Acuerdo de 20 de mayo de 2019, de la Mesa de la Asamblea, por el que se
aprueba el Reglamento del Archivo de la Asamblea de Madrid. ()
La Mesa de la
Asamblea, en sesión celebrada el día 20 de mayo de 2019, a propuesta de la
Secretaría General de la Asamblea (RSSG.499),
ACUERDA
Primero.
Aprobar el
Reglamento del Archivo de la Asamblea de Madrid, añadiendo al artículo 23, un
nuevo apartado, con el siguiente tenor: "23.4. Las consultas serán
resueltas dentro del plazo establecido por la Mesa de la Cámara, de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes en la materia".
Segundo.
Ordenar su
publicación en el Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid.
REGLAMENTO DEL
ARCHIVO DE LA ASAMBLEA DE MADRID
La Asamblea de
Madrid, en ejercicio de la autonomía parlamentaria que le es propia y tiene
estatutariamente reconocida, se dotó en el año 2000 de un Reglamento regulador
de su Archivo.
Dicho Reglamento
disciplina sus fondos, delimita el concepto de usuarios, regula las
transferencias de documentación que al mismo deben realizar los restantes
servicios de la Cámara y concreta el régimen de acceso, precisando la forma en
la que deben efectuarse las consultas de aquellos fondos, así como, cuando
eventualmente proceda, la valoración y posterior conservación o destrucción. La
aprobación del considerado Reglamento por la Mesa de la Cámara se integró en el
proceso de establecimiento del Sistema Integrado de Gestión Parlamentaria (SGP)
que, tras la aprobación del Reglamento de la Asamblea de Madrid de 1997, se había
implantado en 1998, con la finalidad de permitir el establecimiento de una
estructura normalizada de la información, en su mayoría en soporte papel, fruto
de un exhaustivo análisis del flujo de documentos en la gestión parlamentaria.
Se sentaron así las bases de la gestión documental en el órgano legislativo y
representativo del pueblo de Madrid, de manera que, desde que un documento
llega al Registro General de la Cámara, se inicia un expediente, permitiendo al
personal del Archivo capturar los datos contenidos en los documentos y
conformar el expediente parlamentario normalizado e indizado. La resultante ha
sido la agilización de la atención a los usuarios y el acercamiento de la labor
cotidiana del Archivo a los ciudadanos.
Transcurridos prácticamente veinte años desde aquella
norma, con el marco de un nuevo Reglamento
de la Asamblea de Madrid que ha entrado en vigor el día 1 de abril de 2019,
así como de la modificación operada por el Pleno en el Estatuto
del Personal de la Cámara, se aprueba el presente Reglamento del Archivo en
orden a permitir la gestión integral de los documentos que contiene el Archivo,
configurada dicha gestión como un sistema transversal que implicará a la
totalidad de la organización parlamentaria en la normalización de sus
procedimientos.
El presente
Reglamento, como no podía ser de otro modo, se ajusta a la normativa legal de
pertinente aplicación en materia de gestión de documentos, conservación y
acceso, a la vez que pretende dar respuesta a la creciente complejidad de las
tecnologías de la información, con el presupuesto de que la comunicación con la
ciudadanía y la transparencia tienen que ser los pilares en los que se asentará
la gestión documental electrónica del patrimonio documental de la Asamblea de
Madrid.
La aprobación de
la presente disposición general encuentra su título habilitante en el vigente
Reglamento de la Asamblea de Madrid, ajustándose a la regulación de los medios
personales y materiales de la Cámara establecida en su artículo 84.
TÍTULO I
Disposiciones
generales
Artículo 1. Objeto.
1. El presente
Reglamento regulador del Archivo de la Asamblea de Madrid tiene por objeto
disciplinar el sistema de gestión documental de la Cámara, que, conforme al
artículo 84 de su Reglamento, goza de personalidad jurídica propia para el
cumplimiento de sus fines, disponiendo al efecto de su propio Archivo, cuya regulación
es competencia de la Mesa de la Asamblea.
2. El presente
Reglamento del Archivo de la Asamblea de Madrid define la organización y el
funcionamiento de dicho Archivo, con el fin de preservar, valorar y custodiar
sus documentos para posibilitar el acceso a la información que contiene por
parte de los miembros de la Cámara, los órganos de la misma, el personal al
servicio de la institución, y en general, a todos los ciudadanos, en los
términos establecidos en este Reglamento.
Artículo 2. Ámbito de
aplicación.
Las disposiciones
del presente Reglamento serán de aplicación a todos los documentos, públicos o
privados, que integren o puedan integrar el patrimonio documental de la
Asamblea de Madrid, entendiéndose por documento toda fuente de información de
cualquier edad, en lenguaje textual, gráfico, sonoro e imagen y/o audiovisual,
natural o codificado, en un soporte o material de cualquier tipo, incluyendo
expresamente los informáticos, con independencia de la tecnología utilizada
para su generación y que constituyan el testimonio de sus actividades en el
desarrollo de las funciones propias de la Cámara.
Los documentos del
Archivo acreditan los derechos y obligaciones de la Asamblea de Madrid.
Artículo 3. El patrimonio
documental de la Asamblea de Madrid.
El patrimonio
documental de la Asamblea de Madrid está conformado por el conjunto de
documentos que, desde el momento de su institucionalización en el año 1983, han
sido generados, así como los que se generarán en el futuro, y los reunidos, recibidos
o transferidos al amparo de una ley por otras instituciones vinculadas al
Parlamento, ya procedan de:
a) Los Diputados
miembros de la Asamblea.
b) Los órganos de
la Cámara.
c) La Presidencia
y su Gabinete.
d) La Secretaría
General y las unidades administrativas dependientes de la misma.
e) El personal de
la Cámara en el ejercicio de sus funciones.
f) El Tribunal
Administrativo de Recursos Contractuales de la Asamblea de Madrid.
g) Las
instituciones del Defensor del Menor y del Consejo Asesor de Radio Televisión
Española en Madrid, respecto de los documentos transferidos por sus respectivas
normas de disolución.
h) Las personas
físicas o jurídicas ajenas a la Asamblea de Madrid, en el desarrollo de una
actividad delegada o contratada por el Parlamento.
i) Las personas
físicas o jurídicas que hagan donación o cesión de sus documentos, mediante
convenio firmado por las partes.
TÍTULO II
El archivo de la Asamblea
de Madrid y su sistema archivístico
SECCIÓN 1ª. ÓRGANOS Y FUNCIONES
Artículo 4. Definición del
Archivo de la Asamblea de Madrid.
1. El Archivo de
la Asamblea de Madrid es un servicio administrativo especializado de la Cámara,
cuya función es la de asumir el tratamiento archivístico de los documentos y
expedientes, en cualquier soporte, producidos o recibidos en la Asamblea de
Madrid por los órganos dependientes de la Presidencia y su Gabinete, de la
Secretaría General y sus departamentos adscritos.
El Archivo asume
la gestión de los documentos producidos o reunidos por la Asamblea de Madrid en
el ejercicio de sus funciones, de manera que garantiza, al menos:
a) La creación de
documentos auténticos y fiables.
b) La
disponibilidad de los documentos y el seguimiento de su uso.
c) La adecuada
ubicación de los documentos de acuerdo con sus necesidades de uso.
d) La selección de
los documentos que se han de conservar permanentemente en su archivo histórico.
e) La valoración,
selección y eliminación de los documentos que, superados los plazos de vigencia
y prescripción cautelar que se determinen por la Comisión de Archivo de la
Asamblea de Madrid, se consideren carentes de cualquier tipo de valor como para
aconsejar su conservación permanente como testimonios históricos.
2. A los
documentos que constituyen el fondo documental de la Asamblea de Madrid se les
aplicará la metodología archivística en la definición de los procesos de
producción administrativa, tendente a garantizar el correcto tratamiento,
conservación, acceso y comunicación.
Los documentos
públicos o privados que lo integran, son:
a) Los documentos
generados o recibidos en el marco del procedimiento de la gestión parlamentaria
y de la administración de la Asamblea de Madrid.
b) Los documentos
que sin estar específicamente regulados sirven como elementos de información y
conocimiento.
c) Los documentos
cartográficos, fotográficos, audiovisuales y multimedia.
d) Los ficheros de
datos automatizados, el software y hardware utilizados en el tratamiento de la
información.
e) Los contenidos
de las sucesivas etapas de información y difusión de la actividad parlamentaria
albergados en la página web de la Cámara.
f) Los documentos
electrónicos, tanto los que son digitalizados para su conservación y acceso,
como aquellos generados, gestionados y transmitidos por medios electrónicos,
informáticos o telemáticos y que reúnan los requisitos exigidos por las leyes
en vigor.
g) Cualesquiera
otros reunidos por diferentes procedimientos.
Artículo 5. Órganos de
dirección y coordinación del Archivo de la Asamblea de Madrid.
1. Corresponde a
la Mesa de la Asamblea, como órgano de dirección del Archivo:
a) La aprobación
de la normativa de organización y funcionamiento del Archivo de la Asamblea de
Madrid.
b) La aprobación
de las instrucciones técnicas en materia de tratamiento archivístico del
Archivo de la Asamblea de Madrid.
c) Cualesquiera
otras competencias que se le puedan encomendar reglamentariamente en su ámbito
de actuación.
2. Corresponde a
la Secretaría General de la Asamblea, a través de la Dirección de Gestión
Parlamentaria, y bajo la dirección de la Mesa:
a) La elaboración
de la política de gestión documental de la Asamblea de Madrid.
b) La coordinación
técnica y la inspección en materia de archivos y gestión documental de la
Asamblea de Madrid.
c) Cualesquiera
otras competencias que le sean propias, en el uso de sus atribuciones.
Artículo 6. Funciones del
Archivo.
El Archivo de la
Asamblea de Madrid, ubicado en la institución, será el órgano coordinador del
sistema archivístico en el Parlamento autonómico, correspondiéndole las
siguientes funciones, de acuerdo con las instrucciones del Director de Gestión
Parlamentaria:
a) Elaborar las
normas técnicas y las instrucciones específicas que definan los criterios de
organización y funcionamiento del Archivo: clasificación, descripción,
calendario de conservación o eliminación y acceso.
b) Establecer los
criterios técnicos de tratamiento de los expedientes en los diferentes
departamentos de la Cámara.
c) Determinar los
instrumentos de descripción de los fondos documentales y asignar descriptores a
los documentos para facilitar su indización.
d) Evaluar las
series documentales y hacer las propuestas de conservación o eliminación en la
Comisión de Archivo.
e) Custodiar los
fondos documentales con el fin de preservarlos y conservarlos como patrimonio
documental de la Asamblea de Madrid.
f) Colaborar en la
definición y mantenimiento de los procesos del sistema de gestión documental de
la Cámara en lo que se refiere a identificación de procedimientos, tipología de
documentos y circuitos documentales.
g) Facilitar la
consulta y el acceso a los documentos y la información.
h) Organizar y
conservar los documentos audiovisuales y fotográficos y multimedia.
i) Elaborar las
memorias y resúmenes de actividad parlamentaria de la Asamblea de Madrid.
j) Colaborar en la
promoción de las actividades de investigación y difusión del patrimonio
documental de la institución.
k) Cualesquiera
otras que por su función pudieran corresponderle.
Artículo 7. Medios personales
y materiales.
1. El Archivo de
la Asamblea de Madrid contará con personal especializado en materia de
archivos.
La Mesa de la
Asamblea de Madrid establecerá las reglas de integración de los empleados
públicos adscritos al cuerpo y escala de Archiveros y Bibliotecarios, con la
formación y la experiencia adecuada, de acuerdo con lo que se disponga en el
Estatuto de Personal y el Reglamento de Régimen Interior. Sobre este personal
recaerá la función archivística de su patrimonio documental.
2. El Archivo estará dotado con los medios materiales,
técnicos y de espacio necesarios para llevar a cabo su cometido.
3. Los depósitos
del Archivo serán de acceso reservado a los funcionarios que componen su
plantilla, salvo autorización expresa de la Secretaría General.
En todo caso, el
acceso y la visita de personas ajenas al departamento de Archivo siempre tendrá
lugar con el debido acompañamiento de una persona adscrita a dicha unidad
administrativa.
4. El personal
adscrito a la unidad de Archivo está obligado a guardar sigilo sobre las
materias de las que conozca en el desempeño de sus funciones.
Artículo 8. La Comisión de
Archivo de la Asamblea de Madrid.
1. La Comisión de
Archivo de la Asamblea de Madrid es el órgano colegiado de carácter técnico al
que corresponde la aplicación del régimen de acceso y la valoración de los
documentos de titularidad pública que formen parte del Archivo de la Asamblea
de Madrid.
2. La Comisión de
Archivo estará compuesta por los siguientes miembros:
a) Presidente: El
Presidente de la Asamblea, un miembro de la Mesa o el titular de la Secretaría
General.
b) Vocales:
- El Director de
Gestión Parlamentaria o un Letrado en quien delegue.
- El Delegado de
Protección de Datos o un Letrado en quien delegue.
- El Jefe del
Departamento competente en las series documentales objeto de valoración o
funcionario público de dicho Departamento en quien delegue.
c) Actuará como
Secretario el Jefe del Servicio de Archivo o funcionario público de dicho Departamento
en quien delegue.
3. Son funciones
de la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid:
a) Determinar los
criterios de valoración de las series documentales para el establecimiento de
los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos, el régimen de
acceso y la eliminación o conservación permanente.
b) Emitir
dictamen, previo y preceptivo, sobre la aprobación de las Tablas de Valoración
por la Mesa de la Asamblea, de las series documentales y controlar su correcta
aplicación.
c) Emitir
dictamen, preceptivo y vinculante, sobre la autorización de eliminación de
aquellos documentos que, extinguido su valor probatorio de derechos y
obligaciones, carezcan de interés para su conservación.
d) Unificar los
criterios de aplicación del derecho de acceso a los documentos de titularidad
pública y a su información, de acuerdo con las resoluciones que adopte el
órgano de reclamación previa ante el que resolver las resoluciones dictadas en
materia de acceso a los documentos de titularidad pública y a su información
que establezca la Asamblea de Madrid en su ámbito de actuación.
e) Emitir los
informes que le sean solicitados en relación con las competencias de esta
Comisión por los diferentes órganos de la Asamblea de Madrid.
f) Determinar los
documentos vitales resultantes de las funciones y actividades críticas de la
Asamblea de Madrid.
g) Elevar
propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus
funciones.
h) Proponer
actuaciones que conlleven la mejora y el mantenimiento del Sistema de Gestión
Documental.
i) Elevar a la
Mesa de la Asamblea, a través de la Dirección de Gestión Parlamentaria, los
informes referidos al acceso a los documentos, de acuerdo con la normativa en
vigor; en el supuesto de acceso restringido, establecer el grado de
confidencialidad y el plazo de finalización de la reserva.
j) Establecer las
normas técnicas, a propuesta del responsable del Archivo, para el tratamiento y
la preservación de los documentos electrónicos, garantizando su autenticidad,
la integridad de su contenido, la conservación y, si ha lugar, la
confidencialidad.
4. La Comisión de
Archivo se reunirá al menos una vez al año y, en todo caso, cuando sea
necesario para el desarrollo de sus funciones, a solicitud de su Secretario.
5. La Secretaría
General de la Asamblea de Madrid dotará a la Comisión de Archivo de la
normativa necesaria para su organización y funcionamiento.
[Por Acuerdo
de 25 de julio de 2019, de la Mesa de la Diputación Permanente de la
Asamblea, se crea la Comisión de Archivo en la Asamblea de Madrid y las reglas
de composición, funciones y funcionamiento de la citada Comisión]
SECCIÓN 2ª. SISTEMA ARCHIVÍSTICO
Artículo 9. Definición y
funciones.
1. El sistema
archivístico de la Asamblea de Madrid es la estructura sobre la que se organiza
el patrimonio documental de la Asamblea de Madrid, fundamentándose en el
desarrollo de un sistema unificado e integrado en la gestión de los documentos
generados y recibidos por la institución, en orden a permitir el control y el
tratamiento de los mismos, al margen de su soporte, desde su creación hasta su
conservación permanente o eliminación.
2. El Archivo de
la Asamblea de Madrid se estructura en un archivo general y los archivos de gestión
de cada departamento de la Cámara.
3. Son funciones
del Archivo, en relación con el sistema archivístico de la Cámara:
a) Redactar las
directrices para la organización de los archivos de gestión y supervisar su
funcionamiento.
b) Diseñar, regular
y planificar el conjunto del sistema archivístico de la Asamblea de Madrid.
c) Promover la
formación del personal en la organización y el tratamiento técnico de los
documentos.
Artículo 10. Los Archivos de
gestión.
Los documentos y
expedientes parlamentarios y de la administración parlamentaria existentes en
los distintos departamentos de la Asamblea de Madrid serán los archivos de
gestión integrados en el Sistema Archivístico durante la etapa activa del ciclo
de vida de los documentos y se custodiarán, mientras dure la tramitación, para
posteriormente ser transferidos al Archivo General, siguiendo las instrucciones
y plazos definidos al efecto.
La conservación y
custodia de los documentos en esta etapa serán responsabilidad de las jefaturas
de las distintas unidades que gestionan.
Artículo 11. El Archivo
General.
1. El Archivo
General es la unidad administrativa donde se custodia toda la documentación de
la gestión y administración parlamentaria que procede de los archivos de
gestión, una vez transcurrido el plazo reglamentario de permanencia en los
mismos.
2. Los documentos
semiactivos contenidos y transferidos al Archivo General recibirán el
tratamiento técnico archivístico adecuado para posibilitar su selección y la
eliminación de aquellos que han perdido completamente su valor y utilidad
administrativa y que no tengan ningún valor histórico como para justificar su
conservación. Dichos documentos servirán de soporte en la búsqueda de
información del personal de la Cámara en el cumplimiento de sus funciones.
3. Los documentos
históricos cuya conservación permanente se haya determinado, de acuerdo con su
valor, se custodiarán en el Archivo General de la Asamblea de Madrid, en su
calidad de archivo histórico, y darán fe de la gestión de la institución a lo
largo de su historia, a la vez que servirán de consulta a los investigadores y
estudiosos y aquellos parlamentarios y funcionarios que precisen acceder a la
información contenida en los mismos. La consulta será posible siempre que no
ponga en peligro la integridad física de los documentos.
SECCIÓN 3ª. SISTEMA ELECTRÓNICO DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 12. El sistema
electrónico de gestión de documentos en la Asamblea de Madrid.
1. El sistema
electrónico de gestión de documentos en la Asamblea de Madrid tendrá en cuenta
la doble vertiente de la institución, en cuanto que, por un lado, es
representativa del pueblo de Madrid y su órgano legislativo y, por otro, tiene
la capacidad presupuestaria para organizar su gestión interna. Esta doble
vertiente contemplará, además de las funciones parlamentarias de los órganos
funcionales de la Asamblea de Madrid, la de los diferentes departamentos sobre
los que recae la administración del Parlamento autonómico.
2. La gestión de documentos electrónicos será el
conjunto de operaciones técnicas integradas en la gestión parlamentaria y de la
administración parlamentaria ya definidas y estarán basadas en el análisis de
la producción documental y la unificación de su tratamiento, el análisis de los
valores de los documentos, la planificación, el control, el uso y la
conservación o eliminación, con el fin de ofrecer una gestión más eficaz.
3. El sistema
electrónico de archivos contemplará la producción documental como un ciclo
completo, desde el inicio de la gestión en el Registro General hasta el destino
final de todo el conjunto de documentos generados en ese procedimiento
estructurado que ya estará automatizado. Todos los documentos que se generen a
través de un sistema electrónico de gestión tendrán que estar basados en el
orden de la producción dentro del citado procedimiento estructurado.
Artículo 13. Elementos que
integran la gestión documental electrónica.
1. Los elementos
que integran la gestión documental electrónica son:
a) Las bases de
datos.
b) El catálogo de
procedimientos.
c) El catálogo de
servicios.
2. Las bases de
datos del Archivo son el conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto,
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Dicho conjunto contiene
información única y válida, que puede ser modificada con el tiempo, ya que
permite operaciones de actualización, borrado y edición, además de las de
consulta, por lo que incrementan la eficacia para la institución ya que son
administradas de forma corporativa por una única unidad de gestión, con
criterios uniformes.
3. El catálogo de
procedimientos es el resultado de la gestión de procesos que se establecen al
configurar los procedimientos concretos basados en la gestión integral de los
expedientes que se generan en la institución parlamentaria, a la vez que define
la identificación de los documentos, su valoración, las unidades
intervinientes, los trámites parlamentarios y administrativos y las normas
reguladoras.
A estos efectos,
los diferentes departamentos con distintas funciones serán los encargados de
definir las mismas, de manera que se puedan procesar de forma automática para
cada uno de los procesos que conforman el catálogo.
4. El catálogo de
servicios, ordena y categoriza la información final que produce el Parlamento,
entendiendo esta información como la integración en la gestión del ciclo
documental completo, describiendo los servicios y las condiciones de acceso.
Artículo 14. Sistemas básicos
de la gestión documental electrónica.
1. Los sistemas
básicos de la gestión documental electrónica son:
a) El sistema de
gestión de registro.
b) El sistema de
gestión de expedientes.
c) El sistema de
gestión de archivo.
2. El sistema de gestión de registro será único y
corporativo, de entrada y de salida y dejará la constancia de cada asiento,
garantizando su inclusión informática en el sistema integrado de gestión, de
esta manera el documento electrónico tendrá carácter único, íntegro, original y
seguro con un contenido estructurado y contextualizado, y será evidencia de las
acciones y funciones de la institución parlamentaria que los genera o recibe,
los gestiona y los transmite por medios electrónicos, informáticos o
telemáticos.
3. El sistema de
gestión de expedientes una vez definido un proceso documental, ya sea
parlamentario o administrativo, incorporará el mismo al sistema de gestión
automatizado de procedimientos, que tendrá que estar ya determinado entre los
gestores productores, los administradores de las unidades documentales y los
responsables de la integración tecnológica, de esta forma quedará bien definida
la gestión de los expedientes y la producción de los documentos electrónicos
que se irán incorporando, de acuerdo con las estructuras de datos contenidas en
los catálogos de procedimientos.
4. El sistema de
gestión de archivo realizará un tratamiento normalizado de los contenidos de
cada procedimiento de gestión y analizará su conservación. Definirá de forma
precisa los protocolos de transferencia de toda la información, la del registro
general y la de gestión de expedientes y de estos dos sistemas al del archivo.
Este proceso deberá implicar la ausencia de duplicidad de las tareas de gestión
con las que ya existan en el sistema de producción administrativa.
El sistema de
gestión de archivo tendrá que definir las estrategias y la metodología para
garantizar la conservación y el acceso de los documentos electrónicos a lo
largo de su ciclo vital.
5. Los documentos
electrónicos se administrarán y tratarán técnicamente a la vez que se pondrán a
disposición de los usuarios en su forma original, a través del mismo medio
electrónico donde se ha producido. Estos nuevos documentos electrónicos
constituirán el patrimonio documental de la Asamblea de Madrid, que se generará
en el ámbito de su gestión y que serán probatorios de derechos y obligaciones.
6. La Asamblea de
Madrid adoptará las medidas técnicas y personales que garanticen la puesta en
marcha de su gestión documental electrónica.
TÍTULO III
El sistema de
gestión documental
Artículo 15. Definición y
elementos.
1. El sistema de
gestión documental de la Asamblea de Madrid es el conjunto de operaciones y
técnicas integradas en la gestión administrativa general del Parlamento basadas
en el análisis de la producción documental, los procedimientos de la
tramitación y los valores de los documentos, el uso y la conservación o
eliminación de estos a los efectos de facilitar el acceso a la información
contenida en ellos.
2. El Archivo
define la descripción de los expedientes de la actividad parlamentaria y de la
gestión administrativa de la Cámara, el cuadro de clasificación, el calendario
de conservación o eliminación y el régimen de acceso a la información.
El Archivo identifica y relaciona las tipologías de
expedientes y documentos que genera o recibe la Asamblea de Madrid, define los
circuitos documentales que se producen en los procedimientos administrativos e
identifica para cada tipología los trámites y documentos que contienen los
expedientes.
3. El sistema de
gestión documental, integrado, realizará la clasificación y la descripción
normalizando el contenido de los documentos, así como su indización. Capturará
la información directamente desde el Registro General de la Cámara, de modo que
le permita conformar el expediente desde su inicio hasta su resolución. Con
dicho objeto se identificará y relacionará las tipologías de expedientes y
documentos que genera o recibe la Asamblea de Madrid, definirá los circuitos
documentales que se producen en los procedimientos administrativos, así como
las tipologías de los trámites y documentos que contienen los expedientes.
Artículo 16. El cuadro de
clasificación.
1. El cuadro de
clasificación ordena jerárquicamente e identifica las series documentales que
genera la Asamblea de Madrid en el cumplimiento de sus funciones, define todas
las tipologías de expedientes y de esta manera los documentos son tipificados,
clasificados y codificados a partir de los criterios definidos en el mismo
desde el momento que se generan o recepcionan.
2. Corresponde al
Archivo de la Asamblea de Madrid su definición y mantenimiento.
3. Todos los
documentos serán identificados de conformidad con el cuadro de clasificación y
ordenados con arreglo al mismo dentro del expediente y el archivo de gestión
correspondiente.
Artículo 17. De Las
transferencias al Archivo General de la Cámara.
1. Las
transferencias de series documentales al Archivo General son el proceso
mediante el cual los documentos y expedientes tramitados en los distintos
departamentos de la Cámara pasan al Archivo de la Asamblea de Madrid una vez
perdidos sus valores administrativos, de acuerdo con el calendario de
conservación ya establecido por el propio Archivo. Se enviarán necesariamente
junto con el impreso normalizado de ¿Transferencias al Archivo¿ y su ordenación
interna estará determinada por las instrucciones ya establecidas, por series
documentales, en cajas normalizadas suministradas por el Archivo, libres de
elementos de sujeción y eliminando copias y borradores.
2. Deberán
remitirse al Archivo, además de lo especificado en el artículo 3 de este
Reglamento:
a) Los documentos
que conforman el expediente personal de los parlamentarios.
b) Las actas
originales de Mesa, Junta de Portavoces, Pleno y Diputación Permanente que
generen los órganos del Parlamento en la organización de su trabajo, al
finalizar cada período de sesiones.
c) Toda la
documentación correspondiente a expedientes parlamentarios legislativos una vez
concluida su tramitación.
d) Toda la
documentación correspondiente a expedientes parlamentarios y de la
administración parlamentaria una vez concluida su tramitación.
e) Toda la
documentación correspondiente a la administración parlamentaria interna y
producida por sus órganos, concluidos los plazos establecidos en los informes
de evaluación de series documentales.
f) Todos los
expedientes electrónicos acompañados de un índice que contenga: sus metadatos,
la aplicación informática que los gestiona, las características de acceso y la
migración.
g) Toda
documentación de carácter oficial de la Asamblea de Madrid, cualquiera que sea
su soporte.
3. El Archivo a
efectos de dar cumplimiento al presente artículo mantendrá actualizado el
registro de transferencias a través de su base de datos.
4. Las personas
que por su función tengan a su cargo documentos oficiales estarán obligadas al
finalizar sus funciones a realizar la debida transferencia al Archivo o, en su
caso, cedérsela a las personas que le sustituyan el cargo.
Artículo 18. El Calendario de
conservación.
1. Los expedientes
y documentos parlamentarios y de la administración parlamentaria se evaluarán,
con el fin de determinar si su conservación será permanente o no, en función de
sus valores legales, jurídicos, políticos e históricos.
2. Corresponde a
la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid aprobar las normas de
conservación o eliminación de los expedientes y documentos y conformar el
calendario de conservación y eliminación en la Cámara.
3. Ningún
documento puede ser eliminado si no cuenta con la aplicación del calendario de
conservación y la evaluación de la Comisión de Archivo.
Artículo 19. La custodia y
conservación del patrimonio documental de la Asamblea de Madrid.
1. La custodia de
todos los documentos que integran el patrimonio documental de la Asamblea de
Madrid recaerá en su Archivo, al que se dotará de los depósitos y repositorios
electrónicos necesarios para llevar a cabo su función.
2. Los documentos
valorados históricos y de conservación permanente permanecerán en el Archivo de
la Asamblea de Madrid, en su calidad de archivo histórico, como testimonio de
su memoria en el desarrollo de su función.
3. La Asamblea de
Madrid garantizará la custodia y conservación de sus documentos electrónicos
para lo que se dotará de los medios personales, materiales y tecnológicos
necesarios para su archivo definitivo.
4. El Archivo
tomará todas las medidas necesarias para mantener sus fondos en buenas
condiciones y asegurar su conservación.
Los depósitos del
Archivo se ubicarán en el lugar idóneo para cumplir la finalidad mencionada y
tendrán las condiciones climáticas de temperatura, humedad y ventilación.
5. Especial atención se prestará a la preservación de
documentos en soporte electrónico, magnético y otros, así como de los
multimedia, audiovisuales y fotográficos.
6. Se garantizará
la seguridad de los documentos de manera que se ofrezcan garantías contra
robos, incendios y plagas y cualquier otro elemento o circunstancia que pueda
suponer un peligro para su adecuada conservación.
TÍTULO IV
El acceso a los
documentos
SECCIÓN 1ª. EL ACCESO A LOS
DOCUMENTOS
Artículo 20. Finalidad.
La Asamblea de
Madrid permitirá el acceso a sus documentos de archivo y posibilitará la
disponibilidad de los mismos mediante los instrumentos técnicos de descripción
e información.
Artículo 21. Usuarios.
Tendrán acceso a
los documentos los usuarios que se relacionan, previa formalización por escrito
o telemática de la oportuna solicitud, atendiendo a los requisitos de acceso y
de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente:
a) Los Diputados
de la Asamblea de Madrid.
b) Los órganos de
la Cámara.
c) La Presidencia
y su Gabinete.
d) La Secretaría
General y sus departamentos dependientes.
e) El personal de
la Cámara en el ejercicio de sus funciones.
f) El personal
acreditado de los Grupos Parlamentarios.
g) Órganos e
instituciones, previa solicitud y cumplimiento de los requerimientos que por
parte de la Mesa de la Asamblea se establezcan.
h) Los
investigadores que lo soliciten, previo solicitud y cumplimiento de los
requerimientos que se establezcan.
i) Los ciudadanos,
de conformidad con lo establecido en la legislación vigente en la materia.
Artículo 22. Régimen de acceso.
1. El acceso a los
documentos queda regulado en el presente Reglamento, de acuerdo con lo
dispuesto por el Reglamento de la Asamblea.
2. La Secretaría General elevará a la Mesa de la
Asamblea, previo informe de la Comisión de Archivo, los criterios que
determinen la libre accesibilidad o eventual restricción de cada serie
documental, de conformidad con la legislación vigente.
3. El Archivo, a
través de la Secretaría General, propondrá a la Mesa de la Asamblea el
establecimiento de los criterios de acceso cuando la consulta de los originales
suponga un eventual riesgo para la conservación de los mismos.
4. El acceso a los
documentos sólo podrá ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente
establecidas. Las denegaciones del derecho de acceso se harán por resolución
motivada del órgano competente.
5. Los documentos
publicados en las publicaciones oficiales de la Asamblea de Madrid, Boletín y
Diario de Sesiones, serán accesibles desde su entrada en el Archivo.
Artículo 23. Modalidad de
acceso y consulta.
1. El acceso a la
información estará disponible por:
a) Consulta
telemática a través de intranet e internet.
b) Consulta
directa en los despachos del Archivo.
c) Consulta
directa mediante llamada telefónica.
2. El Archivo
llevará un registro de consultas, en el que conste el peticionario, el objeto
de la solicitud y la fecha de petición y la de entrega.
3. Todas las
consultas al Archivo deberán realizarse a través de un formulario normalizado,
que será facilitado al usuario. Las solicitudes podrán formularse por medios
telemáticos.
4. Las consultas
serán resueltas dentro del plazo establecido por la Mesa de la Cámara, de
acuerdo con las disposiciones legales vigentes en la materia.
Artículo 24. Reproducción de
documentos.
1. Todos los
términos de reproducción quedarán afectados por lo dispuesto en el artículo 22
de este Reglamento.
2. El derecho al
acceso posibilita la obtención de copias, simples o compulsadas, y certificados
de la información solicitada.
3. Las solicitudes
de copias, en general, se resolverán en el mismo día de recepción, salvo en
aquellos casos que supongan especial dificultad o volumen, en cuyo caso se
comunicará al solicitante el plazo de entrega, que variará en función de los
medios materiales y personales que existan en el Archivo.
4. Queda prohibida
la reproducción de copias de documentos suministradas por el Archivo, salvo que
la Mesa lo autorice, en todo caso se hará constar siempre la procedencia de los
documentos reproducidos.
5. Queda prohibida la reproducción de instrumentos de
descripción del Archivo que no hayan sido publicados.
Artículo 25. Préstamo.
1. Los documentos
originales solamente podrán ser solicitados en préstamo, por el personal de la
Cámara autorizado para ello y en el uso de sus funciones.
2. El préstamo
tendrá una duración máxima de 10 días hábiles. Finalizado dicho plazo, los
documentos tendrán que ser devueltos o ser objeto de solicitud de prórroga.
3. Mientras dure
el préstamo la persona o unidad administrativa será la responsable de la
integridad de la documentación y se comprometerá a devolverla en las mismas
condiciones físicas que les fue remitida.
4.
Excepcionalmente, la Mesa de la Cámara, previo informe de la Comisión de
Archivo, podrá autorizar la salida de documentos de la sede del Parlamento en
caso de exposiciones u otros motivos de tipo cultural. En todo caso, deberá
quedar copia de los documentos autorizados a salir, se elaborará autorización
por escrito y posterior recepción cuando sean devueltos.
SECCIÓN 2ª. LA DIFUSIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA ASAMBLEA DE MADRID
Artículo 26. Publicidad activa
y transparencia.
1. Con la
finalidad de facilitar la localización, identificación y acceso a los
documentos de titularidad de la Asamblea de Madrid, desde la unidad
administrativa de Archivo se deberá cumplir con los siguientes requisitos de
publicidad, actividad y transparencia:
a) Publicar los
instrumentos archivísticos de información y descripción de los documentos que
se custodian, a través del Portal de Transparencia y la página web de la
Cámara.
b) Publicar los
dictámenes de valoración de la Comisión de Archivo y sus propuestas de
conservación o eliminación.
c) Publicar las
limitaciones en el acceso a la consulta de documentos, e informar de la fecha
de accesibilidad a los mismos.
d) Informar de los
derechos a reclamar en vía contencioso-administrativa en aquellos casos que
haya sido denegada la consulta.
2. La información
expresada en el apartado anterior se podrá consultar en el Portal de
Transparencia de la Asamblea de Madrid y en su página web.
TÍTULO V
Régimen
sancionador
Artículo 27. Infracción del
Reglamento.
El incumplimiento de lo regulado en este Reglamento
puede comportar responsabilidad, que se resolverá de acuerdo lo dispuesto en la
normativa aplicable en su caso, cuando por mal uso negligencia se ocasionen
daños al patrimonio documental de la Asamblea de Madrid.
Disposición Adicional.
Se procederá a la
constitución de la Comisión de Archivo en el plazo máximo de tres meses desde
la entrada en vigor del presente Reglamento.
Disposición Final.
El presente Reglamento entrará en vigor al día
siguiente del de su publicación en el Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid.
