Orden 4831/2016, de 7 de diciembre, del Consejero de
Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno, por la que se aprueban las
tablas de valoración de determinadas series documentales de la Administración
de la Comunidad de Madrid y de instituciones privadas madrileñas y se autoriza
la eliminación de determinadas fracciones temporales de series documentales de
la Administración de la Comunidad de Madrid y de las Administraciones Locales
madrileñas. ()
El artículo 16.3 de la Ley
4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de
Madrid (), establece que, una vez identificadas las
series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de
vigencia, se someterán a la aprobación de la persona titular de la Consejería
competente en materia de Archivos y Patrimonio Documental, previo informe del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a
las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y
eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en la Ley 4/1993, de 21 de
abril.
Las letras d) y e) del
artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, en cumplimiento de lo
dispuesto en las letras d) y e) del artículo 12.2 de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, establecen que son funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid informar tanto las propuestas de valoración de los documentos y los
plazos de conservación y acceso de los mismos, previos los estudios y las
propuestas que le sean presentados, como las propuestas de las series documentales
que deberán ser destruidas.
En cumplimiento de lo
establecido en las letras d) y e) del mencionado artículo 12.2, y en el
mencionado artículo 16.3 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como en las
letras d) y e) del mencionado artículo 2 del Reglamento de Composición,
Organización y Funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de
Gobierno.
Visto el certificado del
acta de la sesión extraordinaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid de 22 de noviembre de 2016 (Acta número 3/2016 del Libro de Actas del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid del año 2016) elevado por el
Secretario del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid y de acuerdo con
los informes preceptivos aprobados por este órgano colegiado y con la propuesta
elevada por la Directora General de Patrimonio Cultural,
DISPONGO
Primero. Aprobación de las Tablas de Valoración de
determinadas series documentales
1. Se aprueban las Tablas
de Valoración de determinadas series documentales del Patrimonio Documental
Madrileño que figuran extractadas en el Anexo I.
2. Se declaran como series
documentales comunes de las Administraciones Públicas correspondientes
(Administración de la Comunidad de Madrid) y, por tanto, de aplicación al
conjunto de organismos que conforman dichas Administraciones aquellas series en
cuya Tabla de Valoración el campo Tipología de la Serie figure indicado con
la expresión Común.
Segundo. Autorización de la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales
1. Se autoriza la
eliminación de todas las fracciones temporales de series documentales del
Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid cuya propuesta de informe ha sido favorable y cuyo
contenido se extracta en el Anexo II, conforme a lo aprobado en las
correspondientes Tablas de Valoración, en lo que se refiere a los plazos,
muestreos y demás formalidades previstas, en la: Orden
1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; Orden
12725/2014, de 21 de julio, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; y
Orden
2598/2016, de 11 de julio, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno.
2. Conforme a lo previsto
en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la eficacia de la
autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos tres meses
desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid y condicionada a que en ese plazo no haya
constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la
misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los
documentos hasta que esta Orden adquiera firmeza.
3. La Secretaría del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los centros
directivos y a los Ayuntamientos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una vez producida la
eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la seguridad
de los documentos, estando protegidos contra intromisiones externas, y el
método de destrucción será el adecuado que imposibilite la reconstrucción de
los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
5. De la destrucción deberá
levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por triplicado, que deberá
ir acompañada de una certificación, emitida por la empresa responsable de la
destrucción, en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el volumen de
documentos destruidos y el sistema empleado para la misma. Asimismo, deberá
enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en
el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación, uno de los
tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación. Tanto uno de
los tres ejemplares del acta como el original de la certificación mencionada
deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro
directivo y Ayuntamiento afectado por la presente Orden como garantía jurídica
frente a terceros.
6. Efectuada la destrucción
física de los documentos, los responsables de la custodia de las series
documentales procederán a darlos de baja en los inventarios correspondientes.
7. Los organismos
proponentes que custodian las fracciones temporales de series documentales cuya
eliminación se autoriza seleccionarán las muestras de las unidades de
instalación o de las unidades documentales que se conservarán permanentemente
como testigos de acuerdo con las Tablas de Valoración de dichas series
aprobadas en la: Orden 1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo,
Turismo y Cultura; Orden 12725/2014, de 21 de julio, de la Consejera de Empleo,
Turismo y Cultura; y Orden 2598/2016, de 11 de julio, del Consejero de
Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno. A continuación, se procederá a
la transferencia de dichas muestras al Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid y, en su caso, al Archivo Municipal correspondiente.
8. Contra esta autorización
de eliminación cabe interponer: recurso de reposición ante el Consejero de
Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno, en el plazo de un mes a contar
desde el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid, de acuerdo con lo
establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre; o
recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a partir también
del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid ante el Tribunal Superior de Justicia de
Madrid, de acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de
13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Tercero. Publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de
Madrid
Se ordena la publicación de
esta Orden en el Boletín
Oficial de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo establecido en el artículo 131 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre.
ANEXOS ()
(Véanse en versión pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
