descarga en formato PDF   ver PDF   descarga en formato WORD   ver WORD  

Consejería de Presidencia, Justicia y Administración Local
Comunidad de Madrid

ORDEN POR LA QUE SE REGULA CON CARÁCTER TRANSITORIO LA ELECCIÓN DE LOS ÓRGANOS UNIPERSONALES DE GOBIERNO DE LAS ESCUELAS DE ED

Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. ([1])

 

 

 

ÍNDICE

 

PREÁMBULO

 

            TÍTULO PRELIMINAR. Disposiciones generales.

 

Artículo 1.       Objeto y fin.

Artículo 2.       Ámbito de aplicación.

Artículo 3.       Conceptos y definiciones generales.

Artículo 4.       Principios generales.

Artículo 5.       Coordinación y colaboración entre las Administraciones Públicas.

Artículo 6.       Promoción de las tecnologías de la información y la comunicación y de la gestión documental electrónica.

 

            TÍTULO I. De los archivos y del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

CAPÍTULO I. De los archivos madrileños.

 

SECCIÓN 1ª. DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.

 

Artículo 7.       Definición.

Artículo 8.       Clases de archivos públicos.

Artículo 9.       Archivos de gestión.

Artículo 10.     Archivos centrales.

Artículo 11.     Archivos intermedios.

Artículo 12.     Archivos históricos.

Artículo 13.     Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

SECCIÓN 2ª. DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS.

 

Artículo 14.     Definición.

Artículo 15.     Integración en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 16.     Obligación de acceso libre para los archivos privados que reciban ayudas de la Comunidad de Madrid.

 

CAPÍTULO II. De la definición y de la estructura del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 17.     Definición y finalidades del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 18.     Principios de actuación.

Artículo 19.     Obligaciones de los titulares de los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 20.     Estructura del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 21.     Archivos y Subsistemas de Archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y finalidades generales de los mismos.

 

CAPÍTULO III. De los órganos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 22.     Órgano de armonización y coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 23.     Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 24.     Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 25.     Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid.

Artículo 26.     Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid.

 

CAPÍTULO IV. De los Archivos y de los Subsistemas de Archivos que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

SECCIÓN 1ª. DEL ARCHIVO O SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ASAMBLEA DE MADRID Y DEL ARCHIVO DE LA CÁMARA DE CUENTAS DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

 

Artículo 27.     Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.

Artículo 28.     Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

 

SECCIÓN 2ª. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO Y DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

 

Artículo 29.     Definición y finalidades del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid.

Artículo 30.     Archivos que integran el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.

 

SECCIÓN 3ª. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

 

Artículo 31.     Definición y finalidades del Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid.

Artículo 32.     Archivos que integran el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid y órgano de dirección y coordinación.

 

SECCIÓN 4ª. DE LOS SUBSISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

 

Artículo 33.     Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.

Artículo 34.     Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.

 

SECCIÓN 5ª. DE LOS SUBSISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS DE LA COMUNIDAD DE MADRID.

 

Artículo 35.     Definición y finalidades de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.

Artículo 36.     Archivos que integran los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid y órganos de dirección y coordinación.

 

CAPÍTULO V. De la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 37.     Definición.

Artículo 38.     Objeto.

Artículo 39.     Archivos que integran la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y su funcionamiento.

 

            TÍTULO II. De la gestión documental y del funcionamiento de los archivos.

 

CAPÍTULO I. De la gestión administrativa y documental en los archivos públicos.

 

Artículo 40.     Funciones relacionadas con la gestión administrativa y con la información administrativa.

Artículo 41.     Funciones de la gestión documental.

Artículo 42.     Aplicación de la gestión documental.

 

CAPÍTULO II. De la gestión de los documentos electrónicos en los archivos públicos.

 

SECCIÓN 1ª. DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS.

 

Artículo 43.     Documentos y expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos.

 

SECCIÓN 2ª. DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA.

 

Artículo 44.     Archivo electrónico único y custodia de documentos electrónicos en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 45.     Características y garantías esenciales de la gestión documental electrónica.

Artículo 46.     Selección y conservación de documentos electrónicos.

Artículo 47.     Funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación con los documentos electrónicos.

Artículo 48.     Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 49.     Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid.

 

CAPÍTULO III. De los ingresos y de las salidas de documentos de los archivos públicos.

 

Artículo 50.     Definición y tipología de los ingresos.

Artículo 51.     Transferencias de documentos.

Artículo 52.     Salidas de documentos.

Artículo 53.     Documentos en régimen de depósito.

 

CAPÍTULO IV. De la valoración y de la eliminación de los documentos de titularidad pública.

 

Artículo 54.     Valoración y selección de los documentos.

Artículo 55.     Eliminación de los documentos.

Artículo 56.     Procedimiento básico de valoración y eliminación.

 

CAPÍTULO V. De los medios materiales y personales de los archivos públicos.

 

Artículo 57.     Personal de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 58.     Infraestructuras de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 59.     Previsión de espacio y obligación de disponer de un depósito para archivo.

Artículo 60.     Contratación de la gestión externa de servicios de archivo.

Artículo 61.     Colaboración de la Comunidad de Madrid.

 

            TÍTULO III. Del acceso a los documentos.

 

CAPÍTULO I. Del acceso a los documentos de titularidad pública.

 

SECCIÓN 1ª. DEL DERECHO DE ACCESO.

 

Artículo 62.     Derecho de acceso a los documentos.

Artículo 63.     Instrumentos archivísticos para el acceso a los documentos: publicidad activa y transparencia.

Artículo 64.     Principios generales.

 

SECCIÓN 2ª. DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO.

 

Artículo 65.     Procedimiento de acceso a los documentos.

Artículo 66.     Formalización del acceso.

Artículo 67.     Obligaciones vinculadas al ejercicio del derecho de acceso.

 

CAPÍTULO II. Del acceso a los documentos de titularidad privada.

 

Artículo 68.     Acceso a los documentos conservados en archivos públicos.

Artículo 69.     Acceso a los documentos conservados en archivos privados.

 

            TÍTULO IV. De los documentos y del Patrimonio Documental Madrileño.

 

CAPÍTULO I. De los documentos de titularidad pública.

 

Artículo 70.     Documentos de titularidad pública.

Artículo 71.     Inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad.

Artículo 72.     Requisitos de los documentos de titularidad pública.

Artículo 73.     Custodia de los documentos de titularidad pública.

Artículo 74.     Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos, entes u organismos públicos.

Artículo 75.     Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad pública.

 

CAPÍTULO II. De los documentos de titularidad privada.

 

Artículo 76.     Documentos de titularidad privada.

Artículo 77.     Obligaciones de los titulares de documentos de titularidad privada.

Artículo 78.     Depósito voluntario de documentos de titularidad privada.

Artículo 79.     Colaboración con entidades sin ánimo de lucro que sean titulares, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada.

 

CAPÍTULO III. Del Patrimonio Documental Madrileño.

 

Artículo 80.     Concepto y composición.

Artículo 81.     Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 82.     Procedimiento de inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 83.     Deberes de colaboración e información.

Artículo 84.     Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 85.     Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

CAPÍTULO IV. De la protección y de la promoción del Patrimonio Documental Madrileño.

 

Artículo 86.     Integridad del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 87.     Protección de los documentos audiovisuales.

Artículo 88.     Traslado y exportación de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 89.     Derechos de tanteo y retracto.

Artículo 90.     Depósito forzoso.

Artículo 91.     Expropiación forzosa.

Artículo 92.     Medidas de fomento para la conservación, la custodia y la difusión de los documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 93.     Protección de los edificios e instalaciones destinados a archivo.

Artículo 94.     Recuperación de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 95.     Adquisición de documentos de interés para la Comunidad de Madrid.

Artículo 96.     Difusión del Patrimonio Documental Madrileño.

Artículo 97.     Comercio de documentos.

Artículo 98.     Restauración y reproducción de documentos que forman parte del Patrimonio Documental Madrileño.

 

            TÍTULO V. De la actividad inspectora y de las infracciones y sanciones administrativas.

 

CAPÍTULO I. De la actividad inspectora.

 

Artículo 99.     Actividad inspectora.

Artículo 100.   Funciones de la Inspección de Archivos.

Artículo 101.   Obligación de colaboración.

 

CAPÍTULO II. Del régimen sancionador y de las infracciones administrativas.

 

Artículo 102.   Régimen jurídico.

Artículo 103.   Infracciones administrativas.

Artículo 104.   Clasificación de las infracciones administrativas.

 

CAPÍTULO III. De los responsables y de las sanciones administrativas.

 

Artículo 105.   Responsables de las infracciones administrativas.

Artículo 106.   Obligación de reparación.

Artículo 107.   Sanciones administrativas.

Artículo 108.   Graduación de las multas y sanciones.

Artículo 109.   Órganos sancionadores.

Artículo 110.   Medidas de ejecución y multas coercitivas.

 

CAPÍTULO IV. Del procedimiento sancionador.

 

Artículo 111.   Denuncia.

Artículo 112.   Incoación y medidas provisionales y cautelares.

Artículo 113.   Prescripción de infracciones y sanciones administrativas.

Artículo 114.   Plazos de resolución del expediente sancionador.

Artículo 115.   Procedimiento para la imposición de sanciones administrativas.

 

            DISPOSICIONES ADICIONALES.

 

Disposición Adicional Primera.

            Procedimiento de acceso a los documentos, actividad inspectora e infracciones y sanciones administrativas en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Segunda.

            Incorporación al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Tercera.

            Colaboración con las confesiones religiosas.

Disposición Adicional Cuarta.

            Documentos de titularidad pública y archivos públicos afectados por la legislación estatal e internacional.

Disposición Adicional Quinta.

            Incorporación del Censo del Patrimonio Documental y Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, desarrollado conforme a lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, al Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Sexta.

            Archivos del sistema sanitario público de la Comunidad de Madrid e historias clínicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Séptima.

            Ingresos extraordinarios de fondos documentales y documentos en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Octava.

            Reutilización de la información del sector público madrileño.

Disposición Adicional Novena.

            Regulaciones especiales del derecho de acceso.

Disposición Adicional Décima.

            Coordinación entre la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid, el Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid y con la Agencia Española de Protección de Datos.

Disposición Adicional Undécima.

            Promoción de la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid.

Disposición Adicional Duodécima.

            Gestión de los fondos documentales de la antigua Contaduría de Hipotecas de Madrid.

Disposición Adicional Decimotercera.

            Plan Cuatrienal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Disposición Adicional Decimocuarta.

            Formación y actualización profesional de los archiveros.

 

            DISPOSICIONES TRANSITORIAS.

 

Disposición Transitoria Primera.

            Adecuación de la normativa de los archivos.

Disposición Transitoria Segunda.

            Procedimientos pendientes de resolución y solicitudes de acceso en trámite.

Disposición Transitoria Tercera.

            Vigencia de las normas de inferior rango dictadas al amparo de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, y funciones de los órganos colegiados conformados y articulados por dichas normas durante su plazo de vigencia.

 

            DISPOSICIÓN DEROGATORIA.

 

Disposición Derogatoria Única.

            Derogación de normativa.

 

           


            DISPOSICIONES FINALES.

 

Disposición Final Primera.

            Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y desarrollo reglamentario en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid.

Disposición Final Segunda.

            Otras habilitaciones normativas y desarrollo reglamentario en el ámbito de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales y de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid.

Disposición Final Tercera.

            Actualización de la cuantía de las multas.

Disposición Final Cuarta.

            Otra legislación aplicable.

Disposición Final Quinta.

            Entrada en vigor.

 

 

 

 

 

 

 

 


PREÁMBULO

 

I

 

El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, aprobado por la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, establece en su artículo 26.1.18 y 19 que la Comunidad de Madrid tiene competencia exclusiva en las materias de: archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas, conservatorios de música y danza, centros dramáticos y de bellas artes, y demás centros de depósito cultural o colecciones de análoga naturaleza de interés para la Comunidad de Madrid, que no sean de titularidad estatal; y en las de patrimonio histórico, artístico, monumental, arqueológico, arquitectónico y científico de interés para la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de la competencia del Estado para la defensa de los mismos contra la exportación y la expoliación. Asimismo, en su artículo 28.1.6, atribuye a la Comunidad de Madrid la ejecución de la legislación de la Administración General del Estado en materia de museos, archivos, bibliotecas y otras colecciones de naturaleza análoga de titularidad estatal cuya gestión directa no se reserve la Administración General del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 149.1.28.ª de la Constitución Española, así como sobre los archivos y colecciones documentales de naturaleza análoga que no fueran de titularidad estatal. De esta manera y en virtud de lo establecido en el Estatuto de Autonomía, se transfirieron las competencias citadas en materia de archivos por el Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de cultura.

 

Asimismo, en materia de derecho de acceso a la información, la Comunidad de Madrid tiene atribuidas por su Estatuto de Autonomía las siguientes competencias: en el artículo 26.1.1, exclusivas en materia de organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno; en el artículo 26.1.3, exclusivas en cuanto al procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia; y en los apartados 1 y 2 del artículo 27, en el marco de la legislación básica del Estado, el desarrollo legislativo y la ejecución en materia de régimen local y régimen jurídico de la Administración Pública de la Comunidad de Madrid y los entes públicos dependientes de ella.

 

Al mismo tiempo, el artículo 7 del Estatuto de Autonomía, además de reconocer a los ciudadanos de Madrid como titulares de los derechos y deberes fundamentales establecidos en la Constitución Española, establece que los poderes públicos madrileños asumen, en el marco de sus competencias, entre otros principios rectores de su política: la promoción de las condiciones necesarias para el libre ejercicio de los derechos y libertades de los ciudadanos y la igualdad de los individuos y los grupos en que se integran. De esta manera y en virtud de lo establecido en el Estatuto de Autonomía, se aprobó la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid, la cual, en el apartado 2 de su Disposición Adicional Primera, establece que se regirán por su normativa específica, y por dicha ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información.

 

En este sentido, los poderes públicos asegurarán y garantizarán que los distintos profesionales que tengan encomendado el trabajo en archivos conozcan los postulados relacionados con los derechos humanos y las libertades fundamentales reconocidos en la legislación nacional e internacional.

 

De acuerdo con el Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid, la Asamblea de Madrid aprobó la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. Al amparo de la citada norma, por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, se aprobó el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

El amplio período de vigencia de la Ley 4/1993, de 21 de abril, ha permitido, entre otras cuestiones, la multiplicación del número de los archivos creados o gestionados por la Administración de la Comunidad de Madrid. Entre ellos, hay que destacar la recepción de la gestión de los archivos de los órganos judiciales por el Real Decreto 600/2002, de 1 de julio, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia. Fruto de este traspaso de competencias en materia de Justicia, tampoco se puede olvidar que, al amparo de lo previsto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, se han puesto en marcha: la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de la Comunidad de Madrid, regulada por la Orden de 10 de julio de 2012, de la Consejera de Presidencia y Justicia; y el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid, regulado por la Orden 2623/2015, de 24 de noviembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno.

 

Tampoco se debe olvidar la aspiración de la Comunidad de Madrid, manifestada por su Parlamento en 2009, a la creación por parte de la Administración General del Estado del Archivo Histórico Provincial de Madrid, en el cual se integraría el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, de titularidad estatal y gestión transferida a nuestra Región, que constituye, sin duda, una de las joyas de nuestro patrimonio documental, pues en él se conservan las escrituras centenarias producidas por escribanos públicos y notarios en Madrid y en legaciones o embajadas españolas en el exterior desde el siglo XVI. Se trata, pues, de una deuda histórica con Madrid, ya que es prácticamente la única Comunidad Autónoma uniprovincial que carece de archivo histórico provincial. En el resto de las provincias, la Administración General del Estado ha ido creando archivos históricos provinciales desde 1931 y les ha dotado de edificios, equipamientos y medios materiales y humanos adecuados para su función.

 

Desde la entrada en vigor de la Ley 4/1993, de 21 de abril, la articulación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid ha permitido que se hayan podido llevar a la práctica políticas archivísticas concretas en el ámbito madrileño, como han sido: la puesta en marcha del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, regulado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno; o la continuación de las líneas de ayuda a los archivos de las Entidades Locales madrileñas ya iniciadas anteriormente, así como el establecimiento de otras nuevas destinadas a archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.

 

 

II

 

Como ya se ha indicado, el Estatuto de Autonomía atribuye en su artículo 26.1 competencias exclusivas a la Comunidad de Madrid en materia de archivos de su titularidad y de promoción y difusión de su patrimonio histórico, así como competencias ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestión no se reserve el Estado. Y ello dentro de un contexto legal general que ha supuesto la publicación de disposiciones que, sin ser específicamente archivísticas, tienen una extraordinaria influencia en este ámbito, como pueden ser: la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, incluida su modificación por la Ley 18/2015, de 9 de julio; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; o la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Por todo ello, se hace necesaria la adecuación de la norma vigente al nuevo marco jurídico autonómico, estatal y europeo.          

 

Del mismo modo, la Administración de la Comunidad de Madrid ha conocido una fuerte evolución, asistiendo a un importante incremento de sus funciones, de sus organismos y de sus infraestructuras, que ha supuesto la aparición de nuevos procedimientos y nuevas formas de tramitación administrativa. Igualmente, se han desarrollado y democratizado los servicios públicos, articulando otras formas de relación más transparentes y participativas entre el sector público y la sociedad: una sociedad que manifiesta de manera creciente y decidida nuevas demandas de información.

 

En este proceso evolutivo, no cabe olvidar la auténtica revolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación, que ha alterado profunda y definitivamente la gestión del conocimiento, con un claro reflejo en el mundo de la Administración y, consecuentemente, de los archivos. En este contexto, la Comunidad de Madrid está inmersa en un necesario proceso de adaptación a las principales tendencias en el ámbito de la Sociedad de la Información y del Conocimiento que se plasma en su decidido compromiso con la innovación científica y técnica. Ello está posibilitando una mejora en la calidad de los servicios, en la atención a los ciudadanos y en el acceso a la información a través de la promoción e implantación de los procedimientos telemáticos que configuran la Administración electrónica madrileña. Ante la implantación de la Administración electrónica y la paulatina desaparición del soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una dimensión estratégica para la actuación administrativa y se convierte en un factor crítico para la propia pervivencia de sus documentos. Este desarrollo ha incorporado nuevos paradigmas: sistemas tradicionales en convivencia con sistemas mixtos o híbridos de gestión administrativa, a base de documentos en papel y documentos electrónicos, junto a sistemas plenamente digitales. Así pues, la visión tradicional de la función archivística como servicio final debe dar paso a otra que la conciba como una actividad de gestión anticipada que comienza por la propia definición del documento electrónico para abarcar también la organización y la conservación de soportes y medios de registro poco estables en el tiempo. En este sentido, la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público supone una mayor obligación para el conjunto de las Administraciones Públicas españolas al establecer como procedimiento base de referencia el electrónico, así como la obligatoriedad para cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único.

 

Todo ello enlaza con la compleja naturaleza y dimensión de los archivos, que, al contrario que otras instituciones estrictamente culturales, no están sólo al servicio de la promoción y difusión de la cultura. De un lado, tal y como viene defendiendo la mejor doctrina archivística, los archivos están llamados a constituir elementos clave de la gestión administrativa, como instrumentos cuya correcta regulación resulta esencial para la gestión de la información administrativa. De otro lado, en una sociedad democrática avanzada, el acceso a la información y a los documentos es un auténtico derecho de los ciudadanos en cuya satisfacción los archivos están llamados a jugar un papel fundamental y al que no es ajena la aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por parte del Estado, y, más recientemente, la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.

 

Se trata, en consecuencia: de dar respuesta a las actuales necesidades archivísticas derivadas de la propia evolución de la actividad de las organizaciones públicas producida de forma paulatina y desarrollada en diversas fases; y de armonizar y normalizar las tareas en los diferentes niveles de dichas organizaciones.

           

Asimismo, no se puede olvidar que el incremento exponencial en la producción de documentos por parte de las Administraciones Públicas supone un reto que se debe afrontar para conservar aquella parte de los documentos producidos por los organismos públicos susceptible de conservación permanente por haber alcanzado unos valores que así lo acrediten. De esta manera, por una parte, en la fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativa de los documentos durante su ciclo de vida, la adecuada gestión de los mismos resulta clave para la organización interna y para la actividad externa de la Administración, al servicio de los derechos de los ciudadanos. Por otra, una vez finalizada esta fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativas, la dimensión cultural adquiere progresiva preponderancia.

 

Otro factor que debe destacarse es la progresiva implantación de una política activa y comprometida en materia de patrimonio histórico, cuya plasmación más reciente son los avances que, en materia de protección del patrimonio histórico y cultural, se han producido en las normativas sectoriales desarrolladas tanto por el Estado como por las Comunidades Autónomas.

III

 

Superado el entorno en el que surgió la Ley 4/1993, de 21 de abril, y culminadas ya dos décadas del siglo XXI, se hace necesaria la redacción de un nuevo texto legal que dé respuesta a las necesidades actuales, imponiéndose una revisión a fondo de los planteamientos que inspiraron aquélla. Los ejes fundamentales sobre los que gira tanto el articulado de la Ley, como sus líneas inspiradoras, son: la nueva concepción del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema archivístico público conformado por archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos; la articulación de los archivos privados dentro del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid a través de su pertenencia voluntaria, pero incentivada, a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid; la configuración de los órganos colegiados del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como elementos clave del mismo y con importantes atribuciones y competencias; la protección, custodia y difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño; la organización del servicio público de los archivos; la regulación del derecho de acceso a los documentos, fundamentalmente en lo que respecta a los de titularidad pública, en la línea de las bases establecidas por la reciente normativa estatal y de la Comunidad de Madrid en materia de acceso a la información pública; y la consideración de la gestión documental, con especial incidencia en la gestión de los documentos electrónicos, como el conjunto de funciones y procesos reglados archivísticos que, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo de vida de los documentos, garantizan el acceso y uso de los documentos de titularidad pública y la correcta configuración del Patrimonio Documental Madrileño.

 

En primer lugar, se trata con mayor precisión el concepto de documento y, especialmente, de documento de titularidad pública, así como el de Patrimonio Documental Madrileño. Los documentos de titularidad pública, en el contexto de esta Ley, en atención a su régimen jurídico específico y diferenciado del que afecta al Patrimonio Documental Madrileño en su conjunto y a su singularidad y relevancia como garantes de derechos y deberes para con los ciudadanos, se abordan asentando de manera definitiva su condición de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables; al tiempo que se dispone, a efectos de su validez, sobre su autenticidad, su inalterabilidad, su conservación, su custodia y el traspaso de ésta.

 

Asimismo, se reformula el concepto tradicional de Patrimonio Documental Madrileño, basado en la antigüedad y la institución productora de los documentos, para ser solamente considerados aquellos que hayan sido dictaminados como de conservación permanente o que posean un interés para la Comunidad de Madrid, estableciéndose, no obstante, un régimen provisional de protección para todos aquellos documentos que no han sido declarados como constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño. Además, se definen los instrumentos que permitirán su salvaguarda y la aplicación de una adecuada tutela jurídica.

 

En segundo lugar, se articula la protección y tutela del Patrimonio Documental Madrileño a través del régimen jurídico y los instrumentos establecidos en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid ([2]), abundando más, si cabe, en su consideración de bienes patrimoniales que identifican la cultura y la sociedad madrileñas. A tal fin, se dispone la posibilidad de inscripción de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, en razón de la relevancia y singularidad de los documentos y archivos inscritos. En este sentido, hay que reseñar el contenido de la Disposición Adicional Segunda, que, por imperio de esta Ley, incorpora a dicho Registro, como bienes de interés patrimonial, los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. Tal disposición se pone en relación con la declaración de Bien de Interés Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 60, para los inmuebles destinados a archivos de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio Histórico Español en ellos contenidos.

 

Asimismo, se ha establecido un nuevo instrumento de protección y tutela, el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, que posibilita: por un lado, la identificación de los documentos de titularidad privada, que, sin alcanzar la antigüedad establecida para su consideración patrimonial genérica, permitirá, por reconocimiento de sus valores intrínsecos, considerarlos parte integrante de dicho Patrimonio Documental; por otro, la existencia de un tercer nivel de protección para los documentos, tanto de titularidad pública como de titularidad privada, que se añade a aquellos niveles de que gozan los bienes inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid de acuerdo con lo establecido en la Ley 3/2013, de 18 de junio, de Patrimonio Histórico de la Comunidad de Madrid.

 

En tercer lugar, hay que destacar que la estructura dada permite disponer de distintos regímenes jurídicos diferenciados para los documentos de titularidad pública, el Patrimonio Documental Madrileño y los documentos y fondos documentales inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, pudiendo con ello establecer la diversidad coherente de deberes y obligaciones y sus consecuentes infracciones y sanciones administrativas.

 

Asimismo, los archivos públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de los ciudadanos y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democráticos y de transparencia en la gestión pública. La Ley pretende, pues, plasmar la profunda transformación que la imagen social del archivo ha experimentado a lo largo de los últimos años, pasando de ser visto únicamente como la institución cultural que custodia los documentos históricos a adquirir un papel como elemento clave en la gestión de la información en el ámbito del sector público, que garantiza su transparencia y eficacia, y como pieza fundamental en la configuración de la memoria colectiva de la sociedad.

 

Además, el acceso a los documentos constituye uno de los ejes básicos de la Ley. La regulación que se introduce tiene un carácter inicial y básico, remitiendo a la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid y, de forma supletoria, a la legislación básica estatal configurada por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Dichas leyes modifican sustancialmente el régimen vigente hasta ahora en esta materia, hasta el punto de convertir el acceso en un verdadero derecho subjetivo que tienen todas las personas. De esta manera, el derecho de acceso se configura como un derecho que complementa la información que el ciudadano puede obtener por la vía de la transparencia.

 

Como medida de transparencia, también se establece la obligación para los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid de hacer públicos los instrumentos archivísticos de información y descripción, que contienen información de interés público y que permiten la trazabilidad de la información y de los documentos que custodian, a través del portal de transparencia y de la sede electrónica o sitio web del organismo titular del archivo, así como del Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid. Igualmente, los archivos también deben informar a los usuarios de los límites aplicados a la hora de ejercer su derecho de acceso y razonar debidamente las causas que fundamentan su aplicación.

 

También, se regula de manera concreta el derecho de acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño, delimitándolo de manera específica a aquellos que se encuentren custodiados en los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid o a aquellos otros que, pudiendo estar o no en archivos, se encuentren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

 

Por último, se trata de conseguir una mayor articulación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de modo que se puedan alcanzar los máximos niveles de calidad, mediante su conformación como sistema archivístico público estructurado en diferentes archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos y abierto a la incorporación de los archivos privados a través de la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. Y ello atendiendo a la nueva realidad tecnológica y digital, que abarca desde la implantación de un sistema de gestión documental y de archivos para la gestión de los archivos de la Comunidad de Madrid, incorporando el tratamiento del documento electrónico, hasta la puesta a disposición de los ciudadanos del Patrimonio Documental Madrileño a través de las tecnologías de la información y de la comunicación.

 

Por todo ello, esta Ley debe hacer posible la consagración de una política archivística que permita un mayor acercamiento a la población de los documentos de titularidad pública, del Patrimonio Documental Madrileño incluido en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño y de los archivos en los que se custodia, para que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los reivindique como bienes que permitan incrementar su calidad de vida personal y social, contribuyendo a conseguir una sociedad más justa y democrática.

 

IV

 

El artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que, en ejercicio de la iniciativa legislativa, las Administraciones Públicas actuarán de acuerdo con los principios de necesidad, de eficacia, de proporcionalidad, de seguridad jurídica, de transparencia y de eficiencia. Asimismo, determina que en la exposición de motivos de toda norma con rango de Ley quedará suficientemente justificada la adecuación de la misma a estos principios de buena regulación.

 

En virtud de los principios de necesidad y de eficacia, esta Ley está justificada por razones de interés general, se basa en una identificación clara de los fines perseguidos y es el instrumento más adecuado para garantizar su consecución.

 

En virtud del principio de proporcionalidad, esta Ley contiene la regulación imprescindible para atender las necesidades que se pretenden cubrir, tras constatar que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos, o que impongan menos obligaciones a los destinatarios.

 

A fin de garantizar el principio de seguridad jurídica, esta Ley se incardina, de manera coherente, con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión Europea. Asimismo, en materia de procedimiento administrativo, esta Ley establece sólo trámites adicionales imprescindibles a los contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, atendiendo a la singularidad de la materia. Además, las habilitaciones para el desarrollo reglamentario de esta Ley se han conferido al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, así como a las Entidades Locales y a las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid en su ámbito competencial en cuanto a las disposiciones reglamentarias necesarias y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para el desarrollo y ejecución de esta Ley.

 

En aplicación del principio de transparencia, la Comunidad de Madrid: ha posibilitado el acceso sencillo, universal y actualizado a la normativa en vigor y los documentos propios del proceso de elaboración de esta Ley, en los términos establecidos en el artículo 16 de la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid; ha definido claramente los objetivos de esta Ley y su justificación en esta Exposición de Motivos; y ha posibilitado que los potenciales destinatarios tengan una participación activa en la elaboración de esta Ley mediante los trámites de consulta pública previa y audiencia e información públicas.

 

En aplicación del principio de eficiencia, la iniciativa normativa evita cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionaliza, en su aplicación, la gestión de los recursos públicos. Asimismo, se han cuantificado y valorado sus repercusiones y efectos en los gastos e ingresos de la Comunidad de Madrid presentes y futuros, supeditándose su cumplimiento a los principios de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera.

 

V

 

La Ley se estructura en un Título Preliminar y cinco Títulos que comprenden un total de ciento quince artículos, concluyendo con catorce Disposiciones Adicionales, tres Disposiciones Transitorias, una Disposición Derogatoria y cinco Disposiciones Finales.

 

El Título Preliminar establece el objeto, las definiciones de los principales conceptos empleados y el ámbito de aplicación de la Ley, especificando sus principios generales, así como las fórmulas de coordinación y colaboración para su adecuado cumplimiento. De forma destacada, se contempla la promoción de las tecnologías de la información y de la comunicación en este ámbito.

 

El Título I está dedicado a los archivos y al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y se fundamenta en el principio de responsabilidad compartida existente entre las Administraciones Públicas, así como en la necesaria interconexión de los archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. La Ley adopta una nueva estructura para el Sistema de Archivos en base a unos archivos y Subsistemas de Archivos homogéneos que agrupan a los diferentes archivos públicos madrileños, delimitando sus competencias y funciones, al tiempo que se establecen y reorganizan sus órganos colegiados. En este contexto, la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid, la Comisión de Archivo de la Asamblea de Madrid y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de la Comunidad de Madrid quedan constituidas en sus respectivos ámbitos de actuación como órganos colegiados encargados, entre otras funciones, de dictaminar sobre la conservación o eliminación de los documentos de titularidad pública tras su valoración. Por su parte, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid se constituye en el órgano colegiado de carácter consultivo y participativo que tiene entre sus principales funciones la de actuar como medio de información, consulta y asesoramiento en todas aquellas materias que tienen que ver con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Patrimonio Documental Madrileño, y como instrumento de cooperación entre los diferentes archivos y Subsistemas archivísticos.

 

El Título II se dedica a la gestión documental y al funcionamiento de los archivos, asumiendo las últimas novedades que, dentro del panorama legislativo autonómico, se han producido en materia de gestión documental y archivos. En primer lugar, la Ley apuesta por la implantación de la gestión documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos y la define como el conjunto de funciones archivísticas y procesos reglados que tienen carácter transversal y van unidos al ciclo vital y a su aplicación en los archivos del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de manera que queden garantizados la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio de los documentos de titularidad pública. Con este fin, en el ámbito de la Comunidad de Madrid, y para la adaptación al contexto de la Administración electrónica como consecuencia de las disposiciones normativas referidas al procedimiento administrativo común, a las tecnologías de la información y de las comunicaciones y a las funciones en el ámbito de lo público, se establece cómo debe ejecutarse la guarda y custodia de los documentos electrónicos, de forma que se garantice el proceso de forma segura y fiable, para lo que se contará con los medios personales, materiales y tecnológicos adecuados. En segundo lugar, se contempla la creación del Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad de Madrid, instrumento constituido como necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos electrónicos de la Administración de la Comunidad de Madrid, que contendrá y reconocerá todos los sistemas que los produzcan, correspondiendo la responsabilidad de su mantenimiento a la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. En tercer lugar, se dispone la implantación del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema común para la gestión integrada de sus documentos y archivos, contemplando la necesaria interoperabilidad con el resto de los sistemas existentes en este ámbito, de manera que se garantice la autenticidad e integridad de los documentos de titularidad pública y el acceso y servicio de los mismos. Además, se establecen las disposiciones comunes para todos los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, tales como las relativas a la gestión de los documentos electrónicos, a los ingresos y salidas de documentos, a la valoración y eliminación de los documentos de titularidad pública o a los medios materiales y personales con que deben contar.

 

El Título III está dedicado al acceso a los documentos, donde se establece un régimen jurídico mínimo y se remite, en lo que respecta a su ejercicio, a la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid. La Ley establece, esencialmente, los principios generales, la manera de formalizar el acceso y las obligaciones vinculadas al ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública, así como los requisitos y obligaciones que, con respecto al acceso a los documentos de titularidad privada, deben cumplir tanto los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid como las personas propietarias de dichos documentos cuando figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

 

El Título IV está dedicado a los documentos y al Patrimonio Documental Madrileño, donde se establece un régimen jurídico diferenciado para los documentos de titularidad pública y de titularidad privada. Se reformula el concepto y alcance del Patrimonio Documental Madrileño, al prever su composición no en razón del origen y de la antigüedad de los documentos, sino en función de haber sido dictaminados como de valor permanente o por poseer un interés para la Comunidad de Madrid. Se refuerza así, aún más, el valor atribuido a los documentos como parte del Patrimonio Histórico Madrileño, entendido éste como el conjunto de todos los bienes culturales de la Comunidad de Madrid, y, para una mejor identificación de este conjunto patrimonial, se establece que los documentos producidos o reunidos por las personas privadas, físicas o jurídicas, que no alcancen la antigüedad establecida con carácter general, puedan ser reconocidos como integrantes del mismo por haber sido inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño. Asimismo, se regulan de forma más precisa y coherente las obligaciones de las personas privadas, físicas o jurídicas, titulares de derechos, propietarias o poseedoras de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como las cuestiones relacionadas con la transmisión de su propiedad y el traslado de dichos documentos y archivos. En este sentido, hay que decir que las obligaciones y los deberes de quienes sean titulares de documentos de titularidad pública o de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño se encuentran delimitados en los artículos específicos, con el fin de reforzar su protección y tutela. Finalmente, se regulan los traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid o en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid, las medidas de fomento, el depósito y la expropiación forzosa, así como los derechos de tanteo y retracto y la difusión del Patrimonio Documental.

 

El Título V, que recoge todo lo relativo a la actividad inspectora y a las infracciones y sanciones administrativas, se introduce como una novedad importante en la protección del Patrimonio Documental Madrileño y para el correcto funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, inexistente no ya sólo en la legislación archivística de ámbito nacional y autonómico, sino también en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. En este sentido, se dota al personal funcionario competente de la condición de agente de la autoridad y se establece el marco legal dentro del cual ha de desarrollarse el ejercicio de esta función, detallándose en qué consiste la misma, el personal que puede ejercitarla, las normas de actuación, el deber de cumplimentar actas de inspección y los deberes de los interesados. Además, se recoge el régimen sancionador, en el que se establece el régimen jurídico, el concepto de infracción contra los documentos de titularidad pública y los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, así como en materia de régimen y funcionamiento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, y las clases de infracciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones impuestas por esta Ley, sus correspondientes sanciones y el procedimiento, así como las medidas cautelares y de ejecución.

 

Las Disposiciones Adicionales recogen diversas cuestiones que completan aspectos concretos de la regulación contenida en la Ley.

 

La Disposición Adicional Primera establece la inaplicabilidad en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid y del Archivo de la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid de la regulación relativa a la actividad inspectora; y la aplicación potestativa a los ámbitos de la Asamblea de Madrid y la Cámara de Cuentas del régimen de las infracciones y sanciones administrativas que se establece en el Título V.

 

La Disposición Adicional Segunda incorpora, por imperio de esta Ley, como bienes de interés patrimonial al Registro de los Bienes de Interés Patrimonial de la Comunidad de Madrid los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, así como los que figuren inscritos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, instrumento que se crea por disposición de esta Ley, e insta a practicar de oficio su inscripción.

 

La Disposición Adicional Tercera promueve la colaboración con las distintas confesiones religiosas en relación con su patrimonio documental y establece el límite del ejercicio de los derechos de tanteo y retracto en la transmisión de la titularidad o tenencia entre las instituciones de la Iglesia Católica dentro del territorio de la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Adicional Cuarta delimita las competencias de la Comunidad de Madrid con respecto a los documentos de titularidad pública de la Administración General del Estado y el archivo público de titularidad estatal gestionado por la Comunidad de Madrid en virtud de lo establecido, en cuanto al reparto de competencias, en la Constitución Española.

 

La Disposición Adicional Quinta incorpora el Censo del Patrimonio Documental y Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, desarrollado conforme a lo previsto en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, al nuevo Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Adicional Sexta incluye referencias específicas a los archivos del sistema sanitario público de la Comunidad de Madrid y a los documentos que conforman las historias clínicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios en la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Adicional Séptima establece que los fondos documentales y documentos adquiridos por parte de la Comunidad de Madrid mediante donación, herencia, legado o a título oneroso deberán ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Adicional Octava determina lo relativo a la reutilización de la información producida por las Administraciones Públicas madrileñas.

 

La Disposición Adicional Novena dispone acerca de ciertas regulaciones especiales del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública.

 

La Disposición Adicional Décima establece la necesidad de coordinación entre los diferentes organismos y entes públicos con competencias en materia de derecho de acceso para garantizar una aplicación homogénea, en sus respectivos ámbitos de actuación, de los principios y reglas sobre la protección de datos personales y el acceso a los documentos de titularidad pública.

 

La Disposición Adicional Undécima establece un mandato hacia el Gobierno de la Comunidad de Madrid para que promueva la creación del Archivo Histórico Provincial de Madrid por parte de la Administración General del Estado.

 

La Disposición Adicional Duodécima determina la forma en que se regulará la gestión de los fondos documentales de la antigua Contaduría de Hipotecas de Madrid.

 

La Disposición Adicional Decimotercera se ocupa del plazo y de las disponibilidades presupuestarias para la aprobación por parte del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid del Plan Cuatrienal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Adicional Decimocuarta se ocupa de la formación permanente de los archiveros.

 

Las Disposiciones Transitorias regulan regímenes provisionales en cuanto a la aplicación de esta Ley.

 

La Disposición Transitoria Primera establece el plazo que tienen los archivos para adecuar su normativa interna a los preceptos de esta Ley, con la excepción del Archivo de la Asamblea de Madrid.

 

La Disposición Transitoria Segunda excluye del régimen previsto en esta Ley aquellos procedimientos pendientes de resolución a su entrada en vigor, evitando de este modo cualquier tipo de disfunción.

 

La Disposición Transitoria Tercera establece el régimen de transitoriedad, hasta la aprobación del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, en cuanto a la derogación de las normas dictadas al amparo de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, así como las funciones de los órganos colegiados conformados y articulados por dichas normas durante el plazo transitorio de vigencia.

 

La Disposición Derogatoria Única, con las salvedades establecidas en la Disposición Transitoria Tercera, deroga todas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo establecido en esta Ley.

 

Finalmente, las Disposiciones Finales establecen las habilitaciones para el desarrollo de esta Ley, así como para la actualización de las cuantías de las multas establecidas en el Título V, la supletoriedad de otras legislaciones y el plazo para la entrada en vigor de esta Ley.

 

La Disposición Final Primera determina la autorización, así como los plazos, para la aprobación por el Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, norma reglamentaria fundamental de desarrollo y ejecución de esta Ley. Asimismo, se establece el desarrollo reglamentario en el ámbito del Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea de Madrid, de acuerdo con el principio de autonomía parlamentaria dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid.

 

La Disposición Final Segunda establece otras habilitaciones normativas en cada uno de los Subsistemas de Archivos para la aprobación de disposiciones reglamentarias necesarias y accesorias al Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid para el desarrollo y ejecución de esta Ley.

 

La Disposición Final Tercera habilita al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid para la actualización de las cuantías de las multas indicadas en el Título V por la vía reglamentaria.

 

La Disposición Final Cuarta prevé la aplicabilidad de la legislación vigente autonómica y estatal en materia de patrimonio histórico, de acceso a los documentos de titularidad pública y de documento electrónico, expediente electrónico y gestión documental.

 

La Disposición Final Quinta determina la entrada en vigor de esta Ley.

 

 

TÍTULO PRELIMINAR

Disposiciones generales

 

Artículo 1. Objeto y fin.

 

1. La presente Ley tiene por objeto:

 

a)      La gestión, la protección, la disposición y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental Madrileño, así como de los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta Ley, para facilitar el acceso a los mismos.

b)      La organización y la coordinación del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, especialmente en cuanto a su estructura, derechos, requisitos y deberes de sus integrantes, así como a su organización y tratamiento archivístico.

c)      El establecimiento de los derechos y obligaciones relativos al Patrimonio Documental Madrileño.

 

2. Se persigue con ello contribuir a la conservación e incremento del Patrimonio Documental Madrileño y, al propio tiempo, asegurar su adecuada identificación, organización, valoración, accesibilidad, preservación y difusión mediante el oportuno tratamiento técnico.

 

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

 

1. En el ámbito objetivo, las disposiciones de esta Ley serán de aplicación, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, a:

 

a)       Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en esta Ley.

b)      Los documentos de titularidad privada que gocen de protección en los términos establecidos en esta Ley.

c)       El Patrimonio Documental Madrileño.

d)      Los archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, con independencia de su titularidad.

 

2. En el ámbito subjetivo, las disposiciones de esta Ley serán de aplicación a todas las entidades públicas o privadas, personas físicas o jurídicas titulares de archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de documentos que formen parte o puedan formar parte del Patrimonio Documental Madrileño.

 

3. Tanto los archivos públicos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad de Madrid, como los documentos de titularidad pública estatal, se regirán por la legislación estatal que les sea aplicable y por los convenios suscritos entre la Administración General del Estado y la Administración de la Comunidad de Madrid.

 

Artículo 3. Conceptos y definiciones generales.

 

1. A efectos de esta Ley, se entiende por:

 

a)       Documento: toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier formato, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. En todo caso, tendrán la consideración de documentos:

 

1.º    Los que sean resultado de procedimientos regulados en una norma jurídica.

2.º    Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirvan a las personas físicas o jurídicas como elementos de información y conocimiento.

3.º    Los electrónicos, según la definición establecida en la letra a) del apartado 2 de este artículo.

b)      Documento de titularidad pública: documento de titularidad de una persona física o jurídica, tanto pública como privada, de las enumeradas en el artículo 70, producido y/o recibido en el ejercicio de las competencias y funciones que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que le afecte. En este sentido, se considera, también, documento de titularidad pública el documento público, es decir, el documento que, autorizado por un funcionario competente para ello, acredita los hechos que refiere y su fecha.

 

c)       Documento de titularidad privada: documento de titularidad de una persona física o jurídica, de las enumeradas en el artículo 76, producido y/o recibido en el ejercicio de competencias y funciones privadas.

d)      Ciclo vital de los documentos: las diferentes fases por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su definitiva eliminación o, en su caso, conservación permanente.

e)       Fondo documental: conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por una persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades.

f)       Colección: reunión de documentos que, sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos.

g)      Serie documental: conjunto de documentos de similar tipología producidos en el ejercicio de una determinada competencia por una persona física o jurídica, pública o privada.

h)      Archivo: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa, servicio o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

i)        Archivo público: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.

j)        Archivo privado: archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

k)      Entidad de Derecho Público: cualquier entidad de las previstas en el artículo 2 de la Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid.

l)        Gestión administrativa: conjunto de funciones y procesos destinados al logro de los objetivos de una institución mediante el cumplimiento y la óptima aplicación de un procedimiento administrativo.

m)    Gestión documental: conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso a los mismos y su uso adecuado, así como para la configuración del Patrimonio Documental Madrileño.

n)      Sistema de gestión documental: conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que tienen como finalidad controlar de manera eficiente y sistemática la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los mismos.

ñ) Política de gestión documental: documento que incluye las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión de los documentos en cualquier formato producidos o custodiados por las entidades públicas. Definirá las correspondientes responsabilidades en cuanto a coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento documental. En el contexto de cada organización se integrará junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.

 

2. A los efectos de esta Ley, en materia de documentos electrónicos, se entiende por:

 

a)       Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos deben incorporar sus firmas y, al menos, los metadatos obligatorios establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas de desarrollo.

b)      Documento convencional: información de cualquier naturaleza en forma no electrónica, recogida en un soporte convencional (papel o cualquier otro tipo de soporte no electrónico) según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

c)       Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos y actuaciones electrónicos que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, el índice electrónico numerado de todos los documentos que contenga y la copia electrónica certificada de la resolución adoptada. No formará parte del expediente electrónico la información electrónica que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

d)      Metadato de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos identifican, autentican y contextualizan documentos; y, del mismo modo, a las personas, los procesos y los sistemas que los generan, gestionan, mantienen y utilizan.

e)       Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte convencional o no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

f)       Repositorio electrónico: servidor o conjunto de servidores informáticos donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos.

 

3. Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y definiciones que sean necesarios a los efectos de la aplicación de esta Ley. Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y definiciones que figuran en los apartados 1 y 2 a los efectos de adaptarlos a los cambios que se puedan producir en un futuro fruto de la evolución de los sectores archivístico y tecnológico, así como en la normativa básica estatal.

 

Artículo 4. Principios generales.

 

La consecución de los objetivos de esta Ley está inspirada por los siguientes principios:

 

a)       Los principios generales de objetividad, publicidad, celeridad, eficacia, economía, descentralización, desconcentración, coordinación y participación recogidos en la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.

b)      La lealtad institucional, la coordinación y la colaboración entre las Administraciones Públicas existentes en el territorio de la Comunidad de Madrid, en los términos previstos en el artículo 140 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

c)       La transparencia, la accesibilidad y la igualdad, de acuerdo con los derechos y las garantías de una sociedad democrática y con el respeto de los derechos fundamentales protegidos por la Constitución Española.

d)      El carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 41 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos, con independencia de su productor.

e)       La gestión documental electrónica, de acuerdo con lo previsto en el artículo 17 y en la Disposición Transitoria Primera de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

 

Artículo 5. Coordinación y colaboración entre las Administraciones Públicas.

 

            1. Todas las Administraciones, organismos y entidades del sector público autonómico y local de la Comunidad de Madrid están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta Ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración, establecidos en el artículo 4 b). A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, todos aquéllos podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios.

 

            2. La Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.

 

            3. Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con los titulares de los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos consultivos, de coordinación o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de esta Ley.

 

4. La Comunidad de Madrid, en la medida de lo posible, se integrará en las iniciativas de política archivística de la Administración General del Estado y cooperará con las de otras Comunidades Autónomas.

 

Artículo 6. Promoción de las tecnologías de la información y la comunicación y de la gestión documental electrónica.

 

            1. Las Administraciones Públicas madrileñas promoverán el uso de las tecnologías de la información y de la comunicación para dotarse de un sistema de información y gestión común e interoperable que garantice el tratamiento, la conservación, la gestión, el acceso y la difusión de sus documentos en el ámbito de sus respectivos archivos y Subsistemas de Archivos.

 

            2. La Comunidad de Madrid promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de Administración electrónica para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en esta Ley.

 

            3. La preservación de los documentos electrónicos se realizará de forma que se garantice que los documentos permanezcan: completos, tanto en su contenido como en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto que puedan seguir dando fe del contenido; auténticos, en cuanto que originales que no han sufrido alteración en las eventuales migraciones; y accesibles, en cuanto a su localización y legibilidad.

 

 

TÍTULO I

De los archivos y del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid

 

CAPÍTULO I

De los archivos madrileños

 

SECCIÓN 1ª. DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 

 

Artículo 7. Definición.

 

            Son archivos públicos, a los efectos de esta Ley:

 

a)       Los archivos que custodian y sirven los documentos generados y recibidos por las entidades públicas ubicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid y pertenecientes a la Asamblea de Madrid, a la Cámara de Cuentas de la Comunidad de Madrid, al Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, a la Administración de Justicia de la Comunidad de Madrid, a las Entidades Locales madrileñas y a las Universidades Públicas madrileñas en el ejercicio de sus competencias y que tienen a su cargo la gestión documental.

b)      Los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad de Madrid.

c)       Los archivos de las empresas públicas, entes, consorcios y fundaciones públicas adscritos al sector público autonómico o local, así como el archivo de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Servicios de Madrid.

 

Artículo 8. Clases de archivos públicos.

 

            1. Los archivos públicos se podrán organizar, en función de las necesidades de las entidades públicas a las que pertenezcan y de su potestad de autoorganización y según la utilización de los documentos que custodien y gestionen, en: archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.

 

            2. Tendrán sus propios archivos las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Comunidad de Madrid o de las Entidades Locales madrileñas, así como las personas jurídico – privadas en cuyo capital o dotación participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid o las Entidades Locales madrileñas y las restantes instituciones que integren éstas. Su organización se realizará de acuerdo con las necesidades específicas de cada una de ellas.

 

            3. Sin perjuicio de lo anterior, el Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá crear los archivos públicos que considere necesarios para garantizar la conservación, organización y difusión del Patrimonio Documental Madrileño.

 

Artículo 9. Archivos de gestión.

 

            1. Se entiende por archivo de gestión tanto el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa como las unidades que custodian los documentos en proceso de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.

 

            2. Las personas responsables de las unidades administrativas se encargarán de que sus respectivos archivos de gestión custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación hasta su transferencia al archivo central correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 a).

 

            3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

 

Artículo 10. Archivos centrales.

 

            1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión de los documentos transferidos por los archivos de gestión de los organismos a los que están adscritos y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo intermedio correspondiente.

 

            2. Los archivos centrales transferirán sus documentos al archivo intermedio correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Valoración o, en su defecto, con el plazo establecido en el artículo 51.2 b). En el caso de los expedientes electrónicos, incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid o su equivalente en cada Administración Pública y garantizarán la cadena de custodia.

 

            3. Las funciones, competencias y prescripciones básicas de funcionamiento de este tipo de archivos se establecerán reglamentariamente.

 

Artículo 11. Archivos intermedios.