Acuerdo de 25 de julio de 2019, de la Mesa de la Diputación Permanente
de la Asamblea, por el que se crea la Comisión de Archivo en la Asamblea de
Madrid y las reglas de composición, funciones y funcionamiento de la citada
Comisión. ()
La Mesa de la Diputación Permanente de la Asamblea, en
sesión celebrada el día 25 de julio de 2019, acuerda la creación de la Comisión
de Archivo en la Asamblea de Madrid, así como las siguientes reglas de
composición, funciones y funcionamiento:
PREÁMBULO
La Asamblea de Madrid, conforme a lo dispuesto por el
artículo 84 de su Reglamento,
aprobado por el Pleno de la Cámara en sesión ordinaria de 7 de febrero de 2019,
goza de personalidad jurídica propia para el cumplimiento de sus fines y ejerce
sus funciones con autonomía administrativa en la organización y gestión de sus
medios personales y materiales.
La Asamblea dispone así de los medios personales y
materiales necesarios para el cumplimiento de sus funciones y, específicamente,
de su propio Archivo, cuya regulación fue establecida por la Mesa de la Cámara,
aprobando, mediante su Acuerdo
de 20 de mayo de 2019, el Reglamento de Archivo de la Asamblea de Madrid.
El referido Reglamento regulador atribuye al Archivo
de la Cámara la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Asamblea
de Madrid en el ejercicio de sus funciones, con la finalidad de asegurar su
custodia, valoración y conservación, para facilitar su consulta, acceso público
y difusión.
Las finalidades que le son propias implican la necesaria
realización de algunas actividades instrumentales. De entre las mismas destaca,
por su relevancia práctica, la de estudio y valoración de las series
documentales, en orden a determinar la procedencia de su conservación y régimen
de acceso o, por el contrario, su eventual eliminación, cuando no resulte
oportuno su archivo, por carecer de valor histórico o probatorio.
Con el objeto de realizar dichas actividades, mediante
el presente Acuerdo y de conformidad con lo previsto en el Reglamento de
Archivo, se crea la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid, que tiene la
naturaleza de unidad administrativa de carácter técnico.
El presente Acuerdo, además de su creación, regula la
composición, funciones y funcionamiento de la Comisión de Archivo, establece la
normativa referida a sus actos, como son las propuestas de evaluación, la
publicidad de sus acuerdos o el procedimiento para la eliminación de
documentos, en los casos en que así proceda.
Artículo
1. Creación.
Se crea la Comisión de Archivo de la Asamblea de
Madrid, unidad administrativa de composición colegiada y carácter técnico, a la
que le corresponde la ejecución del Reglamento de Archivo de la Cámara en
materia de acceso, estudio y valoración de los documentos y series documentales
de titularidad pública producidos o tramitados por la Asamblea, para su
conservación o, cuando proceda, eliminación.
Artículo
2. Composición.
1. La Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid
estará formada por:
a) El Secretario General de la Asamblea de Madrid o un
Letrado en quien este delegue.
b) El Director de Gestión Parlamentaria o un Letrado
en quien este delegue.
c) El Delegado de Protección de Datos o un Letrado en
quién este delegue.
d) El Jefe del Departamento competente en las series
documentales objeto de valoración o un funcionario público de dicho Departamento
en quien este delegue.
e) El Jefe del Servicio de Archivo o funcionario
público de dicho Departamento en quien este delegue.
Actuará como Presidente el titular de la Secretaría
General o, si hubiera delegado su asistencia en un Letrado, el Director de
Gestión Parlamentaria. Actuará como Secretario el Jefe del Servicio de Archivo
o funcionario público en quien delegue.
2. La Comisión de Archivo podrá recabar, a través de
la Secretaría General de la Cámara, informe o asistencia del personal de la
Asamblea de Madrid que sea competente en el asunto objeto del estudio, por su
conocimiento en la materia. La persona designada al efecto asistirá a las
reuniones a las que sea convocado con voz, pero sin voto.
Artículo
3. Funciones.
La Comisión de Archivo es competente para:
a) Determinar los criterios de valoración de las
series documentales para el establecimiento de los plazos de permanencia,
custodia y control de los documentos, el régimen de acceso y su conservación
permanente o, cuando proceda, eliminación.
b) Emitir dictamen, previo y preceptivo, sobre la
aprobación de las Tablas de Valoración por la Mesa de la Asamblea, así como de
las series documentales, y controlar su correcta aplicación.
c) Emitir dictamen, previo y preceptivo, sobre la
autorización de eliminación de aquellos documentos que, extinguido su valor
probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de interés para conservarlos.
d) Unificar los criterios de aplicación del derecho de
acceso a los documentos de titularidad pública y a su información, de acuerdo
con las resoluciones que adopte el órgano de reclamación previa en materia de
acceso y que establezca la Asamblea de Madrid en su ámbito de actuación.
e) Emitir los informes que le sean solicitados en
relación con las competencias de la propia Comisión por los diferentes órganos
de la Asamblea de Madrid.
f) Determinar los documentos vitales resultantes de
las funciones y actividades críticas de la Asamblea de Madrid.
g) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que
permita el cumplimiento de sus funciones.
h) Proponer actuaciones que conlleven la mejora y
mantenimiento del Sistema de Gestión Documental.
i) Elevar a la Mesa de la Asamblea los informes
referidos al acceso a los documentos, de acuerdo con la normativa en vigor, en
los casos de acceso restringido, establecer el grado de confidencialidad y el
plazo de finalización de la reserva.
j) Establecer las normas técnicas para el tratamiento
y la preservación de los documentos electrónicos, garantizando su autenticidad,
la integridad de su contenido, la conservación de los mismos y, si ha lugar, su
confidencialidad.
Corresponde la iniciativa para su establecimiento al
responsable del Archivo, que elaborará la propuesta que proceda.
Artículo
4. Funcionamiento.
La Comisión de Archivo se reunirá al menos una vez al
año, a convocatoria de su Presidente, y, en todo caso, cuando sea necesario
para el desarrollo de las funciones que le corresponden conforme al artículo 3.
Artículo
5. Las propuestas de evaluación.
1. El Secretario de la Comisión de Archivo es el
órgano competente para elaborar las propuestas y fichas de valoración.
2. Las propuestas elaboradas por el Secretario serán
presentadas a la Comisión de Archivo y deberán contener, como mínimo y en
apartados individualizados:
1º. La identificación de la serie documental.
2º. La referencia a la normativa aplicable.
3º. La descripción sumaria de los trámites y
documentos que conforman los expedientes.
4º. Un análisis del valor de los documentos.
5º. Una propuesta de resolución, en la que se
especifiquen singularmente los plazos de conservación o, en su caso, si procede
acordar la eliminación.
3. Las propuestas del Secretario de la Comisión de
Archivo serán objeto de publicación en el portal de transparencia de la
Asamblea de Madrid.
Artículo
6. El dictamen de la Comisión de
Archivo.
1. Previa valoración de la propuesta elevada por su
Secretario, la Comisión de Archivo adoptará el acuerdo que proceda, que se
formalizará como dictamen de la Comisión.
2. El dictamen de la Comisión de Archivo deberá
contener, como mínimo y en apartados individualizados:
1º. La identificación y descripción del documento o
serie documental.
2º. Los motivos que determinan su conservación o, en
su caso, eliminación.
3º. La indicación de que contra los acuerdos que
pudieran adoptarse cabe la interposición de recurso de reposición ante la Mesa
de la Asamblea de Madrid, en el plazo de un mes desde la publicación en el
Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid del acuerdo de la Mesa de la Cámara
por el que se apruebe el dictamen de la Comisión.
4º. La indicación de que la eficacia de la
autorización para la eventual eliminación no será efectiva hasta que transcurra
el plazo de tres meses desde la publicación oficial del acuerdo de la Mesa de
la Cámara por el que se apruebe el dictamen de la Comisión.
5º. La destrucción del documento no podrá llevarse a
cabo hasta que se constate que no se han interpuesto recursos y, por tanto, que
la autorización contenida en el dictamen es firme.
6º. La determinación de las medidas que se adoptarán
para la destrucción de los documentos o, cuando proceda, para su conservación
en soporte digital distinto al original.
3. Los dictámenes de la Comisión de Archivo serán
objeto de publicación en el portal de transparencia de la Asamblea de Madrid.
Artículo
7. Aprobación del dictamen de la
Comisión de Archivo y publicidad de los acuerdos de la Mesa de la Asamblea.
1. La Mesa de la Asamblea de Madrid valorará y, si
procede, aprobará el dictamen presentado por la Comisión de Archivo sobre la
conservación de documentos o series documentales o, en su caso, su eliminación,
autorizando ésta cuando proceda.
2. El acuerdo de la Mesa por el que se apruebe el
dictamen de la Comisión de Archivo será objeto de publicación en el Boletín Oficial
de la Asamblea de Madrid.
Artículo
8. Procedimiento de eliminación.
1. Una vez sea firme la autorización de eliminación
acordada por la Mesa de la Asamblea, el Jefe del Servicio de Archivo acordará
la iniciación de un procedimiento de eliminación de los correspondientes documentos
o series documentales.
2. El acuerdo de iniciación deberá contener, como
mínimo y en apartados individualizados:
1º. La propuesta de eliminación, a la que se podrá
adjuntar la información o documentos anexos que se consideren oportunos.
2º. El acuerdo de autorización de eliminación adoptado
por la Mesa de la Cámara, al que se podrán anexar los documentos
administrativos y judiciales que hubieran podido formar parte del proceso de
dicha autorización.
3. Transcurrido el plazo de tres meses desde la
publicación oficial del Acuerdo referido en el artículo anterior, el Jefe del
Servicio de Archivo y el Jefe de la Unidad Productora levantarán acta de
eliminación, en la que se acreditará dicha circunstancia y el hecho de que no
existe constancia de interposición de recursos administrativos y que, en
consecuencia, la autorización de la Mesa es firme.
En el acta se hará constar:
a) La fecha de la autorización de la Mesa de la
Asamblea.
b) La identificación y código de clasificación de la
serie documental.
c) El año o período de tiempo de los documentos
destruidos.
d) La unidad productora de la serie documental.
e) El volumen tipo de soporte de los documentos o series
documentales eliminados.
f) La existencia, en su caso, de soporte de
sustitución y las características técnicas del mismo.
g) El lugar, fecha y duración de los trabajos de
eliminación, procedimiento utilizado, y personal autorizado que da fe de la
operación y del acta.
Disposición
Final
La presente norma entrará en vigor a los veinte días
de su publicación en el Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid.
