Orden 70/2023, de 26 de enero, de la Consejera de Cultura, Turismo y
Deporte, por la que se aprueban las Tablas de Valoración de determinadas series
documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid, de las
universidades madrileñas y de asociaciones y colegios profesionales madrileños
y se autoriza la eliminación de determinadas fracciones temporales de series
documentales de la Administración de la Comunidad de Madrid y de las
Administraciones locales madrileñas. ()
El artículo 16.3 de la Ley
4/1993, de 21 de abril (), de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid, establece que, una vez identificadas las series documentales,
señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia, se someterán a la
aprobación de la persona titular de la Consejería competente en materia de
Archivos y Patrimonio Documental, previo informe del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e
instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones,
acceso y servicios que se contemplan en la Ley 4/1993, de 21 de abril.
Asimismo, el artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, determina que, una
vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador
preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el
expurgo y eliminación de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus
otros valores carezcan de valor histórico.
La letra e) del artículo
2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del Consejo de
Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, en cumplimiento de lo
dispuesto en la letra e) del artículo 12.2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril,
establece que son funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
El artículo 13.4 del Reglamento
de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto 217/2003, de 16 de octubre, del
Consejo de Gobierno, creó la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo como
comisión sectorial del Consejo de Archivos. Así, de conformidad con lo previsto
en el apartado 1 del citado artículo 13, el Pleno del Consejo de Archivos
aprobó por Acuerdo de 4 de junio de 2019 sus funciones, composición,
organización y funcionamiento. Además, por otro Acuerdo de 4 de junio de 2019,
el Pleno del Consejo estableció delegar la función de informar las propuestas
de las series documentales que deberán ser destruidas en la Comisión Evaluadora
de Documentos de Archivo.
En cumplimiento de lo
establecido en la letra e) del artículo 12.2, en el artículo 16.3 y en el
artículo 18 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, así como en la letra e) del
artículo 2 del Reglamento de Composición, Organización y Funcionamiento del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, aprobado por el Decreto
217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, y visto el certificado de
las actas de la sesión ordinaria de la Comisión Evaluadora de Documentos de
Archivo del 23 de noviembre de 2022 y de la sesión extraordinaria del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid de 12 de diciembre de 2022 (Actas número
20/2022 y 21/2022 del Libro de Actas del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid del año 2022) elevado por la Secretaria del Consejo de Archivos de la
Comunidad de Madrid y de acuerdo con los informes preceptivos aprobados por
este órgano colegiado y a propuesta de la Directora General de Patrimonio
Cultural,
DISPONGO
Primero.
- Aprobación de las Tablas de
Valoración de determinadas series documentales
1. Se aprueban las Tablas
de Valoración de determinadas series documentales del Patrimonio Documental
Madrileño que figuran extractadas en el Anexo I.
2. Se declaran como
series documentales comunes de la Administración de la Comunidad de Madrid, las
universidades madrileñas y las asociaciones y colegios profesionales madrileños
y, por tanto, de aplicación al conjunto de organismos que conforman dichas
Administraciones aquellas series en cuya Tabla de Valoración el campo ʺTipología
de la Serieʺ figure indicado con la expresión ʺComúnʺ.
Segundo. - Autorización de la eliminación de
determinadas fracciones temporales de series documentales
1. Se autoriza la
eliminación de todas las fracciones temporales de series documentales del
Patrimonio Documental Madrileño presentadas ante la Comisión Evaluadora de
Documentos de Archivo, que tiene dicha función delegada por el Pleno del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, cuya propuesta de informe ha
sido favorable y cuyo contenido se extracta en el Anexo II, conforme a lo
aprobado en las correspondientes Tablas de Valoración, en lo que se refiere a
los plazos, muestreos y demás formalidades previstas, en la Orden
1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la
Orden
6724/2013, de 25 de septiembre, de la Consejera de Empleo, Turismo y
Cultura; la Orden
5599/2015, de 9 de junio, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden
462/2014, de 24 de enero, de la Consejera de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden
4831/2016, de 7 de diciembre, del Consejero de Presidencia, Justicia y
Portavocía del Gobierno; la Orden
2305/2019, de 30 de diciembre, de la Consejera de Cultura y Turismo; y la Orden
118/2021, de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo.
2. Conforme a lo
previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la
eficacia de la autorización de eliminación quedará demorada hasta transcurridos
tres meses desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la
Comunidad de Madrid y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la
interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de
que sea impugnada, no podrá procederse a la eliminación de los documentos hasta
que esta Orden adquiera firmeza.
3. La Secretaría del
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid comunicará a los centros
directivos afectados la eficacia de la autorización.
4. Una vez producida la
eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la seguridad
de los documentos, estando protegidos contra intromisiones externas, y el
método de destrucción será el adecuado que imposibilite la reconstrucción de
los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
5. De la destrucción
deberá levantarse obligatoriamente un acta de eliminación por triplicado, que
deberá ir acompañada de una certificación, emitida por la empresa responsable
de la destrucción, en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el
volumen de documentos destruidos y el sistema empleado para la misma. Asimismo,
deberá enviarse a la Secretaría del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Madrid, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha de la eliminación,
uno de los tres ejemplares del acta y copia diligenciada de la certificación.
Tanto uno de los tres ejemplares del acta como el original de la certificación
mencionada deberán permanecer en el expediente de eliminación instruido por
cada centro directivo afectado por la presente Orden como garantía jurídica
frente a terceros.
6. Efectuada la
destrucción física de los documentos, los responsables de la custodia de las
series documentales procederán a darlos de baja en los inventarios
correspondientes.
7. Los organismos
proponentes que custodian las fracciones temporales de series documentales cuya
eliminación se autoriza seleccionarán las muestras de las unidades de
instalación o de las unidades documentales que se conservarán permanentemente
como testigos de acuerdo con la Tabla de Valoración de dichas series aprobadas
en la Orden 1360/2013, de 25 de marzo, de la Consejera de Empleo, Turismo y
Cultura; la Orden 6724/2013, de 25 de septiembre, de la Consejera de Empleo,
Turismo y Cultura; la Orden 5599/2015, de 9 de junio, de la Consejera de
Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 462/2014, de 24 de enero, de la Consejera
de Empleo, Turismo y Cultura; la Orden 4831/2016, de 7 de diciembre, del
Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno; la Orden 2305/2019,
de 30 de diciembre, de la Consejera de Cultura y Turismo; y la Orden 118/2021,
de 10 de febrero, de la Consejera de Cultura y Turismo. A continuación, se
procederá a la transferencia de dichas muestras al Archivo Regional de la
Comunidad de Madrid, en el caso de la Administración de la Comunidad de Madrid
y siempre que no se encuentren ya depositadas en el mismo, o al archivo que
tenga encomendadas las funciones correspondientes a la fase de archivo
histórico para el resto de los casos.
8. Contra esta autorización
de eliminación cabe interponer: recurso de reposición ante la Consejera de
Cultura, Turismo y Deporte, en el plazo de un mes a contar desde el día
siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid,
de acuerdo con lo establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de
1 de octubre; o recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a
partir también del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de
la Comunidad de Madrid ante el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio,
Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Tercero. - Dejación sin efecto de la autorización de
eliminación número PE-2018/0001, aprobada por la Orden
883/2018, de 30 de julio, del Consejero de Cultura, Turismo y Deportes
Se deja sin efecto la
autorización de eliminación número PE - 2018/0001 correspondiente a la serie ʺExpedientes
del visado de trabajos profesionales del Colegio Oficial de Arquitectos de
Madridʺ, aprobada por la Orden 883/2018, de 30 de julio, del Consejero de
Cultura, Turismo y Deportes (corrección de errores: Orden 1425/2018, de 18 de
octubre, del Consejero de Cultura, Turismo y Deportes).
Cuarto. - Publicación
en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid
Se ordena la publicación
de esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, de acuerdo con
lo establecido en el artículo 131 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
ANEXO I
Tablas de Valoración aprobadas ()
(Véanse en formato pdf)
ANEXO II
Relación de fracciones temporales de series
documentales cuya eliminación se autoriza
(Véanse en formato pdf)
Este documento no tiene valor
jurídico, solo informativo. Los textos con valor jurídico son los de la
publicación oficial.
