Orden 687/2018, de 24 de agosto, de la
Vicepresidencia, Consejería de Presidencia y Portavocía del Gobierno, por la
que se regula la legalización de documentos en la Comunidad de Madrid que deban
surtir efectos en el extranjero. ()
La
diligencia de legalización es un requisito imprescindible para que los
documentos expedidos en España surtan efectos en el extranjero, salvo aquellos
supuestos y países exceptuados en virtud de Convenios Internacionales suscritos
por el Estado español.
Previo
al trámite de legalización que se realiza por el Ministerio de Asuntos
Exteriores y de Cooperación, los documentos de la Comunidad de Madrid deben
legalizarse por la Dirección General de Asuntos Europeos y Cooperación con el
Estado de acuerdo con la competencia que tiene atribuida por el artículo
13.2.b) del Decreto 87/2018, de 12 de junio, del Consejo de Gobierno por el que
se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno.
La
multiplicidad de documentos que genera la actividad administrativa, así como la
variedad en cuanto al rango de los órganos que los producen y los firman,
aconsejan, con objeto de clarificar y agilizar el procedimiento de legalización
tanto para la propia Administración como para los ciudadanos, determinar los
trámites que deben realizarse así como los órganos competentes para firmar y
legalizar los documentos.
Además,
la incorporación de la Administración electrónica en la Comunidad de Madrid a
través de la utilización de la firma electrónica para establecer un sistema más
ágil, eficaz y sencillo, hace necesario adaptar el procedimiento de
legalización de documentos a este modo de firma.
Tanto la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, como la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público, incorporan la utilización de la firma electrónica
como mecanismo habitual de firma en la actuación administrativa.
Esta
circunstancia introduce un cambio que afecta al procedimiento de legalización
de documentos, de forma que debe procederse a la legalización de aquellos
firmados electrónicamente una vez hecha la comprobación necesaria de la
autenticidad de los mismos.
Es, por
tanto, objeto de la presente orden incorporar la legalización de documentos
firmados electrónicamente, así como mantener la regulación correspondiente a
aquellos firmados manualmente tal como se venía haciendo hasta el momento.
En
relación con estos últimos se establecen los órganos de las diferentes
Consejerías que deben visar los documentos una vez firmados por los órganos
competentes. Estos documentos serán posteriormente remitidos a la Dirección
General de Asuntos Europeos y Cooperación con el Estado para su legalización.
Las firmas de los órganos que visen los documentos deberán reconocerse
previamente por la Dirección General de Asuntos Europeos y Cooperación con el
Estado como soporte de la ulterior legalización que se realice.
Una vez
legalizados los documentos por la Comunidad de Madrid, la legalización última
corresponde a la Administración General del Estado. El Ministerio de Asuntos
Exteriores, Unión Europea y Cooperación legaliza los documentos destinados a
países que no formen parte del Convenio de la Haya. Por el contrario,
corresponde al Ministerio de Justicia la legalización de documentos que vayan a
tener efectos en un país miembro del Convenio de la Conferencia de la Haya de
Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961, mediante la Apostilla de
la Haya.
En
virtud de lo dispuesto en el artículo 50.3 de la Ley 1/1983, de 13 de
diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, y en
desarrollo del artículo 13.2 b) del Decreto 87/2018, de 12 de junio, del
Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la
Vicepresidencia, Consejería de Presidencia y Portavocía del Gobierno,
DISPONGO
Artículo 1. Objeto de la Orden
Es
objeto de la presente Orden regular el procedimiento de legalización de
documentos de la Comunidad de Madrid que deban tener efectos en el extranjero.
La competencia de legalización de los documentos de la Comunidad de Madrid
corresponde a la Dirección General de Asuntos Europeos y Cooperación con el
Estado de acuerdo con lo establecido en el artículo 13.2.b) del Decreto
87/2018, de 12 de junio, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la
estructura orgánica de la Vicepresidencia, Consejería de Presidencia y
Portavocía del Gobierno.
Con el
fin de establecer cómo debe realizarse la legalización, mediante la presente
Orden se designan los órganos de las Consejerías que deberán visar los
documentos elaborados por las mismas, y se incorpora la firma electrónica de
los documentos que deban ser legalizados.
Artículo 2. Legalización de documentos firmados
manualmente
Los
documentos elaborados por las Consejerías que deban surtir efectos en el
extranjero y hayan sido firmados manualmente deberán visarse por los titulares
de los órganos que a continuación se relacionan:
- Los Secretarios Generales Técnicos de
cada Consejería.
[Por
Resolución
de 10 de agosto de 2015, de la Secretaría General Técnica de la Consejería
de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno, se delega la competencia
para visar documentos que deban surtir efectos en el extranjero]
[Por
Resolución
3531/2018, de 22 de noviembre, de la Secretaría General Técnica de la
Consejería de Políticas Sociales y Familia, se delega el ejercicio de la
competencia para visar los documentos firmados manualmente de la Dirección
General de la Familia y el Menor, que deban surtir efectos en el extranjero]
- El Director General de Recursos
Humanos de la Consejería de Educación e Investigación en relación con el
personal dependiente del mismo.
- El Director General de Recursos
Humanos de la Consejería de Sanidad en relación con el personal dependiente del
mismo.
- Los Gerentes o Directores de la
Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.
Las
firmas de los titulares de los órganos señalados anteriormente se enviarán a la
Dirección General de Asuntos Europeos y Cooperación con el Estado para su reconocimiento
previo cumplimentando el "Impreso de reconocimiento de firmas para la legalización de
documentos" que figura en el Anexo de la presente
Orden.
Artículo 3. Legalización de documentos firmados
electrónicamente
La Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público, incorporan la exigencia de utilizar la firma
electrónica en la actuación administrativa.
Para
proceder a su legalización, los documentos firmados electrónicamente deberán
firmarse por:
- El Jefe de Área, Subdirector General o
Director General del órgano que ha elaborado el documento.
- El Director General de Recursos
Humanos de la Consejería de Educación e Investigación en relación con el
personal dependiente del mismo.
- El Director General de Recursos
Humanos de la Consejería de Sanidad en relación con el personal dependiente del
mismo.
- Los Gerentes, Directores o
Subdirectores Generales de la Administración Institucional de la Comunidad de
Madrid.
Los
documentos firmados electrónicamente serán legalizados por la Dirección General
de Asuntos Europeos y Cooperación con el Estado una vez comprobada la
autenticidad de los mismos.
Artículo 4. Texto de la diligencia de
legalización
La
legalización de todos los documentos se realizará mediante la incorporación en
el mismo de una diligencia de legalización que se realizará mediante la
inserción en el documento, siempre que no afecte a su contenido, del siguiente
texto:
"DILIGENCIA: Quedan legalizadas las
firmas que anteceden a la presente Diligencia para que surtan efectos en el
extranjero.
En Madrid, a - - - (fecha)".
Artículo 5. Cláusula de habilitación
La
Dirección General de Asuntos Europeos y Cooperación con el Estado podrá
reconocer la firma de los titulares de los órganos que se considere conveniente
con el fin de realizar la legalización de documentos con la mayor seguridad
jurídica y agilidad posible.
Además,
deberán enviarse para su reconocimiento por la Dirección General de Asuntos
Europeos y Cooperación con el Estado, las firmas de los suplentes de los
firmantes habituales para la legalización de documentos durante el tiempo que
dure la suplencia.
Artículo 6. Modificación de la presente Orden
El
contenido de esta Orden queda supeditado a las instrucciones que se otorguen
por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, así como
a la normativa del Estado y a la normativa internacional que afecten al trámite
de legalización de documentos.
Disposición Derogatoria
Queda
derogada la Orden 1431/2001, de 24 de septiembre, de la Consejería de
Presidencia, relativa a la legalización de documentos de la Comunidad de Madrid
que deban surtir efectos en el extranjero.
Disposición Final
La
presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid.
ANEXO
(Véase en formato pdf)
