Orden 55/2024, de 19 de enero, del
Consejero de Cultura, Turismo y Deporte, por la que se aprueban y se dan de
baja las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de
titularidad pública de la Administración de la Comunidad de Madrid, de las Universidades
públicas madrileñas, de Entidades Locales madrileñas y de Corporaciones de
Derecho Público madrileñas. ()
El
apartado 1 del artículo 54 de la Ley
6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
establece que, la valoración y la selección de los documentos se efectuará de
acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos
de la Comunidad de Madrid, que será, en su respectivo ámbito de actuación, la
encargada de confeccionar y aprobar las Tablas de Valoración de las series
documentales, instrumentos imprescindibles para poder llevar a cabo la
eliminación de los documentos. Asimismo, el apartado 3 del artículo 54 de la
Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que todos los documentos de titularidad
pública serán valorados y seleccionados, para determinar su conservación o
eliminación, de acuerdo con: el interés que presenten desde un punto de vista
administrativo, contable, fiscal, jurídico, informativo o histórico; los plazos
de transferencia, conservación o eliminación; así como el régimen de su acceso.
El
artículo 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, determina que los dictámenes
sobre la aprobación de Tablas de Valoración de series documentales de la
Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid serán
preceptivos y vinculantes, debiendo ser aprobados, salvo en los ámbitos
previstos en las letras c), d) y e) de dicho apartado, mediante Orden de la
persona titular de la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de
Documentos y Patrimonio Documental.
El
artículo 24.3.b) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, establece que es función de
la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid
emitir dictamen preceptivo y vinculante sobre la aprobación de las Tablas de
Valoración de las series documentales y controlar su correcta aplicación.
Además, de
conformidad con las previsiones del apartado 2 de la Disposición Transitoria
Tercera de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, conformado y articulado conforme al Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el
Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, asumirá, durante el plazo máximo e
improrrogable de dos años establecido en el apartado 1, las funciones
establecidas en el artículo 24.3 para la Comisión de Acceso y Valoración de
Documentos de la Comunidad de Madrid.
En
cumplimiento de lo establecido en los apartados 1 y 3 del artículo 54 y en el
artículo 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de
la Comunidad de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 24.3 b) y
en el apartado 2 de la Disposición Transitoria Tercera de la Ley 6/2023, de 30
de marzo, visto el certificado del acta de la sesión extraordinaria del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid de 15 de diciembre de 2023 (Acta número
20/2023 del Libro de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
del año 2023) elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos y de acuerdo
con los dictámenes preceptivos y vinculantes aprobados por este órgano
colegiado,
DISPONGO
Primero. Aprobación de las Tablas de Valoración
de determinadas series documentales de titularidad pública
1. Se
aprueban las Tablas de Valoración de determinadas series documentales de
titularidad pública del Patrimonio Documental Madrileño que figuran extractadas
en el Anexo Único.
2. Se
declaran como series documentales comunes de titularidad pública de la
Administración de la Comunidad de Madrid, las Universidades públicas madrileñas
y las Entidades Locales madrileñas, por tanto, de aplicación al conjunto de
organismos y archivos que conforman dichas Administraciones aquellas series en
cuya Tabla de Valoración el campo ʺTipología de la Serieʺ figure
indicado con la expresión ʺComúnʺ.
Segundo. Baja de la Tabla de Valoración de una
serie documental de titularidad pública número TV-38, aprobada por la Orden
4831/2016, de 7 de diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno
Se da de
baja la Tabla de Valoración número TV-38 correspondiente a la serie documental
de titularidad pública ʺExpedientes de visado de trabajos profesionales
del Colegio Oficial de Arquitectos de Madridʺ, aprobada por la Orden
4831/2016, de 7 de diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno.
Tercero. Baja de la Tabla de Valoración de una
serie documental de titularidad pública número TV-32, aprobada por la Orden
2598/2016, de 11 de julio, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno
Se da de
baja la Tabla de Valoración número TV-32 correspondiente a la serie documental
de titularidad pública ʺExpedientes de subvenciones públicasʺ,
aprobada por la Orden 2598/2016, de 11 de julio, del Consejero de Presidencia,
Justicia y Portavocía del Gobierno.
Cuarto. Publicación
en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Se ordena
la publicación de esta Orden en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de
acuerdo con lo establecido en los artículos 56.1.a) de la Ley 6/2023, de 30 de
marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid y 131 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
ANEXO ÚNICO
Tablas de Valoración aprobadas
de series documentales de titularidad pública
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA
DE VALORACIÓN
|
TV 83
|
|
15/12/2023
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
Común
|
|
1972 Actualidad
|
|
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
Expedientes de concesión del Título de Doctor Honoris Causa
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA
INICIAL
|
FECHA
FINAL
|
|
UNIVERSIDADES
|
CLAUSTRO ORDINARIO / RECTOR
|
Aprobar, en su caso,
las propuestas o iniciativas de concesión del título
de Doctor Honoris Causa.
|
1920
|
1986
|
|
UNIVERSIDADES
|
SECRETARÍA GENERAL
/ JUNTA DE GOBIERNO/RECTOR
|
Tramitar las propuestas
o iniciativas de concesión del título
de Doctor Honoris Causa.
Custodia del libro registro de Doctores
Honoris Causa.
Organizar el Acto de Investidura
|
1986
|
|
|
UNIVERSIDADES
|
GABINETE DEL RECTOR
|
Organizar el Acto de Investidura
|
20171
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I. ACCESO Y SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
- Condiciones generales de acceso a la serie
documental: la serie
es de acceso
libre
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
Plazo en el que la serie será
de acceso libre: No procede.
-
El acceso a la serie
documental está regulado o afectado por normativa específica: No.
-
Contenidos sujetos a un régimen
especial de publicidad: No.
-
Contenidos susceptibles de protección: No.
- Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso parcial): No procede.
-
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie
documental: No proceden.
|
|
II. SELECCIÓN
|
|
-
Selección de la serie: Conservación Permanente (CP).
-
Metodología de la selección:
No procede.
-
Tipo de muestra: No procede.
-
Plazos de eliminación: No proceden.
-
Soporte de sustitución: No.
-
Conservación de la documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede.
-
Plazos de permanencia:
|
|
|
PLAZO
(años)
|
JUSTIFICACIÓN
|
|
EN ARCHIVO DE GESTIÓN
|
1 año
|
Artículo 51.2 Ley 6/2023, de 30 de marzo, de
Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
|
|
EN ARCHIVO CENTRAL
|
|
|
|
EN ARCHIVO INTERMEDIO
|
|
|
ESTIÓN
- Observaciones: Dado que es una serie de conservación permanente, se propone
transferir los expedientes
directamente de la fase de Archivo de Oficina a la Fase de Archivo Histórico,
transcurrido un 1 año desde
el cierre definitivo del expediente, en aras de garantizar su conservación y disposición.
|
|
III. RECOMENDACIONES AL GESTOR
|
|
No proceden.
1 En las universidades de la Comunidad de Madrid, en la segunda
década de los años 2000, se crean
Gabinetes del Rector/a o de Protocolo que se encargan de la organización del acto de investidura.
|
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA
DE VALORACIÓN
|
TV 84
|
|
15/12/2023
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE
VALORADA
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
Común
|
|
1980 Actualidad
|
|
DENOMINACIÓN
DE LA SERIE
|
|
Expedientes de subvenciones públicas (concesión directa)1
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA INICIAL
|
FECHA FINAL
|
|
CONSEJERÍAS
|
DIRECCIONES GENERALES
|
Gestión y seguimiento
de la concesión dineraria a favor
de personas
públicas o privadas
|
01/03/1983
|
|
|
ÓRGANOS DE GESTIÓN
|
CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN
|
Gestión y seguimiento
de la concesión dineraria a favor
de personas
públicas o privadas
|
01/03/1983
|
|
|
ORGANISMOS AUTÓNOMOS
|
CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN
|
Gestión y seguimiento
de la concesión dineraria a favor
de personas
públicas o privadas
|
01/03/1983
|
|
|
OTROS ENTES
|
ÓRGANOS RECTORES / GERENCIAS
|
Gestión y seguimiento
de la concesión dineraria a favor
de personas
públicas o privadas
|
01/03/1983
|
|
|
|
|
DICTAMEN DE APROBACIÓN
|
|
I. ACCESO Y SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN
|
|
- Condiciones generales de acceso a la serie
documental: la serie incluye contenidos susceptibles de protección (requiere solicitud de acceso).
- Plazo en el que la serie
será de acceso
libre: 25/30/50 años2
-
El acceso a la serie
documental está regulado o afectado por normativa específica: Sí.
|
RÉGIMEN
|
NORMA
REGULADORA
|
|
X
|
Información
catastral
|
Real
Decreto Legislativo 1/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley
del Catastro Inmobiliario
|
|
X
|
Secreto
fiscal o
tributario
|
Ley 58/2003, de 17 de
diciembre, General Tributaria
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
Contenidos sujetos a un régimen
especial de publicidad: Sí.
|
CONTENIDOS AFECTADOS
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
Información sobre las convocatorias y las resoluciones de concesión recaídas en
los términos establecidos en el artículo 20
|
Artículo 18 de la Ley
38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
|
|
Principios
de la publicidad de las subvenciones
|
Artículos 4 y 6 de la Ley 2/1995, de 8 de marzo, de
subvenciones de la
Comunidad de Madrid
|
|
Las subvenciones y ayudas públicas concedidas con indicación de su
importe, objetivo o finalidad y beneficiarios
|
Artículo 8.1 c) de la Ley 19/2013, de 9 de
diciembre, de transparencia,
acceso a la información pública y buen gobierno
Artículo 25.1 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.
|
-
Contenidos susceptibles de protección: Sí.
|
|
|
CONTENIDOS AFECTADOS
|
REFERENCIA NORMATIVA
|
|
|
Datos cuya divulgación pueda afectar a intereses privados (PR)
|
PR1. Intereses económicos y comerciales
|
Artículo
14.1 h) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la información pública y buen gobierno.
Artículo 34 de la Ley
10/2019, de 10 de abril,
de
transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
PR2. Secreto
profesional. Propiedad intelectual e industrial
|
Artículo
14.1 h) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la información pública y buen gobierno.
Artículo 34 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de
transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
Datos de carácter personal
(DP)
|
DP4 Otros datos
de carácter personal susceptibles de protección
|
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo
y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las
personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de
estos datos y por el que se deroga
la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección
de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Artículo 15.3 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso
a la información pública y buen gobierno.
Artículo 35.3 de la Ley 10/2019, de 10 de abril,
de transparencia y de participación de la Comunidad de Madrid.
|
|
- Medidas propuestas para favorecer el acceso a expedientes de acceso restringido (posibilidad y modalidad de disociación de datos o acceso parcial): Sí.
Anonimización de datos
de carácter personal
Seudonimización de datos
de carácter personal
Exclusión de documentos para acceso parcial: Documentos afectados por la Ley
58/2003, de 17
de diciembre, General Tributaria.
-
Medidas específicas de seguridad requeridas por la serie documental: No proceden.
|
|
II. SELECCIÓN
|
|
-
Selección de la serie: Eliminación Parcial (EP).
-
Metodología de la selección:
A.
PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DIRECTA NOMINATIVA EN LEY DE PRESUPUESTOS: Se conservarán permanentemente las órdenes de resolución o convenios.
B.
PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DIRECTA MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL: Se conservarán permanentemente las órdenes
de resolución o convenios.
C.
PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DIRECTA NOMINATIVA DE CARÁCTER
EXCEPCIONAL: Se conservarán permanentemente los expedientes adjudicados.
D.
Se conservarán también todos los documentos elaborados como
fin último de la subvención, documentos
justificativos que revistan la forma de Memoria, Estudio o Proyecto de
Investigación, Formación, Obras
o cualesquier otras
similares.
E. Se conservarán hasta su resolución definitiva los expedientes incursos en procedimientos judiciales.
F.
Con carácter general, se eliminarán los documentos no contemplados en los apartados anteriores que tengan más de 15 años de
antigüedad desde la fecha de
finalización del expediente, conservándose como muestra un 1% de los mismos, hasta 1 caja por año.
G. Se eliminarán en el plazo de dos años todas las Solicitudes
denegadas con su documentación adjunta
que no hayan generado derechos ni obligaciones por parte de los administrados
ni de la Comunidad de Madrid.
H.
Esta selección se aplicará tanto a la documentación generada en papel como en soporte
electrónico.
I.
A los expedientes producidos por la Administración General del
Estado les será de aplicación la correspondiente tabla
dictaminada por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
J.
La muestra seleccionada para su conservación permanente como
testimonio de la serie documental se transferirá al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
-
Tipo de muestra: Muestreo Selectivo (Mu-S) Cronológico (Mu-C) y Probabilístico/Aleatorio (Mu-P/A)
-
Plazos de eliminación:
_
EN ARCHIVO DE GESTIÓN: A los 2 años
las solicitudes denegadas.
_
EN ARCHIVO CENTRAL: 15 años.
_
EN ARCHIVO INTERMEDIO: No procede.
-
Soporte de sustitución: No.
-
Conservación de la documentación original en caso de sustitución de soporte: No procede.
-
Plazos de permanencia:
PLAZO (años) JUSTIFICACIÓN
|
|
|
PLAZO (años)
|
JUSTIFICACIÓN
|
|
|
|
EN ARCHIVO DE GESTIÓN
EN ARCHIVO CENTRAL
EN ARCHIVO INTERMEDIO
|
2 años3 / 5 años
|
- Artículo 9.2 de la Ley
6/2023 de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
- Artículo 51.2 a), de la Ley 6/2023 de Archivos
y Documentos de la Comunidad de Madrid.
|
|
|
10 años
|
- Artículo 10.2 de la Ley 6/2023 de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
- Artículo 51.2 b), de la Ley 6/2023
de Archivos y Documentos de la Comunidad
de Madrid.
|
|
|
|
|
- Observaciones: No proceden.
|
|
III. RECOMENDACIONES AL GESTOR
|
|
1ª. Control del cierre de los expedientes. Los sistemas
o aplicaciones que se ocupen de la tramitación y gestión de los documentos de estos expedientes tienen
obligatoriamente que procurar, bien de forma
automática, bien de forma asistida, el cierre de los expedientes. El
Esquema de Metadatos para la Gestión del
Documento Electrónico (e EMGDE) contempla un metadato específico para
recoger la fecha de cierre del
expediente, el eEMGDE4.2 Fecha fin, cuya aplicación permitirá
realizar el cálculo del plazo de conservación de los expedientes y automatizar el proceso de selección. La cumplimentación de este metadato conllevará a su vez el cambio de valor del metadato obligatorio Estado, que pasará de ʺAbiertoʺ a ʺCerradoʺ. Se propone como
desencadenante de cierre el transcurso de un plazo de seis meses a contar desde la acreditación de la
notificación de la resolución o acto administrativo que pone fin al procedimiento sin que se hayan producido modificaciones en el expediente (nuevas incorporaciones de documentos). Cuando dentro de dicho
plazo se haya interpuesto recurso potestativo de reposición, volverá
a reiniciarse el mencionado plazo
de seis meses
a contar desde
la acreditación de la notificación de la resolución del recurso. Por último, aquellos
expedientes que hayan sido objeto de recurso
contencioso administrativo permanecerán en estado abierto hasta su
cierre por parte de la unidad responsable funcional hasta que se produzca la firmeza judicial.
2ª. Incorporación al expediente de la documentación de los recursos. Los documentos que
genere la
interposición de recursos administrativos se incorporarán al expediente de referencia.
3ª. Suspensión del plazo
de eliminación. Cuando
se tenga conocimiento por la Administración de la existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar
a expedientes de esta serie,
estos deberán conservarse
a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia
de la terminación del procedimiento
judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno
ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales.
4ª. Control de acceso. Es necesario que la unidad responsable
defina los distintos perfiles de acceso a los datos de la serie y los permisos asociados a cada
perfil.
5ª. Generación de datos cuantitativos sobre la actividad.
Los sistemas de gestión han de permitir extraer automáticamente los datos
básicos de cada
expediente, excluyendo aquellos que permitan
identificar a personas físicas, a efectos de su explotación y como testimonio del ejercicio de la actividad a lo largo
del tiempo a partir de los datos
cuantitativos del mismo.
1
Quedan excluidos de la presente Tabla de Valoración:
- Los Expedientes de subvenciones de fondos provenientes de la Unión
Europea.
- Los Expedientes de subvenciones asimilables a becas,
transferencias, préstamos, beneficios fiscales, aportaciones de capitales y reducciones de tipos de interés.
- Las ayudas y subvenciones de asistencia social
especial concedidas a colectivos especialmente vulnerables o protegidos por las
particularidades de un tipo de procedimiento más cercano a la prestación que a la subvención hasta
el año 2008.
2 Datos de
carácter personal especialmente protegidos: 25 años si se conoce la fecha de
fallecimiento o 50 si esta es desconocida (artículo 57 c) de la Ley 16/1985,
de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español) y 30 años para la información
censal o tributaria (artículo 64.4 de la Ley 6/2023, de 16 de marzo, de
Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid).
3 Solicitudes
denegadas y su documentación adjunta.
|
|
CÓDIGO DE LA TABLA DE VALORACIÓN (T.V.)
FECHA DE APROBACIÓN POR EL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
FECHAS DE MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA
DE VALORACIÓN
|
TV 85
|
|
15/12/2023
|
|
|
|
CÓDIGO DE LA SERIE
TIPOLOGÍA DE LA SERIE
FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE
VALORADA
|
ORGÁNICO
|
|
|
FUNCIONAL
|
|
|
Común
|
|
1980 Actualidad
|
|
DENOMINACIÓN DE LA SERIE
|
|
Expedientes de subvenciones públicas (concurrencia competitiva)1
|
|
PROCEDENCIA Y UNIDAD PRODUCTORA
|
|
ORGANISMO
|
UNIDAD ADMINISTRATIVA
|
FUNCIÓN
|
FECHA INICIAL
|
FECHA FINAL
|
|
CONSEJERÍAS
|
DIRECCIONES GENERALES
|
Gestión y seguimiento
de la concesión dineraria a favor
de personas
públicas o privadas
|
01/03/1983
|
|
|
ÓRGANOS DE GESTIÓN
|
CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN
|
|
