuerdos son respetadas.
d) Quedará válidamente constituido a efectos de la
celebración de sesiones, deliberaciones y toma de acuerdos, con la asistencia,
presencial o a distancia, del Presidente y Secretario o en su caso, de quienes
les suplan, y la de la mitad, al menos, de sus miembros. Cuando estuvieran
reunidos, de manera presencial o a distancia, el Secretario y todos los
miembros de este Consejo, o en su caso las personas que les suplan, estos
podrán constituirse válidamente como Consejo de Administración de la
Universidad Rey Juan Carlos para la celebración de sesiones, deliberaciones y
adopción de acuerdos sin necesidad de convocatoria previa cuando así lo decidan
todos sus miembros.
e) No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo
ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que asistan
todos los miembros del órgano colegiado y sea declarada la urgencia del asunto
por el voto favorable de la mayoría.
f) Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos.
Cuando se asista a distancia, los acuerdos se entenderán adoptados en el
Rectorado, Móstoles y, en su defecto, donde esté ubicada la presidencia. El
Presidente podrá dirimir con su voto los empates, a efectos de adoptar
acuerdos.
g) Los miembros del Consejo que voten en contra o se
abstengan, quedarán exentos de la responsabilidad que, en su caso, pueda
derivarse de los acuerdos adoptados.
h) Quienes acrediten la titularidad de un interés
legítimo podrán dirigirse al Secretario de un órgano colegiado para que les sea
expedida certificación de sus acuerdos. La certificación será expedida por
medios electrónicos, salvo que el interesado manifieste expresamente lo
contrario y no tenga obligación de relacionarse con las Administraciones por
esta vía.
i) De cada sesión se levantará acta por el Secretario,
que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión,
las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos
principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos
adoptados. El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la
inmediata siguiente. El Secretario elaborará el acta con el visto bueno del
Presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros del
órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios su
conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en
caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.
j) Para el resto de cuestiones se estará a lo
dispuesto en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público.
2. El Consejo de
Administración Electrónica de la Universidad Rey Juan Carlos podrá dictar unas
normas internas de funcionamiento, que deberán ser publicadas en el Boletín o
Diario Oficial correspondiente siempre que tengan efectos jurídicos frente a
terceros.
Capítulo tercero
Registro General de la
Universidad Rey Juan Carlos
Artículo 30.-
Registro Electrónico y único de la Universidad Rey Juan Carlos
1. En el registro
electrónico de la Universidad Rey Juan Carlos se llevará a cabo el asiento de
los documentos que se presenten o se reciban para la Universidad. Igualmente,
se anotará la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos
administrativos o particulares.
2. La persona
interesada, no obligada a utilizar medios electrónicos para relacionarse con la
Universidad, podrá presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones,
dirigidas a la Universidad, en cualquiera de los registros que se regulan en la
Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
3. El Secretario
General de la Universidad Rey Juan Carlos es el responsable de la gestión del
Registro Electrónico. El Área de Tecnologías de la Información de la
Universidad será la responsable de garantizar la disponibilidad del registro
electrónico.
4. En la Sede
electrónica de la Universidad deberán figurar una relación de trámites
actualizada que se puedan iniciar, dentro del catálogo de servicios.
5. La Secretaría
General podrá eximir de la exigencia de digitalización de los documentos
presentados presencialmente, de manera justificada en términos de eficiencia, y
tras la solicitud previa del servicio al que va dirigida la documentación.
6. Cuando se
establezcan en los procedimientos modelos electrónicos específicos de
presentación de solicitudes, estos serán de uso obligatorio.
Artículo 31.-
Presentación válida en el registro electrónico
1. La válida
presentación de un documento en el registro electrónico de la Universidad Rey
Juan Carlos generará un resguardo del asiento de presentación que contendrá la
siguiente información:
a) Un número de
registro individualizado.
b) Fecha y hora de
presentación.
c) Identificación del
interesado.
d) Identidad del órgano administrativo al que se
dirige el documento electrónico.
e) Referencia al contenido del documento que se
registra y huella electrónica de documentos adjuntos.
2. El registro
electrónico deberá emitir automáticamente un recibo consistente en una copia
autenticada de la presentación de la solicitud, comunicación con la que se
garantiza la integridad, la autenticidad y el no rechazo. El resguardo de
recibo será acreditativo de la presentación y estará sellado electrónicamente
con el sello electrónico de la Universidad Rey Juan Carlos, que servirá como
elemento probatorio de la presentación.
Artículo 32.-
Responsabilidad de los usuarios
1. Los usuarios
asumen, con carácter exclusivo, la responsabilidad de la custodia de los
elementos necesarios para su autentificación en el acceso a estos servicios, el
establecimiento de la conexión precisa y la utilización de firma electrónica,
así como las consecuencias que pudieran derivarse de un uso indebido,
incorrecto o negligente de ellos.
2. Conforme al
artículo 28.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los interesados se
responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.
Artículo 33.-
Documentos admisibles
1. Los escritos,
documentos y comunicaciones que se presenten en el registro electrónico deberán
versar sobre cuestiones propias de la Universidad.
2. El registro
electrónico podrá rechazar documentos electrónicos que se presenten en alguna
de estas circunstancias:
a) Que contengan un código malicioso o dispositivo
susceptibles de afectar la integridad o seguridad del sistema.
b) Que se traten de documentos que deban presentarse
en registros electrónicos específicos.
c) Que no se hayan cumplimentado los campos que se han
establecido como obligatorios o presenten incongruencia u omisiones que impidan
su tratamiento.
En los casos
anteriormente citados, se deberá de informar a la persona del motivo del
rechazo, y, si fuera posible, los medios de subsanación y de la dirección a la
que debe presentar la documentación.
3. Si alguno de los
sujetos que están obligados a presentar los documentos en medios electrónicos
presenta su solicitud presencialmente, la URJC deberá requerir a la persona
interesada que lo subsane a través de la presentación electrónica. Este
requerimiento se le podrá realizar en el mismo momento de la presentación. Se
considera como fecha de presentación de la solicitud la misma en que se haya
realizado esta subsanación.
4. Las personas
interesadas no estarán obligadas a aportar documentos que hayan sido elaborados
por otra administración, salvo que el procedimiento requiera la aportación del
original que, en todo caso, y excepcionalmente, se podrá custodiar por la
Universidad. La Universidad Rey Juan Carlos podrá consultar determinada
información en las plataformas de intermediación de datos o servicios
electrónicos habilitados a tal efecto, siempre que la persona haya expresado su
consentimiento a que estos documentos sean consultados o recogidos, en caso de
no hacerlo, deberá aportarlos al procedimiento.
Artículo 34.-
Calendario, fecha, hora oficial y cómputo de plazos
1. El registro
electrónico de la Universidad Rey Juan Carlos deberá permitir la presentación
de documentos todos los días del año las veinticuatro horas del día.
2. El registro
electrónico se rige, al efecto de cómputo de plazos, y para a las personas
interesadas por la fecha y hora que aparece en la sede electrónica.
3. El cómputo de
plazos deberá realizarse según lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas.
4. En la Sede
Electrónica se publicará el calendario de días inhábiles a efectos de cómputo
de plazos y el horario de las oficinas que presten servicio en materia de
registro.
5. La fecha y hora
oficial figurará en la Sede Electrónica y es la proporcionada por el Real
Instituto y Observatorio de la Armada.
Artículo 35.-
Derecho de asistencia en el uso de medios electrónicos
1. La Universidad
contará con oficinas de asistencia en materia de registro. Estas oficinas
asistirán en el uso de medios electrónicos a las personas que no están
obligadas a relacionarse electrónicamente con la URJC y así lo soliciten,
especialmente, en lo referente a identificación y firma electrónica, la
presentación de solicitudes través del registro electrónico y la obtención de
copias auténticas. Las oficinas en materia de registro estarán conectadas a la
plataforma (SIR) sistemas de interconexión de registro.
2. La creación o
supresión de las oficinas de asistencia en materia de registro corresponde a la
Secretaria General.
3. Las oficinas de
asistencia en materia de registro realizarán las siguientes funciones:
a) Asistencia en el uso de medios electrónicos a los
interesados no obligados al uso de dichos medios en su relación con la
Administración, para formular solicitudes u otros trámites, incluida la
identificación y firma prevista en el art.12.2 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas.
b) La anotación de los asientos de entrada o salida de
las solicitudes, comunicaciones y escritos que se presente en dichas oficinas,
que serán enviadas a las unidades competentes. Las oficinas de asistencia en
materia de registro serán las encargadas de digitalizar los documentos
presentados de manera presencial para incorporarlos al expediente electrónico,
cuando sea técnicamente posible. Los documentos originales se devolverán a los
interesados, salvo que las normas de procedimiento determinen la custodia, por
parte de la Administración, de estos, o resulte obligatoria la presentación de
objetos o de documentos en un soporte no susceptible de digitalización.
c) La notificación personal cuando lo solicite con su
comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de
asistencia en materia de registro.
d) La tramitación de la emisión de copias auténticas
de los documentos que se presenten y digitalicen en registro y que se
incorporen en el asiento registral.
e) El registro del apoderamiento "apud acta" mediante
comparecencia personal prevista en el artículo 6.5 de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas.
f) Facilitar el código de identificación de los
órganos, centros o unidades administrativas a los que han dirigir los
interesados en sus solicitudes.
g) Verificar la identidad de los interesados en el
procedimiento mediante la comprobación de su nombre y apellidos o razón social,
según corresponda que conste en el documento nacional de identidad o documento
equivalente.
h) Las demás atribuidas conforme la normativa vigente.
4. Las oficinas de
asistencia en materia de registro deberán disponer de los medios necesarios
para la digitalización de los documentos que presente el interesado de manera
presencial, devolviendo el original al ciudadano salvo que, por las
características del procedimiento o de la norma, se requiera la custodia por
parte de la Administración.
Artículo 36.-
Registro de apoderamientos
La Universidad Rey
Juan Carlos podrá disponer, en los términos que expresamente se determinen, de
un registro electrónico de apoderamientos en el que se inscribirán los poderes
de quien tenga la condición de interesado en un procedimiento conforme a la
normativa vigente y donde se inscriban los poderes otorgados para la
realización de trámites específicos.
Artículo 37.-
Registro de funcionarios habilitados
Se creará registro de
funcionarios habilitados o sistema equivalente para para la identificación y
firma por autorización y la expedición de copias auténticas, en el que
figurará, al menos, los funcionarios destinados en las oficinas de asistencia
en materia de registro que tengan estas funciones.
Capítulo cuarto
Documento y expediente
electrónico El Archivo Electrónico General de la Universidad Rey Juan Carlos
Artículo 38.-
Documento electrónico y expediente electrónico
1. La Universidad Rey
Juan Carlos producirá los documentos administrativos de manera electrónica en
el ejercicio de su actividad. Dichos documentos deberán cumplir, al menos, los
requisitos mínimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad
(ENI) y en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
2. Los documentos
electrónicos producidos por la Universidad incorporarán los metadatos mínimos
obligatorios del Esquema Nacional de Interoperabilidad y aquellos que
establezca la Universidad en su esquema de metadatos. Salvo que sea automático,
la incorporación de los metadatos al documento electrónico la realizará el
órgano o unidad que produzca el documento.
3. Los documentos
administrativos electrónicos deberán estar expedidos y firmados
electrónicamente, cuando así lo exija la normativa.
4. Los documentos
electrónicos que se integren o vayan a formar parte del expediente electrónico,
deberán tener asociados los metadatos que permitan su tratamiento y gestión y
se conservarán en un formato que garantice su autenticidad, integridad,
trazabilidad y consulta.
5. Los documentos
electrónicos deberán ser clasificados para su incorporación al correspondiente
expediente, de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido por la
Universidad. Asimismo, la eliminación de los mismos se atendrá a la normativa
establecida por la Universidad.
6. El expediente
electrónico estará compuesto por una agregación ordenada que incluye documentos
electrónicos, índice electrónico, firma electrónica y metadatos mínimos
obligatorios, así como las especificaciones para los servicios de remisión y
puesta a disposición, así como un índice numerado de todos los documentos que
contenga cuando sea preciso remitirlo. La formación de expedientes electrónicos
es competencia del órgano o unidad responsable de su tramitación.
7. Cuando sea preciso
remitir un expediente electrónico en virtud de una norma, se atenderá a lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa estatal
aplicable.
Artículo 39.-
Imágenes electrónicas aportados por los ciudadanos
1. Los interesados
pueden aportar copias al expediente cuya fidelidad se corresponda con el
original.
2. Los interesados se responsabilizarán
de la veracidad de los documentos que presenten. Las copias que aporten solo
tendrán eficacia, exclusivamente, en el ámbito del procedimiento en el que lo
aportan.
3. Las imágenes
electrónicas presentadas por la ciudadanía deberán ajustarse a los formatos y
estándares aprobados para estos procesos en el esquema nacional de
interoperabilidad. En caso de incumplimiento de dicho requisito, se requerirá a
la persona interesada para que subsane el defecto advertido.
4. La Universidad
podrá pedir en determinados procedimientos, con carácter excepcional, la
presentación de un original en el procedimiento electrónico y, en el caso de
que este se encuentre en formato papel, la persona interesada debe obtener una
copia auténtica, conforme a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Artículo 40.-
Archivo Electrónico Único
La Universidad
mantendrá un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que
correspondan a procedimientos finalizados, en los términos y condiciones
establecidos en la normativa aplicable y, especialmente, en los recogidos en el
Reglamento del Archivo General de la Universidad Rey Juan Carlos.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA
En los casos no
previstos en la normativa específica de la Universidad se atenderá a lo
dispuesto en la legislación vigente conforme a la ley 39/2015, de 1 de octubre,
de Procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas y la ley
40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y normas que
las desarrollen.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA
Se establecerán los
mecanismos necesarios para impulsar la conexión con Cl@ve de la Administración del Estado, con
el fin de facilitar el acceso a los interesados a los servicios para que puedan
ser utilizados en los procedimientos administrativos.
DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA
En concordancia con la
igualdad de género, las referencias en este reglamento a órganos unipersonales
o de representación que se efectúan en género masculino, cuando no hayan sido
sustituidas por términos genéricos, se entenderán hechas indistintamente en
género femenino según el sexo del titular que los desempeñe.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA PRIMERA
La no obligación de
aportar documentos establecida en el artículo 33.4 del presente Reglamento
requerirá que dichos documentos puedan ser consultados a través de las
plataformas de intermediación de datos o servicios habilitados por las
distintas Administraciones Públicas.
En el caso de que no
existiera una plataforma de intermediación de datos o servicio electrónico, o
la Universidad no tuviera acceso a la misma, la Universidad podrá requerir al
interesado la presentación de dichos documentos.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA
Hasta que se regule el
registro de funcionarios habilitados conforme al artículo 37 de este reglamento
regirá lo dispuesto en la Instrucción de la Secretaría General por la que se
regula el funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados para la
expedición de copias auténticas y la identificación y firma en nombre de los
ciudadanos en el ámbito de la Universidad Rey Juan Carlos, de 19 de junio de
2020.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
Quedan derogadas las
siguientes normas:
a) Resolución de 21 de
febrero de 2012, de la Universidad Rey Juan Carlos, por la que se publica el
Reglamento por el que se crea la sede electrónica de la Universidad.
b) Resolución de 21 de
febrero de 2012, de la Universidad Rey Juan Carlos, por la que publica el
Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de la Universidad y de
creación y regulación del registro electrónico.
c) Las disposiciones
de igual o inferior rango que se opongan a lo que se dispone en este
reglamento.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Se faculta a la
Secretaria General y al Gerente General para dictar todas las instrucciones
necesarias para la aplicación de este Reglamento en sus respectivos ámbitos de
competencias.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
El presente reglamento
entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid.
Asimismo, se publicará
en el BOURJC como publicidad adicional.
ANEXO I
ESQUEMA BÁSICO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INICIADO A SOLICITUD DEL INTERESADO
Las fases del
procedimiento recogidas dentro de los paréntesis son opcionales según la
necesidad de cada procedimiento, el resto, son obligatorias en todos los
procedimientos.
a) Fase de inicio.
1. Solicitud.
(2) (Incorporación de
documentos).
(3) (Apoderamiento e
Incorporación de poderes).
(4) (Ingreso de tasas
o precios públicos).
5. Registro de
entrada.
6. Codificación del
procedimiento por la oficina de registro.
7. Remisión al órgano
o unidad instructor.
b) Fase de instrucción.
8. Aceptación del
expediente.
9. Confirmación o
modificación del código de procedimiento por el órgano instructor.
10. Comunicación del
plazo de resolución y del sentido del silencio.
(11) (Subsanación y
mejora de la solicitud).
(12) (Adopción de
medidas provisionales).
(13) (Reserva de
crédito).
(14) (Apertura y
práctica de la prueba).
(15) (Solicitud y
emisión de informes).
(16) (Incorporación de
nuevos interesados).
(17) (Alegaciones).
(18) (Resolución
provisional).
(19) (Reclamaciones a
la resolución provisional).
(20) (Trámite de
audiencia).
(21) (Recursos frente
a decisiones de trámite).
22. Propuesta de
resolución.
23. Remisión al órgano
competente para resolver.
c) Fase de resolución.
(24) (Informes del
Área Jurídica, Abogacía del Estado o Consejo Consultivo).
(25) (Información
pública).
(26) (Actuaciones
complementarias).
(27) (Alegaciones y
prueba para resolver sobre cuestiones conexas).
28. Resolución.
(29) (Autorización y
compromiso de gasto).
(30) (Anotación en
registros administrativos).
(31) (Registro de
salida).
32. Notificación (a
los interesados y a otros órganos o unidades) y/o publicación.
(33) (Conformidad y
reconocimiento de la obligación).
(34) (Contabilización
y pago).
ANEXO II
ESQUEMA BÁSICO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INICIADO DE OFICIO
Las fases del
procedimiento recogidas dentro de los paréntesis son opcionales según la
necesidad de cada procedimiento, el resto, son obligatorias en todos los
procedimientos.
Pueden iniciarse de
oficio procedimientos por acuerdo del órgano competente, bien por propia
iniciativa o como consecuencia de orden superior, a petición razonada de otros
órganos o por denuncia. El esquema básico del procedimiento administrativo
iniciado de oficio es el siguiente:
(1) (Orden superior).
(2) (Petición razonada
de otros órganos o unidades).
(3) (Denuncia).
(4) (Actuaciones
previas y medidas provisionales).
a) Fase de inicio.
(5) (Propuesta de
iniciación de oficio).
(6) (Acuerdo de
iniciación de oficio).
(7) Remisión al órgano
o unidad instructor.
(8) (Aceptación del
expediente).
9. Codificación del
procedimiento por el órgano instructor.
(10) (Incorporación de
documentos).
(11) (Registro de
salida).
(12) (Notificación y/o
publicación).
b) Fase de instrucción.
(13) (Apoderamiento e
incorporación de poderes).
(14) (Aprobación de lista provisional de admitidos,
período de subsanación y aprobación de lista definitiva de admitidos).
(15) (Adopción de
medidas provisionales).
(16) (Reserva de
crédito).
(17) (Apertura y
práctica de la prueba).
(18) (Convocatoria y
realización de exámenes, entrevistas y otras pruebas, publicación de resultados
y reclamaciones a los mismos).
(19) (Solicitud y
emisión de informes).
(20) (Expediente de
contratación).
(21) (Incorporación de
nuevos interesados).
(22) (Alegaciones).
(23) (Resolución
provisional).
(24) (Reclamaciones a
la resolución provisional).
(25) (Trámite de
audiencia).
(26) (Recursos frente
a decisiones de trámite).
(27) Propuesta de
resolución.
(28) Remisión al
órgano competente para resolver.
c) Fase de resolución.
(29) (Informes del
Área Jurídica, Abogacía del Estado o Consejo Consultivo).
(30) (Información
pública).
(31) (Actuaciones
complementarias).
(32) (Alegaciones y
prueba para resolver sobre cuestiones conexas).
33. Resolución.
(34) (Autorización y
compromiso de gasto).
(35) (Anotación en
registros administrativos).
(36) (Registro de
salida).
(37) Notificación (a
los interesados y a otros órganos o unidades) y/o publicación.
(38) (Conformidad y
reconocimiento de la obligación).
(39) (Contabilización
y pago).
