RESOLUCIÓN POR LA QUE SE APRUEBAN NUEVAS TABLAS DE VALORACIÓN Y ACCESO DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID.
RESOLUCIÓN de 22 de julio de 2002, de la Universidad Complutense de Madrid, por la que se aprueban nuevas tablas de valoración y
acceso de series documentales de la Universidad Complutense de Madrid.
()
Los artículos 55.1 y 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, facultan a las
administraciones competentes para la eliminación de bienes del Patrimonio
Documental mediante la constitución de la correspondiente Comisión Calificadora
de Documentos. Por su parte, la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en su artículo 34, y en su
Disposición Transitoria Cuarta, prohíbe la destrucción de los documentos
producidos por las Universidades públicas madrileñas, salvo que exista un
procedimiento reglamentario para ello. Finalmente, el artículo 2.2 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, reconoce la autonomía
universitaria para elaborar sus propias normas de régimen interno, aspecto que
venía siendo igualmente reconocido por el artículo 3.2. de la Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria.
En consecuencia, la Universidad Complutense de Madrid, mediante Acuerdo de la Comisión Permanente de su Junta de Gobierno de 22 de junio de 2001, creó en su seno una
Comisión Calificadora de Documentos, con carácter asesor en materia de
valoración y eliminación documental. Por tanto, a la vista de los acuerdos de
la citada Comisión Calificadora en su reunión de 12 de julio de 2002, y a
propuesta del ilustrísimo señor Secretario General de esta Universidad, vengo
en resolver la aprobación de las tablas de valoración y acceso de series
documentales que se incorporan como Anexo.
ANEXO
TABLAS DE
VALORACIÓN Y ACCESO DE SERIES DOCUMENTALES
DE LA UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID ()
Serie:
Expedientes de procesos de incapacidad temporal.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado, aunque cabrá
la cesión de datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 10.3 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad;
artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; artículo
36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto Refundido de
la Ley de Seguridad Social; artículo 22 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación total en el decimosexto año.
Serie:
Fichas de personal.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado. Su
liberalización se producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del
interesado o, si ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del
documento (artículo 10.3 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad;
artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Conservación permanente. Los documentos
deberán transferirse al Archivo del Rectorado al año siguiente de producirse la
baja del interesado y al Archivo Intermedio al vigésimo año de dicha baja.
Serie:
Expedientes de solicitud de pensión por jubilación.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado, aunque cabrá
la cesión de datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, y artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación total al año siguiente de
producirse la jubilación.
Serie:
Expedientes de accidentes de trabajo.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado, aunque cabrá
la cesión de datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 10.3 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad;
el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social; artículo 22 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación total en el decimosexto año.
Serie:
Expedientes de cotización: Boletines de cotización.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado, aunque cabrá
la cesión de datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social. Su liberalización se producirá a los veinticinco años de la fecha de la
muerte del interesado o, si ésta no es conocida, a los cincuenta años de la
fecha del documento (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común; artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20
de junio, del Texto Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el
artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales,
Administrativas y de Orden Social, y artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Conservación permanente. Al decimosexto
año, la documentación deberá ser transferida al Archivo del Rectorado. Al
decimoséptimo año, la documentación deberá ser transferida al Archivo
Intermedio.
Serie:
Expedientes de cotización: Nóminas.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado. Su
liberalización se producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del
interesado o, si ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del
documento; no obstante, cabrá la comunicación de los datos al Instituto
Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común; artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo
1/1994, de 20 de junio, del Texto Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación de las nóminas que coincidan
con el correspondiente boletín de cotización. No obstante, deberá tenerse en
cuenta la presencia de nóminas en otras unidades orgánicas. Las nóminas
conservadas deberán transferirse al Archivo Administrativo del Rectorado al
decimosexto año y al Archivo Central en el decimoséptimo año.
Serie:
Expedientes de cotización: Partes de alteración de nómina.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido al interesado, aunque cabrá
la comunicación de datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación total al año siguiente de su
producción.
Serie:
Expedientes de cotización: Propuestas y mandamientos de pago.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Libre.
Valoración: Eliminación total al año siguiente de su
producción.
Serie:
Expedientes de cotización: Escritos y certificaciones de cuotas.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Libre.
Valoración: Eliminación total en el undécimo año.
Serie:
Expedientes de protección a la familia.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido; su liberalización se
producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del interesado o, si
ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del documento. No
obstante, cabrá la comunicación de los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación de las nóminas de beneficiarios
y los documentos recapitulativos, al año siguiente a su producción. El resto se
transferirá al Archivo del Rectorado al sexto año, y al decimosexto año se
transferirá al Archivo Intermedio.
Serie:
Expedientes de ayuda familiar.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido; su liberalización se
producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del interesado o, si
ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del documento. No
obstante, cabrá la comunicación de los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Conservación permanente. Al tratarse de
una serie cerrada, toda la documentación debe transferirse al Archivo
Intermedio.
Serie:
Expedientes de procesos de invalidez.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido. No obstante, cabrá la
comunicación de los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Eliminación total al año siguiente de la
jubilación del trabajador.
Serie:
Expedientes de cotización en situaciones de pluriempleo.
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido; su liberalización se
producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del interesado o, si
ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del documento. No
obstante, cabrá la comunicación de los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común;
artículo 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto
Refundido de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Conservación permanente. Los expedientes
se transferirán al Archivo del Rectorado al año siguiente de terminarse la
situación de pluriempleo, o de la baja laboral del trabajador. Al sexto año,
los expedientes se transferirán al Archivo Intermedio.
Serie:
Expedientes de afiliación a la Seguridad Social (altas, bajas y variaciones).
Organismo productor: Servicio de Seguros Sociales.
Acceso: Acceso restringido; su liberalización se
producirá a los veinticinco años de la fecha de la muerte del interesado o, si
ésta no es conocida, a los cincuenta años de la fecha del documento. No
obstante, cabrá la comunicación de los datos al Instituto Nacional de la Seguridad Social (artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español; artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; artículo
36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto Refundido
de la Ley de Seguridad Social, modificado por el artículo 29.11 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, y
artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal).
Valoración: Conservación permanente. Los expedientes
se transferirán al Archivo del Rectorado al año siguiente de producirse la baja
laboral del trabajador. Al sexto año, los expedientes se transferirán al
Archivo Intermedio.
