Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de
Madrid. ()
ÍNDICE
PREÁMBULO
TÍTULO PRELIMINAR. Disposiciones generales.
Artículo
1.
Objeto y fin.
Artículo
2.
Ámbito de aplicación.
Artículo
3. Conceptos
y definiciones generales.
Artículo
4.
Principios generales.
Artículo
5.
Coordinación y colaboración entre las Administraciones Públicas.
Artículo
6.
Promoción de las tecnologías de la información y la comunicación y de la
gestión documental electrónica.
TÍTULO I. De los archivos y del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO I. De los archivos madrileños.
SECCIÓN 1ª. DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
Artículo
7.
Definición.
Artículo
8. Clases
de archivos públicos.
Artículo
9.
Archivos de gestión.
Artículo
10.
Archivos centrales.
Artículo
11.
Archivos intermedios.
Artículo
12.
Archivos históricos.
Artículo
13.
Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
SECCIÓN 2ª. DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS.
Artículo
14.
Definición.
Artículo
15.
Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
16.
Obligación de acceso libre para los archivos privados que reciban ayudas de
la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO II. De la definición y de la estructura del
Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
17.
Definición y finalidades del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
18.
Principios de actuación.
Artículo
19.
Obligaciones de los titulares de los archivos del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
Artículo
20.
Estructura del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
21.
Archivos y Subsistemas de Archivos que integran el Sistema de Archivos de
la Comunidad de Madrid y finalidades generales de los mismos.
CAPÍTULO III. De los órganos del Sistema de Archivos de
la Comunidad de Madrid.
Artículo
22.
Órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
Artículo
23.
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
24.
Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
25.
Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid.
Artículo
26.
Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO IV. De los Archivos y de los Subsistemas de
Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
SECCIÓN 1ª. DEL ARCHIVO O SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA
ASAMBLEA DE MADRID Y DEL ARCHIVO DE LA CÁMARA DE CUENTAS DE LA COMUNIDAD DE
MADRID.
Artículo
27.
Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.
Artículo
28.
Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.
SECCIÓN 2ª. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO Y DE
LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
Artículo
29.
Definición y finalidades del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la
Administración de la Comunidad de Madrid.
Artículo
30.
Archivos que integran el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la
Administración de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.
SECCIÓN 3ª. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
Artículo
31.
Definición y finalidades del Subsistema de Archivos de la Administración de
Justicia de la Comunidad de Madrid.
Artículo
32.
Archivos que integran el Subsistema de Archivos de la Administración de
Justicia de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.
SECCIÓN 4ª. DE LOS SUBSISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS
ENTIDADES LOCALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
Artículo
33.
Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Entidades
Locales de la Comunidad de Madrid.
Artículo
34.
Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales
de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.
SECCIÓN 5ª. DE LOS SUBSISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS
UNIVERSIDADES PÚBLICAS DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
Artículo
35.
Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las
Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.
Artículo
36.
Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Universidades
Públicas de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.
CAPÍTULO V. De la Red de Archivos de Uso Público de la
Comunidad de Madrid.
Artículo
37.
Definición.
Artículo
38.
Objeto.
Artículo
39.
Archivos que integran la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de
Madrid y su funcionamiento.
TÍTULO II. De la gestión documental y del funcionamiento de los
archivos.
CAPÍTULO I. De la gestión administrativa y documental
en los archivos públicos.
Artículo
40.
Funciones relacionadas con la gestión administrativa y con la información
administrativa.
Artículo
41.
Funciones de la gestión documental.
Artículo
42.
Aplicación de la gestión documental.
CAPÍTULO II. De la gestión de los documentos
electrónicos en los archivos públicos.
SECCIÓN 1ª. DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS.
Artículo 43. Documentos y
expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos.
SECCIÓN 2ª. DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA.
Artículo
44.
Archivo electrónico único y custodia de documentos electrónicos en el
Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
45.
Características y garantías esenciales de la gestión documental
electrónica.
Artículo
46.
Selección y conservación de documentos electrónicos.
Artículo
47.
Funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación con
los documentos electrónicos.
Artículo
48.
Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
49.
Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y
Expedientes de la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO
III.
De los ingresos y de las salidas de documentos de los archivos públicos.
Artículo
50.
Definición y tipología de los ingresos.
Artículo
51.
Transferencias de documentos.
Artículo
52.
Salidas de documentos.
Artículo
53.
Documentos en régimen de depósito.
CAPÍTULO
IV.
De la valoración y de la eliminación de los documentos de titularidad pública.
Artículo
54.
Valoración y selección de los documentos.
Artículo
55.
Eliminación de los documentos.
Artículo
56.
Procedimiento básico de valoración y eliminación.
CAPÍTULO
V.
De los medios materiales y personales de los archivos públicos.
Artículo
57.
Personal de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
Artículo
58.
Infraestructuras de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
Artículo
59.
Previsión de espacio y obligación de disponer de un depósito para archivo.
Artículo
60.
Contratación de la gestión externa de servicios de archivo.
Artículo
61.
Colaboración de la Comunidad de Madrid.
TÍTULO III. Del acceso a los
documentos.
CAPÍTULO
I.
Del acceso a los documentos de titularidad pública.
SECCIÓN 1ª. DEL DERECHO DE ACCESO.
Artículo
62.
Derecho de acceso a los documentos.
Artículo
63.
Instrumentos archivísticos para el acceso a los documentos: publicidad
activa y transparencia.
Artículo
64.
Principios generales.
SECCIÓN 2ª. DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO.
Artículo
65.
Procedimiento de acceso a los documentos.
Artículo
66.
Formalización del acceso.
Artículo
67.
Obligaciones vinculadas al ejercicio del derecho de acceso.
CAPÍTULO
II.
Del acceso a los documentos de titularidad privada.
Artículo
68.
Acceso a los documentos conservados en archivos públicos.
Artículo
69.
Acceso a los documentos conservados en archivos privados.
TÍTULO IV. De los documentos y del Patrimonio Documental
Madrileño.
CAPÍTULO
I. De los documentos
de titularidad pública.
Artículo
70.
Documentos de titularidad pública.
Artículo
71.
Inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad.
Artículo
72.
Requisitos de los documentos de titularidad pública.
Artículo
73.
Custodia de los documentos de titularidad pública.
Artículo
74.
Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de
órganos, entes u organismos públicos.
Artículo
75.
Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad pública.
CAPÍTULO
II.
De los documentos de titularidad privada.
Artículo
76.
Documentos de titularidad privada.
Artículo
77.
Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad privada.
Artículo
78.
Depósito voluntario de documentos de titularidad privada.
Artículo
79.
Colaboración con entidades sin ánimo de lucro que sean titulares,
propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada.
CAPÍTULO
III.
Del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
80.
Concepto y composición.
Artículo
81.
Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
82.
Procedimiento de inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio
Documental Madrileño.
Artículo
83.
Deberes de colaboración e información.
Artículo
84.
Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo
85.
Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO
IV.
De la protección y de la promoción del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
86.
Integridad del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
87.
Protección de los documentos audiovisuales.
Artículo
88.
Traslado y exportación de documentos integrantes del Patrimonio Documental
Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la
Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la
Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental
Madrileño.
Artículo
89.
Derechos de tanteo y retracto.
Artículo
90.
Depósito forzoso.
Artículo
91.
Expropiación forzosa.
Artículo
92.
Medidas de fomento para la conservación, la custodia y la difusión de los
documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental
Madrileño.
Artículo
93.
Protección de los edificios e instalaciones destinados a archivo.
Artículo
94.
Recuperación de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
95.
Adquisición de documentos de interés para la Comunidad de Madrid.
Artículo
96.
Difusión del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo
97.
Comercio de documentos.
Artículo
98.
Restauración y reproducción de documentos que forman parte del Patrimonio
Documental Madrileño.
TÍTULO V. De la actividad inspectora y de las infracciones y
sanciones administrativas.
CAPÍTULO
I.
De la actividad inspectora.
Artículo
99.
Actividad inspectora.
Artículo
100.
Funciones de la Inspección de Archivos.
Artículo
101.
Obligación de colaboración.
CAPÍTULO
II.
Del régimen sancionador y de las infracciones administrativas.
Artículo
102.
Régimen jurídico.
Artículo
103.
Infracciones administrativas.
Artículo
104.
Clasificación de las infracciones administrativas.
CAPÍTULO
III.
De los responsables y de las sanciones administrativas.
Artículo
105.
Responsables de las infracciones administrativas.
Artículo
106.
Obligación de reparación.
Artículo
107.
Sanciones administrativas.
Artículo
108.
Graduación de las multas y sanciones.
Artículo
109.
Órganos sancionadores.
Artículo
110.
Medidas de ejecución y multas coercitivas.
CAPÍTULO
IV.
Del procedimiento sancionador.
Artículo
111.
Denuncia.
Artículo
112.
Incoación y medidas provisionales y cautelares.
Artículo
113.
Prescripción de infracciones y sanciones administrativas.
Artículo
114.
Plazos de resolución del expediente sancionador.
Artículo
115.
Procedimiento para la imposición de sanciones administrativas.
DISPOSICIONES ADICIONALES.
Disposición
Adicional Primera.
Procedimiento
de acceso a los documentos, actividad inspectora e infracciones y sanciones
administrativas en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la
Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de
Madrid.
Disposición
Adicional Segunda.
Incorporación
al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid.
Disposición
Adicional Tercera.
Colaboración
con las confesiones religiosas.
Disposición
Adicional Cuarta.
Documentos
de titularidad pública y archivos públicos afectados por la legislación estatal
e internacional.
Disposición
Adicional Quinta.
Incorporación
del Censo del Patrimonio Documental y Directorio de Archivos de la Comunidad de
Madrid, desarrollado conforme a lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril,
de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, al Directorio de
Archivos de la Comunidad de Madrid.
Disposición
Adicional Sexta.
Archivos
del sistema sanitario público de la Comunidad de Madrid e historias clínicas de
las personas usuarias de los servicios sanitarios en la Comunidad de Madrid.
Disposición
Adicional Séptima.
Ingresos
extraordinarios de fondos documentales y documentos en el Archivo Regional de
la Comunidad de Madrid.
Disposición
Adicional Octava.
Reutilización
de la información del sector público madrileño.
Disposición
Adicional Novena.
Regulaciones
especiales del derecho de acceso.
Disposición
Adicional Décima.
Coordinación
entre la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de
Madrid, la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid,
el Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid y con la
Agencia Española de Protección de Datos.
Disposición
Adicional Undécima.
Promoción
de la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid.
Disposición
Adicional Duodécima.
Gestión
de los fondos documentales de la antigua Contaduría de Hipotecas de Madrid.
Disposición
Adicional Decimotercera.
Plan
Cuatrienal de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Disposición
Adicional Decimocuarta.
Formación
y actualización profesional de los archiveros.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
Disposición
Transitoria Primera.
Adecuación
de la normativa de los archivos.
Disposición
Transitoria Segunda.
Procedimientos
pendientes de resolución y solicitudes de acceso en trámite.
Disposición
Transitoria Tercera.
Vigencia
de las normas de inferior rango dictadas al amparo de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y del Real
Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales,
y funciones de los órganos colegiados conformados y articulados por dichas
normas durante su plazo de vigencia.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA.
Disposición
Derogatoria Única.
Derogación
de normativa.
DISPOSICIONES FINALES.
Disposición
Final Primera.
Reglamento
del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y desarrollo reglamentario en
el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.
Disposición
Final Segunda.
Otras
habilitaciones normativas y desarrollo reglamentario en el ámbito de los
Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales y de las Universidades
Públicas de la Comunidad de Madrid.
Disposición
Final Tercera.
Actualización
de la cuantía de las multas.
Disposición
Final Cuarta.
Otra
legislación aplicable.
Disposición
Final Quinta.
Entrada
en vigor.
PREÁMBULO
I
El Estatuto
de Autonomía de la Comunidad de Madrid, aprobado por la Ley Orgánica
3/1983, de 25 de febrero, establece en su artículo 26.1.18 y 19 que la
Comunidad de Madrid tiene competencia exclusiva en las materias de: archivos,
bibliotecas, museos, hemerotecas, conservatorios de música y danza, centros
dramáticos y de bellas artes, y demás centros de depósito cultural o
colecciones de análoga naturaleza de interés para la Comunidad de Madrid, que
no sean de titularidad estatal; y en las de patrimonio histórico, artístico,
monumental, arqueológico, arquitectónico y científico de interés para la
Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la competencia del Estado para la defensa
de los mismos contra la exportación y la expoliación. Asimismo, en su artículo
28.1.6, atribuye a la Comunidad de Madrid la ejecución de la legislación de la
Administración General del Estado en materia de museos, archivos, bibliotecas y
otras colecciones de naturaleza análoga de titularidad estatal cuya gestión
directa no se reserve la Administración General del Estado, sin perjuicio de lo
dispuesto en el artículo 149.1.28.ª de la Constitución
Española, así como sobre los archivos y colecciones documentales de
naturaleza análoga que no fueran de titularidad estatal. De esta manera y en
virtud de lo establecido en el Estatuto de Autonomía, se transfirieron las
competencias citadas en materia de archivos por el Real
Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios
de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura.
Asimismo, en
materia de derecho de acceso a la información, la Comunidad de Madrid tiene
atribuidas por su Estatuto de Autonomía las siguientes competencias: en el
artículo 26.1.1, exclusivas en materia de organización, régimen y
funcionamiento de sus instituciones de autogobierno; en el artículo 26.1.3,
exclusivas en cuanto al procedimiento administrativo derivado de las
especialidades de la organización propia; y en los apartados 1 y 2 del artículo
27, en el marco de la legislación básica del Estado, el desarrollo legislativo
y la ejecución en materia de régimen local y régimen jurídico de la
Administración Pública de la Comunidad de Madrid y los entes públicos
dependientes de ella.
Al mismo tiempo,
el artículo 7 del Estatuto de Autonomía, además de reconocer a los ciudadanos
de Madrid como titulares de los derechos y deberes fundamentales establecidos
en la Constitución Española, establece que los poderes públicos madrileños
asumen, en el marco de sus competencias, entre otros principios rectores de su
política: la promoción de las condiciones necesarias para el libre ejercicio de
los derechos y libertades de los ciudadanos y la igualdad de los individuos y
los grupos en que se integran. De esta manera y en virtud de lo establecido en
el Estatuto de Autonomía, se aprobó la Ley
10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la
Comunidad de Madrid, la cual, en el apartado 2 de su Disposición Adicional
Primera, establece que se regirán por su normativa específica, y por dicha ley
con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen
jurídico específico de acceso a la información.
En este sentido, los
poderes públicos asegurarán y garantizarán que los distintos profesionales que
tengan encomendado el trabajo en archivos conozcan los postulados relacionados
con los derechos humanos y las libertades fundamentales reconocidos en la
legislación nacional e internacional.
De acuerdo con el
Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, la Asamblea de Madrid aprobó
la Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Al amparo de la
citada norma, por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, se aprobó el
Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid.
El amplio período
de vigencia de la Ley 4/1993, de 21 de abril, ha permitido, entre otras
cuestiones, la multiplicación del número de los archivos creados o gestionados
por la Administración de la Comunidad de Madrid. Entre ellos, hay que destacar
la recepción de la gestión de los archivos de los órganos judiciales por el Real
Decreto 600/2002, de 1 de julio, sobre traspaso de funciones y servicios de
la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de provisión
de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración
de Justicia. Fruto de este traspaso de competencias en materia de Justicia,
tampoco se puede olvidar que, al amparo de lo previsto en el Real Decreto
937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, se han
puesto en marcha: la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de la
Comunidad de Madrid, regulada por la Orden
de 10 de julio de 2012, de la Consejera de Presidencia y Justicia; y el
Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, regulado por la Orden 2623/2015, de 24 de noviembre, del
Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno.
Tampoco se debe
olvidar la aspiración de la Comunidad de Madrid, manifestada por su Parlamento
en 2009, a la creación por parte de la Administración General del Estado del
Archivo Histórico Provincial de Madrid, en el cual se integraría el Archivo
Histórico de Protocolos de Madrid, de titularidad estatal y gestión transferida
a nuestra Región, que constituye, sin duda, una de las joyas de nuestro
patrimonio documental, pues en él se conservan las escrituras centenarias
producidas por escribanos públicos y notarios en Madrid y en legaciones o
embajadas españolas en el exterior desde el siglo XVI. Se trata, pues, de una
deuda histórica con Madrid, ya que es prácticamente la única Comunidad Autónoma
uniprovincial que carece de archivo histórico provincial. En el resto de las
provincias, la Administración General del Estado ha ido creando archivos
históricos provinciales desde 1931 y les ha dotado de edificios, equipamientos
y medios materiales y humanos adecuados para su función.
Desde la entrada
en vigor de la Ley 4/1993, de 21 de abril, la articulación del Sistema de
Archivos de la Comunidad de Madrid ha permitido que se hayan podido llevar a la
práctica políticas archivísticas concretas en el ámbito madrileño, como han
sido: la puesta en marcha del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid,
regulado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno; o
la continuación de las líneas de ayuda a los archivos de las Entidades Locales
madrileñas ya iniciadas anteriormente, así como el establecimiento de otras
nuevas destinadas a archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.
II
Como ya se ha
indicado, el Estatuto de Autonomía atribuye en su artículo 26.1 competencias
exclusivas a la Comunidad de Madrid en materia de archivos de su titularidad y
de promoción y difusión de su patrimonio histórico, así como competencias
ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestión no se reserve el
Estado. Y ello dentro de un contexto legal general que ha supuesto la
publicación de disposiciones que, sin ser específicamente archivísticas, tienen
una extraordinaria influencia en este ámbito, como pueden ser: la Ley 16/1985,
de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 37/2007, de 16 de
noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, incluida
su modificación por la Ley 18/2015, de 9 de julio; la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas; o la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público. Por todo ello, se hace necesaria la adecuación de la norma vigente al
nuevo marco jurídico autonómico, estatal y europeo.
Del mismo modo, la
Administración de la Comunidad de Madrid ha conocido una fuerte evolución,
asistiendo a un importante incremento de sus funciones, de sus organismos y de
sus infraestructuras, que ha supuesto la aparición de nuevos procedimientos y
nuevas formas de tramitación administrativa. Igualmente, se han desarrollado y
democratizado los servicios públicos, articulando otras formas de relación más
transparentes y participativas entre el sector público y la sociedad: una
sociedad que manifiesta de manera creciente y decidida nuevas demandas de
información.
En este proceso
evolutivo, no cabe olvidar la auténtica revolución producida en el ámbito de
las tecnologías de la información y de la comunicación, que ha alterado
profunda y definitivamente la gestión del conocimiento, con un claro reflejo en
el mundo de la Administración y, consecuentemente, de los archivos. En este
contexto, la Comunidad de Madrid está inmersa en un necesario proceso de
adaptación a las principales tendencias en el ámbito de la Sociedad de la
Información y del Conocimiento que se plasma en su decidido compromiso con la
innovación científica y técnica. Ello está posibilitando una mejora en la
calidad de los servicios, en la atención a los ciudadanos y en el acceso a la
información a través de la promoción e implantación de los procedimientos
telemáticos que configuran la Administración electrónica madrileña. Ante la
implantación de la Administración electrónica y la paulatina desaparición del
soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una dimensión estratégica
para la actuación administrativa y se convierte en un factor crítico para la
propia pervivencia de sus documentos. Este desarrollo ha incorporado nuevos
paradigmas: sistemas tradicionales en convivencia con sistemas mixtos o
híbridos de gestión administrativa, a base de documentos en papel y documentos
electrónicos, junto a sistemas plenamente digitales. Así pues, la visión
tradicional de la función archivística como servicio final debe dar paso a otra
que la conciba como una actividad de gestión anticipada que comienza por la
propia definición del documento electrónico para abarcar también la
organización y la conservación de soportes y medios de registro poco estables
en el tiempo. En este sentido, la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
supone una mayor obligación para el conjunto de las Administraciones Públicas
españolas al establecer como procedimiento base de referencia el electrónico,
así como la obligatoriedad para cada Administración Pública de mantener un
archivo electrónico único.
Todo ello enlaza
con la compleja naturaleza y dimensión de los archivos, que, al contrario que
otras instituciones estrictamente culturales, no están sólo al servicio de la promoción
y difusión de la cultura. De un lado, tal y como viene defendiendo la mejor
doctrina archivística, los archivos están llamados a constituir elementos clave
de la gestión administrativa, como instrumentos cuya correcta regulación
resulta esencial para la gestión de la información administrativa. De otro
lado, en una sociedad democrática avanzada, el acceso a la información y a los
documentos es un auténtico derecho de los ciudadanos en cuya satisfacción los
archivos están llamados a jugar un papel fundamental y al que no es ajena la
aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno, por parte del Estado, y, más
recientemente, la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación
de la Comunidad de Madrid.
Se trata, en
consecuencia: de dar respuesta a las actuales necesidades archivísticas
derivadas de la propia evolución de la actividad de las organizaciones públicas
producida de forma paulatina y desarrollada en diversas fases; y de armonizar y
normalizar las tareas en los diferentes niveles de dichas organizaciones.
Asimismo, no se
puede olvidar que el incremento exponencial en la producción de documentos por
parte de las Administraciones Públicas supone un reto que se debe afrontar para
conservar aquella parte de los documentos producidos por los organismos
públicos susceptible de conservación permanente por haber alcanzado unos
valores que así lo acrediten. De esta manera, por una parte, en la fase de
tramitación o de continua utilización y consulta administrativa de los
documentos durante su ciclo de vida, la adecuada gestión de los mismos resulta
clave para la organización interna y para la actividad externa de la
Administración, al servicio de los derechos de los ciudadanos. Por otra, una
vez finalizada esta fase de tramitación o de continua utilización y consulta
administrativas, la dimensión cultural adquiere progresiva preponderancia.
Otro factor que
debe destacarse es la progresiva implantación de una política activa y
comprometida en materia de patrimonio histórico, cuya plasmación más reciente
son los avances que, en materia de protección del patrimonio histórico y
cultural, se han producido en las normativas sectoriales desarrolladas tanto
por el Estado como por las Comunidades Autónomas.
III
Superado el
entorno en el que surgió la Ley 4/1993, de 21 de abril, y culminadas ya dos
décadas del siglo XXI, se hace necesaria la redacción de un nuevo texto legal
que dé respuesta a las necesidades actuales, imponiéndose una revisión a fondo
de los planteamientos que inspiraron aquélla. Los ejes fundamentales sobre los
que gira tanto el articulado de la Ley, como sus líneas inspiradoras, son: la
nueva concepción del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema
archivístico público conformado por archivos y Subsistemas de Archivos
homogéneos; la articulación de los archivos privados dentro del Sistema de
Archivos de la Comunidad de Madrid a través de su pertenencia voluntaria, pero
incentivada, a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid; la
configuración de los órganos colegiados del Sistema de Archivos de la Comunidad
de Madrid como elementos clave del mismo y con importantes atribuciones y
competencias; la protección, custodia y difusión de los documentos de
titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño; la organización del
servicio público de los archivos; la regulación del derecho de acceso a los
documentos, fundamentalmente en lo que respecta a los de titularidad pública, en
la línea de las bases establecidas por la reciente normativa estatal y de la
Comunidad de Madrid en materia de acceso a la información pública; y la
consideración de la gestión documental, con especial incidencia en la gestión
de los documentos electrónicos, como el conjunto de funciones y procesos
reglados archivísticos que, aplicados con carácter transversal a lo largo del
ciclo de vida de los documentos, garantizan el acceso y uso de los documentos
de titularidad pública y la correcta configuración del Patrimonio Documental
Madrileño.
En primer lugar,
se trata con mayor precisión el concepto de documento y, especialmente, de
documento de titularidad pública, así como el de Patrimonio Documental
Madrileño. Los documentos de titularidad pública, en el contexto de esta Ley,
en atención a su régimen jurídico específico y diferenciado del que afecta al
Patrimonio Documental Madrileño en su conjunto y a su singularidad y relevancia
como garantes de derechos y deberes para con los ciudadanos, se abordan asentando
de manera definitiva su condición de bienes inalienables, imprescriptibles e
inembargables; al tiempo que se dispone, a efectos de su validez, sobre su
autenticidad, su inalterabilidad, su conservación, su custodia y el traspaso de
ésta.
Asimismo, se reformula
el concepto tradicional de Patrimonio Documental Madrileño, basado en la
antigüedad y la institución productora de los documentos, para ser solamente
considerados aquellos que hayan sido dictaminados como de conservación
permanente o que posean un interés para la Comunidad de Madrid,
estableciéndose, no obstante, un régimen provisional de protección para todos
aquellos documentos que no han sido declarados como constitutivos del
Patrimonio Documental Madrileño. Además, se definen los instrumentos que
permitirán su salvaguarda y la aplicación de una adecuada tutela jurídica.
En segundo lugar,
se articula la protección y tutela del Patrimonio Documental Madrileño a través
del régimen jurídico y los instrumentos establecidos en la Ley 3/2013, de 18 de
junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid (), abundando más,
si cabe, en su consideración de bienes patrimoniales que identifican la cultura
y la sociedad madrileñas. A tal fin, se dispone la posibilidad de inscripción
de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño en el
Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, en
razón de la relevancia y singularidad de los documentos y archivos inscritos.
En este sentido, hay que reseñar el contenido de la Disposición Adicional
Segunda, que, por imperio de esta Ley, incorpora a dicho Registro, como bienes
de interés patrimonial, los documentos de conservación permanente custodiados
en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de
Protocolos de Madrid. Tal disposición se pone en relación con la declaración de
Bien de Interés Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español, en su artículo 60, para los inmuebles destinados
a archivos de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio
Histórico Español en ellos contenidos.
Asimismo, se ha
establecido un nuevo instrumento de protección y tutela, el Inventario de
Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, que posibilita: por un
lado, la identificación de los documentos de titularidad privada, que, sin
alcanzar la antigüedad establecida para su consideración patrimonial genérica,
permitirá, por reconocimiento de sus valores intrínsecos, considerarlos parte
integrante de dicho Patrimonio Documental; por otro, la existencia de un tercer
nivel de protección para los documentos, tanto de titularidad pública como de
titularidad privada, que se añade a aquellos niveles de que gozan los bienes
inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de
Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de
Madrid de acuerdo con lo establecido en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de
Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.
En tercer lugar,
hay que destacar que la estructura dada permite disponer de distintos regímenes
jurídicos diferenciados para los documentos de titularidad pública, el
Patrimonio Documental Madrileño y los documentos y fondos documentales
inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de
Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de
Madrid, pudiendo con ello establecer la diversidad coherente de deberes y
obligaciones y sus consecuentes infracciones y sanciones administrativas.
Asimismo, los
archivos públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de
los ciudadanos y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores
democráticos y de transparencia en la gestión pública. La Ley pretende, pues,
plasmar la profunda transformación que la imagen social del archivo ha
experimentado a lo largo de los últimos años, pasando de ser visto únicamente
como la institución cultural que custodia los documentos históricos a adquirir
un papel como elemento clave en la gestión de la información en el ámbito del
sector público, que garantiza su transparencia y eficacia, y como pieza
fundamental en la configuración de la memoria colectiva de la sociedad.
Además, el acceso
a los documentos constituye uno de los ejes básicos de la Ley. La regulación
que se introduce tiene un carácter inicial y básico, remitiendo a la Ley
10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de
Madrid y, de forma supletoria, a la legislación básica estatal configurada por
la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información
pública y buen gobierno. Dichas leyes modifican sustancialmente el régimen
vigente hasta ahora en esta materia, hasta el punto de convertir el acceso en
un verdadero derecho subjetivo que tienen todas las personas. De esta manera,
el derecho de acceso se configura como un derecho que complementa la
información que el ciudadano puede obtener por la vía de la transparencia.
Como medida de
transparencia, también se establece la obligación para los archivos del Sistema
de Archivos de la Comunidad de Madrid de hacer públicos los instrumentos
archivísticos de información y descripción, que contienen información de
interés público y que permiten la trazabilidad de la información y de los
documentos que custodian, a través del portal de transparencia y de la sede
electrónica o sitio web del organismo titular del archivo, así como del Portal
de Archivos de la Comunidad de Madrid. Igualmente, los archivos también deben
informar a los usuarios de los límites aplicados a la hora de ejercer su
derecho de acceso y razonar debidamente las causas que fundamentan su
aplicación.
También, se regula
de manera concreta el derecho de acceso a los documentos de titularidad privada
integrantes del Patrimonio Documental Madrileño, delimitándolo de manera
específica a aquellos que se encuentren custodiados en los archivos que forman
parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid o a aquellos otros que,
pudiendo estar o no en archivos, se encuentren inscritos en el Registro de
Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los
Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de
Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Por último, se
trata de conseguir una mayor articulación del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid, de modo que se puedan alcanzar los máximos niveles de
calidad, mediante su conformación como sistema archivístico público
estructurado en diferentes archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos y
abierto a la incorporación de los archivos privados a través de la Red de
Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. Y ello atendiendo a la nueva
realidad tecnológica y digital, que abarca desde la implantación de un sistema
de gestión documental y de archivos para la gestión de los archivos de la
Comunidad de Madrid, incorporando el tratamiento del documento electrónico,
hasta la puesta a disposición de los ciudadanos del Patrimonio Documental
Madrileño a través de las tecnologías de la información y de la comunicación.
Por todo ello,
esta Ley debe hacer posible la consagración de una política archivística que
permita un mayor acercamiento a la población de los documentos de titularidad
pública, del Patrimonio Documental Madrileño incluido en el Registro de Bienes
de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de
Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes
Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño y de los archivos en los que se
custodia, para que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los
reivindique como bienes que permitan incrementar su calidad de vida personal y
social, contribuyendo a conseguir una sociedad más justa y democrática.
IV
El artículo 129 de
la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas establece que, en ejercicio de la iniciativa
legislativa, las Administraciones Públicas actuarán de acuerdo con los principios
de necesidad, de eficacia, de proporcionalidad, de seguridad jurídica, de
transparencia y de eficiencia. Asimismo, determina que en la exposición de
motivos de toda norma con rango de Ley quedará suficientemente justificada la
adecuación de la misma a estos principios de buena regulación.
En virtud de los
principios de necesidad y de eficacia, esta Ley está justificada por razones de
interés general, se basa en una identificación clara de los fines perseguidos y
es el instrumento más adecuado para garantizar su consecución.
En virtud del
principio de proporcionalidad, esta Ley contiene la regulación imprescindible
para atender las necesidades que se pretenden cubrir, tras constatar que no
existen otras medidas menos restrictivas de derechos, o que impongan menos
obligaciones a los destinatarios.
A fin de
garantizar el principio de seguridad jurídica, esta Ley se incardina, de manera
coherente, con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión
Europea. Asimismo, en materia de procedimiento administrativo, esta Ley
establece sólo trámites adicionales imprescindibles a los contemplados en la
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, atendiendo a la singularidad de la materia. Además,
las habilitaciones para el desarrollo reglamentario de esta Ley se han
conferido al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, así como a las
Entidades Locales y a las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid en
su ámbito competencial en cuanto a las disposiciones reglamentarias necesarias
y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
para el desarrollo y ejecución de esta Ley.
En aplicación del
principio de transparencia, la Comunidad de Madrid: ha posibilitado el acceso
sencillo, universal y actualizado a la normativa en vigor y los documentos
propios del proceso de elaboración de esta Ley, en los términos establecidos en
el artículo 16 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de
Participación de la Comunidad de Madrid; ha definido claramente los objetivos
de esta Ley y su justificación en esta Exposición de Motivos; y ha posibilitado
que los potenciales destinatarios tengan una participación activa en la
elaboración de esta Ley mediante los trámites de consulta pública previa y
audiencia e información públicas.
En aplicación del
principio de eficiencia, la iniciativa normativa evita cargas administrativas
innecesarias o accesorias y racionaliza, en su aplicación, la gestión de los
recursos públicos. Asimismo, se han cuantificado y valorado sus repercusiones y
efectos en los gastos e ingresos de la Comunidad de Madrid presentes y futuros,
supeditándose su cumplimiento a los principios de estabilidad presupuestaria y
sostenibilidad financiera.
V
La Ley se
estructura en un Título Preliminar y cinco Títulos que comprenden un total de
ciento quince artículos, concluyendo con catorce Disposiciones Adicionales,
tres Disposiciones Transitorias, una Disposición Derogatoria y cinco
Disposiciones Finales.
El Título
Preliminar establece el objeto, las definiciones de los principales conceptos
empleados y el ámbito de aplicación de la Ley, especificando sus principios
generales, así como las fórmulas de coordinación y colaboración para su
adecuado cumplimiento. De forma destacada, se contempla la promoción de las
tecnologías de la información y de la comunicación en este ámbito.
El Título I está
dedicado a los archivos y al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y se
fundamenta en el principio de responsabilidad compartida existente entre las
Administraciones Públicas, así como en la necesaria interconexión de los
archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. La Ley
adopta una nueva estructura para el Sistema de Archivos en base a unos archivos
y Subsistemas de Archivos homogéneos que agrupan a los diferentes archivos
públicos madrileños, delimitando sus competencias y funciones, al tiempo que se
establecen y reorganizan sus órganos colegiados. En este contexto, la Comisión
de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de
Archivo de la Asamblea de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales
de la Comunidad de Madrid quedan constituidas en sus respectivos ámbitos de
actuación como órganos colegiados encargados, entre otras funciones, de
dictaminar sobre la conservación o eliminación de los documentos de titularidad
pública tras su valoración. Por su parte, el Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid se constituye en el órgano colegiado de carácter consultivo
y participativo que tiene entre sus principales funciones la de actuar como
medio de información, consulta y asesoramiento en todas aquellas materias que
tienen que ver con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Patrimonio
Documental Madrileño, y como instrumento de cooperación entre los diferentes
archivos y Subsistemas archivísticos.
El Título II se
dedica a la gestión documental y al funcionamiento de los archivos, asumiendo
las últimas novedades que, dentro del panorama legislativo autonómico, se han
producido en materia de gestión documental y archivos. En primer lugar, la Ley
apuesta por la implantación de la gestión documental a lo largo del ciclo de
vida de los documentos y la define como el conjunto de funciones archivísticas
y procesos reglados que tienen carácter transversal y van unidos al ciclo vital
y a su aplicación en los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de
Madrid, de manera que queden garantizados la identificación, la valoración, la
organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el
servicio de los documentos de titularidad pública. Con este fin, en el ámbito
de la Comunidad de Madrid, y para la adaptación al contexto de la
Administración electrónica como consecuencia de las disposiciones normativas
referidas al procedimiento administrativo común, a las tecnologías de la
información y de las comunicaciones y a las funciones en el ámbito de lo
público, se establece cómo debe ejecutarse la guarda y custodia de los documentos
electrónicos, de forma que se garantice el proceso de forma segura y fiable,
para lo que se contará con los medios personales, materiales y tecnológicos
adecuados. En segundo lugar, se contempla la creación del Inventario de los
Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad
de Madrid, instrumento constituido como necesario para el seguimiento y control
de la producción y custodia de los documentos electrónicos de la Administración
de la Comunidad de Madrid, que contendrá y reconocerá todos los sistemas que
los produzcan, correspondiendo la responsabilidad de su mantenimiento a la
Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y
Patrimonio Documental. En tercer lugar, se dispone la implantación del Sistema
de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema
común para la gestión integrada de sus documentos y archivos, contemplando la
necesaria interoperabilidad con el resto de los sistemas existentes en este
ámbito, de manera que se garantice la autenticidad e integridad de los
documentos de titularidad pública y el acceso y servicio de los mismos. Además,
se establecen las disposiciones comunes para todos los archivos públicos que
integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, tales como las
relativas a la gestión de los documentos electrónicos, a los ingresos y salidas
de documentos, a la valoración y eliminación de los documentos de titularidad
pública o a los medios materiales y personales con que deben contar.
El Título III está
dedicado al acceso a los documentos, donde se establece un régimen jurídico
mínimo y se remite, en lo que respecta a su ejercicio, a la Ley 10/2019, de 10
de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid. La Ley
establece, esencialmente, los principios generales, la manera de formalizar el
acceso y las obligaciones vinculadas al ejercicio del derecho de acceso a los
documentos de titularidad pública, así como los requisitos y obligaciones que,
con respecto al acceso a los documentos de titularidad privada, deben cumplir
tanto los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid como las personas propietarias de dichos documentos cuando
figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad
de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad
de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental
Madrileño.
El Título IV está
dedicado a los documentos y al Patrimonio Documental Madrileño, donde se
establece un régimen jurídico diferenciado para los documentos de titularidad
pública y de titularidad privada. Se reformula el concepto y alcance del
Patrimonio Documental Madrileño, al prever su composición no en razón del origen
y de la antigüedad de los documentos, sino en función de haber sido
dictaminados como de valor permanente o por poseer un interés para la Comunidad
de Madrid. Se refuerza así, aún más, el valor atribuido a los documentos como
parte del Patrimonio Histórico Madrileño, entendido éste como el conjunto de
todos los bienes culturales de la Comunidad de Madrid, y, para una mejor
identificación de este conjunto patrimonial, se establece que los documentos
producidos o reunidos por las personas privadas, físicas o jurídicas, que no
alcancen la antigüedad establecida con carácter general, puedan ser reconocidos
como integrantes del mismo por haber sido inscritos en el Registro de Bienes de
Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de
Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes
Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Asimismo, se regulan de forma
más precisa y coherente las obligaciones de las personas privadas, físicas o
jurídicas, titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de
titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como
las cuestiones relacionadas con la transmisión de su propiedad y el traslado de
dichos documentos y archivos. En este sentido, hay que decir que las
obligaciones y los deberes de quienes sean titulares de documentos de
titularidad pública o de documentos de titularidad privada constitutivos del
Patrimonio Documental Madrileño se encuentran delimitados en los artículos específicos,
con el fin de reforzar su protección y tutela. Finalmente, se regulan los
traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio
Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de
la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de
la Comunidad de Madrid, las medidas de fomento, el depósito y la expropiación
forzosa, así como los derechos de tanteo y retracto y la difusión del
Patrimonio Documental.
El Título V, que
recoge todo lo relativo a la actividad inspectora y a las infracciones y
sanciones administrativas, se introduce como una novedad importante en la
protección del Patrimonio Documental Madrileño y para el correcto
funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, inexistente
no ya sólo en la legislación archivística de ámbito nacional y autonómico, sino
también en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid. En este sentido, se dota al personal funcionario
competente de la condición de agente de la autoridad y se establece el marco
legal dentro del cual ha de desarrollarse el ejercicio de esta función,
detallándose en qué consiste la misma, el personal que puede ejercitarla, las
normas de actuación, el deber de cumplimentar actas de inspección y los deberes
de los interesados. Además, se recoge el régimen sancionador, en el que se
establece el régimen jurídico, el concepto de infracción contra los documentos
de titularidad pública y los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño,
así como en materia de régimen y funcionamiento del Sistema de Archivos de la
Comunidad de Madrid, y las clases de infracciones derivadas del incumplimiento
de las obligaciones impuestas por esta Ley, sus correspondientes sanciones y el
procedimiento, así como las medidas cautelares y de ejecución.
Las Disposiciones
Adicionales recogen diversas cuestiones que completan aspectos concretos de la
regulación contenida en la Ley.
La Disposición
Adicional Primera establece la inaplicabilidad en el ámbito del Archivo o
Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de
Cuentas de la Comunidad de Madrid de la regulación relativa a la actividad
inspectora; y la aplicación potestativa a los ámbitos de la Asamblea de Madrid
y la Cámara de Cuentas del régimen de las infracciones y sanciones
administrativas que se establece en el Título V.
La Disposición
Adicional Segunda incorpora, por imperio de esta Ley, como bienes de interés
patrimonial al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de
Madrid los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo
Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de
Madrid, así como los que figuren inscritos en el Inventario de Bienes
Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, instrumento que se crea por
disposición de esta Ley, e insta a practicar de oficio su inscripción.
La Disposición
Adicional Tercera promueve la colaboración con las distintas confesiones religiosas
en relación con su patrimonio documental y establece el límite del ejercicio de
los derechos de tanteo y retracto en la transmisión de la titularidad o
tenencia entre las instituciones de la Iglesia Católica dentro del territorio
de la Comunidad de Madrid.
La Disposición
Adicional Cuarta delimita las competencias de la Comunidad de Madrid con
respecto a los documentos de titularidad pública de la Administración General
del Estado y el archivo público de titularidad estatal gestionado por la Comunidad
de Madrid en virtud de lo establecido, en cuanto al reparto de competencias, en
la Constitución Española.
La Disposición
Adicional Quinta incorpora el Censo del Patrimonio Documental y Directorio de
Archivos de la Comunidad de Madrid, desarrollado conforme a lo previsto en la
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid, al nuevo Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.
La Disposición
Adicional Sexta incluye referencias específicas a los archivos del sistema
sanitario público de la Comunidad de Madrid y a los documentos que conforman
las historias clínicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en
la Comunidad de Madrid.
La Disposición
Adicional Séptima establece que los fondos documentales y documentos adquiridos
por parte de la Comunidad de Madrid mediante donación, herencia, legado o a
título oneroso deberán ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid.
La Disposición
Adicional Octava determina lo relativo a la reutilización de la información
producida por las Administraciones Públicas madrileñas.
La Disposición
Adicional Novena dispone acerca de ciertas regulaciones especiales del derecho
de acceso a los documentos de titularidad pública.
La Disposición
Adicional Décima establece la necesidad de coordinación entre los diferentes
organismos y entes públicos con competencias en materia de derecho de acceso
para garantizar una aplicación homogénea, en sus respectivos ámbitos de
actuación, de los principios y reglas sobre la protección de datos personales y
el acceso a los documentos de titularidad pública.
La Disposición
Adicional Undécima establece un mandato hacia el Gobierno de la Comunidad de
Madrid para que promueva la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid
por parte de la Administración General del Estado.
La Disposición
Adicional Duodécima determina la forma en que se regulará la gestión de los
fondos documentales de la antigua Contaduría de Hipotecas de Madrid.
La Disposición
Adicional Decimotercera se ocupa del plazo y de las disponibilidades
presupuestarias para la aprobación por parte del Consejo de Gobierno de la
Comunidad de Madrid del Plan Cuatrienal de Archivos de la Comunidad de Madrid.
La Disposición
Adicional Decimocuarta se ocupa de la formación permanente de los archiveros.
Las Disposiciones
Transitorias regulan regímenes provisionales en cuanto a la aplicación de esta
Ley.
La Disposición
Transitoria Primera establece el plazo que tienen los archivos para adecuar su
normativa interna a los preceptos de esta Ley, con la excepción del Archivo de
la Asamblea de Madrid.
La Disposición
Transitoria Segunda excluye del régimen previsto en esta Ley aquellos
procedimientos pendientes de resolución a su entrada en vigor, evitando de este
modo cualquier tipo de disfunción.
La Disposición
Transitoria Tercera establece el régimen de transitoriedad, hasta la aprobación
del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en cuanto a
la derogación de las normas dictadas al amparo de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y del Real
Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales,
así como las funciones de los órganos colegiados conformados y articulados por
dichas normas durante el plazo transitorio de vigencia.
La Disposición
Derogatoria Única, con las salvedades establecidas en la Disposición
Transitoria Tercera, deroga todas las disposiciones de igual o inferior rango
que se opongan a lo establecido en esta Ley.
Finalmente, las
Disposiciones Finales establecen las habilitaciones para el desarrollo de esta
Ley, así como para la actualización de las cuantías de las multas establecidas
en el Título V, la supletoriedad de otras legislaciones y el plazo para la
entrada en vigor de esta Ley.
La Disposición
Final Primera determina la autorización, así como los plazos, para la
aprobación por el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid del Reglamento
del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, norma reglamentaria
fundamental de desarrollo y ejecución de esta Ley. Asimismo, se establece el
desarrollo reglamentario en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de
la Asamblea de Madrid, de acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria
dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de
Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid.
La Disposición
Final Segunda establece otras habilitaciones normativas en cada uno de los
Subsistemas de Archivos para la aprobación de disposiciones reglamentarias
necesarias y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad
de Madrid para el desarrollo y ejecución de esta Ley.
La Disposición
Final Tercera habilita al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid para la
actualización de las cuantías de las multas indicadas en el Título V por la vía
reglamentaria.
La Disposición
Final Cuarta prevé la aplicabilidad de la legislación vigente autonómica y
estatal en materia de patrimonio histórico, de acceso a los documentos de
titularidad pública y de documento electrónico, expediente electrónico y
gestión documental.
La Disposición
Final Quinta determina la entrada en vigor de esta Ley.
TÍTULO PRELIMINAR
Disposiciones
generales
Artículo 1. Objeto y fin.
1. La presente Ley
tiene por objeto:
a) La gestión, la
protección, la disposición y la difusión de los documentos de titularidad
pública y del Patrimonio Documental Madrileño, así como de los documentos de
titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en
esta Ley, para facilitar el acceso a los mismos.
b) La organización y
la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid,
especialmente en cuanto a su estructura, derechos, requisitos y deberes de sus
integrantes, así como a su organización y tratamiento archivístico.
c) El establecimiento
de los derechos y obligaciones relativos al Patrimonio Documental Madrileño.
2. Se persigue con
ello contribuir a la conservación e incremento del Patrimonio Documental
Madrileño y, al propio tiempo, asegurar su adecuada identificación,
organización, valoración, accesibilidad, preservación y difusión mediante el
oportuno tratamiento técnico.
Artículo 2. Ámbito de
aplicación.
1. En el ámbito
objetivo, las disposiciones de esta Ley serán de aplicación, sin perjuicio de
lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios
internacionales ratificados por España que resulten aplicables, a:
a) Los documentos de
titularidad pública en los términos establecidos en esta Ley.
b) Los documentos de
titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en
esta Ley.
c) El Patrimonio
Documental Madrileño.
d) Los archivos que
formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, con
independencia de su titularidad.
2. En el ámbito
subjetivo, las disposiciones de esta Ley serán de aplicación a todas las
entidades públicas o privadas, personas físicas o jurídicas titulares de
archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y
de documentos que formen parte o puedan formar parte del Patrimonio Documental
Madrileño.
3. Tanto los
archivos públicos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la
Comunidad de Madrid, como los documentos de titularidad pública estatal, se
regirán por la legislación estatal que les sea aplicable y por los convenios
suscritos entre la Administración General del Estado y la Administración de la
Comunidad de Madrid.
Artículo 3. Conceptos y
definiciones generales.
1. A efectos de
esta Ley, se entiende por:
a) Documento: toda
información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier
naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier
formato, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en
que se haya generado. En todo caso, tendrán la consideración de documentos:
1.º Los que sean
resultado de procedimientos regulados en una norma jurídica.
2.º Los que, sin estar
regulados por normas de procedimiento específicas, sirvan a las personas
físicas o jurídicas como elementos de información y conocimiento.
3.º Los electrónicos,
según la definición establecida en la letra a) del apartado 2 de este artículo.
b) Documento de
titularidad pública: documento de titularidad de una persona física o jurídica,
tanto pública como privada, de las enumeradas en el artículo 70, producido y/o
recibido en el ejercicio de las competencias y funciones que les son propias,
sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que le afecte. En este
sentido, se considera, también, documento de titularidad pública el documento
público, es decir, el documento que, autorizado por un funcionario competente
para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.
c) Documento de
titularidad privada: documento de titularidad de una persona física o jurídica,
de las enumeradas en el artículo 76, producido y/o recibido en el ejercicio de
competencias y funciones privadas.
d) Ciclo vital de los
documentos: las diferentes fases por las que atraviesan los documentos desde
que se producen hasta su definitiva eliminación o, en su caso, conservación
permanente.
e) Fondo documental:
conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por una persona física o
jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades.
f) Colección: reunión
de documentos que, sin poseer carácter orgánico, responde a criterios
subjetivos.
g) Serie documental:
conjunto de documentos de similar tipología producidos en el ejercicio de una
determinada competencia por una persona física o jurídica, pública o privada.
h) Archivo: conjunto
orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también
por archivo aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia,
conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en
cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
i)
Archivo
público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las
entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo
la gestión documental.
j)
Archivo
privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o
jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades
que les son propias.
k) Entidad de Derecho
Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de la Ley
1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la
Comunidad de Madrid.
l)
Gestión
administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de los
objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación de
un procedimiento administrativo.
m) Gestión
documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter
transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el
acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del
Patrimonio Documental Madrileño.
n) Sistema de gestión
documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión
administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación
y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de manera
eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, la
conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos.
ñ)
Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la
estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos
en cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas.
Definirá las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación,
aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el
contexto de cada organización se integrará junto al resto de políticas
implantadas para el desempeño de sus actividades.
2. A los efectos
de esta Ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:
a) Documento
electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica,
archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible
de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben
incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en
el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.
b) Documento
convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica,
recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no
electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado.
c) Expediente
electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos
y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a la
resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla,
el índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia
electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del
expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o
de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos
informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e
informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los
juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate
de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución
administrativa que ponga fin al procedimiento.
d) Metadato de
gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace
posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en
el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican,
autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los
procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.
e) Digitalización:
proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional
o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento.
f) Repositorio
electrónico: servidor o conjunto de servidores informáticos donde se almacenan
y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos.
3.
Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y
definiciones que sean necesarios a los efectos de la aplicación de esta Ley.
Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y
definiciones que figuran en los apartados 1 y 2 a los efectos de adaptarlos a
los cambios que se puedan producir en un futuro fruto de la evolución de los
sectores archivístico y tecnológico, así como en la normativa básica estatal.
Artículo 4. Principios
generales.
La consecución de
los objetivos de esta Ley está inspirada por los siguientes principios:
a) Los principios
generales de objetividad, publicidad, celeridad, eficacia, economía,
descentralización, desconcentración, coordinación y participación recogidos en
la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad
de Madrid.
b) La lealtad
institucional, la coordinación y la colaboración entre las Administraciones
Públicas existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid, en los términos
previstos en el artículo 140 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público.
c) La transparencia,
la accesibilidad y la igualdad, de acuerdo con los derechos y las garantías de
una sociedad democrática y con el respeto de los derechos fundamentales
protegidos por la Constitución Española.
d) El carácter
transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 41 y los
principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los
documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos, con
independencia de su productor.
e) La gestión
documental electrónica, de acuerdo con lo previsto en el artículo 17 y en la
Disposición Transitoria Primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Artículo 5. Coordinación
y colaboración entre las Administraciones Públicas.
1.
Todas las Administraciones, organismos y entidades del sector público
autonómico y local de la Comunidad de Madrid están obligados a colaborar en la
consecución de los objetivos de esta Ley. Las relaciones entre los mismos se
regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y
colaboración, establecidos en el artículo 4 b). A estos efectos, y en el ámbito
de sus respectivas competencias, todos aquéllos podrán establecer los convenios
de colaboración que resulten necesarios.
2. La
Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos,
gestión de documentos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los
archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
3. Con
el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con los titulares
de los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid,
se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos
consultivos, de coordinación o de cualquier otro tipo que se creen en el marco
de esta Ley.
4. La Comunidad de
Madrid, en la medida de lo posible, se integrará en las iniciativas de política
archivística de la Administración General del Estado y cooperará con las de
otras Comunidades Autónomas.
Artículo 6. Promoción de
las tecnologías de la información y la comunicación y de la gestión documental
electrónica.
1. Las
Administraciones Públicas madrileñas promoverán el uso de las tecnologías de la
información y de la comunicación para dotarse de un sistema de información y
gestión común e interoperable que garantice el tratamiento, la conservación, la
gestión, el acceso y la difusión de sus documentos en el ámbito de sus
respectivos archivos y Subsistemas de Archivos.
2. La
Comunidad de Madrid promoverá, además, la implantación y utilización de
herramientas de Administración electrónica para facilitar a las personas
físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en esta
Ley.
3. La
preservación de los documentos electrónicos se realizará de forma que se
garantice que los documentos permanezcan: completos, tanto en su contenido como
en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto que puedan seguir dando fe
del contenido; auténticos, en cuanto que originales que no han sufrido
alteración en las eventuales migraciones; y accesibles, en cuanto a su
localización y legibilidad.
TÍTULO
I
De
los archivos y del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
CAPÍTULO I
De
los archivos madrileños
SECCIÓN 1ª. DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Artículo 7. Definición.
Son
archivos públicos, a los efectos de esta Ley:
a) Los archivos que
custodian y sirven los documentos generados y recibidos por las entidades
públicas ubicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid y pertenecientes a
la Asamblea de Madrid, a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, al
Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, a la Administración de
Justicia de la Comunidad de Madrid, a las Entidades Locales madrileñas y a las
Universidades Públicas madrileñas en el ejercicio de sus competencias y que
tienen a su cargo la gestión documental.
b) Los archivos de
titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.
c) Los archivos de
las empresas públicas, entes, consorcios y fundaciones públicas adscritos al
sector público autonómico o local, así como el archivo de la Cámara Oficial de
Comercio, Industria y Servicios de Madrid.
Artículo 8. Clases de
archivos públicos.
1. Los
archivos públicos se podrán organizar, en función de las necesidades de las
entidades públicas a las que pertenezcan y de su potestad de autoorganización y
según la utilización de los documentos que custodien y gestionen, en: archivos
de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.
2.
Tendrán sus propios archivos las Entidades de Derecho Público con personalidad
jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid o de las
Entidades Locales madrileñas, así como las personas jurídico privadas en cuyo
capital o dotación participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid o las
Entidades Locales madrileñas y las restantes instituciones que integren éstas.
Su organización se realizará de acuerdo con las necesidades específicas de cada
una de ellas.
3. Sin
perjuicio de lo anterior, el Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá crear los
archivos públicos que considere necesarios para garantizar la conservación,
organización y difusión del Patrimonio Documental Madrileño.
Artículo 9. Archivos de
gestión.
1. Se
entiende por archivo de gestión tanto el conjunto orgánico de documentos
producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad
administrativa como las unidades que custodian los documentos en proceso de
tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.
2. Las
personas responsables de las unidades administrativas se en
