CIRCULAR de 6 de noviembre de 2017, de la Secretaría
General de la Universidad de Alcalá, sobre la tramitación a seguir para la
aprobación y firma de convenios en la Universidad de Alcalá. ()
I. Disposiciones generales
1. Toda
Propuesta de Convenio deberá ser sometida a Informe de la Secretaría General.
Este órgano, a su vez, podrá solicitar informes adicionales a las Unidades que
se vean afectadas por el contenido de la Propuesta. Solo continuará la
tramitación de la Propuesta en los términos que corresponda, hasta su firma por
el órgano competente, cuando todos los Informes solicitados resulten favorables
y hayan sido debidamente revisados e incorporados al expediente por la
Secretaría General.
2.
Corresponderá a la Secretaría General la instrucción del procedimiento para la
aprobación (o ratificación, en su caso) por parte del Consejo de Gobierno, de
cuantas Propuestas de Convenio se admitan a trámite en la Secretaría General,
hasta el momento de su remisión al órgano proponente para firma.
3. Se
excepcionan de la aplicación de esta disposición aquellos Convenios que se
formalicen al amparo de un nuevo Modelo de Convenio que conste debidamente
aprobado por el Consejo de Gobierno, en los que la Autoridad competente está
habilitada para su firma de manera directa, en los términos que se prevén en el
apartado V de la presente Circular.
II. Tramitación ordinaria
1. Las
Propuestas de Convenios solo podrán ser formuladas por el Rectorado, los
Vicerrectorados, la Secretaría General o la Gerencia.
Las
Propuestas deberán ir acompañadas de una Memoria Justificativa en la que, a fin
de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50.1 de la Ley 40/2015, de
1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se recojan los siguientes
extremos:
a) Sujetos que suscriben el convenio y
capacidad jurídica con la que actúa cada una de las partes.
b) La competencia en la que se
fundamenta la actuación del órgano proponente (Rectorado, Vicerrectorado o
Gerencia).
c) Objeto del convenio y actuaciones a
realizar por cada sujeto para su cumplimiento, indicando, en su caso, la
titularidad de los resultados obtenidos.
d) Obligaciones y compromisos económicos
asumidos por cada una de las partes, si los hubiera, indicando su distribución
temporal por anualidades y su imputación concreta al presupuesto
correspondiente de acuerdo con lo previsto en la legislación presupuestaria.
e) Consecuencias aplicables en caso de
incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las
partes y, en su caso, los criterios para determinar la posible indemnización
por el incumplimiento.
f) Mecanismos de seguimiento, vigilancia
y control de la ejecución del convenio y de los compromisos adquiridos por los
firmantes. Este mecanismo resolverá los problemas de interpretación y
cumplimiento que puedan plantearse respecto de los convenios.
g) El régimen de modificación del
convenio. A falta de regulación expresa, la modificación del contenido del
convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes.
h) Plazo de vigencia del convenio, para
cuyo establecimiento habrán de tenerse siempre en cuenta las siguientes reglas:
1.a Los convenios deberán tener una duración
determinada, que no podrá ser superior a cuatro años, salvo que normativamente
se prevea un plazo superior.
2.a En cualquier momento antes de la
finalización del plazo previsto en el apartado anterior, los firmantes del
convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un período de hasta cuatro
años adicionales o su extinción.
2. Las
Propuestas serán remitidas por el Rectorado, los Vicerrectorados o la Gerencia
a la Secretaría General, mediante oficio cursado en papel o por medios
electrónicos. No se admitirán a trámite Propuestas procedentes de otras
Autoridades académicas o Unidades gestoras, ni aquellas que no vayan
acompañadas de la Memoria Justificativa regulada en el apartado anterior.
3. Una
vez que la Propuesta haya alcanzado informe jurídico favorable, la Secretaría
General la incluirá como punto del Orden del Día de la siguiente sesión de
Consejo de Gobierno, para su aprobación, por este órgano, en su caso.
4. Tras
su aprobación por parte del Consejo de Gobierno, la Secretaría General remitirá
una copia del texto que haya sido aprobado a su proponente, quien se
responsabilizará de su firma y ejecución posterior. Si existiese alguna
discrepancia entre el texto aprobado y el que posteriormente se firme, deberá
ser justificado por escrito por el órgano responsable.
5. El
documento original del Convenio, debidamente firmado por todos los intervinientes,
deberá ser remitido a la Secretaría General para su inscripción en el Registro
de Convenios de la Universidad de Alcalá.
III. Tramitación de Convenios
Internacionales
1. La
tramitación de las Propuestas de Convenios Internacionales se ajustará a lo
dispuesto en el punto II de la presente Circular. En el caso de que la
propuesta se presente en una lengua extranjera, la Autoridad proponente deberá
adjuntar una traducción al castellano.
2. Como
regla general, los Convenios Internacionales se firmarán en castellano y,
opcionalmente, en la lengua oficial de la contraparte. Por razones
excepcionales, la Autoridad proponente podrá firmar el Convenio en lengua
inglesa. En tales casos, el proponente deberá remitir a la Secretaría General,
junto con la copia original firmada en lengua inglesa, una traducción del
Convenio al castellano, y extender una diligencia en la que se haga constar que
«el documento firmado coincide en todos sus extremos con el texto en castellano
que lo acompaña». Esta traducción diligenciada será requisito imprescindible
para la inscripción del Convenio en el Registro de Convenios de la Universidad
de Alcalá.
IV. Tramitación urgente
1. El
órgano proponente del texto podrá solicitar su tramitación por vía de urgencia
a la Secretaría General. En este caso, la emisión de informe jurídico favorable
permitirá que el órgano proponente lleve a cabo el trámite de firma del
Convenio sin contar con la aprobación del documento por parte del Consejo de
Gobierno.
2. La
Secretaría General remitirá el informe jurídico favorable al órgano proponente
para que de inmediato pueda procederse a su firma, conforme a lo solicitado.
Simultáneamente, la Secretaría General incluirá la Propuesta de Convenio
informada favorablemente como punto del Orden del Día de la siguiente sesión
del Consejo de Gobierno, a fin de dar cumplimiento al trámite de ratificación
del texto por parte de este órgano, en su caso.
3. El
acuerdo de ratificación conllevará de forma implícita la convalidación de todas
las actuaciones que, en ejecución del citado Convenio, hayan debido ser
realizadas por la autoridad proponente hasta ese momento.
4. Del
mismo modo que en el procedimiento ordinario, también cuando se siga la vía de
urgencia la Autoridad proponente del texto deberá remitir a la Secretaría
General el documento original del Convenio, debidamente firmado por todos los
intervinientes, para su inscripción en el Registro de Convenios de la
Universidad de Alcalá.
V. Modelos de Convenio
1. El
Rectorado, los Vicerrectorados, la Secretaría General y la Gerencia podrán
proponer la aprobación por parte del Consejo de Gobierno de Modelos de
Convenio, para lo cual se habrá de seguir la tramitación ordinaria prevista en
el apartado II de la presente Circular.
2. Todas
aquellas Propuestas de Convenio que reproduzcan de manera literal, o sin
alteraciones esenciales, o con mínimas modificaciones, el clausulado de un
Modelo de Convenio debidamente aprobado, quedarán excepcionadas de seguir la
tramitación ordinaria descrita en el apartado II de la presente Circular. En
este caso, las Propuestas, previa comprobación de que se ha adjuntado la
exigible Memoria Justificativa redactada en los términos establecidos en el
apartado II.1 de la presente Circular, podrán ser suscritas por la Autoridad
competente sin necesidad de contar con la aprobación previa del texto por parte
del Consejo de Gobierno.
3. La
Autoridad firmante del texto, no obstante lo anterior, podrá remitir a la
Secretaría General una copia del Convenio ya firmado, solicitando su inclusión
como punto del Orden del Día de Consejo de Gobierno, para trámite de Informe.
4. En
todo caso, la Autoridad proponente del texto deberá remitir a la Secretaría
General el documento original del Convenio, debidamente firmado por todos los
intervinientes, para su inscripción en el Registro de Convenios de la
Universidad de Alcalá.
5.
Aquellas Propuestas que, llevando por objeto el propio de un Modelo de Convenio
aprobado, se aparten sustancialmente de su clausulado, deberán remitirse por el
proponente junto con un informe en el que se recojan las razones que han
motivado este apartamiento. Estas Propuestas de Convenio, en todo caso y sin
perjuicio del cumplimiento del anterior requisito, seguirán en su tramitación
el procedimiento contemplado en el apartado II de la presente Circular.
VI. Firma del Convenio
1. Los
Vicerrectores, el Secretario General y el Gerente, entre las materias cuya
responsabilidad les ha sido delegado por el Rector, ostentan la competencia
para firmar cuantos Convenios estimen procedente celebrar con terceros en
asuntos propios de su ámbito competencial.
2. El
Rector, firmará, no obstante lo anterior, aquellos Convenios que afecten a
materias que, o bien no hayan sido objeto de delegación, o bien tengan
naturaleza transversal, o bien aquellos en que así se establezca por razones
protocolarias, entendiéndose avocada la competencia por parte del Rector en
estos casos con su firma en el documento.
3. No
obstante su firma por parte del Rector, tanto el cumplimiento de los
compromisos contraídos por la Universidad de Alcalá en estos Convenios, como su
seguimiento y ejecución, serán asumidos por la Autoridad que el Rector
determine, a estos efectos.
4. En
estos casos corresponderá a la Jefatura de Gabinete del Rector la remisión a la
Secretaría General del documento original del Convenio, debidamente firmado por
todos los intervinientes, para su inscripción en el Registro de Convenios de la
Universidad de Alcalá.
VII. Publicidad de los Convenios
1. La
relación de todos los Convenios aprobados o ratificados en cada sesión
celebrada por el Consejo de Gobierno, se publicará en el Boletín Oficial de la
Universidad de Alcalá.
2. En
las páginas web de la Secretaría General y del Archivo de la Universidad de
Alcalá se publicará la relación de los Convenios inscritos en el Registro de
Convenios de la Universidad de Alcalá, con indicación, al menos, de los datos
relativos a las partes, objeto, financiación y vigencia.
VIII. Registro de Convenios de la Universidad
de Alcalá
1. Todos
los Convenios en los que la Universidad sea parte habrán de ser remitidos tras
su firma por la Autoridad universitaria competente a la Secretaría General, a
efectos de que por este órgano, efectuada la oportuna revisión, se resuelva su
inscripción en el Registro de Convenios de la Universidad.
2. La
inscripción del Convenio en el Registro tendrá carácter constitutivo, de manera
que no desplegará su eficacia ni generará obligaciones para la Universidad
hasta el momento de su inscripción.
3. El
plazo para dar cumplimiento al trámite de inscripción en el Registro de
Convenios se fija en tres meses desde su fecha de firma, transcurrido el cual
sin que la inscripción haya tenido lugar, se producirá su caducidad, con los
efectos legales que procedan.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
En
consideración a lo que establece la Disposición Adicional octava de la Ley
40/2015, de 1 de octubre de 2015, la adaptación de todos los convenios ya
suscritos y vigentes en la Universidad a la nueva Ley será automática, en lo
que se refiere al plazo de vigencia, para aquellos convenios que no tengan
determinado un plazo de vigencia o que teniéndolo contemplen la posibilidad de
prórroga tácita por tiempo indefinido. En cualquiera de estos casos, la
vigencia del convenio finalizará una vez transcurrido el plazo de cuatro años a
partir del día 3 de octubre de 2016.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
A la
entrada en vigor de la presente Circular se han de entender derogadas:
─ Las Normas de Distribución de Competencias para la
aprobación de Convenios suscritos por la Universidad de Alcalá, aprobadas por
Acuerdo del Consejo Social de 22 de mayo de 1998;
─ Las Circulares dictadas por la Secretaria General sobre
los procedimientos a seguir para la suscripción de Convenios entre la
Universidad de Alcalá y otras Instituciones en fechas 9 de junio de 2000 y 20
de julio de 2000;
─ La Circular dictada por la Secretaría General sobre la
tramitación de Convenios en fecha 24 de junio de 2013;
─ Y todos aquellos criterios, comunicaciones o
notificaciones dictadas sobre la materia que se regula en la presente Circular,
que se opongan o contradigan a lo que en la misma se dispone.
DISPOSICIÓN FINAL
Sin
perjuicio de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Alcalá,
la presente Circular entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid.
